Công tác lưu trữ hồ sơ đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản gắn liền với đất tại văn phòng đăng kí đất đai tỉnh đồng nai. Để giúp cho công tác quản lý, sử dụng đất ở địa phương đi vào nề nếp và mang lại hiệu quả thiết thực, giúp cho sinh viên có thể có những trải nghiệm thực tế và hệ thống lại kiến thức đã học trên giảng đường, trường Đại học Tài Nguyên và Môi Trường TP HCM đã tổ chức chương trình thực tập cho sinh viên để làm hành trang cho sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp ra trường. Trong suốt quá trình thực tập và góp phần tham gia vào công tác thực hiện lưu trữ, tôi xin báo cáo thực tập về công việc liên quan: “ Công tác lưu trữ hồ sơ đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản gắn liền với đất tại Văn phòng đăng kí đất đai tỉnh Đồng Nai chi nhánh Xuân Lộc” để thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ hồ sơ ở địa phương.

1. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
i
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI
----- // -----
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
TÊN ĐỀ TÀI : CÔNG TÁC LƯU TRỮ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI,
NHÀ Ở VÀ TÀI SẢN GẮN LIỀN VỚI ĐẤT TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÍ
ĐẤT ĐAI TỈNH ĐỒNG NAI CHI NHÁNH XUÂN LỘC
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Tùng
MSSV: 0460040089
Lớp: 04LTDDHV.QLĐĐ2.
Khóa: 2015-2017.
Người hướng dẫn: Bùi Văn Thắng
‘
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
ii
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN - MÔI TRƯỜNG TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI
----- // -----
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
TÊN ĐỀ TÀI : CÔNG TÁC LƯU TRỮ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI,
NHÀ Ở VÀ TÀI SẢN GẮN LIỀN VỚI ĐẤT TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÍ
ĐẤT ĐAI TỈNH ĐỒNG NAI CHI NHÁNH XUÂN LỘC
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Tùng
MSSV: 0460040089
Lớp: 04LTDDHV.QLĐĐ2.
Khóa: 2015-2017.
Người hướng dẫn: Bùi Văn Thắng
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

3. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
iii
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
LỜI CẢM ƠN

4. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
iv
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
TP. Hồ Chí Minh, ngày .. tháng năm 2016
Giám Đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)

5. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
v
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
TP. Hồ Chí Minh, ngày…….tháng ……..năm 2016

6. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
vi
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN NỘI
DUNG NGHIÊN CỨU, KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP TỐT
NGHIỆP ............................................................................................................... 3
1.1 Cơ sở lý luận của lĩnh vực nghiên cứu............................................................ 3
1.1.1 Các khái niệm cơ bản................................................................................... 3
1.1.2 Thành phần của hồ sơ địa chính................................................................... 3
1.1.3 Vai trò của công tác lưu trữ hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản
khác gắn liền với đất của người sử dụng đất......................................................... 4
1.1.4 Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu................................................................. 4
1.1.5 Quy định về lưu trữ hồ sơ đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản gắn liền với
đất:......................................................................................................................... 5
1.2. Cơ sở pháp lý.................................................................................................. 7
1.3. Cơ sở thực tiễn ............................................................................................... 7
1.4 Khái quát về đơn vị thực tập tốt nghiệp.......................................................... 7
1.4.1 Tìm hiểu sơ lược về huyện Xuân Lộc, tỉnh Đồng Nai................................. 7
1.4.2 Sơ lược về Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Đồng Nai chi nhánh huyện
Xuân Lộc............................................................................................................... 8
Chương 2: NỘI DUNG TÌM HIỂU, NGHIÊN CỨU TẠI ĐƠN VỊ THỰC
TẬP TỐT NGHIỆP........................................................................................... 12
2.1 Nội dung tìm hiểu, nghiên cứu và thực hiện thực tế tại đơn vị thực tập....... 12
2.1.1 Nội dung tìm hiểu: ..................................................................................... 12
2.1.1.1 Quy trình luân chuyển hồ sơ ................................................................... 12
2.1.1.2 Tìm hiểu về phần mềm quản lý đất đai:.................................................. 14
2.1.2 Nội dung đã thực hiện thực tế ................................................................ 17
Chương 3. KẾT LUẬN ..................................................................................... 28
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................... Error! Bookmark not defined.

7. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
vii
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
GCN: Giấy chứng nhận
BTNMT: Bộ tài nguyên và môi trường
CSDL: Cơ sở dữ liệu
GCN QSDĐ:. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
GĐ: Giám đốc
PGĐ Phó Giám đốc
TNMT: Tài nguyên môi trường
TT: Thông tư
UBND: Ủy ban nhân dân
VP ĐK ĐĐ: Văn phòng đăng ký đất đai.
VP ĐKQSDĐ: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.

8. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
viii
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
DANH MỤC HÌNH - BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính....................................................... 5
Bảng 2.1 kết quả tình hình biến động ................................................................. 17
Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức của VPĐKĐĐ chi nhánh huyện Xuân Lộc..................... 9
Hình 2.1 Sơ đồ luân chuyển hồ sơ của VPĐKĐĐ chi nhánh huyện Xuân Lộc. 12
Hình 2.2 Mô hình hoạt động của phần mềm quản lý đất đai.............................. 15

9. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết
Đất đai là tài nguyên vô cùng quý giá. Đất là giá đỡ cho toàn bộ sự sống
của con người và là tư liệu sản xuất không thể thay thế. Vai trò của đất đai càng
lớn khi dân số ngày càng đông, nhu cầu dùng đất làm nơi cư trú, làm tư liệu sản
xuất ngày càng tăng. Sự tăng nhanh của dân số và phát triển của nền kinh tế đã
gây áp lực rất lớn đối với đất đai, trong khi đó diện tích đất lại không hề được
tăng lên, đòi hỏi con người phải biết cách sử dụng một cách hợp lý nguồn tài
nguyên đất đai có giới hạn đó.
Đất đai là nguồn lực tự nhiên có vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế
- xã hội của mỗi quốc gia, gắn liền với tất cả các hoạt động của con người. Mối
quan hệ của đất đai còn ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích quốc gia, cộng đồng, cá
nhân. Do đó, mối quan hệ của đất đai ngày càng được quan tâm hơn, đặc biệt, ở
nước ta đang trong quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước thì các
mối quan hệ đất đai ngày càng nảy sinh phức tạp, vai trò, vị trí của đất đai càng
được nâng lên. Vì vậy, càng cần có sự quản lý của Nhà nước để đảm bảo đất đai
được khai thác, sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả. Để làm được điều
đó đòi hỏi phải quản lý đất đai một cách chặt chẽ, đồng bộ, và không thể không
kể đến công tác quản lý hồ sơ địa chính. Hồ sơ địa chính là hệ thống tài liệu, số
sách ghi nhận thông tin về đất đai để phục vụ công tác quản lý Nhà nước về đất
đai. Quản lý tốt hồ sơ địa chính là góp phần vào công tác quản lý Nhà nước về
đất đai được hiệu quả hơn.
Để giúp cho công tác quản lý, sử dụng đất ở địa phương đi vào nề nếp và
mang lại hiệu quả thiết thực, giúp cho sinh viên có thể có những trải nghiệm
thực tế và hệ thống lại kiến thức đã học trên giảng đường, trường Đại học Tài
Nguyên và Môi Trường TP HCM đã tổ chức chương trình thực tập cho sinh viên
để làm hành trang cho sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp ra trường. Trong suốt quá
trình thực tập và góp phần tham gia vào công tác thực hiện lưu trữ, tôi xin báo
cáo thực tập về công việc liên quan: “ Công tác lưu trữ hồ sơ đăng ký đất đai,
nhà ở và tài sản gắn liền với đất tại Văn phòng đăng kí đất đai tỉnh Đồng Nai

10. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
2
chi nhánh Xuân Lộc” để thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ hồ sơ ở
địa phương.
2. Mục đích nghiên cứu
- Nắm được tầm quan trọng của công tác lưu trữ hồ sơ địa chính.
- Nắm được quy trình luân chuyển hồ sơ, nội dung công việc của từng bộ
phận trong chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
- Nghiên cứu những điểm khác nhau giữa thực tế và lý thuyết đã học
trong công tác lưu trữ hồ sơ địa chính.
3. Phạm vi nghiên cứu
Các công việc đã thực hiện trong quá trình thực tập tại Văn phòng đăng
ký đất đai tỉnh Đồng Nai chi nhánh huyện Xuân Lộc trong thời gian 12/9 –
16/10/2016.
4. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: tìm hiểu các quy định của luật đất
đai, các Nghị định, Thông tư, Quyết định…
- Phương pháp thống kê: thống kê kết quả các việc đã hoàn thành trong
thời gian thực tập.
- Phương pháp so sánh: so sánh sự khác nhau giữa nội dung thực tế đã
thực hiện và lý thuyết đã học.
- Phương pháp chuyên gia: hỏi ý kiến những người am hiểu nội dung
công việc.

11. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
3
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN LIÊN
QUAN ĐẾN NỘI DUNG NGHIÊN CỨU, KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN
VỊ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
1.1 Cơ sở lý luận của lĩnh vực nghiên cứu
1.1.1 Các khái niệm cơ bản
Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng
và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với
đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các
tổ chức, cá nhân có liên quan.
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (GCN QSDĐ) là một công cụ hữu
hiệu giúp Nhà nước quản lý tốt quỹ đất và các đối tượng sử dụng đất, điều chỉnh
các quan hệ đất đai trên thực tế và xử lý nghiêm các vi phạm pháp luật có liên
quan đến đất đai. Đồng thời GCN QSDĐ là chứng thư pháp lý đặc biệt quan
trọng vì nó xác nhận QSDĐ của đối tượng SDĐ để người dân an tâm sinh sống,
lao động và sản xuất. Họ có thể thực hiện các giao dịch dân sự về nhà đất theo
quy định của pháp luật như: chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, thế chấp,…
tạo điều kiện cho đất đai tham gia vào thị trường bất động sản. Như vậy, Giấy
chứng nhận quyền Sử dụng đất (GCN QSDĐ) là chứng thư pháp lý do cơ quan
Nhà nước có thẩm quyền cấp cho người SDĐ để bảo hộ quyền và lợi ích hợp
pháp của người SDĐ.
1.1.2 Thành phần của hồ sơ địa chính.
Bản đồ địa chính: phản ánh các yếu tố tự nhiên, kinh tế, xã hội và pháp lý
của thửa đất.
Sổ địa chính: tập hợp toàn bộ thông tin cần thiết về toàn bộ diện tích đất
đai làm cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý đất đai theo đúng pháp
luật.
Sổ mục kê: liệt kê các thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính xã,
phường, thị trấn.

12. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
4
Sổ cấp GCN QSDĐ: ghi chép, liệt kê toàn bộ thông tin về GCN QSDĐ đã
cấp cho đối tượng.
Sổ theo dõi biến động đất đai: sổ cập nhật toàn bộ thông tin về đất đai từ
sau khi đăng ký lần đầu.
Những tài liệu được hình thành trong quá trình đăng ký đất đai, cấp GCN
QSDĐ.
1.1.3 Vai trò của công tác lưu trữ hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, nhà
ở và tài sản khác gắn liền với đất của người sử dụng đất.
Việc lưu trữ hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền
với đất có vai trò và ý nghĩa hết sức to lớn trong QLĐĐ.
+ Phục vụ cho việc khai thác, tra cứu thông tin.
+ Làm căn cứ đối chiếu để xác định thông tin có giá trị pháp lý làm cơ sở
chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính trong trường hợp có sự không thống nhất
thông tin giữa các tài liệu của hồ sơ địa chính
1.1.4 Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
- Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu trữ
hồ sơ, tài liệu kể từ ngày công việc kết thúc, hoặc kể từ ngày công trình được
quyết toán.
- Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động về tài
nguyên và môi trường của đơn vị được quy định gồm hai mức chính như sau:
+ Thời hạn bảo quản vĩnh viễn: Là khoảng thời gian tồn tại của hồ sơ, tài
liệu đến khi hồ sơ, tài liệu tự hủy hoại và không thể phục chế.
+ Thời hạn bảo quản có thời hạn: Là khoảng thời gian tồn tại của hồ sơ,
tài liệu

13. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
5
c xác định theo quy định.
(Quy định kèm thông tư 11/2013/BTNMT)
S
TT
Hồ sơ địa chính Thời hạn
bảo quản
1 Bản lưu GCN QSDĐ. Vĩnh viễn
2 Hồ sơ, tài liệu về cấp mới, cấp đổi GCN QSDĐ,
quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
Vĩnh viễn
3 Hồ sơ, tài liệu về đăng ký nhận quyền sử dụng đất. Vĩnh viễn
4 Hồ sơ, tài liệu về thu hồi giấy chứng nhận QSDĐ. Vĩnh viễn
5 Sổ cấp GCN QSDĐ. Vĩnh viễn
6 Sổ địa chính. Vĩnh viễn
7 Sổ mục kê đất đai. Vĩnh viễn
8 Bản đồ địa chính. Vĩnh viễn
9 Thông báo về cấp GCN QSDĐ. 05 năm từ
ngày ra
thông báo
Bảng 1.1: Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính
1.1.5 Quy định về lưu trữ hồ sơ đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản gắn
liền với đất:
1. Hồ sơ thủ tục đăng ký được tập hợp để lưu trữ và tra cứu khi cần thiết
bao gồm (khoản 1 điều 23 thông tư 24/2014/TT-BTNMT):
a ) Các giấy tờ do người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất
nộp khi đăng ký lần đầu và đăng ký biến động;
b ) Các giấy tờ do các cơ quan có thẩm quyền lập trong quá trình thực
hiện các công việc của thủ tục: Kiểm tra hồ sơ; công khai hồ sơ và thẩm tra, xác
minh theo ý kiến phản ánh đối với nội dung công khai (đối với trường hợp đăng
ký lần đầu); xác định và thu nghĩa vụ tài chính liên quan đến đăng ký lần đầu và
đăng ký biến động theo quy định.
2.Phân cấp quản lý hồ sơ địa chính (Căn cứ điều 29 thông tư 24/2014/TT-
BTMNT)

14. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
6
a ) Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng
đất cấp tỉnh quản lý các tài liệu gồm:
- Bản lưu Giấy chứng nhận; sổ cấp Giấy chứng nhận đối với tổ chức, cơ
sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ
chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, người Việt Nam định cư ở nước
ngoài thực hiện dự án đầu tư;
- Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp
nhận, thực hiện đăng ký đất đai; - Bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu
đo đạc khác đang sử dụng để đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;
- Hệ thống sổ địa chính đang sử dụng, được lập cho các đối tượng đăng ký
thuộc thẩm quyền;
- Hồ sơ địa chính đã lập qua các thời kỳ không sử dụng thường xuyên
trong quản lý đất đai;
b ) Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền
sử dụng đất cấp huyện quản lý các tài liệu gồm:
- Bản lưu Giấy chứng nhận; sổ cấp Giấy chứng nhận đối với hộ gia đình,
cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu
nhà ở tại Việt Nam;
- Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp
nhận, thực hiện đăng ký đất đai;
- Bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác sử dụng trong
đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;
- Sổ địa chính được lập cho các đối tượng thuộc thẩm quyền đăng ký và
sổ mục kê đất đai đang sử dụng trong quản lý đất đai đối với nơi chưa xây dựng
cơ sở dữ liệu địa chính;
c ) Ủy ban nhân dân cấp xã (trực tiếp là công chức địa chính) quản lý bản
sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ tiếp nhận và trả kết quả
đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản
khác gắn liền với đất đối với các trường hợp nộp hồ sơ đăng ký tại Ủy ban nhân
dân cấp xã.

15. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
7
1.2. Cơ sở pháp lý
Luật đất đai 2013.
Thông tư 23/2014/TT-BTNMT Quy định về giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
Thông tư 11/2013/TT-BTNMT quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
chuyên ngành tài nguyên và môi trường.
Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai.
Quyết định 1272 của UBND tỉnh Đồng Nai ban hành về quy trình giải
quyết thủ tục hành chính trên lĩnh vực đất đai theo cơ chế một cửa, cơ chế một
cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân cấp huyện trên địa bàn Đồng Nai.
Quy trình luân chuyển hồ sơ về giải quyết thủ tục hành chính trên lĩnh vực
đất đai của Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Đồng Nai chi nhánh huyện Xuân
Lộc.
1.3. Cơ sở thực tiễn
Lưu trữ hồ sơ một cách khoa học, có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi cần thiết,
tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra thông tin hồ sơ.
Đảm bảo công tác lưu trữ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.
Tham gia tìm hiểu và xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
1.4 Khái quát về đơn vị thực tập tốt nghiệp
1.4.1 Tìm hiểu sơ lược về huyện Xuân Lộc, tỉnh Đồng Nai
Lịch sử hình thành: Ngày 10 tháng 4 năm 1991, Hội đồng Bộ trưởng nước
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ra quyết định số 107, thành lập một số đơn
vị hành chánh cấp huyện của tỉnh Đồng Nai. Huyện Xuân Lộc được tách thành
hai huyện: huyện Xuân Lộc và huyện Long Khánh.
Hiện nay, huyện Xuân Lộc có 15 đơn vị hành chánh trực thuộc gồm: Thị
trấn Gia Ray và các xã Xuân Hòa, xã Xuân Hưng, xã Xuân Tâm, xã Xuân
Trường, xã Xuân Thành, xã Xuân Hiệp, xã Xuân Định, xã Xuân Phú, xã Xuân
Thọ, xã Xuân Bắc, xã Suối Cao, xã Suối Cát, xã Bảo Hoà, xã Lang Minh.

16. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
8
Diện tích tự nhiên của Xuân Lộc 725,84 km2, chiếm 12,3% diện tích tự
nhiên Đồng Nai. Địa bàn huyện Xuân Lộc thuộc phía đông bắc tỉnh Đồng Nai.
Địa giới Xuân Lộc được xác định: Phía Bắc giáp huyện Định Quán, phía Đông -
Đông bắc giáp huyện Hàm Tân, huyện Đức Linh thuộc tỉnh Bình Thuận, phía
Nam giáp huyện Cẩm Mỹ và huyện Xuyên Mộc tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, phía
Tây giáp thị thị xã Long Khánh.
Thành phần dân cư khá đa dạng. Dân số có 201.881 người (năm 2013).
Toàn huyện có 19 dân tộc cùng cộng cư, có xuất phát điểm từ nhiều địa phương
tỉnh, thành trên trong cả nước đến lập nghiệp trải qua nhiều thời kỳ.
1.4.2 Sơ lược về Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Đồng Nai chi nhánh
huyện Xuân Lộc.
Lịch sử thành lập Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Đồng Nai chi nhánh
huyện Xuân Lộc: Tháng 1 năm 2005 thành lập VP ĐKQSDĐ huyện Xuân Lộc:
Ngày 1/8/2012 thí điểm Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất 1 cấp. Ngày
1/7/2014 chính thức thành lập Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Đồng Nai chi
nhánh huyện Xuân Lộc theo công văn hỏa tốc số 5705/BTNMT-TCCB ngày
25/12/2014 của Bộ trưởng Bộ TNMT về việc thành lập Văn phòng Đăng ký đất
đai và Trung tâm Phát triển quỹ đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.
Văn phòng đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài
nguyên và Môi trường. Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Đồng Nai chi nhánh
huyện Xuân Lộc tọa lạc tại Số 1, đường Phan Bội Châu, TT Gia Ray, Huyện
Xuân Lộc.
Nhân sự của Văn phòng Đăng ký đất đai được kế thừa nhân lực hiện có
của Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh và Văn phòng Đăng ký quyền
sử dụng đất cấp huyện với tổng nhân lực 69 người, trong đó có 61 biên chế và 8
hợp đồng.

17. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
9
Sơ đồ tổ chức:
Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức của VPĐKĐĐ chi nhánh huyện Xuân Lộc.
* Chức năng của Văn phòng đăng ký đất đai chi nhánh:
- Thực hiện việc đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền
sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- Thực hiện các thủ tục về cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây
gọi là Giấy chứng nhận).
- Thực hiện việc đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản
lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- Lập, cập nhật, chỉnh lý, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính.
- Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác
gắn liền với đất phục vụ việc thu hồi đất, bồi thường, hỗ trợ tái định cư và các
mục đích khác cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
TỔ ĐO
ĐẠC
-Tổ trưởng:
Võ Lệnh
-Tổ phó:
1.Đinh
Trọng Phúc
2.Nguyễn
Quốc Bảo
TỔ ĐĂNG
KÝ –
THỐNG KÊ
-Tổ trưởng:
Nguyễn Văn
Quý
-Tổ phó:
1.Lê Xuân
Kiệm
2.Trịnh Thanh
Sinh
TỔ THÔNG
TIN - LƯU
TRỮ
-Tổ trưởng:
Trần Thị
Phương Dung
-Tổ phó:
Nguyễn Thị
Nguyệt
TỔ HÀNH
CHÍNH
-Tổ trưởng:
Văn Thị
Hồng Vân
-Tổ phó:
Nguyễn Thị
Ngoan
BAN LÃNH ĐẠO
GĐ: Phạm Văn Hải
PGĐ: Võ Văn Vũ
PGĐ: Nguyễn Thị Mỹ Xuân

18. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
10
- Xây dựng, cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai.
- Thực hiện việc Thống kê, Kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử
dụng đất.
- Trích đo địa chính thửa đất, khu đất, trích lục bản đồ địa chính; đo vẽ
hiện trạng nhà ở và các công trình xây dựng khác trên đất để chỉnh lý biến động,
đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
- Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở
và tài sản khác gắn liền với đất do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký,
cấp Giấy chứng nhận.
- Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở
hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện việc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
* Chức năng của ban lãnh đạo
Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai là người đứng đầu Văn phòng, chịu
trách nhiệm trước Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường và trước pháp luật về
toàn bộ hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai.
Phó Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai là người giúp việc cho Giám
đốc Văn phòng, phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do Giám đốc Văn
phòng phân công, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Văn phòng và trước pháp
luật về nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật.
* Chức năng, nhiệm vụ của các tổ thuộc Chi nhánh Văn phòng
Đăng ký đất đai:
+ Tổ Hành chính - Tổng hợp: Tham mưu Ban Giám đốc Chi nhánh thực
hiện các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
- Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Chi nhánh
Văn phòng Đăng ký đất đai theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành và tình hình thực hiện
nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác được giao.

19. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
11
+ Tổ Quản lý, lưu trữ hồ sơ: tham mưu Ban Giám đốc Chi nhánh thực
hiện các nhiệm vụ sau:
- Lập, cập nhật, chỉnh lý, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính.
- Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác
gắn liền với đất phục vụ việc thu hồi đất, bồi thường, hỗ trợ tái định cư và các
mục đích khác cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng, cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai.
+ Tổ đo đạc:
- Trích đo địa chính thửa đất, khu đất, trích lục bản đồ địa chính; đo vẽ
hiện trạng nhà ở và các công trình xây dựng khác trên đất để chỉnh lý biến động,
đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
+ Tổ Đăng ký – Thống kê: Tham mưu Ban Giám đốc Văn phòng thực
hiện các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đăng ký đất đai, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở
hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- Thực hiện các thủ tục về cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- Thực hiện việc đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản
lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử
dụng đất.
- Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở
hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.

20. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
12
Chương 2: NỘI DUNG TÌM HIỂU, NGHIÊN CỨU TẠI ĐƠN VỊ
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
2.1 Nội dung tìm hiểu, nghiên cứu và thực hiện thực tế tại đơn vị thực tập
2.1.1 Nội dung tìm hiểu:
2.1.1.1 Quy trình luân chuyển hồ sơ
Hình 2.1 Sơ đồ luân chuyển hồ sơ của VPĐKĐĐ chi nhánh huyện Xuân
Lộc.
Giải thích sơ đồ
Bước 1: Người dân nộp hồ sơ tại bộ phận 1 cửa của UBND huyện. Cán
bộ tiếp nhận và trả hồ sơ (cấp huyện) kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ:
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận, in biên nhận hồ sơ,
thông báo về dự kiến số tiền thực hiện nghĩa vụ tài chính, hẹn người sử dụng đất
Bộ phận 1 cửa
Tổ Đăng ký-
Thống kê
Sở TNMT
VP ĐKĐĐ
tỉnh
Phòng
TNMT
UBND
huyện
Tổ Lưu trữ
Bộ phận 1 cửa

21. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
13
đến nộp nghĩa vụ tài chính –in trên giấy biên nhận, hẹn ngày trả kết quả, trao
biên nhận cho người nộp hồ sơ; chuyển hồ sơ cho Chi nhánh Văn phòng Đăng
ký Đất đai (Tổ Đăng ký – Thống kê).
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, thiếu hoặc không hợp lệ, viết nội dung
cần bổ sung trên phiếu hướng dẫn để người nộp hồ sơ bổ sung đúng quy định.
Bước 2: Tổ đăng ký – thống kê tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận 1 cửa và tiến
hành thẩm định hồ sơ:
Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, chuyển thông tin cho Chi cục
Thuế để tính thuế, chuyển thông báo thực hiện nghĩa vụ tài chính qua bộ phận
nhận và trả kết quả “1 cửa” UBND cấp huyện:
+ Đối với trường hợp đăng ký biến động đất đai mà người sử dụng đất
không có nhu cầu cấp mới GCN thì xác nhận thay đổi vào Giấy chứng nhận cũ,
trình Giám đốc chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai ký, chuyển hồ sơ qua tổ
Thông tin - Lưu trữ.
+ Đối với trường hợp đăng ký đất đai thuộc thẩm quyền của Sở TNMT thì
thẩm định hồ sơ; chuẩn bị hồ sơ trình ký, scan hồ sơ gửi Văn phòng đăng ký đất
đai tỉnh.
+ Đối với trường hợp đăng ký đất đai thuộc thẩm quyền của UBND cấp
huyện thì thảo Tờ trình, in Giấy chứng nhận; chuyển hồ sơ đến Phòng TNMT.
Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, trong thời gian tối đa 03
ngày, làm văn bản, nêu rõ lý do, trả hồ sơ cho Bộ phận 1 cửa để trả cho người
sử dụng đất.
Bước 3: Trình ký Giấy chứng nhận
- Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện: Phòng Tài
nguyên và Môi trường kiểm tra hồ sơ, trình UBND cấp huyện ký ( Quyết định,
GCN,..), chuyển hồ sơ đến tổ Thông tin - Lưu trữ,
- Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền của Sở TNMT : VP ĐKĐĐ tỉnh Đồng
Nai kiểm tra hồ sơ, in Giấy chứng nhận, trình Sở TNMT ký. Văn phòng Đăng
ký Đất đai tỉnh tiếp nhận hồ sơ đã ký, nhập máy theo dõi; lập danh sách chuyển
Giấy chứng nhận đã ký cho Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai .Đối với

22. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
14
trường hợp ra giấy mới, sau khi Giám đốc sở ký xong, Văn phòng Đăng ký tỉnh
chuyển giấy về Văn phòng chi nhánh (tổ lưu trữ) theo đường bưu điện.
Bước 4: Tổ lưu trữ lấy bộ hồ sơ do tổ Đăng ký chuyển xuống và kẹp Giấy
vào theo từng bộ hồ sơ, vào sổ cấp giấy, cập nhật trả hồ sơ và tiến hành chụp
Giấy chứng nhận mới add lên phần mềm quản lý đất đai; sau đó tổ lưu trữ
chuyển giấy qua 1 cửa.
Bước 5. Sau khi 1 cửa trả Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất sẽ
chuyển thuế qua tổ Lưu trữ, kẹp thuế vào hồ sơ và sắp xếp lại hồ sơ và bấm lại
thành 1 bộ hồ sơ hoàn chỉnh theo thời gian. Hồ sơ hoàn thiện được phân theo
đơn vị hành chính (14 xã và 1 thị trấn), và lưu theo thời gian. Hồ sơ được đánh
theo số thứ tự và đưa lên kệ lưu trên kho.
2.1.1.2 Tìm hiểu về phần mềm quản lý đất đai:
Phần mềm quản lý đất đai được Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Đồng
Nai tự nghiên cứu xây dựng và đưa sử dụng quản lý hồ sơ địa chính cho 171/171
xã, phường của 11/11 huyện, thị xã, Thành phố trên địa tỉnh Đồng Nai. Hiện
nay, để đáp ứng yêu cầu quản lý theo các quy định của luật 2013 và nhu cầu tiếp
cận thông tin của cán bộ địa chính cấp xã. Qua hệ thống và việc cập nhật biến
động đất đai thường xuyên mà xây dựng thành một hệ thống đồng bộ từ cấp tỉnh
đến cấp xã.
* Chức năng chính của phần mềm Quản lý đất đai:
- Tìm kiếm, tra cứu thông tin thửa đất và người sử dụng đất.
- Cập nhật chỉnh lý biến động.
- Đăng ký cấp GCN QSDĐ.
- Chức năng in sổ.
* Mô hình hoạt động

23. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
15
Hình 2.2 Mô hình hoạt động của phần mềm quản lý đất đai.
Giải thích mô hình
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
Tiếp nhận yêu cầu thông tin của người dân tại văn phòng giao dịch một cửa, tại
đây nhân viên tiếp nhận sẽ hướng dẫn nhân dân về các loại giấy tờ hợp lê, tiếp hồ sơ,
nộp hồ sơ theo quy định, và trực tiếp nhập thông tin tiếp nhận trên phần mềm một cửa
điện tử. Thông tin này sẽ được liên thông sang phần mềm quản lý đất đai. Sau khi tiếp
nhận, hồ sơ sẽ được luân chuyển đến bộ phận xử lý thuộc chi nhánh Văn phòng đăng
ký đất đai.
Bước 2: Nhập và xử lý thông tin
Tiếp
nhận
hồ sơ
Nhập và
xử lý
thông tin
Tạo các biểu
mẫu và biên
tập GCN
Scan hồ sơ đưa
vào hệ thống và
trình thẩm định
Thẩm
định hồ sơ
In GCN
Trả kết
quả
1 2 3
4
5 6
7

24. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
16
Chuyên viên xử lý hồ sơ sẽ sử dụng phần mềm quản lý đất đai để xem xét
thông tin của đơn đăng ký, nhập các thông tin chi tiếp của hồ sơ và thực hiện xử lý
biến động. Đây là bước cực kỳ quan trọng.
Phần mềm đã thực hiện được 58 loại biến động bao gồm biến động đất đai và
biến động tài sản. Ngoài ra phần mềm còn cho phép thực hiện nhiều loại biến động
trên cùng một loại hồ sơ.
Bước 3: Tạo các biểu mẫu và biên tập GCN
Tiếp theo các chuyên viên xử lý hồ sơ sẽ sử dụng phần mềm để tạo các biểu
mẫu như tạo tờ trình, tạo phiếu thẩm định, tạo phiếu chuyển thuế… Các biểu mẫu này
sẽ được phần mềm tạo tự động, xuất thành file World theo thông tin nhập vào và xử lý
biến động ở bước trước.
Cũng trong bước này, chuyên viên xử lý hồ sơ sẽ thực hiện biên tập GCN
quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất. Phần mềm sẽ tạo GCN theo nội dung
thông tư 23/2014/TT-BTNMT Quy định về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,
quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
Bước 4: Scan hồ sơ đưa vào hệ thống và trình thẩm định
Nhằm giúp việc luân chuyển hồ sơ giữa chi nhánh Văn phòng đăng ký đất
đai giữa các huyện và Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh một cách nhanh chóng,
thuận tiện, giảm thời gian, công sức vận chuyển, phần mềm đã hỗ trợ các
chuyên viên scan toàn bộ hồ sơ và đưa vào phần mềm hệ thống để trình lên Văn
phòng đăng ký đất đai tỉnh thẩm định mà không cần luân chuyển hồ sơ. Việc
này có giá trị rất lớn đối với các chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tại các
huyện cách xa Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và tránh được tình trạng thất lạc
hồ sơ.
Bước 5: Thẩm định hồ sơ
Tại Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh, việc thẩm định hồ sơ cũng được thực
hiện trên phần mềm qua việc xem trực tiếp các giấy tờ được Scan trên hệ thống.
Thông tin chi tiết về thửa đất đã chỉnh lý biến động, dự thảo GCN quyền sử
dụng đất và tài sản gắn liền với đất. Qua xem xét thẩm định hồ sơ, chuyên viên
thẩm định có 2 lựa chọn:

25. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
17
+ Một là, yêu cầu xử lý lại đối với các hồ sơ chưa đạt yêu cầu, đồng thời
ghi rõ nội dung thẩm định chưa đạt yêu cầu. Hồ sơ sẽ luân chuyển lại cho chi
nhánh Văn phòng đăng ký đất đai
+ Hai là, chấp nhận đối với hồ sơ đạt yêu cầu. Hồ sơ sẽ được chuyển đến
bước in GCN.
Bước 6: In GCN
Chuyên viên in giấy chọn hồ sơ, nhập số seri, phôi GCN và thực hiện lệnh
in và trình lãnh đạo sở ký.
Bước 7: Trả kết quả
GCN đã được lãnh đạo sở ký được chuyển về chi nhánh Văn phòng đăng
ký đất đai để trả kết quả cho người dân. Tại phòng giao dịch 1, hồ sơ được thêm
vào file sau quét về GCN mới. Khi trả kết quả, nhân viên thực hiện thêm 1 số
trường như số vào sổ, ngày vào sổ, ngày cấp, ngày giao và trả kết quả cho người
dân.
2.1.2 Nội dung đã thực hiện thực tế
1. Cập nhật sổ cấp giấy chứng nhận những trường hợp thế chấp và xóa thế chấp
quyền sử dụng đất: kiểm tra chính xác mã cấp GCN, số thửa, số tờ bản đồ và ghi vào
cột ghi chú “TBS1” trong sổ cấp Giấy chứng nhận theo đơn vị hành chính.
2. Kẹp GCN quyền sử dụng đất đã thu hồi vào hồ sơ cấp đổi GCN: Trong năm
vừa qua VP ĐKĐĐ chi nhánh huyện Xuân Lộc đã thực hiện cấp đổi đồng loạt GCN
cho một số đơn vị xã như Xuân Tâm, Bảo Hòa, Lang Minh, Xuân Trường, Xuân
Hiệp… Trong quá trình sử dụng đất thì có các trường hợp chuyển nhượng, tách thửa,
hợp thửa, thừa kế, tặng cho… làm cho hiện trạng biến động quá nhiều, đồng thời quá
trình đo đạc lại bản đồ địa chính cũng có sự thay đổi về diện tích và hình thể thửa đất,
vì vậy việc cấp đổi GCN là điều tất yếu. Qua quá trình kẹp GCN (cũ) vào hồ sơ ta
cũng nhận thấy được một số tình hình biến động đất đai.
Bảng 2.1 kết quả tình hình biến động
Xã
Hồ sơ cấp đổi năm 2014 Hồ sơ cấp đổi năm 2015
Số tập Số hồ sơ Số tập Số hồ sơ

26. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
18
Xuân Tâm 18 98 12 23
Xuân Hiệp 32 178 0 0
Xuân Trường 11 15 9 56
Suối Cát 16 127 12 73
Bảo Hòa 15 69 0 0
Lang Minh 7 34 16 54
Xuân Thọ 21 134 0 0
Xuân Bắc 26 106 0 0
Xuân Định 14 32 0 0
Xuân Phú 28 142 0 0
Tổng 188 935 49 206
Hồ sơ nộp khi thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận
quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng gồm có:
a) Đơn đề nghị cấp đổi Giấy chứng nhận theo Mẫu số 10/ĐK.
b) Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp.
c) Bản sao hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thay
cho bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp đối với trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận sau
khi dồn điền đổi thửa, đo đạc lập bản đồ địa chính mà Giấy chứng nhận đã cấp đang
thế chấp tại tổ chức tín dụng.
3. Phân xã hồ sơ: Tất cả hồ sơ được lưu ở phòng lưu trữ được lưu theo đơn vị
hành chính và theo thời gian. Qua quá trình phân xã hồ sơ chúng ta nắm rõ hơn về các
đơn vị hành chính của huyện đó, đồng thời tìm hiểu được hồ sơ đó gồm những giấy tờ
gì, sắp xếp các giấy tờ đó ra sao.
4. Sắp xếp các loại giấy tờ trong hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất theo
trình tự thời gian.
Ví dụ về bộ hồ sơ của ông Lê Văn Nghĩa chuyển nhượng quyền sử dụng đất
cho bà Dương Thanh Bạch (đính kèm trong mục phụ lục báo cáo). Trình tự hồ sơ
được xắp xếp như sau:
1. Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất.

27. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
19
2. Đơn đăng ký biến động đất đai.
3. Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính.
4. Phiếu trình giải quyết công việc.
5. Phiếu chuyển thông tin địa chính để xác định nghĩa vụ tài chính.
6. Giấy tờ về việc thực hiện nghĩa vụ tài chính ( tờ khai lệ phí trước bạ nhà
đất,thông báo nộp thuế thu nhập cá nhân, lệ phí trước bạ nhà đất, Giấy nộp tiền vào
ngân sách Nhà nước)
5. Vào số Thông báo cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính.
6. Vào sổ cấp Giấy chứng nhận; “ chụp hình” hồ sơ để cập nhật phần mềm
quản lý đất đai: Sau khi nhận GCN từ VP ĐKĐĐ, tiến hành kẹp GCN vào hồ sơ đăng
ký của người sử dụng đất, vào sổ cấp GCN, “chụp hình” hồ sơ để “add” lên phần
mềm Quản lý đất đai. Hồ sơ sau khi chụp được xử lý, chỉnh sửa bằng phần “ S-view ”
và lưu dưới dạng file “pdf” .
+ Đối với hồ sơ cấp GCN lần đầu: Chụp toàn bộ hồ sơ.
+ Đối với hồ sơ đăng ký biến động mà cấp giấy chứng nhận mới: Chụp GCN
và thông báo cập nhập, chỉnh lý hồ sơ địa chính.
7. Photo GCN và thông báo cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính để lưu trữ: Photo
GCN làm 2 bản, 1 bản để lưu cùng hồ sơ đăng ký của người sử dụng, 1 bản lưu ở
UBND xã nơi có thửa đất. Photo thông báo cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính 1 bản để
lưu cùng GCN đã photo ở trên kèm hồ sơ.
* Thực hành cập nhật hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất trên phần mềm
Quản lý đất đai
- Khởi động phần mềm, chọn đơn vị hành chính thực hiện cập nhật, đăng nhập
tên người dùng
- Trên thanh công cụ chọn thẻ tiếp nhận
- Trong hộp thoại quản lý tiếp nhận hồ sơ, chọn thêm hồ sơ

28. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
20
- Nhập các thông tin về ngày nhận (giấy biên nhận), chọn loại hồ sơ, số tờ, số
thửa và nhấn Enter để chương trình tìm kiếm thông tin.
- Trong thẻ giấy tờ kèm theo chọn loại giấy tờ có trong bộ hồ sơ, mỗi lần chọn
xong 1 loại hồ sơ bấm vào dấu để thêm vào, sau đó chọn lưu
- Chọn thẻ xử lý trên thanh công cụ

29. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
21
- Chọn hồ sơ để thưc hiện biến động, chọn thẻ Thực hiện BĐ, sau đó xuất hiện
hộp thoại chuyển nhượng quyền sử dụng đất:
- Nhấp chuyện vào để tìm thông tin bên nhận chuyển quyền
- Nhập thông tin về loại chủ sử dụng và các thông tin về tên chủ, số CMND, số
tờ bản đồ, số thứ tự thửa đất, sau đó chọn thẻ Thêm chủ mới, nhập lại các thông tin,
chọn Ghi (Ctrl + S) sau đó chọn thẻ Ghi và chọn
- Lúc đó sẽ xuất hiện hộp thoại hiện thị đầy đủ thông tin về bên chuyển nhượng
và bên nhận chuyển nhượng.

30. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
22
- Qua thẻ nội dung sổ để kiểm tra lại thông tin,  vào ô GCN cũ, chọn tạo câu
ghi chú, sẽ được nội dung ghi trong trang 4 và ghi chú trong sổ mục kê. Cuối cùng
bấm lưu
- Thoát hết tất cả các hộp thoại đang hoạt động, về lại trang chủ của phần mềm,
chọn thẻ xuất/ nhập file
- Xuất hiện hộp thoại danh sách, chọn chủ sử dụng đang thao tác, chọn biên tập
GCN
- Xuất hiện hộp thoại In trang bổ sung, vào ô hiệu lực và ô chọn in.

31. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
23
- Sau đó chọn in GCN cũ trong hộp thoại In trang bổ sung, kết quả sẽ được
GCN trang 4
- Thoát hết các hộp thoại đang hoạt động, về lại trang chủ của phần mềm, chọn
thẻ chuyển thẩm định
- Chọn đúng chủ sử dụng

32. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
24
- Chọn thẻ Chuyển TĐ, hộp thoại sẽ thông báo thẩm định thành công, nhấn ok
- Chấp nhận kết quả thẩm định, xuất hiện hộp thoại Thông báo đã chấp nhận
kết quả thẩm định, chọn OK

33. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
25
- Thoát hết các hộp thoại đang hoạt động, về lại trang chủ của phần mềm, chọn
thẻ In GCN. Sau khi in GCN, chuyển sang chọn thẻ Trả hồ sơ
- Trên hộp thoại trả hồ sơ, nhập số tờ, số thửa để tìm thông tin thửa đất. sau đó
chọn vào thửa đất đang thao tác, nhập ngày trả hồ sơ (ngày trả hồ sơ là ngày ghi trên
GCN). Trả HS

34. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
26
 Nhận xét
Phần mềm Quản lý đất đai
+ Ưu điểm của phần mềm Quản lý đất đai
- Nghiều người đồng thời làm việc trên một hệ thống, cùng khai thác trên một
cơ sở dữ liệu (CSDL), khả năng xử lý linh hoạt.
- Có thể thêm bớt đơn vị hành chính hoặc quyền của người sử dụng trong
CSDL.
- Chức năng phân quyền người sử dụng (mỗi người chỉ được thực hiện một số
quyền nhất định) có thể rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, công việc. Mọi đăng nhập và
hoạt động củ người sử dụng trên hệ thống đều được theo dõi nên khả năng bảo mật
cao, đảm bảo an toàn cho dữ liệu, đồng thời phân rõ trách nhiệm cho từng người.
- Cập nhật thường xuyên để theo kịp những thay đổi trong quản lý nhà nước về
đất đai cũng như những thay đổi trong thực tế.
- Cho phép người dùng có thể tạo sổ địa chính, sổ theo dõi biến động, sổ mục
kê, sổ cấp GCN, xuất biểu thống kê, danh sách các trường hợp đủ điều kiện cấp GCN
dạng file (*.xls) góp phần phục vụ đắc lực trong công tác quản lý HSĐC.
- Cán bộ địa chính dễ dàng tiếp nhận toàn bộ CSDL địa chính thay thế cho việc
tra cứu thủ công trên sổ địa chính như trước đây, đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin
của tổ chức và cá nhân
+ Nhược điểm
- Khó cài đặt do phiên bản đòi hỏi bản quyền và phần mềm sử dụng tự do chưa
được lưu hành.
- Máy tính phải có cấu hình cao do chương trình tích hợp cả dữ liệu thuộc tính
và dữ liệu không gian nên khi chạy rất nặng. Khi đăng nhập phải chờ khá lâu để kết
nối với hệ thống.
- Hệ thống vẫn chưa hoàn thiện nên hay bị đứng máy khi đang hoạt động.
+ Hồ sơ cấp đổi
Do quá trình sử dụng đất có nhiều biến động như chuyển nhượng, thừa kế…
nên trong bộ hồ sơ cấp đổi cũng bao gồm cả những giấy tờ liên quan đến trường hợp
biến động đó, không đơn thuần chỉ là bộ hồ sơ cấp đổi.

35. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
27
+ Theo lý thuyết thì bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sẽ cập nhật ngày trả GCN
cho người sử dụng đất, nhưng thực tế bộ phận tổ Thông tin - Lưu trữ cập nhật. Có sự
khác nhau đó là để đảm bảo trả GCN đúng ngày theo quy định của pháp luật về đất
đai.

36. Trường :ĐH Tài Nguyên Và Môi Trường TPHCM SVTH: Nguyễn Thanh Tùng
28
Chương 3. KẾT LUẬN