Manejo de los procesos que intervienen en el control interno del efectivo

1. CONTROLES INTERNOS
DEL EFECTIVO

2. Objetivo General
Al finalizar el módulo, las
personas participantes estarán
en la capacidad de manejar el
control interno del efectivo,
según procedimientos contables.

3. Objetivos Específos
1.Manejar caja chica, según procedimientos
contables.
2. Realizar conciliación bancaria, según normas
de calidad y procedimientos contables.

4. El sistema de control interno
comprende el plan de la
organización y todos los
métodos coordinados y
medidas adoptadas dentro de
una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y
verificar la confiabilidad de los
datos contables.

5. CONTROL DEL EFECTIVO
Lo podemos definir como todas
aquellas medidas administrativas que
permiten consistencia permanente en
el tratamiento de todas y cada unas
de las operaciones que genera el
efectivo en Caja y bancos, con el fin
de informar la exactitud de sus
resultados.

6. Debe existir una adecuada separación
entre el manejo del efectivo de la
función de registrarlo, hacer pagos o
depositarlo en el banco. Todas las
entradas de efectivo deben registrarse
y depositarse diariamente en el banco.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL
INTERNO:

7. Todos los pagos deben ser realizados mediante
cheques, excepto los pagos menores
correspondientes a caja chica. Preparar un
presupuesto de efectivo para cada
departamento. La persona que firma los cheques
no debe tener acceso a los registros contables.
Los cheques y recibos de ingresos deben estar
prenumeradas y deben anotarse en el registro en
orden numérico.

8. Debe existir una adecuada separación
entre el manejo del efectivo de la
función de registrarlo, hacer pagos o
depositarlo en el banco. Todas las
entradas de efectivo deben registrarse
y depositarse diariamente en el banco.
PROPÓSITOS U OBJETIVOS FUNDAMENTALES
DEL CONTROL INTERNO:

9. Todos los pagos deben ser realizados
mediante cheques, excepto los pagos
menores correspondientes a caja chica.
Preparar un presupuesto de efectivo para
cada departamento. La persona que firma
los cheques no debe tener acceso a los
registros contables.
PROPÓSITOS U OBJETIVOS FUNDAMENTALES
DEL CONTROL INTERNO:

10. Exactitud en los pronósticos
financieros.
Evitar fraudes.
Fomentar el acatamiento de las
normas de la empresa.
La reducción de errores.

11. CONTROLES INTERNOS EN EL
AREA DE CAJA.

12. Las funciones de custodia y
manejo del efectivo deben ser
ejecutadas por personas
independientes de las que
realizan las funciones de revisión,
registro y control del mismo.
Todos los ingresos de efectivo
deben hacerse constar en un
recibo de ingreso, el cual debe
ser firmado y sellado por el
cajero.

13. Los recibos de ingreso deben ser
prenumerados de imprenta y
expedidos en secuencia numérica.
La secuencia numérica en el uso de los
recibos de ingresos debe ser
controlada por un empleado
independiente de quienes manejan el
efectivo.

14. Todos los ingresos deben ser
depositados íntegramente el mismo día
de recibido o a más tardar el siguiente
día laborable. El cajero debe anexar el
comprobante del depósito al recibo de
ingreso correspondiente y debe quedarse
con una fotocopia del depósito.

15. Un empleado independiente debe
verificar la coincidencia del total del
efectivo recibido y el total del
depósito de cada día. Además que
el volante de depósito tenga
estampado el sello fechador del
banco.

16. Los ingresos y depósitos deben ser
registrados por una persona
independiente de las labores de
manejo del efectivo ingresado.
El cajero debe llenar diariamente un
libro auxiliar del efectivo donde conste
el número del recibo, fecha y monto
recibido.

17. Es responsabilidad del
incumbente de mayor
jerarquía, el encargado del
área financiera y del auditor
interno velar por el
cumplimiento de estos
controles.

21. Consiste en un fondo fijo
que la Empresa crea de
acuerdo a sus
requerimientos.
El establecimiento de
dicho fondo se hace
mediante retiro en
cheque de la cantidad
convenida.
La Caja Chica.

22. Este fondo se utiliza para
realizar aquellos pagos
menores por cual no se
considera necesario realizar un
cheque.
Compra de café y azúcar
Compra de un tornillo
Un botellón de agua

23. PROCEDIMIENTO DE LA
CREACIÓN DEL FONDO DE
CAJA CHICA.

24.  Almacenes “SANTIAGO "en
fecha 1º de marzo de 2015
entrega a su empleada Srta.
Nora Girón la suma de
10,000.00 para que maneje
como caja chica y cubra algunos
gastos menores. Para esto gira
el cheque Nro. 8590 del Banco
América.

25. RECIBO DE CAJA CHICA

26. El asiento inicial que se realiza es:
DÉBITO CRÉDITO
Caja Chica 10,000.00
@
Banco América 10,000.00
Para Registrar la apertura de caja chica bajo
la responsabilidad del Srta. Nora Girón.

27. Por la Reposición:
En fecha 15 de marzo de 2015 la
responsable de caja chica
presenta la siguiente relación para
su correspondiente reembolso,
por el que se emite el cheque Nº
8599 del Banco América.
*

28. Almacenes “SANTIAGO "en fecha 20
de julio 2015 autoriza un aumento en
la caja chica manejada por su
empleada Srta. Nora Girón por la
suma de 2,000.00. Para esto gira el
cheque Nro. 8690 del Banco América.

29. CUANDO SE AFECTA LA CUENTA DE
CAJA CHICA?
Cuando se crea el fondo, dándole
un débito por el monto del fondo.
Ejemplo:
DR. CR.
Caja chica 10,000.00
Banco América 10,000.00

30. Cuando se aumenta la caja chica se
le da un débito por el monto
aumentado. Ejemplo: de 10,000 a
12,000.00
DR. CR.
Caja chica 2,000.00
Banco América 2,000.00

31. Cuando se va a cancelar la caja
chica, se le da un crédito para cerrar
el fondo. Ejemplo:
DR. CR.
Banco América 12,000.00
Caja Chica 12,000.00

32. CONTROLES INTERNOS FONDO
CAJA CHICA.
Los fondos de caja chica
deberán ser utilizados
solamente para pagos de gastos
menores o mínimos.
Los desembolsos de caja chica
no deben exceder de 10% del
monto total del fondo.

33. Los pagos por caja chica se
realizan mediante volantes
definitivos prenumerados de
imprenta expedidos en
secuencia, con su NCF
(Número de comprobante
Válido para Gastos Menores).

34. También se emitirán recibos
provisionales para controlar la entrega
de efectivo previo al desembolso real, el
cual se liquidará con los comprobantes.
Los recibos provisionales no podrán
permanecer mas de tres días en caja.

35. Los volantes de caja chica
deberán ser firmados por la
persona que aprueba el pago y
por quien recibe el dinero.
Debe anexarse a los volantes
definitivos de caja chica, toda la
documentación justificativa por
los pagos efectuados.

36. La documentación justificativa
de los pagos por caja chica
deberán cancelarse con un
sello fechador con la inscripción
“pagado” y a la fecha del
desembolso.
Para la reposición del fondo de
caja chica debe haberse
consumido el 60% del monto
total del fondo.

37. El cheque de reposición debe hacerse
por el total de los comprobantes y a
nombre de la persona custodia.
Los cheques de reposición deben
indicar los números de los
comprobantes que se reponen.

38. Está prohibido el cambio de cheques a través del
fondo de caja chica.
 Está prohibido el pago de sueldos a través del fondo
de caja chica.
El fondo de caja chica debe mantenerse separado de
cualquier otro fondo que opere la institución, y el
custodia no debe tener acceso al efectivo recibido de
los clientes u otro depósito.

