Manual de Access 2019

MANUAL DEL PROGRAMA
Brindo Capacitación y Educación de Calidad para lograr una
Generación de Excelencia.
Profesor: Luis Alberto, Auris Ramos
Email: eldulce_366@hotmail.com
Facebook: Luis A. Auris Ramos
Celular: 956921737

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO
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Access 2019 - Office Página 2
MICROSOFT ACCESS 2019
DEFINICIÓN
Access, es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft
365, sucesor de Embedded Basic. Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos
relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes.
Microsoft Access, es un completo y demandado programa informático en entornos de empresa, que permite
la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.
HISTORIA
Fue llamado EB ("Embedded Basic") que se utilizaría en la mayoría de software Microsoft hasta la llegada
de VBA. También se buscaba que Omega funcionara como front-end para Microsoft SQL Server. Omega
requería una enorme cantidad de recursos de los procesadores 386 disponibles en la época para usos
comerciales, retrasando su llegada desde el primer cuatrimestre de 1990 hasta enero de 1991. Más tarde
partes del proyecto fueron utilizados para otros proyectos de Microsoft. Cirrus (nombre clave para Access)
y Thunder (nombre clave para Visual Basic, en el que se utilizó el motor Embedded Basic). Tras el adelanto
de Access, Omega fue demostrado ante varios periodistas en 1992 y Access presentaba funciones que no
tenía.
REQUISITOS DE HARDWARE
➢ Un equipo personal o multimedia con un microprocesador intel 486 o superior.
➢ 8 megabytes (MB) de memoria de acceso aleatorio (RAM) para que se ejecute en Microsoft Windows
95 y Windows 98 o 16 MB de memoria RAM para ejecutar en Microsoft Windows NT y Microsoft
Windows 2000. Puede que tenga más memoria para ejecutar más aplicaciones simultáneamente.
➢ Unidad de CD-ROM o unidad de disco de 3,5 pulgadas de alta densidad. Si desea recibir Microsoft
Access 97 en discos de 3,5 pulgadas, deberá canjear un cupón adjunto en la versión en CD-ROM.
➢ Resolución VGA o adaptador de vídeo superior (Super VGA (SVGA) se recomienda 256 colores).
➢ Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse o dispositivo señalador compatible.
ESPACIO EN DISCO DURO
Los requisitos de espacio de disco duro siguientes son aproximados:
➢ 44 MB para una instalación típica
➢ 60 MB para una instalación personalizada con todas las opciones
➢ 32 MB para ejecutar desde CD-ROM de instalación
REQUISITOS PARA USOS ADICIONALES
Si piensa crear páginas Web dinámicas, la característica "Publicar en el Web" requiere software de Internet
Information Server (IIS) o Microsoft Personal Web Server para Windows 95 en el equipo donde residen
las páginas Web. Esto no tiene que ser el mismo equipo donde se utiliza Microsoft Access 97 para crear las
páginas Web.
OBJETOS DE BASE DE DATOS EN ACCESS 2019
Tenemos seis objetos de una Base de datos:
A. TABLAS:
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene
información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser hemos visto antes; clientes, nombre del
cliente, dirección, etc.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, dirección,
etc.
El conjunto de campo para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los
campos de un cliente forman un registro, todos los daros de otro cliente dormán otro registro.

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Campos
Código Nombres Apellidos Dirección Codigo_Postal
Registro 1 1 Luis Crick Lilos C/ Germanias, 23 46723
Registro 2 2 Martha Fajardo Dardeno C/ Laureles, 13 46625
Registro 3 3 Francisco Lopez Ponce Av. Unión, 305 46627
Registro 4 4 María Huesca Herrera AA.HH. Pilar Nores 46521
B. CONSULTAS:
Una consulta es un objeto de Access que proporciona una visión personal de los datos almacenado en
las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero en principio se
utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código portal
sea 466625.
C. FORMULARIOS:
Un formulario es un objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y
modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios, pero los que más se utilizan tiene la forma de pestañas de datos
para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
D. INFORMES:

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Un informe es el objeto de Access 2019 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos
seleccionados de una tabla
PÁGINAS: Una página de acceso a datos es un tipo especial de página web diseñada para ver datos
trabajar con ellos desde internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.
E. MACROS:
Una macro es el objeto de Access 2019 que define de forma estructurada las acciones que el usuario
desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un
elemento de un formulario.
F. MÓDULOS:
Un módulo es el objeto de Access 2019 que contiene procedimientos personales que se codifican
utilizando Visual Basic.
ACCEDER Y CERRAR ACCESS 2019
¿Cómo ingresar Access 2019?
✓ Clic en el botón inicio
✓ Clic en
Otras maneras de acceder Access 2019:
Desde el icono mostrado en el escritorio:

