Presentatie gehouden op de Najaarsbijeenkomst Archiefinspectie Dordrecht d.d. 29 november 2012

1. Provinciale Archiefinspectie Zuid-Holland
Regiobijeenkomst Dordrecht
29 november 2012
Vervanging in de
huishouding

2. Even voorstellen
• Archiefinspectie Zuid-Holland:
• Peter Diebels
• E: pgm.diebels@pzh.nl
• T: 0615964006

3. Hoe is het nu ….
Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als
te vernietigen worden aangemerkt (…), is een
machtiging vereist van Onze minister dan wel (…)
van Gedeputeerde Staten.
Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot
vernietiging in.

4. Nu – 2 beleidsregels vervanging
1. Beleidsregel van het Rijk
Beleidsregel digitale vervanging
archiefbescheiden
2. Provinciale Beleidsregels
Beleidsregel vervanging
Archiefbescheiden Provincie Zuid-
Holland 2008

5. Aanvraag machtiging
Procedures

7. Procedure aanvraag vervanging
• Verkrijgen van een machtiging van minister van
OC&W (via Nationaal Archief) of van
Gedeputeerde Staten voor de te bewaren
archiefbescheiden
– tot in 2013
– In 2013: één landelijke set van regels
• Verkrijgen van advies van de archiefinspectie/
eigen minister of gemeentearchivaris voor de te
vernietigen archiefbescheiden

8. Verkrijging Machtiging
1. Zorgdrager - Opstellen Handboek Vervanging
2. Zorgdrager / Extern bedrijf :
– (laten) uitvoeren proefdigitalisering
– Beperkte kwaliteitsproef om technische instellingen
te testen en resultaten te matchen aan de eisen
3. Extern bedrijf - Kwaliteitscontrole resultaten
proefdigitalisering

9. Stappenplan (2)
4. Zorgdrager & Gedeputeerde staten:
* Overleg over nadere invulling technische en
procedurele eisen t.b.v. kwaliteitsborging.
* Afspraken over toetsingsmomenten, etc.
5. Zorgdrager - Verkrijgt positief advies
gemeentearchivaris en neemt conceptbesluit
vervanging
6. Zorgdrager - Aanvraag algemene machtiging voor
Vervanging bij Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland

10. Stappenplan (3)
7. Gedeputeerde Staten beoordelen Handboek
Vervanging
• Toetsing handboek
• Met Checklist uit Beleidsregel vervanging
8. Gedeputeerde Staten verlenen machtiging tot
vervanging - na goedkeuring handboek
9. Zorgdrager - Bekendmaking besluit tot vervanging
d.m.v. publicatie

11. Procedure aanvraag machtiging
Artikel 6 (Beleidsregel):
1. Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na
ontvangst op het machtigingsverzoek.
2. Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het
machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13
weken verdagen.
3. Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben
genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging
binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging
geacht te zijn verleend.

12. Verlening machtiging :
• Geordende en toegankelijke staat gewaarborgd
– inhoud, structuur en vorm bij ontstaan
– tijdstip en taak of handeling
– samenhang met andere ontvangen en opgemaakte
archiefbescheiden.
• Duidelijke beschrijving
– procesmatige en technische inrichting
– overeenkomen met de werkelijkheid
• Kloppende technische specificaties

13. Duur en beperkingen machtiging
Rijk:
• Geldt voor bescheiden ontvangen NA de
machtiging en zaken, die nog niet zijn afgedaan
– Aparte machtiging voor achteraf
gedigitaliseerde documenten
• maximaal 5 jaar na inwerkingtreding
– daarna opnieuw een machtiging aanvragen
Provincie:
• Kan ook met terugwerkende kracht
• geen beperking aan duur machtiging

14. Uitzonderingen
• Documenten die vanwege hun uitwendige vorm
van belang zijn voor het cultureel erfgoed
• Documenten met een symbolische waarde voor
het cultureel erfgoed
• Documenten waarvan de authenciteit of integriteit
niet vast staat
• Documenten die op grond van een wettelijke
bepaling in de oorspronkelijke vorm bewaard
dienen te worden

15. Wie hebben al machtiging ?
Gemeenten Rijk
• Oss • Provincies
• Deventer
• DCMR – Flevoland
• Westland – Overijssel
• Putten
• Oisterwijk
– Zuid-Holland
• Helmond • Diverse rijksorganen
• Bergen op Zoom
• Woerden
• Woensdrecht

