Lectura para los estudiantes del seminario de graduación de la Universidad Central de Costa Rica

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La Matriz de Responsabilidades
La asignación de responsabilidades
El departamento de Recursos Humanos debe llevar a cabo todos los procesos que
aseguren identificar y asignar los mejores recursos humanos disponibles para que
el proyecto llegue a buen puerto, midiendo las respectivas restricciones de tiempo,
alcance y costo.
La Matriz de Responsabilidades sirve como herramienta para enlazar las
conexiones entre el trabajo que se debe realizar y los miembros de los equipos del
proyecto involucrando a los interesados.
Identifica que grupo o unidad del equipo es responsable de cada tarea de la EDT
(Estructura Desglosada de Trabajo), donde el gerente tiene a mano a información
que le permitirá identificar los roles, responsabilidades y niveles de autoridad en
función de las actividades específicas del proyecto.
Gráfico 19. Proceso para la creación de la matriz de asignación de responsabilidades
Suministro Entradas Técnicas Salidas Usuario
Financiador
Organización
EDT
Cronograma
Riesgos
Factores
organizacionales
Identificación de
roles
Análisis de
funciones y
competencias
Matriz de
responsabilidades
Equipo del
proyecto
Organización
Financiador
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide)- Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Gráfico 9-2, página 258.
Entradas
Los insumos para la creación de la matriz de responsabilidades son:
• Estructura desglosada del trabajo (EDT): información sobre el alcance del
trabajo.
• Cronograma del proyecto: estimación de tiempos para cada una de las
actividades.

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• Riesgos del proyecto: identificación de las respuestas a los riesgos.
• Factores organizacionales: grupos o las unidades que participan del proyecto
o que lo apoyarán.
Técnicas
Con base en la EDT se deben visualizar cuáles serán las tareas críticas en función
de los entregables prioritarios, se deben revisar los paquetes de trabajo y se debe
determinar cuántas personas y puestos serán necesarios para alcanzar los
resultados esperados.
Luego de determinar las funciones y los recursos humanos, podemos identificar que
recursos ya tenemos en la organización y cuáles serán sus niveles de autoridad,
además claro de contratar los que se requieran.
Podremos entonces determinar quiénes tienen experiencias en proyectos similares,
qué conocimientos técnicos específicos se requieren, las necesidades de
capacitación, sus costos y para cuando serán requeridas.
Identificados los recursos humanos necesarios, será el gerente del proyecto la
persona encargada de negociar todas las decisiones y actividades a estos recursos,
porque varios de estos que se consideran para que apoyen el proyecto podrían estar
asignados en otros o sus alcances de trabajo podrían requerir cambios que se
adapten al proyecto en específico.
Junto con las contrataciones será vital el apoyo de todos los que ya integran el
proyecto para que se dé un acople de trabajo en equipo y se debe orientarlos sobre
los procesos con los que cuenta ya la organización. Podemos utilizar un
organigrama de tipo jerárquico, donde se ilustran todos los miembros del equipo y
las interrelaciones de supervisión, interacción y apoyo.

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Gráfico 20. Organigrama del Proyecto
Fuente: Creación propia
La matriz de asignación de responsabilidades
La matriz de asignación de responsabilidades (MAR), conocida en inglés como RAM
(Responsibility Assignment Matrix), es una herramienta útil en la gestión de RRHH,
esta conecta el organigrama del proyecto con la EDT, con esto se asegura de que
todos y cada uno de los componentes de los paquetes de trabajo se asignen a algún
responsable en el organigrama.
Los formatos más comunes de la MAR son:
✓ De tipo narrativo: se describen los aspectos de las responsabilidades,
autoridad, competencias, relaciones de trabajo, interacciones, duplicidades y
la superposición de roles, así como las calificaciones requeridas.
✓ Tipo diagrama: tiene por base las cuatro variables más importantes de los
RRHH y es conocida como la matriz RACI, por sus siglas en inglés.
o R: Responsable de la ejecución (Responsible): responsable de cada
producto y entregable de la EDT.
o A: Aprueba (Accountable): responsable final por la ejecución correcta
y completa de un producto o entregable y además recibe las
informaciones de los responsables de su ejecución.
o C: Consultado (Consulted): persona no implicada de forma directa en
la ejecución de un producto o entregable, pero que colabora con algún