39. Los comprobantes o recibos de caja chica
deben ser autorizados por el funcionario del
área donde se solicite el desembolso y por el
encargado del área financiera.
No se permitirá el manejo de dos fondos de
caja chica por una sola persona.

40. Cualquier cambio en el monto de caja chica
debe realizarse mediante una comunicación
del incumbente de mayor jerarquía.
Las políticas para el manejo adecuado de caja
chica deben ser entregadas por escrito al
responsable del manejo de la misma.

41. Las facturas no deben ser fraccionadas para
eludir el monto de desembolsos.
El encargado del fondo no debe tener acceso
a los registros de contabilidad, relacionado
con el manejo del efectivo.

42. El fondo de caja chica debe ser arqueado
esporádicamente y sorpresivamente por el
auditor interno o por cualquier otro
departamento que sirva de control
financiero.
Es responsabilidad del incumbente de mayor
jerarquía, el encargado del área financiera y
del auditor interno, velar por el cumplimiento
de estos controles.

43. CONTROLES INTERNOS DEL
ÁREA DE BANCO.

44. Los cheques deben ser firmados
por el incumbente de mayor
jerarquía y otro funcionario
autorizado de manera oficial.

45. Todos los pagos realizados en la
institución de monto mayores al 10%
del total del fondo de caja chica, se
efectuarán mediante la emisión de
cheques.
Los cheques deben ser prenumerados
y expedidos en secuencia numérica.

46. Los cheques expedidos deben ser
solicitados previamente y ésta
solicitud debe ser aprobada por la
persona de mayor jerarquía.
Las personas que firman los cheques
deben asegurarse de que exista
provisión suficiente de fondos para
cubrir el mismo, antes de firmarlos.

47. Las firmas de las personas autorizadas,
deben tener la autorización de la
Contraloría General de la República,
previo a su envío al banco.
Las firmas de las cuentas cuando sean
canceladas deben ser notificadas a los
bancos con quien mantienen sus
cuentas.

48. Bajo ninguna circunstancia se deben
firmar cheques en blanco.
Al presentar un cheque a la firma, al
mismo deberá anexarse toda la
documentación justificativa del pago y
las personas que los firman deben
asegurarse de que la misma es correcta
y completa.

49. Las personas que firman los cheques
deberán asegurarse de que los mismos
estén correctamente confeccionados en
lo que se refiere a número, cantidad,
valor, beneficiario y concepto.
Los cheques deben confeccionarse con
copias y a éstas deberán anexársele la
documentación correspondiente.

50. La documentación justificativa de los pagos
deberá ser cancelada con un sello con la
inscripción “pagado”, en el cual se indique el
número y a la fecha del cheque, para
prevenir duplicidad de pagos o utilización
irregular de dicha documentación.
 La custodia de los cheques expedidos
pendientes de entrega debe ser del
departamento de Finanza o Contabilidad.

51. Los cheques expedidos deberán ser
registrados oportunamente en los
libros de contabilidad de la institución
por la persona de Contabilidad
designada y este registro debe ser
revisado por el encargado del
departamento.

52. Las cuentas bancarias deben ser
monitoreadas con la mayor frecuencia
posible y conciliadas cada 30 días (mes
comercial), para controlar la existencia de
efectivo en los bancos y determinar el
balance real al final de cada período. Las
conciliaciones deben ser preparadas por
personas independientes del manejo y
registro del efectivo o con supervisión
directa.

53. Estas personas deberán obtener
explicaciones satisfactorias por todos los
período anormales de tránsito, tanto de
cheques como de depósitos y cualquier
diferencia detectada en la realización de la
referida operación, deberán hacerse los
registros de lugar en los libros contables
(ajustes).

54. Los cheques anulados deben ser
mutilados en el área de las firmas
para prevenir su uso irregular y
deben ser archivados junto a la
copia que es utilizada para el
registro contable.

55. La transferencia de efectivo de una cuenta
bancaria a otra debe estar autorizada por la
persona de mayor jerarquía y otro
funcionario competente.