Mon rapport de stage lors de mon expérience professionnelle de 4 mois au sein de l'agence LA FONDERIE au pôle healthcare

1. Tuteur
:
Céline
Pulido
Etablissement/
Formation
:
114,
Rue
Marius
Aufan
92300
Levallois
Entreprise
d’accueil
:
61,
Rue
Jules
Auffret
93500
Pantin
RAPPORT DE
STAGE
ASSISTANTE
CHEF
DE
PROJET
EVENEMENTIEL
BESSIERES
LOUISE
DU
09/01/17
AU
28/04/17

2. 2
Sommaire………………………………………………………….……………………………………………………….……1
Remerciements…………………………………………………………………………………………………………….…2
Evaluation
de
stage……………………………………………….……………………………………………………..3-­‐4
CV
actualisé………………………………………………………………………………………………………………....….5
Introduction……………………………………………………………………………………………….……….........…6-­‐7
Interview……………………………………………………………………………………………………………………….8-­‐9
I) Présentation
de
l’entreprise
A) Cartographie
de
l’entreprise……………………………………………………………………..10
B) Présentation
de
l’organisation
du
groupe
LA
FONDERIE
………………………..10-­‐11
C) Organigramme…………………………………………………..………………………………………11
II) Description
des
missions
effectuées
A) Enjeux
de
mes
missions
au
sein
de
pôle
Heatlhcare,
méthodes
et
résultats
obtenus…………………………………………………………………………………………………12-­‐31
III) Présentation
de
la
réunion…………………………………..……….…………………………...22-­‐24
IV) Bilan
de
stage
A) Réflexion
autour
du
secteur
d’activité……………………………………………….………25
B) Comportement
développé………………….…………………………….……………………26-­‐27
C) Compétences
acquises…………………………………………………..…………………………..27
V) Conclusion
A) Axes
d’amélioration
de
mon
comportement
en
entreprise
…………………….28-­‐29
B) Bilan
de
ma
mission
effectuée………………………………………………………………..29-­‐30
C) Réflexion
sur
mon
projet
professionnel………………………………………………….30-­‐32
Annexes
SOMMAIRE

3. 3
Je
tiens
à
remercier
toutes
les
personnes
qui
ont
contribué
au
succès
de
mon
stage
et
qui
m’ont
aidé
lors
de
la
rédaction
de
ce
rapport.
Tout
d’abord,
je
tiens
à
remercier
Céline
Pulido,
directrice
de
clientèle,
de
m’avoir
accueilli
pour
effectuer
mon
stage,
en
m’offrant
ainsi
la
possibilité
d’acquérir
une
expérience
professionnelle
très
enrichissante.
De
plus,
je
tiens
à
remercier
vivement
ma
maître
de
stage,
Mme
Aminta
Timera,
directrice
de
projet
au
service
Healthcare,
au
sein
de
l’entreprise
La
fonderie,
pour
son
accueil,
le
temps
passé
ensemble
et
le
partage
de
son
expertise
au
quotidien.
Grâce
aussi
à
sa
confiance
j’ai
pu
m’accomplir
totalement
dans
mes
missions.
Elle
fut
d’une
aide
précieuse
dans
les
moments
les
plus
délicats.
Je
remercie
également
tout
le
service
Healthcare,
pour
leur
accueil
et
leurs
disponibilités.
Enfin,
je
tiens
à
remercier
toutes
les
personnes
qui
m’ont
conseillé
et
relu
lors
de
la
rédaction
de
ce
rapport
de
stage
:
ma
famille.
REMERCIEMENTS

4. 4
ÉVALUATION
DE
STAGE

5. 5

6. 6

7. 7
Dans
le
cadre
de
ma
deuxième
année
à
l’EFAP,
l’école
des
nouveaux
métiers
de
la
communication,
j’ai
eu
l’opportunité
de
réaliser
un
stage
en
tant
qu’Assistante
Chef
de
Projet
au
sein
d’une
agence
événementielle
:
La
fonderie.
Ce
stage
était
ma
première
expérience
dans
ce
domaine.
Suite
à
un
entretien
concluant
avec
Céline
Pulido,
directrice
de
clientèle,
j’ai
intégré
son
entreprise
du
9
janvier
au
28
avril
2017.
Mes
horaires
étaient
de
9H30
à
13H00
et
de
14H00
à
17H30.
Ce
stage
devait
me
permettre
de
mettre
en
pratique
ce
que
j’ai
pu
apprendre
au
sein
de
mon
école
en
milieu
professionnel.
Ma
décision
était
plus
facile
à
prendre
que
l’année
dernière
car
je
n’avais
aucune
expérience
professionnelle.
Selon
moi,
les
stages
sont
une
découverte
d’un
secteur
d’activité
et
m’apportent
des
éléments
permettant
d’éclairer
mon
choix
futur
entre
les
différentes
spécialisations
proposées
par
l’EFAP.
Cette
année,
ayant
déjà
eu
un
stage
dans
une
agence
de
presse
spécialisée
dans
la
mode,
je
savais
déjà
ce
que
je
ne
voulais
plus
faire.
Durant
mes
deux
années
scolaires,
j’ai
pu
découvrir
de
plus
près
ce
qui
touchait
le
monde
de
la
communication
et
ainsi
apprécier
ou
non
certaines
matières.
INTRODUCTION

8. 8
J’ai
particulièrement
approuvé
le
domaine
de
la
communication
interne
et
me
voyait
ainsi
travailler
dans
une
agence
évènementielle
B
to
B.
L’organisation
d’évènements
est
un
domaine
qui
m’a
toujours
attiré,
que
j’ai
toujours
voulu
découvrir.
Je
pense
que
ma
personnalité
correspond
bien
à
ce
métier
puisque
j’aime
communiquer,
j’apprécie
les
relations
humaines
et
la
proximité
avec
les
individus.
De
plus,
j’affectionne
particulièrement
la
création,
la
créativité
et
l’image
depuis
mon
enfance.
Le
fait
de
travailler
au
sein
d’une
agence
évènementielle
pour
des
laboratoires
pharmaceutiques
me
plait
davantage
puisque
ces
deux
spécialités
m’intéressent.
L’agence
LA
FONDERIE
s’est
installée
en
2003,
à
Pantin,
dans
une
ancienne
fonderie
de
fer,
un
site
où
brûle
encore
une
énergie
créative
et
où
souffle
une
promesse
de
qualité
et
d’innovation,
au
service
des
annonceurs.
Leurs
vocations
sont
de
développer
l’expérience
du
LIVE
au
cœur
des
dispositifs
de
communication
de
leurs
clients.

9. 9
J’ai
fais
le
choix
d’interviewer
ma
maître
de
stage
car
c’est
elle
qui
m’a
accompagné
durant
le
long
de
ces
4
mois.
J’ai
beaucoup
appris
grâce
à
elle.
Grâce
aussi
à
sa
confiance,
j’ai
pu
m’accomplir
totalement
dans
mes
missions.
Elle
fut
d’une
aide
précieuse
dans
les
moments
les
plus
délicats.
Quelles
sont
les
principales
activités
d’un
chef
de
projet
événementiel
?
Quel
est
son
rôle
?
Le
rôle
de
chef
de
projet
est
assez
varié.
L’objectif
principal
du
chef
de
projet
est
de
«
vendre
du
rêve
»
à
son
client.
Il
doit
répondre
au
mieux
à
ses
besoins
et
à
ses
exigences
afin
de
concevoir
l’évènement
qu’il
souhaite.
Il
doit
également
faire
beaucoup
de
commercial
et
de
communication,
afin
de
promouvoir
son
évènement
et
trouver
les
meilleurs
sponsors
en
adéquation
avec
l’évènement.
Il
gère
également
la
sécurité
comme,
par
exemple,
accompagner
le
client
pour
l’ouverture
de
sa
manifestation…
Quelles
ont
été
vos
motivations
pour
travailler
dans
le
milieu
de
l’événementiel
?
Ce
qui
m’a
plu
dans
l’évènementiel
est
surtout
le
dynamisme
du
métier.
On
ne
s’ennuie
jamais.
J’apprécie
également
le
contact
avec
les
personnes,
et
le
fait
de
relever
des
défis
constamment.
INTERVIEW

10. 10
Quelles
sont
les
qualités
et
les
compétences
nécessaires
à
un
chef
de
projet
événementiel
?
En
ce
qui
concerne
les
point
forts,
c’est
un
métier
qui
bouge
tout
le
temps,
on
ne
s’ennuie
jamais
car
on
n’a
pas
le
temps
pour.
On
développe
son
réseau
à
chaque
évènement,
ce
qui
est
important
dans
ce
métier.
Plus
on
a
de
contacts,
mieux
c’est
pour
la
suite.
Pour
être
un
bon
chef
de
projet,
il
faut
être
organisé,
sérieux,
mais
parfois
aussi
autoritaire,
avoir
une
bonne
condition
physique,
ne
pas
compter
ses
heures,
et
tout
donner
à
chaque
client,
ne
jamais
s’économiser.
Quels
sont
les
inconvénients
de
ce
métier
?
Il
ne
faut
pas
compter
ses
heures
en
évènementiel,
vous
êtes
peu
chez
vous
et
vous
avez
rarement
du
temps
libre.
Vous
vivez
pour
votre
métier.
Si
vous
êtes
carriériste,
c’est
parfait
pour
vous.
Si
vous
deviez
résumer
ce
métier
en
UN
seul
mot,
quel
serait-­‐il
?
Si
je
devais
résumer
ce
métier
en
un
seul
mot
:
EXCITANT.
Que
diriez-­‐vous
à
un
étudiant
qui
viendrait
vous
demander
conseil
?
D'abord,
de
varier
les
environnements
de
stage
pour
vraiment
fixer
son
choix
de
carrière
et
se
rendre
compte
par
soi-­‐même
des
réalités
du
travail
dans
les
différentes
structures.
Ensuite,
quel
que
soit
le
lieu
où
tu
travailles,
il
ne
faut
pas
avoir
peur
de
t'affirmer
pour
proposer
tes
idées.
Et
enfin,
il
faut
savoir
que
dans
ce
milieu,
les
postes
sont
souvent
temporaires,
il
est
rare
de
faire
toute
sa
carrière
au
même
endroit.
En
général,
si
on
veut
évoluer,
on
est
amené
à
changer
d'entreprise
au
fil
du
temps.

11. 11
A) Cartographie
de
l’entreprise
-­‐
la
taille
:
-­‐29
salariés -­‐
115
collaborateurs
pour
le
groupe
-­‐
Statut
:
Société
par
Action
Simplifiée
-­‐
domaine
:
Evénementiel
et
Travel
-­‐
partenaires
:
Expert
Lead,
Prod’arev,
Bmisystem,
TF1events,
Tucania,
-­‐
CA
2016
:
13
643
642€
26
millions
€
de
CA
pour
le
groupe
PAROLES
DE
CHEF
DE
PROJET
«
La
fonderie,
pour
nous,
c’est
d’abord
une
forte
culture
d’agence
qui
est
véritablement
présente
dès
les
premiers
jours.
Cette
culture
est
en
premier
lieu
faite
d’un
vrai
sens
du
service
client,
d’un
profond
respect
quant
à
ses
attentes.
Une
autre
dimension
aussi
très
forte
:
la
culture
du
resultat
fini,
de
la
réalisation
concrète
et
le
goût
du
détail
qui
va
avec..
»
B) Présentation
de
l’organisation
du
groupe
LA
FONDERIE.
La
fonderie
est
un
groupe
de
115
collaborateurs.
Il
y
a
deux
groupes
dans
l’agence
:
Events
&
travels
et
Healthcare.
J’ai
pu
intégré
l’agence
au
sein
du
groupe
Healthcare.
Nos
clients
n’étaient
que
des
laboratoires
pharmaceutiques.
De
plus,
dans
I) PRESENTATION
DE
L’ENTREPRISE

12. 12
ces
deux
sous
groupes,
on
peut
retrouver
3
pôles
:
PLACE
GRAND
PUBLIC,
LES
ARTS
MIGRATEURS
et
SDT
évents.
C) Organigramme
du
groupe
de
l’agence
Marc-ElieWEIL
PrésidentDirecteurGénéral
StéphanieROUCOU
DirectionExternalisation
Equipede40personnes
CélinePULIDO
DirectionHealthcare
Equipede9personnes
Jean-PaulBRUSQ
DirectionTravel
Equipede11personnes
BrunoBELLETIER
DirectionEvent&Création
Equipede4personnes
CorinneMOREIRA
DirectionAdministrative
Equipede4personnes
Annie-ClaudeMIARA
DirectricecommercialTravel
NathalieMORLOT
AssociéeConseil
LaurentTORDJMAN
Directeurcommercial Event
-Healthcare-DMOS
GadWEIL
AssociéConseilet
DirecteurArtistique
PaulMIARA
DirecteurConseil
BPIFrance
Associé
Servicecommercial
3personnes
Service
Qualité&Audit
et
ServiceIT
2personnes
C
A
C
O
D
I
R
C
O
P
I
L
ORGANIGRAMMELAFONDERIE2017

13. 13
A)
Enjeux
de
mes
missions
au
sein
du
pôle
Healthcare,
méthodes
et
résultats
obtenus
1)
GESTION
ATRIUM
Le
Chef
de
projet
Évènementiel
est
en
charge
de
la
conception
d’évènements,
de
son
suivi
logistique,
de
la
planification
et
du
suivi
de
lancement
de
projets.
Il
veille
à
la
réalisation
des
briefes
et
des
recommandations,
il
s’assure
de
l’élaboration
des
devis
et
du
respect
des
budgets.
Le
chef
de
projet
évènementiel
est
responsable
de
la
gestion
et
de
la
coordination
des
prestataires.
Pour
gérer
l’organisation
de
l’évènement,
nous
utilisons
un
logiciel
nommé
:
ATRIUM.
Celui-­‐ci
est
spécifique
aux
industries
de
santé.
La
plateforme
collaborative
Atrium
est
une
réponse
globale
aux
processus
de
gestion
des
événements
ainsi
qu’aux
exigences
locales
et
internationales
de
la
transparence
(EFPIA,
Sunshine
Act,
DMOS,
Loi
Bertrand).
J’ai
appris
lors
d’une
réunion
que
DMOS
se
définit
par
l’interdiction
de
proposer
ou
procurer
des
avantages
aux
Professionnels
de
santé.
On
parle
des
entreprises
qui
commercialisent
des
produits
remboursés
par
la
Sécurité
sociale.
Les
professionnels
de
santé
sont
les
médecins,
pharmaciens,
chirurgiens-­‐dentistes,
sages-­‐femmes,
II) DESCRIPTION
DES
MISSIONS
EFFECTUÉS

14. 14
infirmier(e)s,
masseurs-­‐
kinésithérapeutes.
Atrium
Congrès
est
l’outil
complet
qui
prend
simultanément
en
charge
les
aspects
logistiques,
budgétaires
et
transparence.
Le
laboratoire
peut
autoriser
l’accès
à
la
gestion
d’un
événement
donné
à
son
agence
prestataire
:
les
données
(invitations,
restauration,
hébergement,
plans
de
transport,
remboursement
de
frais...)
sont
alors
récupérées
à
la
source.
Bien
qu’externalisée,
toute
la
gestion
de
l’événement
est
alors
tracée
et
monitorée
par
le
laboratoire.
Selon
moi,
Atrium
est
un
outil
communicant
car
chaque
invité
à
une
manifestation
reçoit
une
invitation
par
courrier
électronique
qui
lui
permet
de
se
connecter
sur
son
mini-­‐site
dédié
pour
valider
sa
participation,
ses
modalités
d’hébergement
et
de
transport
ou
encore
signer
sa
convention
électroniquement.
Atrium
Congrès
assure
au
quotidien
avec
fiabilité
la
gestion
d’événements
de
taille
conséquente.
En
tant
qu’assistante
chef
de
projet,
j’ai
appris
à
gérer
des
événements
internes
et
des
symposiums,
pour
une
gestion
globale
des
événements.
2)
GESTION
DES
INVITATIONS
Mes
missions
principales
étaient
de
faire
du
mailing
comprenant
invitations,
suivis
des
coupons
réponses
qui
serviront
à
déterminer
quels
invités
participeront
ou
ne
participeront
pas.

15. 15
Lorsque
nous
sommes
au
courant
de
leurs
présences
à
l’évènement,
c’est
que
nous
avons
reçu
un
fax
avec
le
cachet
du
médecin
et
sa
réponse
sur
le
coupon-­‐réponse
que
nous
lui
avons
envoyé
avec
l’invitation
par
voie
postale.
A
chaque
réponse,
nous
devons
mettre
à
jour
la
liste
des
invités
dans
Atrium
afin
que
le
laboratoire
soit
mis
au
courant
des
nouveautés.
Ceci
est
un
des
principaux
outils
de
communication
pour
organiser
et
gérer
l’événement
en
tant
que
chef
de
projet.
Les
canaux
de
communication
sont
différents
selon
l’événement
à
organiser.
Si
nous
faisons
face
à
une
RP,
nous
envoyons
les
invitations
par
courrier.
S’il
s’agit
d’un
gros
événement
dans
le
quel
nous
avons
à
gérer
automatiquement
les
acheminements
et
les
hébergements
des
invités,
la
communication
par
email
est
nécessaire,
car
il
est
plus
efficace
d’échanger
diverses
informations
et
traiter
les
modifications
de
manière
directe.
3)
RELANCES
TÉLÉPHONIQUES
Il
est
préférable
de
ne
pas
en
rester
sur
la
réponse
des
invitations
coupons-­‐réponses
que
nous
avons
envoyé
par
voie
postale.
J’ai