16. Wijziging in 2013
Machtiging verdwijnt uit de Archiefwet
Oorzaak:
Wet revitalisering generiek toezicht >
Machtiging is vorm van specifiek toezicht
Gevolg: Eisen voor vervanging opgenomen in
Archiefregeling
Nieuwe regeling in de maak:
Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap van [datum], nr. ..., tot wijziging van de
Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels
omtrent vervanging

17. Nieuwe regels voor
vervanging - inhoud
Zorgdrager neemt besluit tot vervanging en besteedt hierin aandacht aan:
• Reikwijdte van het vervangingsproces:
• Opgave organisatieonderdelen en
• Categorieën archiefbescheiden
• Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen
instellingen en de randapparatuur
• Software en de gekozen instellingen;
• Criteria voor de keuze voor kleur, grijswaarden of zwart/wit

18. Nieuwe regels voor
vervanging
Zorgdrager neemt besluit tot vervanging en besteedt hierin aandacht aan:
• Wijze waarop de reproductie tot stand komt:
• formaten
• bewerkingen
• metagegevens
• keuze voor reproductie per batch of per stuk;
• Inrichting van controle op juiste en volledige weergave en herstel van fouten;
• Proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
• Kwaliteitsprocedures

19. Nieuwe regels
Besluit zorgdrager:
– Vastleggen en verantwoorden van procedure en
keuzes ten aanzien van de techniek van
vervanging
– Voor reproducties gelden normen van
Archiefbesluit en Archiefregeling qua
duurzaamheid en geordende en toegankelijke
staat

20. Nieuwe regels
• Betrokkenheid van archivaris bij besluitvorming niet
verplicht
• Uitzonderingen niet benoemd
• Toetsing achteraf!!
• Voorlichtingsbrochure ?
• Vaststelling?
Tot die tijd blijft de huidige procedure van kracht

21. VRAGEN??

22. Nieuwe rol archiefinspectie
Bijdrage leveren aan herziening
interbestuurlijk toezicht

23. Wat verandert er nu voor u?
Iedere overheid verantwoordelijk voor het eigen informatiebeheer.
• rapporteren aan b&w / dagelijks bestuur
• controle door raad / algemeen bestuur
• eigen verantwoording ten aanzien van vervanging, vervreemding,
overbrenging, openbaarheid, archiefverordening, bewaarplaats
Belangrijke rol voor de gemeente- c.q. waterschapsarchivaris en met
name diens inspecteurs: HORIZONTAAL TOEZICHT
Provincie gaat ‘generiek’ toezicht uitoefenen:
• door een provinciaal toezichthouder
• functie van provinciaal archiefinspecteur verdwijnt

24. Resterend specifiek toezicht in de
Archiefwet
• Artikel 7: machtiging vervanging door GS (tot medio
2013)
• Artikelen 30.1, 32.2, 35.1 en 37.2 : melding van de
Archiefverordeningen aan GS
• Artikel 8: machtiging vervreemding door de minister
• Artikel 13.3: machtiging opschorting overbrenging
archieven ouder dan 20 jaar door GS
• Artikel 15.4: beperking openbaarheid archieven ouder
dan 75 jaar door GS

25. Wat gaat de provincie doen?
• Uitkomsten horizontaal toezicht (KPI’s, jaarverslagen
gemeentearchivaris) verzamelen
• Berichten uit de media, van burgers registreren (zelf
verzamelen)
• Afspraken over de beschikbaarstelling van informatie
door de onder toezicht gestelde overheid aan de
controlerende/inspecterende overheid
(informatiearrangementen)
• Reality checks
• Desnoods interveniëren via…

26. De Interventieladder
Signaleren
Opvragen en valideren
Bepalen acties en termijnen
Vooraankondiging interventie
Besluit tot interventie met termijn
Sanctie: schorsing/vernietiging besluit of
indeplaatsstelling

27. Taakverwaarlozing
Als een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een
gevorderde beslissing neemt, een gevorderde
handeling verricht of een gevorderd resultaat tot stand
brengt
17 Taakverwaarlozingscriteria voor archiefbeheer
• Achterstand bewerking/overbrenging
• Ongeschikte archiefbewaarplaats
• Niet aangepaste verordening

28. Hulpmiddelen vanuit Provincie
• Advies
• Kennisoverdracht
• Hulpmiddelen:
Beleidsregels
Rekennorm
Referentiekader

29. RODIN

31. Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer
LANDELIJK OVERLEG VAN PROVINCIALE ARCHIEFINSPECTEURS
RODIN WERKVERBAND GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIE