Presentación sobre Tecnologías de comunicación y colaboración en la gestión de proyectos

1. Gestión de Proyectos
Gestión de las Comunicaciones
Módulo de Dirección de Proyectos
Sant Cugat, 10 de Junio de 2009

2. Presentació
• Business Productivity Advisor del Centre
Microsoft d’Innovació en Productivitat.
• Ex-Director de R&D de Sanyo España i
Kilsen.
Xavier Hernanz • Enginyer Superior de Telecomunicacions
xavierh@productivitycenter.org per la UPC.
• Màster en Gestió de Projectes (MPM) per
La Salle.
• PDD per IESE

3. ¿Por qué
Descripción
las C&C
Intro de la Demo
son
Tecnología
Claves?
C&C son
Dades Tecnologies MI
Claves
Bones Integración con
Pràctiques Telefonía
Cultura Tele-
Corporativa conferencia
Espacios
Colaborativos
Recursos Web
2.0

4. ¿Qué es un Proyecto?
Casi todo es un
Proyecto

5. El Éxito de un Proyecto
Una Visión Clásica
REQUERIMIENTOS
P

6. El Éxito de un Proyecto
Una Visión People Centric de los Proyectos
PERSONAS
REQUERIMIENTOS
PERSONAS
P
PERSONAS

7. El Éxito de un Proyecto
Colaboración y Comunicación como elementos Clave
Conocimiento del entorno
PERSONAS Compromiso y Responsabilidad
Errores (malos entendidos)
REQUERIMIENTOS
PERSONAS Cultura Agilidad
Buenas Prácticas
P
PERSONAS
Información a Tiempo
Habilidades
Capacidad de Previsión
Toma Dinámica de Decisiones
Motivación
Reconocimiento

8. Sistemas de Información
Herramientas colaborativas
Aplicaciones
de definición,
planificación, Aplicaciones
monitorización Web 2.0
y seguimiento
de proyectos
Tecnologías de comunicación
Los SSII de apoyo a la gestión de proyectos
van más allá de las ‘herramientas tradicionales’.

9. Colaboración y Comunicación en el PM
Beneficios
• Respuesta rápida en la resolución de problemas
• Mayor visibilidad
• Mejora de Productividad
• Cohesión del equipo y motivación
• Y en última instancia … mejorar el resultado global del Proyecto

10. Un ejemplo. SIEMENS PSE
Consejos para la Comunicación de equipos distribuidos
Comunicación Comunicación
Síncrona Asíncrona
Comunicación Revisión de un
Reunión
Programada documento
Comunicación No
Teléfono/MI Email/Teléfono
Programada
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams. Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de Victoria (Canada).
Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

11. Un ejemplo
Consejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

12. Un ejemplo
Consejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

13. Un ejemplo
Consejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

14. Un ejemplo
Consejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

15. Un ejemplo
Consejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

16. Un ejemplo
Consejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

17. Un ejemplo
Consejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

18. Un ejemplo
Consejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

19. Un ejemplo
Consejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

20. Un ejemplo
Consejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS

21. Punts Calents
• Coordinació Ineficient 3.7h
• Esperant la Informació 3.5h 17,5h
44%
• Comunicacions Indesitjades 3.7h 22,5h
56%
• Reclamacions de Clients 3.3h
• Barreres en la Col·laboració 3.3h
TOTAL = 17.5h
„SMB Communications Pain Study: Uncovering the hidden cost of communications barriers and latency‟, SIS International Research, Gener 2009 . Estudi encarregat per SIEMENS

22. Punts Calents
„SMB Communications Pain Study: Uncovering the hidden cost of communications barriers and latency‟, SIS International Research, Gener 2009 . Estudi encarregat per SIEMENS

23. Punts Calents
„SMB Communications Pain Study: Uncovering the hidden cost of communications barriers and latency‟, SIS International Research, Gener 2009 . Estudi encarregat per SIEMENS

24. Punts Calents
„SMB Communications Pain Study: Uncovering the hidden cost of communications barriers and latency‟, SIS International Research, Gener 2009 . Estudi encarregat per SIEMENS

25. Tecnologías de Comunicación en el PM
Accesibilidad | Mensajería Instantánea Corporativa
“A finales de 2011 la mensajería instantánea
• Tiempo de Respuesta Inmediato: Se evitan los retrasos será la herramienta de facto para los chats de
voz, vídeo y texto con fines de negocio.“ Gartner
típicos del Email y del Buzón de Voz.
“En 2013 más del 95% de los trabajadores de las
principales organizaciones globales utilizarán IM
• Bajo Nivel de Intrusión: La comunicación por MI puede ser como principal interfaz para las comunicaciones
simultánea con otros modos de Comunicación o de en tiempo real.” Gartner
Colaboración (Teléfono, Reuniones, …)
• Disponibilidad Selectiva: Diferentes niveles de disponibilidad
personal, según identidades y grupos.
• Registro y Consulta de Conversaciones: Consultas sobre
conversaciones pasadas.
• Seguridad: Autentificación de los interlocutores y Encriptación
del contenido.