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insumo para el proceso o es consultado para saber su opinión o para
pedirle un consejo.
o I: Informado (Informed): él que recibe los resultados de un producto o
entregable o recibe la información acerca de los avances.
La matriz se adaptará al tipo de proyecto, por ejemplo, para aquellos considerados
pequeños se enfocará en los paquetes de trabajo y para los grandes se centrará en
designar las responsabilidades para la entrega de resultados o componentes.
Otro uso de la matriz es la identificación de las responsabilidades para la puesta en
marcha de los procesos internos del proyecto como son: aprobación de los cambios,
el desarrollo y entrega de reportes.
Cuadro 20. Ejemplo de matriz RACI
DIAGRAMA RACI MIEMBROS DEL EQUIPO
Producto/Entregable Marco Raúl Melany Ana
Plan del proyecto A R I I
Requisitos recopilados I A R C
Diseño preliminar I A R C
Pruebas A I R I
Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide)- Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Gráfico 9-5, página 262.
El responsable será el gerente del proyecto en la creación de la matriz usando toda
la información sobre roles y responsabilidades de los miembros del equipo del
proyecto, tomando esto en cuenta, el gerente identificará un único responsable para
los trabajos, además de una persona que apruebe la entrega de este.
El gerente asignará a las personas que van a ser consultadas e informadas para
cumplir con el producto o el entregable.
Salidas
Con esta matriz tendremos claridad a las responsabilidades de los miembros del
equipo del proyecto sobre las actividades que deben cumplir, con esto evitamos la
duplicidad de funciones o la que algún trabajo no tenga asignado un responsable.

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Por la forma de la matriz se puede observar todos los trabajos asociados con una
persona, a la vez ver todas las personas asociadas a un trabajo, además la matriz
ayuda a mejorar la comunicación y reduce los conflictos, por supuesto es necesario
mantenerla actualizada.
Monitoreo y Control de Proyectos
El Plan de Ejecución del Proyecto
La Matriz de Planificación
La matriz de planificación es el instrumento que consolida la información de las siete
herramientas vistas hasta ahora de manera muy sencilla de comprender.
Es un instrumento de monitoreo operativo que el equipo del proyecto usa como un
insumo para preparar y actualizar el PEP (Plan de Ejecución del Proyecto) y el POA
(Plan Operativo Anual), la matriz está diseñada a partir de las necesidades del
gerente y del equipo del proyecto y su principal función es facilitar la gestión,
monitoreo y el control del proyecto.
Cuando se consolida la información en una sola matriz, logramos simplificar el
análisis de los componentes del proyecto y hace posible reconocer la estrecha
relación de dependencia entre ellos, esto mejora la comprensión de los objetivos
del proyecto y visualizar las relaciones de los resultados con los costos, tiempos,
riesgos y las responsabilidades.
El objetivo de la matriz es que la información del plan de ejecución del proyecto se
visualice de forma fácil, sin importar lo complejo que sea el proyecto, esto porque la
matriz puede expresar los elementos esenciales de la planificación y esto permite
monitorear el proyecto sin perderse en detalles.
La matriz se puede utilizar como un instrumento de comunicación con otros
interesados, por la forma tan sencilla que muestra la información, en fin, la idea es
que la matriz apoye la gestión del gerente hacia el éxito del proyecto.

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Cuadro 21. Matriz de Planificación
Alcance (EDT) Tiempo
Costo
Compras
Riesgos
Comunicación
Responsable
Componente
Productos
Entregables
Duración
Entrega
Avance(%)
Presupuesto
Tipode
Licitación
NiveldeRiesgo
Comunicaciones
Nombre
Componente1
Producto1.1.
Entregable
1.1.1.
20 días 21/01/2018 100% 100.0 LPI Alto Reporte EM
Entregable
1.1.2.
40 días 21/02/2018 80% 50.0 LPI Medio Boletín RS
Entregable
1.1.3.
30 días 21/03/2018 40% 400.0 LPN Medio Reporte SA
Entregable
1.1.4.
10 días 21/04/2018 120% 100.0 LPI Alto Presentación BE
Producto1.2.
Entregable
1.2.1.
20 días 21/01/2018 0% 200.0 LPN Bajo Reporte EM
Entregable
1.2.2.
10 días 21/02/2018 0% 500.0 LPI Medio Boletín SA
Entregable
1.2.3.
40 días 21/03/2018 0% 50.0 LPN Bajo Reporte RS
Entregable
1.2.4.
20 días 21/04/2018 0% 200.0 LPI Medio Presentación PQ
Fuente: Creación propia.
Para la creación de la matriz de planificación se deben seguir los siguientes pasos.
Gráfico 20. Proceso para el desarrollo de la matriz de planificación
Suministro Entradas Técnicas Salidas Usuario
Financiador
Organización
Equipo del
proyecto
Interesados
(stakeholders)
Matriz de
resultados
Documentos de
aprobación del
proyecto
Información
histórica
Planes del
proyecto
Organización de la
información de
planes del
proyecto
PEP y POA Equipo del
proyecto
Organización
Financiador
Fuente: Adaptado de SIPOC Diagram, Six Sigma (www.isixsigma.com)

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Entradas
▪ Estructura desglosada del trabajo (EDT): alcance total del proyecto.
▪ Cronograma: tiempos de duración de las actividades del proyecto.
▪ Costos: presupuesto del proyecto.
▪ Matriz de adquisiciones.
▪ Matriz de riesgos.
▪ Matriz de comunicaciones.
▪ Matriz de responsabilidades.
Técnicas
Para construir la matriz de planificación requiere un trabajo conjunto donde, el
gerente y el equipo revisan la información e inician la creación de contenido de la
matriz. El instrumento resume en un formato simple toda la información más
importante para que el equipo pueda monitorear y controlar sin tener que recurrir a
todos los planes y documentos del proyecto.
El contenido de la matriz de planificación incluye:
✓ Componente del proyecto
✓ Productos del proyecto
Y ahora debemos seguir los siguientes pasos:
1. Alcance, o sea, los productos del proyecto.
2. Tiempo, se coloca la duración estimada y la fecha de entrega.
3. Costo de los productos.
4. Adquisición y montos asignados.
5. Riesgos, con sus índices de probabilidad e impacto, así como la respuesta al
riesgo.
6. Comunicaciones asociadas con el resultado o el componente.
7. Los responsables de los productos.

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Salidas
La matriz de planificación es la base para que el gerente pueda dar un seguimiento
y un control sobre las actividades del proyecto, de acuerdo con lo planificado.
El equipo del proyecto puede mediante el uso de la matriz darle un inicio a las
actividades programadas, dentro de un período definido y con su respectivo
responsable, incluso en las reuniones de staff la matriz se emplea de manera
regular, de hecho la matriz debe mantenerse actualizada cada vez que se ejecuten
cambios o modificaciones aprobadas.
Plan de ejecución del proyecto
En la administración de proyectos es frecuente la creación de un plan de ejecución
que puede abarcar años, con el fin de poder tener una mejor comprensión de sus
resultados. El PEP (Plan de Ejecución del Proyecto), va acompañado de un plan
operativo anual (POA) de acuerdo con el período seleccionado.
El plan nos presenta los principales resultados, tareas, indicadores, riesgos y
cláusulas que permitan mantener una estrecha vigilancia y un monitoreo efectivo
sobre la ejecución del proyecto.
Si el PEP es muy amplio, lo recomendable es dividirlo en pequeñas secciones que
nos faciliten el monitoreo y el control, hablamos de planes operativos anuales, con
plazos definidos y que el final de la revisión de los resultados parciales nos sirva de
base para preparar el siguiente año de control. Claro determinar la mejor frecuencia
para realizar la revisión, evaluación y el ajuste, dependerá en mucho de la
complejidad del proyecto, de la estrategia de planificación, de la importancia de los
recursos, el costo y los recursos humanos requeridos para lograr que el proyecto
sea un éxito.
La composición del PEP serán los objetivos y los resultados que el proyecto deba
cumplir durante la ejecución del proyecto que pueden ser año.
El POA es alimentado por la información del PEP y nos presenta de forma más
detallada las actividades programadas, nos permite un control y monitoreo más
preciso, esto facilita la aplicación de acciones correctivas.

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Si tenemos varios POA, van a desencadenar en el PEP, los POA nos favorece para
evitar desviaciones en los objetivos del proyecto de manera más exhaustiva, sirve
de base para los responsables de supervisar las actividades.
Gestión del Valor Ganado
La gestión del valor ganado (Earned Value Management) nos permite controlar la
ejecución de un proyecto a través de su alcance, cronograma y recursos, nos
permite medir de una forma simple el desempeño del proyecto con base en lo
planificado.
La gestión del valor ganado compara el trabajo planificado con lo que realmente
lleva el proyecto ejecutado, entendemos entonces que este concepto de valor
ganado se relaciona con el costo asociado a cada entregable o producto del
proyecto.
Por ejemplo, si un proyecto tiene como meta entregar 10 viviendas por mes y cada
una tiene un costo de ₡50 000, solo al momento que se entrega la vivienda
podremos contabilizar la creación de valor por ₡50 000, indistinto si costó más o
menos de lo presupuestado. Un proyecto no contabiliza las partes de los
entregables, así el VG (Valor Ganado) usa una medida que está libre de
interpretaciones porque solo contabiliza los productos completados al 100%.
Entradas
Los insumos requeridos para desarrollar la gestión del valor ganado son:
• Cronograma del proyecto.
• Información contable sobre los gastos a la fecha del análisis.
• Información sobre los entregables completos del proyecto.
• Presupuesto del proyecto.

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Técnicas
La técnica de la gestión del valor ganado utiliza los datos del proyecto para poder
comparar lo planificado contra lo completado en un lapso.
Obtendremos una medida que nos indicará cuál es el valor del avance a la fecha y
cuanto nos falta para completar el proyecto, estimamos el tiempo y el presupuesto
que aún se necesitan y si se mantienen las condiciones con las que se estableció
el proyecto de manera inicial.
La técnica del valor ganado requiere del uso de:
a. Costo Real (AC/Actual Cost): costo total en el que el proyecto ha incurrido
hasta la fecha para obtener el valor ganado y que se obtiene del sistema
contable del proyecto.
b. Valor Planificado (PV/Planned Value): es el presupuesto autorizado y que se
ha asignado al trabajo programado a la fecha.
c. Valor Ganado (EV/Earned Value): es el costo presupuestado del trabajo
realizado a la fecha.
Con estos cálculos podemos obtener los valores de las variaciones del costo, del
cronograma y del desempeño del proyecto para poder establecer si se están
llevando a cabo las actividades de acuerdo con el plan.
Los cálculos que debemos realizar serían los siguientes:
- Variación del costo (CV/Cost Variance): determina en un momento dado la
diferencia entre lo que el proyecto debía gastar y lo que realmente gastó.
Mide si el proyecto ha gastado más o menos de lo planificado a la fecha. La
fórmula sería: valor ganado (EV) menos costo real (AC). CV=EV-AC.
- Variación del cronograma (SV/Schedule Variance): Mide la relación del
tiempo que el proyecto utilizó para entregar los trabajos en una fecha
respecto al tiempo planificado. La fórmula sería: valor ganado (EV) menos
valor planificado (PV). SV=EV-PV.
- Índice de desempeño del costo (CPI/Cost Performance Index): Mide la
eficiencia del costo para el trabajo completado. La fórmula sería, valor
ganado (EV) dividido por el costo real del período (AC). CPI=EV/AC. Si el

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Tiempo
resultado es menor que 1, significa que se ha gastado más que lo planificado
en relación con el trabajo completado, se nos presenta un sobreejercicio
(over budget). Por ejemplo, CPI=0,67, interpretamos que por cada colón
subejercido se han generado 0,67 centavos de acuerdo con el desempeño
hasta la fecha. Si el valor es superior a 1, entonces tenemos un costo inferior
respecto al desempeño hasta la fecha, o sea, hay un subejercicio del gasto
(under budget). El escenario ideal sería que el CPI sea igual a 1, así por cada
colón ejecutado, se está generando en valor un colón.
- Índice de desempeño del cronograma (SPI/Schedule Performance Index):
Mide la eficiencia del cronograma y refleja cómo el equipo del proyecto está
utilizando el tiempo y se calcula mediante la siguiente fórmula: valor ganado
(EV) dividido por el valor planificado (PV). SPI=EV/PV. Si se obtiene un valor
menor que 1, entonces la cantidad de trabajo llevada a cabo es menor que
lo programado, tenemos entonces un retraso, si el índice es mayor que 1,
tenemos que la cantidad de trabajo programada es mayor, tenemos entonces
un adelanto, por supuesto el ideal sería que el índice nos diera 1, así estamos
de acuerdo con lo programado. Por ejemplo, si SPI=0,80 significa que hay
un avance del 80% a la fecha, entonces tenemos un retraso del 20%.
Gráfico 21. Gestión del Valor Ganado
Fuente: Curso Gestión Integrada de Proyectos de Desarrollo, Gráfico de valor ganado, BID.
Valoracumulado(₡)
Valor ganado (EV)
Valor planificado (PV)
Costo real (AC)

