FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO 2011 EJE TEMATICO No. 4DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS Por Neyla Constanza Lozano C. Nelson Sosa C. Diana Milena Lozano C.

1. FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO 2011 EJE TEMATICO No. 4DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES Por Neyla Constanza Lozano C. Nelson Sosa C. Diana Milena Lozano C.

2. DIGITALIZACION DEFINICION Y TERMINOLOGIA BASICA USOS Y APLICACIONES VENTAJAS REQUISITOS PARA EL PROCESO DE DIGITALIZACION EL PROCESO DE DIGITALIZACION TEMARIO

3. QUE ES DIGITALIZAR ¿Qué significa digitalizar? Digitalizar es traducir información como textos, imágenes o sonidos, a un formato que puedan entender los microprocesadores. Otra manera de decirlo: Es la Acción de convertir información Analógica en información Digital.

4. INFORMACION ANALOGICA Y DIGITAL INFORMACION DIGITAL INFORMACION ANALOGICA La información digital es la única información que puede procesar una computadora, generalmente en el sistema binario, es decir unos (1) y ceros (0). Se refiere a las magnitudes o valores que varían con el tiempo en forma continua (distancia, temperatura, velocidad, voltaje, frecuencia, amplitud, etc.) y pueden representarse en forma de ondas.

5. PROCESO DE DIGITALIZACION Representación con números (dígitos) de cualquier elemento de la realidad Realidad- Señal de entrada continua (analógica) Equipo de digitalización Al estar representado en números, cualquier imagen o sonido (o documento, en general) puede ser entonces almacenado en un medio informático (como un CD, DVD, el disco duro de una PC, etc.). Así, una imagen digitalizada se puede conservar y multiplicar indefinidamente sin perder calidad con el tiempo o en cada proceso de copiado. Lo mismo pasa con el audio y con el video.

6. FORMAS DE DIGITALIZAR Existen diferentes formas de digitalizar información, generalmente depende del tipo de información. Por ejemplo, una fotografía en papel suele digitalizarse empleando un escáner.En cambio, el sonido suele digitalizarse empleando un micrófono, que lo transmite a la placa de sonido, donde se digitaliza. En cuanto a documentos de texto en papel, suelen digitalizarse empleando sistemas OCR, que reconocen los símbolos escritos y los convierten en caracteres editables en la computadora.

7. USOS Y APLICACIONES DE LA DIGITALIZACION Uso a nivel corporativo. Organización, control y reducción de documentos en papel Permite nuevos usos de la información al facilitar una nueva forma de almacenamiento, organización y transporte

8. USOS Y APLICACIONES DE LA DIGITALIZACION Entre las aplicaciones de la digitalización masiva de datos que pueden mejorar nuestra vida destacan las aplicadas en la medicina y en la seguridad pasiva de los automóviles.Por ejemplo, la digitalización de nuestro historial médico, podría permitir el acceso a todos nuestros datos, grupo sanguíneo, radiografías, alergias a medicamentes, etc., en cualquier parte del hospital.En el ámbito automovilístico destaca la digitalización aplicada a los sistemas de tracción y los mapas digitales interactivos basados en el geo-posicionamiento por GPS (Sistema de Posicionamiento Global).

9. USOS Y APLICACIONES DE LA DIGITALIZACION Entre las aplicaciones del procesamiento digital de sonido se encuentran las aplicaciones Musicales como ecualizadores digitales, efectos de sonido (distorsión, comprensión, eco...), especialización del sonido, CÓDECS de audio, etc. Otros usos se encuentran en las bibliotecas para la creación de BIBLIOTECAS DIGITALES.

11. Conservación optima de la información.

12. Permite a distintos usuarios acceder simultáneamente a la misma información a través de redes de datos.

13. Acceso inmediato a la información.

14. Automatización de procesos para la clasificación e indexación de documentación.

15. Permite generar bases de datos para realizar búsquedas, consultas, estadísticas, etc.

16. Distintas alternativas para guardar la información, haciendo posible la edición de la documentación o guardándola de forma inalterable.

17. Carga y procesamiento automático de información, construcción de bases de datos e informes.

18. REQUISITOS PARA LA DIGITALIZACION Toda entidad que quiera DIGITALIZAR debe invertir recursos en: 1. CONOCIMIENTO: DISEÑO DE MODELOS DE GESTION DE DOCUMENTOS 2. INFRAESTRUTURA: EQUIPOS, HARDWARE Y SOFTWARE 3. CAPACITACION

19. REQUISITOS PARA LA DIGITALIZACION RED : Redes computacionales, televisión digital, teléfonos celulares digitales, líneas telefónicas, redes de fibra óptica, redes inalámbricas y cualquier otro tipo de hardware, telecomunicaciones y servicios de protocolo de Internet (IP). INFRAESTRUCTURA FISICA Equipos para la captura de información Aplicaciones que hacen posible el uso de la infraestructura física para generar valor agregado. Se incluyen en esta categoría todas las aplicaciones de software, los servicios de almacenamiento remoto en Web, los navegadores y los programas multimedia, así como cualquier otro producto basado en bits y bytes. APLICACIONES LA INFRAESTRUCTURA y LAS APLICACIONES constituyen los fundamentos del proceso de digitalización

21. SERVIDOR DE DATOS E IMÁGENES.

22. EQUIPOS DE GRABACIÓN Y VERIFICACIÓN.

23. IMPRESORAS.

24. EQUIPOS DE CONVERSIÓN DE CINTA MAGNÉTICA.

25. QUEMADORES DE CD’S.

26. LECTORES DE CÓDIGO DE BARRAS.

28. APLICACIONES USADAS PARA PROCESAMIENTO DE INFORMACION DIGITAL · Gestión Electrónica Documental; sistema de tratamiento de la documentación que combina la imagen con información textual asociada a ella, permitiendo el almacenamiento, recuperación y reproducción de los documentos de modo automatizado. Existen dos tipos de aplicaciones en este área que se encuentran íntimamente ligadas, pudiendo actuar (4) tanto separadamente como integrados dentro de la misma aplicación: · Computer Output to Laser Disk (COLD); salida de ordenador a disco óptico. Permite la captura de la información desde el spool de impresión y su volcado e indización automática a disco óptico. Se utilizan para el almacenamiento y recuperación de los listados e informes generados por el ordenador central evitando el uso de papel .Son la evolución de los sistemas COM (salida de ordenador a microfilm). · Sistemas de imagen; La captura de los documentos se realiza, fundamentalmente, a través del escáner. Se utiliza para el almacenamiento y recuperación de los documentos en formato papel, admitiendo también registros electrónicos (fax, ficheros generados en procesadores de texto, hojas de cálculo, O.C.R., etc.). El documento en papel, una vez escaneado, se transforma en formato electrónico (imagen) que es recuperable a través de las claves que se le adjudican y visualizable en la aplicación APLICACIONES

29. APLICACIONES USADAS PARA PROCESAMIENTO DE INFORMACION DIGITAL EL OCR La tecnología OCR proporciona a los sistemas de reproducción por escáner y sistemas de imágenes la habilidad de convertir imágenes de caracteres en letra de máquina, en caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por una computadora. Así, las imágenes de caracteres en letra de máquina son extraídas de un mapa de bits de la imagen reproducida por el escáner. APLICACIONES

30. APLICACIONES USADAS PARA PROCESAMIENTO DE INFORMACION DIGITAL EL ICR La tecnología ICR proporciona a los sistemas de reproducción por escáner y sistemas de imágenes, la habilidad de convertir caracteres en letra manuscrita (no cursiva) en caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por una computadora. Así, las imágenes de caracteres en letra manuscrita son extraídas de un mapa de bits de la imagen reproducida por el escáner. Existen diversos dispositivos de reconocimiento ICR en el mercado. APLICACIONES

31. EL PROCESO DE DIGITALIZACION LA DIGITALIZACION ES SOLO UNA PARTE DE UN PROCESO MAYOR QUE GENERALMENTE COMPRENDE LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS (SGED)

32. EL PROCESO DE DIGITALIZACION EL PROCESO DE DIGITALIZACION CARECE DE EFICACIA, SI NO EXISTEN MODELOS DE GESTION DOCUMENTAL DEFINIDOS , BASADOS EN LA ARCHIVISTICA TRADICIONAL

33. 2. Escaneo de Documentos 4. Indización de Documentos 1. Preparación de Documentos 5. Grabación de Documentos 3. Inspección de Documentos Por esa razón, existen muchas maneras de representar la DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS A

34. B C

35. D

36. ACTIVIDADES DEL PROCESO DE DIGITALIZACION 2. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS 1. SELECCIÓN DE DOCUMENTOS Selección de las series documentales que van a ser DIGITALIZADAS y de los TIPOS DOCUMENTALES que se DIGITALIZARAN dentro de las series. Proceso Manual que implica retirar ganchos, clips, reparar,desencuadernar, arreglarlotes.

37. ACTIVIDADES DEL PROCESO DE DIGITALIZACION 3. DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS Manual: La digitalización manual implica la presencia de un operador que trabaje con una pantalla de ordenador. Requiere la captura de metadatos (indización) mediante digitación Automática: A través de captura automática de metadatos, pueden digitalizarse varias páginas ,organizarlas en la pantalla en archivos con páginas individuales o múltiples, y guardarlas como TIFF (Tagged Image File Format) (Tagged Image File Format (TIFF): formato de gráficos de alta resolución basado en etiquetas. El formato TIFF se utiliza para el intercambio universal de gráficos digitales.) .

39. NIVELES DE INDIZACION

40. TECNICAS DE INDIZACIÓN

41. CATALOGACION Y ANALISIS

42. TECNICAS DE ACTUALIZACION

43. PUEDE SER MANUAL O AUTOMATICA

44. SE DEBEN CREAR INDICES DE TEXTO, IMAGEN O AMBOS

45. DATOS DE IDENTIFICACIÓN

46. PALABRAS CLAVES

47. RELACIONES- REF. CRUZADAS

48. OCR /ICRVerificación de la calidad de la imagen, legibilidad, resolución, nitidez, arreglos, manipulación de imagen.

50. MAGNÉTICOS (TEMPORAL)

51. CD-ROM

52. MAGNETO OPTICOS

53. OPTICOS

54. ROCKOLAS

57. CRITERIOS DE CONSERVACION

59. BIBLIOGRAFIA MARTÍNEZ SERENO, Vicente . “Integración de sistemas de Gestión Electrónica Documental en la empresa: evaluación de costes y metodología de implantación” OLARAN , Clotilde. Entrevista a la Jefa de Sección de la Biblioteca Foral de Bizkaia . "La principal ventaja de la digitalización es que es un instrumento muy potente de difusión, que alcanza cualquier rincón del mundo y además proporciona inmediatez“. EUSKONEWS (nº 336 – 2006-02-24/03-03) GÓMEZ DOMÍNGUEZ, David; PEIS REDONDO, Eduardo y RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio Ángel. “Desarrollo e Implementación de un Sistema Piloto De Gestión De Documentos Electrónicos” Facultad de Biblioteconomía y Documentación – Universidad de Granada. Campus Universitario de Cartuja. Colegio Máximo, S/N. GRANADA. CP:18071