26. Tecnologías de Comunicación en el PM
Accesibilidad | Mensajería Instantánea Corporativa
• Información de Presencia
• Información de Disponibilidad
• Calendarios Compartidos

27. Tecnologías de Comunicación en el PM
Colaboración
• Espacios Colaborativos On-Line y Off-Line.
• Federación de Usuarios
• Correo Electrónico
• Mensajería Instantánea (MI)
• Web Conferencing

28. Tecnologías de Comunicación en el PM
Accesibilidad | Reuniones Virtuales
• Compartir aplicaciones y documentos: con
posibilidad de que cualquier asistente interactúe
con las mismas.
• Grabación de la Reunión: incluyendo,
transiciones, animaciones, aplicaciones e
indexación de participantes , entre otras
funcionalidades.
• RoundTable: Visión panorámica de todos los
asistentes.
• Programación de reuniones virtuales:
Integrada en Outlook.

29. Tecnologías de Comunicación en el PM
Colaboración | Entornos Colaborativos
• Espacio Web centralizado en el que se puede • Acceso Offline a información corporativa desde
compartir documentos, tareas, calendarios, … diferentes clientes informáticos: Independiente de la
(intranet-extranet) conexión y del lugar
• Uso de plantillas: para la generación y gestión • Sincronización de datos y documentos bidireccional
rápida de entregables, organización de reuniones, …
• • Información de presencia
• Gestión documental: control de versiones,
metadatos y búsquedas. • Integración con herramientas Office
• Incorporación de Flujos de Trabajo sobre
documentos o elementos de listas.
• Facilidad de utilización e Integración con la
plataforma Office. OffLine
OnLine

30. Ejemplo. Groove 2007
• Herramienta
• Colaborativa
• Online - Offline

31. Ejemplo. SharedView
• Pizarra compartida
• Acceso remoto a apps. y escritorio

32. Otras Tecnologías afines al PM
Búsqueda
• Búsqueda Empresarial
• Búsqueda Local
• Búsqueda Intuitiva
• Búsqueda Contextual
• Búsqueda a través de SmartPhone
• Filtrado
• Búsqueda en Redes Sociales
• Navegación

33. Otras Tecnologías afines al PM
Búsqueda Empresarial
• Búsqueda Empresarial - Metadatos:
integrado con aplicaciones y contextual.
• Búsqueda Empresarial – Desktop y
corporativa: búsqueda en unidades locales,
unidades de red, aplicaciones LOB, intranet
y espacios de trabajo.
• Búsqueda Empresarial – Correo
electrónico: búsqueda en Email.
• Motor de búsqueda disponible para
varios Sistemas Operativos.

34. Otras Tecnologías afines al PM
Competencias/Conocimientos
• Lista de Contactos Centralizada
• Taxonomía

35. Otras Tecnologías afines al PM
Almacenamiento de la Información No Estructurada
• Gestor Documental (ECM)
• Portales Corporativos
• Portales Personales
• Wiki
• Tinta Digital

36. Otras Tecnologías afines al PM
Fuentes de Información Interna
• Intranet
• Gestor Documental (ECM)
• Portales Corporativos
• Portales Personales
• Wiki
• Tinta Digital
• Aplicaciones de Negocio
• Business Intelligence

37. Otras Tecnologías afines PM
Fuentes de Información Interna | Business Intelligence
Gráficos y
Análisis
• Monitorización del Negocio en
Tiempo Real: Acceso a la
información de Negocio
actualizada.
• Indicadores: Señalización
impactante y relevante del
estado de variables de negocio.
Cuadros de
• Simulaciones: Diseño de Mando
modelos de para simulación de
escenarios.
• Decisiones bien
fundamentadas: Se reduce el Informes
riesgo de errores.
• Informes: Generación
Documentos y
automática de informes. Hojas de Cálculo

38. Otras Tecnologías afines PM
Fuentes de Información Externa
• RSS (Subscripción a noticias, blogs, titulares, …)
• Listas automáticas de Búsqueda

39. Videos
4.32min 3.26min

40. Otras aplicaciones

41. Web 2.0 para la colaboración
Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...

42. Web 2.0 y Gestión Proyectos

43. Aplicación práctica Web 2.0

44. La Colaboración sin Fronteras
Prosumidores e Ideágoras
PROductor + conSUMIDOR = PROSUMIDOR = PROfesional + conSUMIDOR
IDEa + aGORA = IDEAGORA

45. Gràcies
Xavier Hernanz
xavierh@productivitycenter.org
www.productivitycenter.org