El rol de un asistente administrativo para la organizacion de un evento y los distintos comités para la realización de un evento

1. Presentado por:
MARIA LUISA GAVIRIA

2. PERFIL DEL ASISTENTE
ADMINISTRATIVO EN EVENTO
DE CANAL
-Distribuidores
- Integradores
DEL USUARIO FINAL CORPORATIVO
- Sistemas
- Telecomunicaciones
- Soporte Técnico
- Programación
- Administración de Seguridad
- Administración de Bases de Datos
- Planeación y Desarrollo

3. DE LAS AREAS
ESTRATEGICAS
- Administración y Finanzas
(provenientes de Expo Finanzas)
COMPRAS
- Directores y Gerentes Generales
Dueños de Empresas

4. “Los
asistentes administrativos en
organizaciones
sin fines de lucro tienen épocas del año más
complicadas al igual que los asistentes
administrativos en una corporación.”

5. CORREO MASIVO


El correo masivo, coordinando la recaudación de
fondos, debiendo llenar recibos de donación y
enviándolos, manteniendo el registro del dinero donado y
otras actividades relacionadas consumen la mayor parte
del tiempo de un asistente administrativo en una
organización no lucrativa.
Así mismo, cuando la organización está preparando un
evento comunitario o participando en una conferencia, la
preparación puede consumir mucho de su tiempo en
llamadas, correos electrónicos, escritos, pagos y otras
actividades de coordinación.

6. DURACION ESTILO Y CONTENIDO
Una vez delimitado los objetivos, se consulta a la
empresa sobre lo que `pretende hacer para lograr
su propósito. La duración, el estilo y el contenido
del acto giran alrededor de esta consideración.
Primeramente debe establecer la duración del
acontecimiento; que suele ir desde respecto a su
estilo, hay que definir si se trata de un evento:
- ¿Formal o informal?
- ¿De gran envergadura o micro evento?
- ¿En un espacio abierto o cerrado?
- ¿Según la situación geográfica: en la ciudad o en
el campo?
- ¿Según la temática:
social, deportivo, popular, religioso, cultural.

7. PARA
ORGANIZAR UN EVENTO SE DEBE EMPEZAR COMO
MÍNIMO CON
8
MESES DE ANTICIPACIÓN.
• Definir el responsable del evento
• Determinar el objetivo del evento
• Determinar la audiencia meta
• Realizar el presupuesto
A OCHO MESES DEL EVENTO
• Determinar los comités que son responsable de
coordinar: hospedaje, transportación aérea y
terrestre, alimentos y bebidas,
• Realizar viajes de inspección a las sedes
preseleccionadas
• Revisar cotizaciones de recinto
• Analizar viajes y cotizaciones

8. A SEIS MESES DEL EVENTO
• Negociación con hoteles, recinto y transportación
• Definición de la fecha del evento, así como
tiempos de montaje y desmontaje
• Revisión de presupuesto
• Depuración de la base de datos
• Revisión del programa preliminar del evento de
acuerdo a los conferencistas

9. A
CUATRO Y TRES MESES DEL EVENTO
• Enviar correspondencia de promoción
• Impresión de programas definitivos
• Diseñar el programa turístico para
acompañantes
• Redefinir necesidades y ajuste de
presupuesto
• Planeación del servicio de alimentos y
bebidas (programar horarios)
• Confirmar la lista de equipo de apoyo y
definir proveedores

10. A DOS MESES Y UN MES DEL EVENTO
• Programación de eventos especiales (cena de
gala, brindis, inauguración, etc.)
• Confirmar el tipo de montaje de las salas con el
recinto
• Verificar avance de materiales impresos
• Revisar el presupuesto actual y pre registro
• Revisar con proveedores tiempos de montaje y
desmontaje de expositores
• Prueba y confirmación del menú/montajes/colores del
mantel
• Confirmar habitaciones del hotel
• Confirmar transportación
• Revisar equipo de apoyo

11. A UNA SEMANA DEL EVENTO
• Cerrar cuentas con alimentos y bebidas
• Junta final para revisión de la logística
con el recinto: horarios y fechas del
montaje y
• Confirmación de programa de
acompañantes

12. COMITÉ ORGANIZADOR
Una vez iniciada la fase de planificación, lo primero
que debe hacer el equipo gestor del congreso, es
crear y definir el "Comité Organizador",
pieza clave y principal órgano gestor del congreso.
Un comité, es por definición:
1. Comisión de personas encargadas para un asunto.
2. Órgano dirigente de un partido político o de una
de sus secciones, o de cualquier otro tipo de
organización.

13. COMITÉ DE ADMINISTRACION:
El comité administrativo es la máxima
instancia de
organización, administración de
recursos y ejecución de la feria del
libro y como tal es competente para
normar los procedimientos y fases de
selección, programación, distribución,
supervisión, evaluación y monitoreo del
evento.

14. COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS:
Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva
de la organización en las actividades de promoción
divulgación
y atención directa de participantes.
En eventos mayores, se puede crear otros "Comités
Independientes", que tienen su propia estructura
(presidente, vicepresidente, secretario y vocales), y
que se encargan de un determinado espacio dentro de
la organización general. Estos comités dependen del
"Comité Organizador Central" que es el órgano rector
o cabeza principal del evento.

15. 1.Comité Honorífico: Compuesto por autoridades de alto
nivel, sobre todo con poder de autorización del patrocinio
gubernamental o privado.
2. Comité Ejecutivo: Generalmente compuesto por autoridades
administrativas del área educativa, cultural y deportiva, se
encarga de la toma de decisiones y resolución de problemas no
técnicos durante la organización del evento.
3. Comité Financiero: Como su nombre indica se encarga de las
cuentas, los presupuestos, aprueba gastos, etc. En definitiva,
son los "contables" del evento, encargados de todo lo que tenga
que ver con los ingresos y gastos. También es conocido como
"Comité de Cuentas".
4. Comité Técnico: Grupo de expertos, profesionales y peritos
en la materia del evento que resolverán cualquier situación que
requiera la opinión y la sapiencia de un experto.