16. 16
donc
procédé
aux
relances
téléphoniques
pour
savoir
si
les
participants
confirmaient
bien
leurs
présences,
et
leurs
propositions
d’acheminement.
4)
GESTION
D’HEBERGEMENT
Par
ailleurs,
la
gestion
d’hébergement
est
primordiale
pour
les
invités
qui
se
trouvent
à
plus
de
50
km
du
congrès.
J’ai
appris
que
les
invités
locaux
n’ont
pas
le
droit
d’être
hébergés
lorsqu’ils
habitent
à
moins
de
50
km
du
lieu
de
l’événement.
Nous
devons
donc
prévoir
des
hébergements
pour
les
STAFF
et
les
médecins.
Les
STAFF
sont
des
individus
en
interne
issus
des
laboratoires
pharmaceutiques.
Il
m’est
arrivé
plusieurs
fois
de
devoir
faire
des
demandes
de
devis
par
mail
ou
téléphone
concernant
des
réservations
de
groupe
en
précisant
les
dates,
le
nombre
de
chambres
et
en
précisant
notre
budget
TTC,
au
sein
de
plusieurs
hôtels.
Lorsque
le
service
réservation
m’indique
que
toutes
les
chambres
sont
disponibles
avec
le
budget
que
nous
avons,
mon
rôle
était
aussi
de
leur
demander
si
nous
étions
commissionnés,
les
conditions
d’annulations
et
la
date
de
l’option.
Si
les
budgets
de
l’hôtel
ne
correspondaient
pas
à
celui
que
nous
avons,
il
m’est
arrivé
de
faire
des
négociations
de
prix.
Nous
ne
pouvons
pas
accepter
tout
de
suite
la
réservation
auprès
de
l’hôtel.
Bien
évidement,
nous
devons
attendre
le
choix
des
clients
entre
les
différents
hôtels
que
nous
leur
avons
proposés.

17. 17
5)
GESTION
DE
RESTAURATION
Une
autre
de
mes
missions
était
de
gérer
la
restauration
des
invités.
J’ai
donc
dû
rechercher
des
restaurants
qui
correspondaient
aux
demandes
des
clients
à
Paris
et
à
Madrid.
Les
clients
pour
l’événement
à
Madrid
voulaient
un
restaurant
original,
atypique
tout
en
restant
de
haute
gamme.
En
ce
qui
concerne
les
évènements
à
Paris,
les
clients
réclamaient
un
lieu
chic
avec
une
salle
dansante
à
l’intérieur,
ou
bien,
des
lieux
atypiques
et
chaleureux.
Comme
pour
l’hébergement,
j’ai
dû
demander
des
devis
en
précisant
le
nombre
de
personnes
qui
dineront
au
sein
du
restaurant,
la
date,
le
programme
et
d’autres
informations
nécessaires
pour
que
le
devis
soit
fait
correctement.
6)
PRESENTATION
DES
LIEUX
Par
la
suite,
j’ai
crée
plusieurs
RECOS.
Une
Reco
est
une
présentation
sur
power
point
présentant
les
propositions
de
lieux
d’hébergement
et
de
restauration
pour
un
événement.
Je
devais
donc
rechercher
des
visuels
illustrant
bien
les
lieux
tout
en
faisant
leurs
promotions
avec
une
description,
afin
que
les
clients
choisissent
ceux
qu’ils
préfèrent.
Il
arrive
parfois
qu’ils

18. 18
refusent
toutes
propositions,
dans
ce
cas
nous
devons
encore
chercher
des
lieux
qui
correspondraient
plus
à
leurs
attentes.
7)
GESTION
D’ACHEMINEMENT
L’agence
se
chargera
de
rechercher
le
meilleur
itinéraire
de
voyage
possible
en
tenant
compte
de
la
ville
de
départ,
des
impératifs
horaires
des
invités,
des
conditions
tarifaires
et
du
confort
du
voyage. La
recherche
d’acheminement
est
une
mission
très
importante
pour
que
les
médecins
et
«
les
staff
»
puissent
participer
à
l’heure
aux
différents
événements.
J’ai
par
conséquent
dû
traiter
les
billets
de
chaque
individu.
Une
fois
tous
les
noms
des
médecins
et
des
staff
mis
sur
ATRIUM
par
la
cliente
(la
responsable
du
laboratoire
pharmaceutique),
mon
objectif
était
d’assigner
les
invités
à
leurs
activités,
leurs
hôtels
et
leurs
acheminements.
Par
la
suite,
ils
reçoivent
une
invitation
par
courrier
électronique
qui
leur
permet
de
se
connecter
sur
le
mini-­‐site
dédié
pour
valider
leurs
participations.
Il
m’est
souvent
arrivé
de
traiter
certains
mails
ou
certains
appels
téléphoniques
de
participants
qui
souhaitaient
faire
des
modifications
de
leurs
itinéraires.
8)
GESTION
DE
LOGISTIQUE
AVEC
FLEXSIGMA
ET
4D
Après
nos
relances
téléphoniques
auprès
des
invités
confirmés
n’ayant
pas
validé
leur
proposition
d’acheminement,
nous

19. 19
passons
à
l’étape
des
pochettes
voyage.
Les
pochettes
voyages
se
caractérisent
par
l’envoi
des
titres
de
transport,
la
réservation
hôtelière
et
informations
pratiques
par
mail.
Cette
e-­‐pochette
comprendra
l’ensemble
des
informations
concernant
l’accès
au
lieu,
le
programme.
Lorsque
les
titres
de
transport
des
participants
contiennent
des
billets
à
valeur
(billet
sncf
papier
donc
non
électronique),
il
est
préférable
d’adresser
leurs
pochettes
voyages
par
courrier
suivi. À
maintes
reprises,
j’ai
dû
vérifier
si
les
titres
de
transports
correspondaient
aux
bonnes
informations
émises
dans
la
gamme
de
logiciel,
propre
à
l’agence
:
4D.
Par
définition,
4D
est
la
gamme
de
logiciel
qui
permet
d’avoir
les
coordonnées
des
invités,
le
détail
des
réunions
et
de
leurs
acheminements.
Il
est
important
que
toutes
les
informations
sur
4D
et
Atrium
soient
toujours
mises
à
jour,
afin
de
travailler
dans
de
meilleures
conditions.
Après
avoir
envoyé
les
pochettes
voyages
aux
invités
confirmés,
nous
procédons
au
mailing
de
confirmation
avec
le
titre
de
la
réunion,
la
date
et
le
lieu. De
plus,
Flexisgma
est
aussi
un
logiciel
propre
à
l’agence,
permettant
d’organiser
les
factures
client,
les
fournisseurs,
et
les
dépenses
annexes.
La
gestion
des
données
(des
factures
et
des
notes
de
frais)
est
primordiale
dans
le
métier
d’évènementiel.
9)
POST
EVENEMENT
Plusieurs
fois,
ma
mission
a
été
d’envoyer
le
formulaire
de
remboursement
de
frais
à
tous
les
participants
avant
l’évènement.
Pour
chaque
dépenses
individuelles
des
individus
lors
du
congrès
(tickets
de
bus,
dîners,
taxis,
hébergement...
),

20. 20
leur
rôle
est
de
nous
renvoyer
le
formulaire
de
remboursement
par
courrier
afin
que
l’agence
rembourse.
Au
sein
de
ce
formulaire,
après
l’événement,
le
participant
doit
obligatoirement
justifier
ses
achats
avec
des
tickets
de
caisse.
Sinon,
il
ne
sera
pas
remboursé.
Par
la
suite,
nous
envoyons
au
comptable
le
chèque
de
remboursement
de
frais
sur
4D
avec
diverses
informations
:
La
date,
le
libellé,
la
rubrique
et
le
montant.
Le
but
est
que
le
comptable
fasse
la
démarche
de
remboursement
grâce
à
nos
actions
sur
cette
base
de
donnée.
Lorsque
l’événement
est
passé,
la
cliente
nous
envoie
une
liste
d’émargement.
Une
liste
d’émargement
est
une
feuille
de
présence,
document
faisant
foi,
sur
lequel
on
appose
sa
signature.
Je
devais
à
plusieurs
reprises
modifier
sur
atrium
le
statut
post
évent
des
participants
pour
que
la
cliente
soit
mise
au
courant.
Par
exemple,
Il
est
arrivé
que
nous
gérions
l’acheminement
et
l’hébergement
d’un
invité
à
Madrid,
qui
n’a
pas
participé
à
la
réunion.
Nous
avons
donc
conclu
qu’il
est
allé
à
Madrid
pour
des
vacances
et
non
pour
la
réunion
des
médecins,
comme
ce
qui
était
censé
être
prévu.
10)
SIGNALÉTIQUES
Lors
d’une
organisation
d’un
événement,
il
est
primordial
de
créer
des
signalétiques
pour
que
les
participants
se
retrouvent
lorsqu’ils
sortent
de
l’avion
afin
de
savoir
ou
ils
vont,
ou
bien,
avoir
des
informations
nécessaires
sur
le
déroulement
de
leur
voyage.
J’ai
donc
dû
créer
sur
Word
des
panneaux
A4
que
les
hôtesses
mettent
bien
en
vue
pour
les
collaborateurs.
Le
texte

21. 21
était
uniquement
:
-­‐
«
Séminaire
des
équipes
France
»
sur
un
fond
ciel
bleu.
B)
Mission
effectuée
et
présentation
du
pôle
:
Place
grand
Public
J’ai
pu
faire
diverses
rencontres
et
m’intéresser
aux
différents
pôles
que
propose
l’agence,
notamment
celui
de
«
Place
Grand
Public
».
Place
grand
Public
traite
les
évènements
grands
publics.
L’évènement
qui
aura
lieu
prochainement
sera
à
Avenue
Foch
du
3
au
5
juin
2017,
et
se
nomme
:
BIODIVERSITERRE.
Biodiversiterre
est
une
installation,
une
œuvre
végétale
et
humaine
qui
métamorphose
l’avenue
Foch.
Elle
convie
le
public
parisien
et
francilien
à
un
voyage
dans
un
monde
agricole
et
horticole
plus
respectueux
de
la
nature.
Au
gré
d’une
promenade
festive,
entre
découverte
et
plaisirs
simples,
Biodiversiterre
met
en
scène
les
enjeux
de
la
responsabilité
de
l’homme.
Dix
tableaux
vivants
et
interactifs
permettront
au
public
de
comprendre
et
de
réagir
sur
les
questionnements
et
les
paris
du
futur.
Chaque
tableau
est
une
facette
qui
contribue
à
former
une
vision
contemporaine
et
active
de
la
biodiversité
et
de
l’agro-­‐écologie.

22. 22
Par
ailleurs,
j’ai
pu
mettre
en
application
mes
compétences
sur
Photoshop
pour
le
projet
:
INFINITERRE.
Cet
événement
aura
lieu
en
2018.
Ma
mission
était
de
créer
un
visuel
qui
représente
une
vue
en
plongée.
De
cette
vue,
je
devais
mettre
en
place
un
champ
sous
la
forme
de
l’infini.
Puis,
autour
de
ce
champ,
des
rizières
aux
couleurs
de
la
terre
afin
que
les
participants
marchent
sur
ces
rizières
et
arrivent
à
l’entrée
du
champ.