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✓ Clic en la barra luego escribir Access 2019 – luego nos mostrara el
programa.
✓ Clic en el programa Access 2019 y nos mostrara la pantalla inicial de Access 2013.
Para Cerrar Access 2019:
Puedes utilizar cualquieras de las siguientes operaciones:
✓ Clic en el botón cerrar
✓ Pulsar la combinación de las teclas ALT + F4
✓ Clic sobre la pestaña Archivo y luego pulsar el botón Salir
PANTALLA INICIAL DE MICROSOFT ACCESS 2019
Al iniciar Access aparece una ventana o pantalla inicial como esta, vamos a ver sus componentes
fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil de entender el
resto del curso.
La pantalla inicial que se muestra a continuación (en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que vez en cada momento, como veremos más adelante.
INTERFAZ DE LA PANTALLA DE ACCESS 2019
1. La Barra de Título:
1.1. Barra de acceso rápido
1.2. Titulo (de la BBDD, la ruta de almacenamiento y la versión de Access)
1.3. Conexión del usuario en el Email.
1.4. Botones habituales de Windows (minimizar, maximizar y cerrar)
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2. Barra de Menús o Fichas / Barra de ayuda
3. Cinta de Opciones (grupo de opciones de herramientas)
4. Panel de Navegación
5. Panel de Objeto
6. Área de Trabajo
7. Barra de Navegación de Registros
8. Barra de búsqueda
9. Tipos de Vistas

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10. Barra de Estado
CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS
Crear una base de datos
Para crear una nueva base de datos debemos hacer lo siguiente:
Clic Base de datos del escritorio en blanco luego nos aparecerá una pequeña ventana.
Donde nos va pedir el Nombre de archivo y
Ubicación de la nueva base de datos escribiremos;
Mi primera Base de Datos
Una vez ya especificado el nombre de tu archivo,
hacer clic en el icono Ubicación
Es necesario darle clic, para cambiar la
ubicación que deseamos elegir. Al darle
clic en la ubicación se abrirá el siguiente cuadro.

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Deberemos utilizar la barra de direccionales superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para
situarnos en la carpeta que deseamos guardar la base de datos. Y en el cuadro de Nombre de archivo
podrás escribir el nombre que deseas nombrar. Luego, hacer clic en el botón Aceptar.
Luego pulsar o clic en el botón Crear para crear la base de datos. Automáticamente se creará
nuestra nueva base de datos a la cual Access, asignara una extensión ACCDB. Es el mismo
formato que se utilizaba en el Office 2007 por lo que no presentan problemas de compatibilidad.
Por defecto Access abrirá automáticamente una nueva Tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a
rellenar sus datos.
Una Tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los
demás objetos se crean a partir de estas. Si observas esta ventana, a la izquierda
aparece el Panel de navegación, es de donde podemos seleccionar todos los
objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada, solo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto, puedes
ocultar el panel, haciendo clic en el botón Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar que objetos mostrar y
de qué forma. También puedes ocultar las tablas dentro del panel haciendo clic en el botón .
CREAR TABLAS DE DATOS
Aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas
siguientes y luego trabajar con estos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2013.
Crear una Tabla de Datos:
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el
grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:
En el botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente
los datos.
En el botón Diseño de Tabla abre la Vista diseño, es el método que detallaremos en esta unidad didáctica.

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En el botón Listas SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el
podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
Desde el grupo de Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación, que permite crear una
tabla de entre las plantillas disponibles. Solo tendrás que rellenarla con sus datos.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la
estructura de la tabla, es decir definir las distintas columnas (campos) que esta tendrá y otras
consideraciones.
Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de
estado inferior. También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el
botón Ver > Vista diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.
Aparecera la Vista Diseño de la tabla.
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavia no hemos asignado un nombre a la tabla, por
defecto Access 2013 le ha asignado un nombre Tabla1).
A continuacion tenemos la rejilla donde definiremos las columnas (campos) que componen la tabla, se
utiliza una linea para cada columna, así en la primera linea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna
que estamos definiendo.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Busqueda) para definir las Propiedades
del campo, es decir la caracteristicas adicionales de la columna que estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algun tipo de ayuda sobre lo que tenemos que
hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna tipo
de datos y en el recuadro inferior derecho de Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de
valores que admitirá el campo.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compodrá la tabla:

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En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla Intro ó
Tab pasamos al tipo de datos por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si
queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista se
desplegara de la derecha y elegir el tipo de datos a realizar.
En Office 2019 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en
versiones anteriores: Calculado.
Observa cómo una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la
parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa
para poder indicar más características del campo, características que veremos con
detalle en la unidad temática siguiente.
A continuación, pulsar la tecla Intro ó Tab para ir a la tercera columna de la
rejilla.
Esta tercera columna no es obligatoria utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un comentario,
normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla
sepa que debe escribir ya que este comentario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.
TIPOS DE DATOS E IDENTIFICADOR DE TABLA
Tipo de datos Descripción / Definición Tamaño
Texto corto Datos alfanuméricos (nombres, títulos, etc.) Hasta 255 caracteres.
Texto largo
Grandes cantidades de datos alfanuméricos: oraciones y
párrafos. Vea El tipo de datos Memo ahora se llama "Texto
largo" para obtener más información sobre los detalles de los
textos largos.
Hasta 1 gigabyte (GB)
aproximadamente,
pero los controles para
mostrar un texto largo
se limitan a los
primeros 64 000
caracteres.
Número Datos numéricos. 1, 2, 4, 8 o 16 bytes.
Número grande
Se usa para almacenar un valor numérico no monetario. Es
compatible con el tipo de datos SQL_BIGINT en ODBC y
sirve para calcular de manera eficaz números grandes.
16.0.7812 bytes
Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes.
Moneda
Datos monetarios, almacenados con 4 posiciones decimales
de precisión.
8 bytes.
Autonumeración Valor único generado por Access para cada registro nuevo.
4 bytes (16 bytes para
el Id. de replicación).
Si/No
Datos booleanos (verdadero/falso); Access almacena el valor
numérico cero (0) para Falso y -1 para Verdadero.
1 byte.
Objeto OLE
Imágenes, gráficos u otros objetos de ActiveX desde otra
aplicación basada en Windows.
Hasta unos 2 GB.
Hipervínculo
Una dirección de vínculo a un documento o archivo en
Internet, en una intranet, en una red de área local (LAN) o en
el equipo local
Hasta 8192 (cada parte
de un tipo de datos
Hipervínculo puede
contener un máximo
de 2048 caracteres).

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Datos adjuntos
Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas
de cálculo o gráficos; cada campo Datos adjuntos puede
contener una cantidad ilimitada de datos adjuntos por
registro, hasta el límite de almacenamiento del tamaño de un
archivo de base de datos. Tenga en cuenta que el tipo de datos
Datos adjuntos no está disponible en los formatos de archivo
MDB.
Hasta unos 2 GB.
Calculado
Puede crear una expresión que use datos de uno o varios
campos. Puede designar tipos de datos de resultados
diferentes de la expresión. Tenga en cuenta que el tipo de
datos Calculado no está disponible en los formatos de archivo
MDB.
Depende del tipo de
datos de la propiedad
Tipo de resultado. El
resultado de tipo de
datos de texto corto
puede tener hasta 243
caracteres. Texto
largo, número, Sí/No y
la fecha y hora debe
coincidir con sus
respectivos tipos de
datos.
Asistente para
búsqueda
La entrada del Asistente para búsquedas en la columna de
tipo de datos en la vista Diseño no es realmente un tipo de
datos. Al elegir esta entrada, inicie el Asistente para ayudarle
a definir un campo de búsqueda simple o complejo. Un
campo de búsqueda simple usa el contenido de otra tabla o
una lista de valores para validar el contenido de un único
valor por fila. Un campo de búsqueda compleja permite
almacenar varios valores del mismo tipo de datos en cada
fila.
Depende del tipo de
datos del campo de
búsqueda.
CLAVE PRINCIPAL
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de
registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación del registro al cual
identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal
compuesta por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
En la pestaña Diseño > en las Herramientas de la pestaña Diseño, hacer clic sobre el botón Clave
principal .

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A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal
de la tabla.
Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del campo que es clave
principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeración.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos
pulsando simultáneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos
hacer clic principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja
crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
GUARDAR UNA TABLA
Para guardar una tabla, podemos:
Ir a la pestaña Archivo y elegir la opción Guardar
O hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso
Rápido.
Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el
siguiente cuadro de dialogo:
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
CERRAR UNA TABLA
Podemos cerrar una tabla de varias formas:
Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar
Hacer clic con el botón Central del Ratón (Mouse) sobre la pestaña con el nombre de la tabla. En
algunos ratones (mouse) el botón central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazarnos hacia arriba
y hacia abajo.
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha de al mismo nivel que
la pestaña de la ventana de la Vista diseño.
MODIFICAR TABLAS EN VISTA DISEÑO

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Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la definición de una tabla como
los datos introducidos en ella. Esta unidad está dedicada, principalmente a la Vista hoja de datos de una
tabla.
Modificar el diseño de una tabla en Vista Diseño
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva
columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna etc.) tendremos que realizar una
modificación en su diseño:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de navegación, seleccionar Vista
Diseño en el menú contextual.
Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior.
Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las
sustituciones necesarias.
Para añadir un nuevo campo:
Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo.
O Bien situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña
Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertara delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo:
Posicionar en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño.
O bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando
este marcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrara el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.
Por ultimo guardar la tabla.
Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio Modificar diseño de tabla en Vista Diseño.
MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA TABLA EN VISTA HOJA DE DATOS
La Vista de Hoja de datos se utiliza normalmente para editar los datos que contiene la tabla, aunque también
podemos modificar su diseño. Para abrir la tabla en esta vista:
Si la tabla no está abierta, desde el Panel de Navegación:
✓ Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla

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✓ O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opción en el menú contextual.
Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseño:
✓ Desde la pestaña Diseño o Inicio > grupo Vista > botón Ver, cambiaremos la vista.
✓ También desde el botón de la barra de estado.
La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:
A la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna llamada Agregar nuevo campo.
Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegará un menú que nos permitirá elegir el tipo de datos que
contendrá la nueva columna (o campo).
Al pulsar sobre el que nos interese, se insertara automáticamente en la tabla.
El encabezado del nuevo campo contendrá un nombre por defecto: Campo1. Si insertas otros se llamarán
Campo2, Campo3, etc. Para darle un nombre a los campos no hay más que seleccionar el encabezado con
un doble clic y borrar el texto Campo1, para a continuación escribir el nuevo nombre. Al finalizar, pulsar
Intro para que se guarde.