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Ejemplo de aplicación del valor ganado (VG)
Un proyecto con un presupuesto total de ₡1.000.000 tiene una duración de 10
meses. En ese tiempo debe entregar 10 escuelas, a razón de una por mes, cuyo
costo se presupuestó en ₡100.000 cada una. A los tres meses de iniciado el
proyecto, el gerente decide hacer una medición del valor ganado usando los
siguientes datos: al final del tercer mes están programadas tres escuelas, por lo que
el valor planificado (PV) es de ₡300.000 (₡100.000 cada una). Sin embargo, en
este tiempo se han completado solo dos escuelas, por lo que el valor ganado (EV)
es de ₡200.000. Para construir esas dos escuelas, se gastaron (AC) ₡250.000.
Los cálculos dan los siguientes resultados:
- Variación del costo: [CV = EV - AC]
CV = ₡200.000 - ₡250.000 = -₡50.000
Es decir, el proyecto ha gastado ₡50.000 más de lo que debería con dos escuelas
completadas.
- Variación del cronograma: [SV = EV - PV]
SV = ₡200.000 - ₡300.000 = -₡100.000
El valor es negativo, lo que significa que el proyecto está retrasado. Los -₡100.000
equivalen a una escuela, ya que al final del tercer mes se tienen programadas tres
escuelas, pero solo se han completado dos, es decir, hay un retraso de una escuela.
- Índice de desempeño del costo: [CPI = EV/AC]
CPI = 200.000/250.000 = 0,8
Dado que el valor es menor que 1, se confirma que el proyecto solo está
aprovechando 80 centavos por cada colón gastado; es decir, los fondos no están

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siendo utilizados eficientemente. Es por ello por lo que se han gastado ₡250.000,
pero solo se han completado dos escuelas.
- Índice de desempeño del cronograma: [SPI = EV/PV]
SPI = 200.000/300.000 = 0,67.
El valor es menor que 1, lo que confirma que el proyecto ha empleado más tiempo
del planeado para completar las dos escuelas. De acuerdo con el plan, al final del
tercer mes deberían haberse completado tres escuelas; sin embargo, solo se han
completado dos, es decir, el 67% de lo programado a la fecha. También puede
interpretarse como que se lleva un 33% de retraso de acuerdo con lo programado
a la fecha.
Proyecciones
Mediante una buena gestión del valor ganado, podemos realizar proyecciones con
el fin de determinar el costo o el tiempo que se necesita para finalizar el proyecto,
si este se mantiene al mismo ritmo de ejecución.
Si continuamos con el ejemplo anterior, veamos como se calcularían las
proyecciones del proyecto.
- Estimación a la conclusión (EAC/Estimate at Completion): Se calcula
dividiendo el presupuesto total del proyecto (BAC) por el índice de
desempeño de los costos (CPI). [EAC = BAC/CPI]. Usando los valores del
ejemplo, el costo que se estima al completar el proyecto es: EAC =
1.000.000/0,8 = ₡1.250.000. Es decir que el proyecto, según el ritmo al que
se están usando los recursos, necesitará un monto adicional de ₡250.000
para ser terminado. Dicho de otra forma, si para completar dos escuelas se
gastaron ₡250.000 (AC), quiere decir que realmente cada escuela está
costando ₡125.000; por lo tanto, para completar las 10 escuelas serían
necesarios ₡1.250.000.

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- Estimación de tiempo para completar (TTC/Time To Completion): Este valor
se obtiene de la siguiente manera: cronograma del proyecto (duración total
planificada) menos tiempo transcurrido a la fecha dividido por el índice de
rendimiento del cronograma (SPI). Usando los valores del ejemplo, el tiempo
adicional que se estima para completar el proyecto es:
TTC [10 (cronograma del proyecto (duración total planificada) – 3 (tiempo
transcurrido a la fecha)] / 0,67 = 10,44 meses.
Es decir que el proyecto, al ritmo en que se realizan los trabajos, necesitará 10,44
meses para ser completado. En otras palabras, el tiempo total del proyecto será de
10,44 + 3 = 13,44 meses.
Las proyecciones solo usan la información que el proyecto ha generado para
estimar valores hacia el futuro, pero no son una predicción de lo que realmente
sucederá al completarse el proyecto. Son útiles para determinar los valores futuros
del proyecto y tomar las acciones necesarias para mejorar su desempeño.
Salidas
El valor ganado es una herramienta de gestión que permite al gerente realizar un
análisis más detallado del proyecto, de manera que se pueda determinar las causas
por las cuales el proyecto está retrasado y los motivos por los cuales usa más
recursos de los planificados.
Las estimaciones originales son comparadas de forma que se identifican las
razones de las variaciones detectadas y que los factores como los riesgos no se
hayan tomado muy en serio.
Otra área funcional que se beneficia de estos indicadores es la contable, ya que
muestra con precisión los gastos en los que se han incurrido por los trabajos
realizados en un período de tiempo específico.
Una vez identificadas las causas de las variaciones del proyecto y su desempeño,
el gerente deberá planificar las acciones que permitan reducir sus efectos negativos.