23. 23
J’ai
participé
à
un
séminaire
dédié
à
l’agence,
le
lundi
16
janvier
2016
à
9H30
à
L’idéal
Artist
House
au
159
quai
de
Valmy
Paris,
10ème
arrondissement. Le
but
principal
de
cette
réunion
était
de
faire
le
point
sur
l’année
2016.
En
effet,
j’ai
trouvé
la
réunion
intéressante
puisqu’elle
m’a
permise
de
me
rendre
compte
des
objectifs
d’une
agence
à
long
terme.
Le
début
de
la
réunion
était
à
10h
pendant
2H00.
J’ai
vécu
pour
la
première
fois
un
brainstorming.
Par
définition,
un
brainstorming
est
une
technique
de
recherche
d’idées
originales,
surtout
utilisée
dans
la
publicité
et
fondée
sur
la
communication
réciproque
dans
un
groupe,
des
associations
libres
de
chacun
de
ses
membres.
Deux
animateurs
dirigeaient
notre
groupe.
Premièrement,
nous
étions
face
à
de
multiples
tableaux.
La
plupart
étaient
des
tableaux
de
paysages
de
golf,
plutôt
similaires.
Il
y
en
avait
deux
qui
sortaient
du
lot.
Nous
étions
en
équipe
de
2
et
devions
choisir
un
tableau
pour
2.
Le
principe
de
l’exercice
était
de
devoir
dire
chacune
notre
tour,
pourquoi
nous
n’aimions
pas
le
tableau,
et
à
contrario,
pourquoi
nous
l’apprécions.
L’objectif
de
cet
exercice
était
de
travailler
son
ouverture
d’esprit,
afin
de
comprendre
les
points
de
vue
de
l’autre,
même
si
notre
avis
était
différent
de
notre
coéquipier.
Le
principe
du
deuxième
exercice
était,
tout
d’abord,
de
dire
ce
III) PRÉSENTATION
DE
LA
RÉUNION

24. 24
qu’il
nous
passait
par
l’esprit,
du
mot
«
créativité
».
Des
réponses
étaient
parfois
surprenantes,
mais
c’était
bel
et
bien
le
but
du
jeu.
Se
rendre
compte
de
l’individualité
de
l’imagination
de
l’autre.
Le
3ème
exercice
était
le
plus
complexe,
mais
le
plus
intéressant.
Nous
étions
des
équipes
de
6.
Notre
objectif
était
de
répondre
à
la
problématique
«
en
tant
qu’agence
imaginative,
quels
sont
les
moyens
de
révéler
les
désirs
cachés
des
clients
?
»
Nous
disposions
d’un
tableau,
de
magazines,
puis
devions
découper
des
photos/
phrases
de
ces
magazines,
et
les
collées
sur
le
tableau
afin
de
raconter
une
histoire
et
de
répondre
à
la
problématique.
Nous
sommes
partis
sur
le
fait
que
nous
sommes
une
agence
qui
correspondrait
à
tous
les
profils
(photographie
de
plusieurs
yeux,
de
différentes
couleurs
),
et
qui
sait
gérer
son
temps
(nous
avons
découpés
une
phrase
écrit
:
«
TIEMPO
».)
De
plus,
nous
étions
une
agence
qui
pouvait
«
vous
amener
sur
tous
les
territoires
possibles
»
(photographie
d’une
maison
abandonnée
au
sein
d’une
montagne
de
neige).
Bien
évidemment,
la
concurrence
entre
les
agences
est
féroce
et
l’objectif
étant
de
bien
faire
en
peu
de
temps,
afin
que
la
productivité
soit
maximale.
En
effet,
ce
type
d’activité
entre
collaborateurs
nécessite
de
la
créativité
et
du
sérieux,
mais
autorise
également
de
l’humour
puisque
c’est
en
parti
un
jeu
afin
de
renforcer
la
cohésion
d’équipe.
À
la
fin
du
brainstorming,
nous
avions
tous
rendez-­‐vous
dans
la
salle
de
la
réunion
qui
a
eu
lieu
le
matin.
Encore
une
fois,
j’ai
pu
participer
à
une
nouvelle
activité.

25. 25
Un
professionnel
de
Beatbox
nous
a
fait
un
cours
de
1h00.
Les
participants
commençaient
par
être
gênés,
mais
se
sont
fait
à
l’idée
que
cette
activité
était
en
réalité
organisée
pour
détendre
l’atmosphère.
La
réunion
prend
fin,
et
je
suis
rentrée
chez
moi,
satisfaite
d’avoir
pu
participer
à
cette
journée.

26. 26
A)
réflexion
autour
du
secteur
d’activité
L’événementiel
s’avère
être
un
domaine
vaste.
C’est
pourquoi,
nous
allons
faire
un
bref
aperçu
de
tous
les
types
de
manifestations
que
l’on
peut
rencontrer
à
l’heure
d’aujourd’hui.
Ainsi,
on
peut
retrouver
2
grandes
catégories
d’évènements
qui
sont
:
• Évènements
grand
publics
• Évènements
d’entreprise.
Les
évènements
grand
publics
peuvent
être
de
nature
non
marchande.
En
effet,
le
but
recherché
est
de
séduire
à
une
simple
volonté
d’animation
d’une
ville,
d’une
rue
ou
encore
d’un
quartier. Les
évènements
d’entreprise
peuvent
être
réalisés
soit
en
interne
soit
en
externe.
Ainsi
les
évènements
réalisés
en
externe
concernent
toutes
les
participations
des
entreprises
à
des
foires
ou
salons
dans
le
but
de
faire
connaître
ses
produits
et
son
savoir
faire
au
sein
d’un
stand
préparé
pour
l’occasion.
Le
client
représente
le
cœur
de
cible
de
ce
genre
de
manifestation.
À
l’inverse,
pour
les
évènements
réalisés
en
interne
(organisation
d’un
séminaire,
d’une
journée
du
personnel...
)
ce
sont
les
salariés
mêmes
de
IV)
BILAN
DU
STAGE