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Otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el encabezado seleccionar
la opción Cambiar nombre de campo, en el menú contextual.
También desde el menú contextual podremos Eliminar campo, si queremos deshacernos de una
determinada columna.
Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos modificando el contenido de la tabla
y decidimos realizar un pequeño cambio en su diseño, pero recomendamos realizar los cambios de diseño
en la Vista Diseño, ya que disponemos de un mayor control de la edición.
INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA
Como hemos comentado, la Vista Hoja de datos sirve principalmente para introducir y modificar los daos
de una tabla.
Cada fila nos sirve para introducir un registro.
✓ Para introducir registros.
Escribir el valor del primer campo del registro. En función del tipo de datos que sea lo haremos de un modo
u otro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los
datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estábamos introduciendo se almacenara, no es
necesario guardar los cambios de la tabla.
Al finalizar, puedes cerrar la tabla, o cambiar de vista, según lo que quieras hace a continuación.
Si lo queremos es borrar un registro entero:
Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
En la pestaña Inicio > grupo Registros > pulsar Eliminar o bien pulsar la tecla SUPR del teclado.
De la misma forma podemos eliminar una columna, si la seleccionamos y utilizamos el botón Eliminar.
Para modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo
a escribir.
Para practicar estas operaciones puedes realizar Ejercicios Introducir datos en una tabla.

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DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en que registro estamos situados y el número total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco no está diciendo el registro actual en que estamos situados, del total.
En este caso estamos en el registro 1 de un total de 3.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación:
Los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinara el tipo de datos
que tiene la columna. Le daremos clic a la imagen guardar automáticamente nos aparecerá una
ventana pidiendo un nombre a la tabla1. le daremos el nombre de la tabla1 que lo daremos el nombre
DATOS PERSONALES, clic en el botón aceptar. Una vez ya dado el nombre de la tabla1, nos aparecerá
automáticamente ya escrito el nombre que le hemos dado a la tabla1.
En esta imagen no podemos almacenar
información porque aún nos falta darles nombres a los campos de la tabla, tendremos que darle
clic a la imagen Diseño de Tabla.
Una vez dado clic nos
aparecerá una ventana
DATOS PERSONALES ESTUDIANTES (TABLA 1)
Nombre del Campo Tipo de Datos Descripción
N_Alumno Autonumeracion
Nombres Texto corto
Apellidos Texto corto
Edad Numero
Fecha_Nacimiento Fecha / hora
N_DNI Numero
Direccion Texto corto
Provincia Asistente para búsqueda

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Region Texto corto
Beca Si/No
Foto Objeto OLE
Archivos_Extras Datos Adjuntos
Telefono_Movil Texto
Observaciones Texto Largo
Estimados Estudiantes vamos a crear otra tabla con sus respectivos nombres de campos y tipos de datos de
la tabla que vamos a crear.
✓ Clic en la opción
✓ Clic en el luego aparecerá esta ventana donde vamos a escribir lo siguientes:
DATOS ACADÉMICOS ESTUDIANTES (TABLA 2)
Nombre del Campo Tipo de Datos Descripción
Nombres Texto corto
Apellidos Texto corto
Semestre Texto corto
Año_Academico Numero
Turno Asistente para búsqueda
A_Extrescolares Texto
Repite_Curso Si/No
Después de haber terminado el rellanado de los nombres de los campos y los tipos de datos de la tabla.
Seleccionaremos en la fila Cod_Estudiantes y luego darle clic en la imagen que automática mente
aparecerá la llavecita o clave y luego le das clic en el botón cerrar de la tabla
una vez al darle clic en el botón cerrar de la tabla aparecerá esta pequeña ventana
Le darán clic en “Si” y aparecerá y luego le dan un
nombre a la tabla escribirán Datos Personales Estudiantes y luego le dan clic en aceptar.
Una vez terminado, cerrado y guardado con sus respectivos nombres nos mostrara esta imagen

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le dan doble clic en la tabla “Datos Personales Estudiantes” y aparecerá esta ventana y luego escribirán
los siguientes:
Y luego también le dan doble clic en la tabla “Datos Académicos Estudiantes” que aparecerá esta ventana
y escribirán los siguientes:
PROPIEDADES DE CAMPOS DE UNA TABLA EN ACCESS
Las propiedades de un campo describen las características y el comportamiento de los datos agregados a
dicho campo. El tipo de datos de un campo es la propiedad más importante porque determina qué tipo de
datos puede almacenar el campo.
Abrir la tabla Cliente >> vamos a seleccionar a cada uno de los campos que se hace mención (Codigo –
Nombres – DNI – Fecha_Nacimiento) y para cada campo hay que configurar o aplicar sus respectivas
propiedades de campos (Autonumeración - Texto Corto – Número – Fecha/hora)
Campo Código / Tipos de datos Autonumeración
Campo Nombres / Tipos de datos Texto corto
Campo DNI / Tipos de datos Número
Campo Fecha_Nacimiento / Tipos de datos Fecha/Hora
luego nos vamos a la parte inferior de la
Tabla Cliente.

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Propiedad del campo Código / Tipos de datos Autonumeración
Propiedad del campo Nombres / Tipos de datos Texto corto
Propiedad del campo DNI / Tipos de datos Texto corto
Propiedad del campo Fecha_Nacimiento / Tipos de datos Fecha/hora

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Luego nos vamos a la opción Ver hacer clic en la flechita donde se va desplegar dos opciones >> hacer clic
en vista Hojas de datos
nos va mostrar una ventana de guardar
O sino también presionar las teclas Ctrl + G, significa Guardar
Nos vuelve a mostrar la otra ventana.
Nos va mostrar la tabla en vista de hojas de datos >> listo para ingresar registros tal como pide los campos
de la tabla.
RELACIONES ENTRE TABLAS EN ACCESS
La ventana relaciones le permite definir Relación entre los elementos almacenados en varias tablas de
Access. Está disponible haciendo clic en herramientas de base de datos > relaciones. Las relaciones son
como las reglas que rigen el modo en que los datos se conectan a la base de datos.
TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLAS EN ACCESS
Access 2019, permite establecer tres tipos diferentes de relaciones entre dos tablas, y cada una de ellas tiene
unas características que condicionarán el comportamiento final de la base de datos. Por ello, debe
seleccionarse correctamente el tipo de relación entre las tablas para obtener el resultado esperado.
Los tres tipos de relaciones que existen son:
Relación uno a uno:
Relaciona un único registro de la tabla principal con uno sólo de la tabla relacionada. Este tipo de relación
produce el mismo resultado que si se unieran los campos de ambas tablas en una sola tabla.
A Practicar:
Vamos a crear una BD_Relacion_Uno_Uno >> luego crear dos tablas llamadas Clientes – Vehículos

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seleccionar el campo Codigo_Cli >> seleccionar en
la propiedad Indexado >> clic en Si (Sin duplicados)
Luego nos vamos a crear Relaciones >> clic en el menú Herramientas de base de datos >> clic en
Relaciones >> nos va mostrar una ventana delgada.
seleccionar las dos tablas >> clic en Agregar >> clic en Cerrar
Nos aparecerá la ventana de relación de las tablas.
seleccionar el campo Codigo_Cli de la tabla Clientes
>> hacer clic sin soltar y arrastrar hacia el campo Codigo_Cli de la tabla Vehículos.
clic o activar las tres casillas y clic en Crear.

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RELACIÓN UNO A VARIOS:
Es el tipo de relación más frecuente. Un único registro de la tabla principal se puede relacionar con varios
de la tabla relacionada. Este tipo de relación es la que utilizaremos la mayoría de las veces.
A Practicar:
Vamos a crear una BD_Relacion_Uno_Varios >> luego crear tres tablas llamadas Estudiantes –
Colegiatura – Curso
Clic nos vamos hacer clic en el menú o pestaña Herramientas de Base de Datos >> clic en Relaciones >>
nos va mostrar una ventana de todas las tablas creadas.
luego seleccionar las tres tablas >> clic en Agregar >> clic en
Cerrar.
seleccionar en
la llave principal del campo Id_Estudiante de la tabla Estudiante >> arrastrar a la llave foránea a la tabla
Colegiatura del campo Id_Estudiante.

“TICRAPO”
R.M. Nro. 232-90-ED R.D. Nro. 0848-2006-ED
Nos va mostrar la ventana de relación >> habilitar haciendo clic en las tres casillas de verificación
luego hacer clic en Crear.
Seleccionar en la llave principal del campo Id_Estudiante de la tabla Estudiante >> arrastrar a la llave
foránea a la tabla Cursos del campo Id_Estudiante.
luego hacer clic en Crear.
Luego nos va mostrar la relación de las tablas creadas.
clic en el
botón Guardar.

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Vamos a ingresar tres registros a las tablas Estudiante – Curso – Colegiatura.
Una vez ya ingresadas los registros de las tablas >> cerrar todas las tablas >> luego abrir sola la tabla
Estudiante >> clic en el signo +
RELACIÓN VARIOS A VARIOS:
Un registro de la tabla principal se relaciona con varios de la tabla relacionada y, además, un registro de la
tabla relacionada se relaciona con varios de la tabla principal. Este tipo de relaciones se puede transformar
en dos relaciones de tipo uno a varios, creando una tabla intermedia de unión.
A Practicar:
Vamos a crear una BD_Relacion_Varios_Varios >> luego crear cuatros tablas llamadas Clientes – Grupo
–Inscripcion – Instructor

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Luego nos vamos a crear Relaciones >> clic en el menú Herramientas de base de datos >> clic en
Relaciones >> nos va mostrar una ventana delgada.
luego seleccionar los cuatros tablas >> clic en Agregar
>> clic en Cerrar.
Vamos acomodar tal como la imagen.
seleccionar el campo Id_Cliente de la
tabla Clientes >> hacer clic sin soltar y arrastrar hacia el campo Id_Cliente de la tabla Inscripción.

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clic o activar las tres casillas >> clic en
Crear
Luego seleccionar el campo Id_Grupo de la tabla Grupo >> hacer clic sin soltar y arrastrar hacia el
campo Id_Grupo de la tabla Inscripción.
Crear
Luego seleccionar el campo Id_Instructor de la tabla Instructor >> hacer clic sin soltar y arrastrar hacia
el campo Id_Instructor de la tabla Grupo.
Crear

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Luego nos va mostrar la relación de las tablas
creadas.
Vamos a ingresar tres registros a las tablas Clientes – Instructor – Grupo – Inscripción.
Una vez ya ingresadas los registros de las tablas >> cerrar todas las tablas >> luego abrir sola la tabla Clientes
>> clic en el signo +

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Una vez ya ingresadas los registros de las tablas >> cerrar todas las tablas >> luego abrir sola la tabla
Instructor >> clic en el signo +
CONSULTAS EN LAS TABLAS EN ACCESS 2019
Las consultas, es más fácil de ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de Access. Otros
motivos para usar consultas:
Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)
Calcular o resumir datos
Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en cuando los datos
más actuales.
Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos
Crear una Consulta de Selección: Ayudan seleccionar registro desde un conjunto de datos se
establecen criterios para mostrar información que cumpla con cada uno.
Crear una Consulta de Acción: son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados
en una tabla.
Crear una Consulta de Parámetros: son aquellas cuyas condiciones de búsqueda se definen mediante
parámetros.
Crear una Consulta de totales: calcula subtotales en grupos de registros; una fila de total calcula los
totales generales de una o varias columnas (campos) de datos.
Crear una Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas: es un tipo de consulta de selección que
formula una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas y devuelve un conjunto de resultados
en forma de una hoja de datos sin modificar los datos de las tablas.
Crear una Consulta de Creación de Tabla: se usa cuando se necesita copiar los datos en una tabla,
archivar datos o guardar resultados de una consulta como una tabla. Para cambiar o actualizar parte de

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los datos de un conjunto existente de registros (como uno o varios campos), puede usar una consulta de
actualización.
Crear una Consulta de datos Anexados: son consultas que añaden filas enteras a una tabla. Los
nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.
Crear una Consulta de Actualización: se usan para agregar, cambiar o eliminar la información de un
registro existente. Las consultas de actualización son como un formulario avanzado del cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar.
Crear una Consulta de Eliminación: son consultas que eliminan de una tabla los registros que
cumplen el criterio de búsqueda especificado. Para crear una consulta de eliminación: Abrimos una
nueva consulta en vista diseño. Añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.
CONSULTAS DE SELECCIÓN:
Vamos a crear una base de datos BD_VENTAS >> crear tres tablas llamadas Detalle – Factura – Productos
Luego en el campo Importe, declarar tipo de datos Calculado – automáticamente nos aparecerá una ventana
de generador de expresiones en donde vamos a generar Cantidad * Precio
Luego clic en el botón
aceptar.

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Una vez creada las tablas >> clic en el menú Herramientas de base de datos >> clic en Relación
Nos aparecerán las tablas en el área de trabajo para realizar las relaciones de tablas.
Clic en la tabla Productos – clic en el campo Cod – luego arrastrar hacia al campo Cod de la tabla Detalle,
que nos aparecerá una ventana.
una vez seleccionada las tres opciones
de relaciones. Clic en el botón que nos aparecerá otra pequeña ventana – clic en la
opción 3 – luego clic en Aceptar.
Luego clic en Crear.
Ahora realizar la segunda relación de tablas.
Clic en la tabla Facturar– clic en el campo NFactura – luego arrastrar hacia al campo NFactura de la tabla
Detalle, que nos aparecerá una ventana.
Una vez seleccionada las tres opciones de
relaciones. Clic en el botón que nos aparecerá otra pequeña ventana – clic en la
opción 3 – luego clic en Aceptar.

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Luego clic en Crear.
Ahí podemos apreciar nuestra primera relación tablas.
Vamos a ingresar once registros a las tablas Productos – Detalle – Factura

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CONSULTAS DE SELECCIÓN:
Nos vamos hacer clic en el menú Crear >> clic en Diseño de consulta
seleccionar todas las tablas agregar y cerrar.
En esta ventana hacer clic en los campos de cada tabla creada >> nos vamos hacer clic en el icono ejecutar
automáticamente va a comenzar a cargar y nos va aparecer las tablas relacionadas con los datos de
cada campo de la tabla.

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Clic en el botón guardar >> escribir el nombre Consulta_Seleccion
clic en Aceptar.
vamos editar la consulta >> seleccionar la consulta creada >> clic derecho >>
clic Vista de diseño.
Una vez aplicado los criterios de la consulta de la selección >> hacer clic en el botón guardar y luego clic
en ejecutar.
CONSULTAS DE ACCION:
seleccionar todas las tablas agregar y cerrar.

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nos vamos hacer clic en el
icono no va mostrar una ventana de dialogo >> escribir como nombre Precios
>> clic en Aceptar.
Luego nos vamos a la pestaña de la consulta >> clic derecho >> clic en vista hoja de datos
automáticamente nos aparecer la tabla
luego hacer clic en la pestaña consulta >>
clic derecho >> clic en Guardar

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nos va salir una ventana
clic en Aceptar.
Se no va a posesionar en el panel de objetos >> luego nos vamos hacer clic en la
pestaña crear_tablas_precios >> clic derecho >> clic en cerrar.
Nos vamos al panel de objetos >> hacer doble clic >> Crear_Tablas_Precios >> nos va abrir una ventana
de consulta de creación de tabla.
clic en Si
clic en Si
Nos aparecerá en el panel de objetos >> la tabla Precios.
hacer doble clic en la tabla Precios.
luego cerrar la tabla Precios.

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CREAR UNA NUEVA TABLA:
Nos vamos hacer clic en el menú Crear >> clic en Diseño de Tabla con el nombre
Nuevos_Productos
luego guardar la tabla >> nos vamos ingresar registros
a la tabla creada.
luego clic guardar.
CONSULTAS ANEXADOS:
seleccionar la tabla creada agregar y cerrar.
luego nos vamos hacer clic en el icono Anexar. no vas
mostrar una ventana delgada solicitando un anexo.
Hacer doble a los campos Cod –
Nom_Producto de la tabla
Nuevos_Productos.
Nos van aparecer en el panel de
consultas.

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elegir la tabla Productos >>
clic en el botón Aceptar.
Nos va mostrar en el panel de consulta en la opción Anexar a:
luego hacer clic en la pestaña consulta >> clic derecho >>
clic en Guardar
nos va salir una ventana clic en
Aceptar.
Luego nos vamos a cerrar la consulta creada Anexar_Nuevos_Productos >> nos va aparecer en el panel
de objetos la consulta creada.
hacer doble clic la consulta creada >> nos aparecerá una nueva ventana de permiso.
clic en Si
clic en Si
Luego hacer doble clic en la tabla Productos

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luego cerrar la tabla Productos.
CONSULTAS ACTUALIZADA:
Primero vamos abrir la tabla Precios >> es para ver sus registros, para asi actualizar el registro
nos vamos a la pestaña tabla >> clic cerrar.
seleccionar la tabla Precios agregar y cerrar.
En la tabla Productos >> nos
muestra los registros ingresados
en la tabla Nuevo_Productos

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luego nos vamos hacer clic en el icono Actualizar. no va
Agregar un campo Actualizar en el panel de consulta.
luego nos vamos a la pestaña Consulta >> clic derecho
>> clic en guardar >> escribir el nombre Consulta_Actualizacion.
clic en Aceptar.
Luego cerrar la consulta creada >> haciendo clic derecho >> clic en cerrar, no va mostrar la consulta
creada en el panel de objeto.
hacer doble clic a la consulta_actualizacion >> nos aparecerá una nueva
ventana de permiso.
Clic en Si
Hacer doble clic a los
campos Precio – Cod de la
tabla Precios.
Nos van aparecer en el panel
de consultas.

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Clic en Si
Luego nos vamos abrir la tabla Precios >> donde nos va aparecer el registro actualizado.
CONSULTAS DE ELIMINACIÓN:
seleccionar la tabla Precios agregar y cerrar.
luego nos vamos hacer clic en el icono Eliminar. no va Agregar un campo
Eliminar en el panel de consulta.
luego nos vamos a la pestaña Consulta >> clic derecho >> clic en guardar
>> escribir el nombre Consulta_Eliminación
Hacer doble clic a los
campos Precio – Cod de la
tabla Precios.
Nos van aparecer en el panel
de consultas.