27. 27
l’entreprise
qui
s’avèrent
être
les
sujets
de
ce
genre
de
rassemblement.
B)
Comportement
développé
Mon
stage
m’a
permis
de
mettre
un
pied
dans
le
monde
de
la
communication
et
plus
précisément
dans
le
monde
de
l’évènementiel.
Tout
d’abord,
le
dynamisme
et
l’enthousiasme
sont
deux
qualités
requises
pour
exercer
un
métier
dans
la
communication.
Il
faut
donc
être
de
nature
communicative,
savoir
accepter
les
difficultés
et
se
relever
aussitôt.
De
plus,
lorsque
nous
faisons
de
l’évènementiel
en
interne,
il
faut
savoir
gérer
et
accepter
les
modifications,
les
exigences
et
le
manque
de
réponses
des
clients
qui
sont
parfois
très
inattendues.
Lorsque
ceci
arrive,
un
stress
et
une
angoisse
peuvent
parfois,
même
très
souvent,
arriver.
Pour
s’habituer
à
ce
métier,
sans
avoir
de
surprise,
un
des
comportements
que
j’adopterai
le
plus
rapidement,
est
le
fait
de
gérer
son
stress
en
étant
le
plus
organisé
possible.
De
solides
qualités
rédactionnelles
sont
aussi
primordiales
car
c’est
le
fil
conducteur
de
la
communication
autour
de
l’événement.
Je
pense
en
premier
temps
aux
mailings
avec
les
clients,
sachant
qu’ils
sont
la
source
de
la
réussite
de
notre
métier.
De
plus,
la
gestion
du
temps
est
un
comportement
indispensable
lorsque
nous
faisons
de
l’évènementiel.
Il
nous
est
arrivé
de
préparer
un
séminaire
pour
400
personnes
en
1
mois
et
demi
en
comptant
2

28. 28
semaines
de
vacances.
Après
ces
4
mois
de
stage,
je
me
suis
rendu
compte
que
les
clients
peuvent
parfois
être
très
difficiles,
tout
comme
des
personnes
très
agréables
qui
rendent
le
métier
attachant.
Par
ailleurs,
au
sein
de
l’agence,
les
collaborateurs
s’entendent
tous
très
bien
et
savent
être
solidaires
entre
eux,
contrairement
au
stage
que
j’ai
pratiqué
l’année
dernière.
3)
Compétences
acquises
Mes
missions
m’obligeaient
à
être
extrêmement
précise
et
concentré.
Par
exemple
lorsque
je
devais
faire
du
mailing
aux
clients,
je
devais
faire
attention
à
l’orthographe
pour
ne
pas
donner
une
mauvaise
image
de
notre
agence.
Par
ailleurs,
lors
de
mes
créations,
je
devais
respecter
les
petits
détails.
J’ai
crée
des
signalétiques
qui
étaient
placées
à
la
sortie
du
bus
pour
que
les
clients
se
repèrent
en
allant
à
l’aéroport.
Je
devais
donc
parfaitement
centrer
la
photo
et
la
police
puisque
les
clients
allaient
les
voir
par
la
suite.
Lorsque
j’utilisais
les
outils
bureautiques
tel
que
Excel
et
Word,
j’ai
appris
davantage
de
techniques
afin
de
faciliter
mon
travail
et
le
rendre
plus
agréable.
Ces
4
mois
de
stage
m’ont
permis
de
m’améliorer
en
rigueur
et
en
organisation.
Lorsque
nous
faisons
ce
métier,
nous
devons
penser
à
tous
les
petits
détails
pour
que
l’événement
se
passe
parfaitement
bien
et
que
les
clients
aient
un
agréable
voyage
sans
contraintes.

29. 29
A) Axes
d’amélioration
de
mon
comportement
en
entreprise
Lors
de
mon
ancien
stage,
une
de
mes
plus
grosses
difficultés
lors
de
mon
entrée
dans
la
vie
professionnelle,
était
le
fait
de
m’intégrer
dans
l’agence.
Ayant
d’habitude
une
forte
capacité
relationnelle,
je
ne
savais
pas
vraiment
comment
me
comporter
au
sein
de
l’agence.
Je
ne
savais
pas
si
je
devais
plus
interroger
mon
responsable
lorsque
je
ne
comprenais
pas
quelque
chose,
attendre
qu’il
ne
soit
plus
occupé
pour
ensuite
tout
demander
d’un
coup
ou
bien
lui
demander
petit
à
petit
pour
le
laisser
travailler.
Au
sein
du
stage
de
cette
année,
ma
responsable
m’a
directement
mise
à
l’aise.
Lorsqu’il
y
avait
quelque
chose
que
je
ne
comprenais
pas,
je
ne
doutais
pas
sur
le
fait
que
je
pouvais
demander
sans
être
obligée
de
déranger.
Au
contraire,
plus
je
pose
de
questions
moins
je
fais
d’erreurs,
il
est
donc
préférable
de
demander
sans
avoir
peur
de
gêner.
Je
ne
savais
pas
s’il
était
plus
difficile
de
s’intégrer
dans
une
grande
entreprise
où
nous
ne
pouvons
pas
rencontrer
tout
le
monde
et
où
il
est
vite
facile
de
se
perdre
dans
la
masse
ou
bien
dans
une
petite
agence
ou
les
affinités
sont
déjà
créées.
Ayant
passé
mes
deux
stages
dans
une
petite
et
grande
entreprise,
je
peux
dire
que
je
préfère
travailler
au
sein
d’une
grande
agence.
V)
CONCLUSION

30. 30
De
plus,
il
est
toujours
perturbant
de
passer
du
statut
d’étudiant
«
libre
et
indépendant
»
à
un
statut
de
stagiaire
surtout
lorsqu’on
est
sous
une
hiérarchie.
Patience
et
adaptation
sont
donc
de
rigueur.
Une
bonne
mémoire
est
indispensable
pour
faire
ce
métier.
Lors
de
la
gestion
des
participants,
qui
sont
bien
évidement
tous
des
cas
différents,
il
m’est
arrivée
de
recevoir
de
multiples
appels
téléphoniques
afin
de
régler
leurs
problèmes
individuels
quelconques.
Il
m’est
arrivé
de
parfois
oublier
pour
quel
congrès
participe
l’invité
et
pourquoi
je
l’avais
appelé
la
dernière
fois.
Au
début
de
mon
stage,
je
travaillais
que
sur
un
seul
événement
:
l’événement
COPHY
à
Madrid.
Plus
le
temps
passait,
plus
j’avais
à
gérer
des
évènements
différents.
La
difficulté
était
donc
d’être
le
plus
organisé
possible
pour
se
repérer,
étant
donné
le
nombre
de
participants
à
gérer
pour
chaque
évènement.
B)
Bilan
de
ma
mission
effectuée
J’ai
également
trouvé
qu’au
sein
de
mes
missions,
il
manquait
une
part
de
créativité.
J’ai
été
quelque
peu
déçue
de
ne
pas
pouvoir
montrer
mes
compétences
et
prouver
que
je
valais
en
création
au
sein
de
mon
pôle.
Néanmoins,
j'ai
trouvé
mes
missions
très
variées,
ne
se
ressemblant
pas
beaucoup
et
m’obligeant
à
être
extrêmement
précise,
rigoureuse
et
concentrée.
Les
missions
variaient
en
fonction
des
besoins
des
clients,
et
des
types
d’évènements.
Je
me
suis
également
rendue
compte
qu’il
faut
vraiment
que

31. 31
j’approfondisse
mes
compétences
linguistiques,
notamment
en
anglais. Il
m’est
arrivé
de
faire
quelques
erreurs,
mais
c’est
grâce
à
ça
que
je
me
rends
compte
de
l’importance
des
stages
dans
la
future
vie
professionnelle
d’un
étudiant,
car
c’est
grâce
à
ces
petites
erreurs
que
nous
apprenons,
que
nous
nous
relevons.
C’est
ce
qui
nous
permet
d’évoluer,
de
murir
et
de
vaincre
notre
timidité
a
chaque
expérience,
pour
mieux
se
relever.
De
plus,
la
mission
m’a
apporté
beaucoup
d’assurance.
J’ai
remarqué
que
dans
ce
milieu,
il
est
indispensable
d’être
sûr
de
soi
et
de
ne
montrer
aucune
faiblesse.
Ce
que
j’ai
découvert
est
différent
de
l’image
qui
en
découle,
plus
relationnel
que
créatif.
J’ai
commencé
à
remplir
un
carnet
d’adresses
qui
va
me
servir
tout
au
long
de
ma
carrière,
j’ai
rencontré
des
gens
qui
m’aideront
par
la
suite,
j’ai
tissé
des
liens
avec
des
personnes
qui
sauront
me
conseiller,
dans
ce
milieu
qui
fourmille
de
gens
et
de
professions.
Grâce
à
ses
rencontres
et
à
ma
motivation,
j’ai
été
prise
en
stage
l’année
prochaine
au
sein
du
pôle
Grand
Public.
C)
Réflexion
sur
mon
projet
professionnel
:
Le
domaine
d’activité
que
je
souhaite
découvrir
L’organisation
d’évènements
est
un
domaine
qui
m’a
toujours
attiré,
que
j’ai
toujours
voulu
découvrir.
Je
pense
que
ma
personnalité
correspond
bien
à
ce
métier
puisque
j’aime

32. 32
communiquer,
j’apprécie
les
relations
humaines
et
la
proximité
avec
les
individus.
De
plus,
j’affectionne
particulièrement
la
création,
la
créativité
et
l’image
depuis
mon
enfance.
Après
4
mois
de
stage
dans
une
agence
évènementielle
corporate
pour
des
laboratoires
pharmaceutiques,
j’aimerais
découvrir
le
métier
d’évènementiel
sous
un
autre
angle
:
le
Grand
Public.
En
effet,
travailler
dans
la
même
agence
au
sein
d’un
autre
pôle
me
plairait
d’avantage
puisque
j’ai
tissé
des
liens
avec
des
individus,
notamment
mon
prochain
maître
de
stage,
:
Associé
conseil
et
Directeur
Artistique.
Je
pense
que
dans
ce
métier,
je
pourrais
montrer
mes
compétences
en
création
par
les
logiciels
bureautiques
tel
que
Photoshop
et
Indesign.
De
plus,
la
communication
est
plus
présente
en
Event
grand
Public
qu’en
interne,
car
le
but
est
de
promouvoir
l’événement
avant
et
après
par
diverses
moyens
de
communications
(autre
que
le
mailing
et
le
phoning
).
Je
parle
en
premier
temps
du
street
marketing
puis
du
viral
marketing
par
les
réseaux
sociaux.
Le
digital
est
une
perspective
d’évolution
très
intéressante
à
suivre.
Le
monde
de
la
communication
est
très
vaste
et
il
y
a
beaucoup
de
choses
à
voir
et
à
comprendre
avant
de
se
lancer
dans
une
voie
définitive.
Je
n’ai
pas
encore
déterminé
le
milieu
précis
dans
lequel
je
me
verrai
pour
le
reste
de
ma
vie
professionnelle.
Ce
stage
m’a
permis
de
savoir
si
cet
environnement
pourrait
être
le
mien
ou
pas.
Je
n’envisage
pas
d’être
chef
de
projet
évènementiel
en
interne
car
j’aimerais
faire
part
de
ma
passion
pour
la
création
et
la
créativité.
Cependant,
j’ai
découvert
un
univers
que
j’affectionne.
Un

33. 33
univers
remplit
d’information,
de
communication
et
de
contacts.
La
création
d’événement
est
un
domaine
dans
le
quel
je
me
verrais
également.
J’aimerais
prendre
mon
temps
afin
d’analyser
et
découvrir
tous
les
milieux
qui
touchent
au
monde
de
la
communication.
Il
y
a
une
expression
qui
me
vient
à
l’esprit
:
«
l’important
est
de
participer.
»
Après
ces
4
mois
de
stage,
je
suis
plus
amenée
à
penser
que
:
«
l’important
est
de
communiquer
».

34. 34
A) Photographie
de
mon
bureau
au
sein
de
l’agence
1
VI)
ANNEXES

35. 35
B) Présentation
de
l’agence
dans
sa
globalité
2

36. 36
3

37. 37
4

38. 38
5

39. 39
6

40. 40
7

41. 41
8

42. 42
9

43. 43
10

44. 44
11

45. 45
12

46. 46
13

47. 47
14

48. 48