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clic en Aceptar.
Luego cerrar la consulta creada >> haciendo clic derecho >> clic en cerrar, no va mostrar la consulta creada
en el panel de objeto.
hacer doble clic a la consulta_eliminacion >> nos aparecerá una nueva ventana
de permiso.
Clic en Si
Clic en Si
Luego nos vamos abrir la tabla Precios >> donde nos va mostrar el registro eliminado.
INFORMES EN ACCESS 2019
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos
de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los
contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo. Encontrar datos
específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)

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Los tipos de informes que puedes hacer en Access
Lista de clientes. Uno de los informes que puedes generar con Access es una lista de toda tu base de
clientes. ...
Volumen de ventas. Como un programa de base de datos, Access es capaz de recoger todos los datos
que introduces en él y en cualquier formato que necesites. ...
Representantes de ventas. ...
Productos. ...
Empleados.
CREAR UN INFORME EN ACCESS 2019
Primero: Nos vamos seleccionar la Consulta_Seleccion >> nos vamos hacer clic en el menú Crear >>
clic en el icono automáticamente nos aparecerá nuestro informe.
Puedes seleccionar a varias vistas: vista informes, presentación y diseño >> haciendo clic en la barra titular
del informe >> clic derecho y elegir la vista.
Luego vamos hacer clic derecho >> clic en Vista previa de impresión >> nos va salir la vista.
nos vamos hacer

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Vamos a diseñar nuestro informe >> haciendo lo siguiente tal como esta la imagen.
clic en el manu configurar pagina >> clic en Horizontal >> clic en la opción Tamaño >> clic en A4
Luego clic en la pestaña >> clic derecho >> guardar.
clic en Aceptar >> luego nos va mostrar en el panel de
objetos >> el informe creado.
hacer doble clic el informe >> nos va aparecer el diseño completado.

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CREAR UN ASISTENE PARA INFORMES EN ACCESS 2019
Nos vamos hacer clic en el menú Crear >> clic en el icono automáticamente
nos aparecerá una ventana.
hacer clic se va pasar
todos los campos al cuadro en blanco.
clic en siguiente.
clic en Siguiente.

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luego clic en Siguiente.
clic en Siguiente.
Hacer clic en el campo
Fecha >> luego clic en
el botón >
Elegir el campo Cod.
Clic en el botón
Siguiente.
Clic En pasos >> clic
en Horizontal

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clic en Finalizar.
vamos a
configurar un poco mas de lo indicado en la vista.
FORMULARIOS EN ACCESS 2019
Un formulario de Access es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de usuario
para una aplicación de base de datos. Puede usar formularios dependientes para controlar el acceso a datos,
por ejemplo, qué campos o filas de datos se muestran.
Tipos de Formularios
Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla: registros en fila y campos en columnas.
Gráfico: se abre el asistente para gráficos.
Principal/subformulario: asistente para usar varias tablas o consultas en un
mismo formulario.
CREAR UN FORMULARIO EN ACCESS 2019
Primero: Nos vamos seleccionar a la tabla Precios >> nos vamos hacer clic en el menú Crear >> clic en
el icono automáticamente nos aparecerá nuestro formulario en vista de presentación.
Escribir el nombre
Informe_Ventas2

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En esta ventana de formulario, podemos diseñar y también elegir en tres vistas de formularios.
vamos hacer clic en Vista Diseño.
luego de diseñar el
formulario nos vamos hacer clic derecho en la pantalla del formulario >> clic en Propiedades de
formulario.
nos va aparecer sus propiedades en lado derecho.
Cada vista del
formulario tiene su
funcionamiento.

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Vamos a seleccionar o elegir el objeto formulario >> luego la propiedad Título y botones minimizar y
maximizar.
luego nos vamos
a la pestaña Precio >> hacer clic derecho >> clic en Guardar.
no va mostrar una ventana.
Luego nos vamos a la pestaña Formulario_Precios >> hacer clic derecho >> clic en vista en Formulario.
aquí nos muestra el formulario tal
como hemos diseñado y programado.
Esta barra es al siguiente, ultimo, anterior, inicio, crear nuevo registros, buscar registros y eliminar registros.
Elegir el tipo de
selección Formulario.
Seleccionar las
propiedades como
Titulo y botones
Minimizar y
maximizar: opción
ninguno
Seleccionar la
propiedad Emergente
>> clic en Si

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CREAR ASISTENTE DE FORMULARIO:
Clic en la Ficha CREAR – nos vamos en el grupo luego clic
en nos aparecerá una ventana en donde vamos a elegir la tabla
Facturar – luego clic en campos seleccionados:
luego elegimos la tabla Detalle y elegir
el campo Cod. hacia a los campos seleccionados.
Luego nos vamos a la tabla Productos y elegir el campo Nom_Prod. Clic en hacia a los campos
seleccionados.
Luego nos regresamos a la tabla Detalle, elegir los campos Cantidad, Precio, Importe clic en hacia
a los campos seleccionados.
clic en el botón
Siguiente.

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Clic en el botón
Siguiente.
Clic en el botón Siguiente.
Clic en el botón
Finalizar.

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clic en Guardar –
luego clic en Vista Presentación. Sirve para modificar los cuadros de textos.
Clic en Guardar – luego
clic en Vista Formulario. Sirve para ingresar registro al formulario Facturar.

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