CAHIER DES CHARGES GESTION DES STOCKS.docx

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CAHIER DES CHARGES
GESTION DES STOCKS
1 PRE-REQUIS ET DECISIONS......................................................................................................2
2 ADMINISTRATION...................................................................................................................2
2.1 Objectif...........................................................................................................................2
2.2 L’authentification............................................................................................................2
2.3 Le menu..........................................................................................................................2
2.4 Liste des ouvrages à préparer...........................................................................................3
2.5 Réception de commande d’achat.....................................................................................3
2.6 Entrée en stock...............................................................................................................4
2.7 Sortie de stock................................................................................................................5
2.8 Déplacement de stock.....................................................................................................5
2.9 Intégration des stocks mini ..............................................................................................5
2.10 Affichage des stocks mini.................................................................................................6
2.11 Visualisation des niveaux de stock....................................................................................6
2.12 Export pour contrôle de gestion.......................................................................................6
2.13 Procédure d’inventaire....................................................................................................6
3 APPLICATION MOBILE (SUR LECTEUR CODE-BARRES)................................................................8
3.1 Objectif...........................................................................................................................8
3.2 L’authentification............................................................................................................8
3.3 Le menu..........................................................................................................................8
3.4 Le déplacement de stock .................................................................................................8
3.5 Le rangement des livres...................................................................................................9
3.6 L’interrogation de stock.................................................................................................10
4 APPLICATION PREPARATION D’ENVOI....................................................................................11
4.1 Objectif.........................................................................................................................11
4.2 Pré-requis.....................................................................................................................11
4.3 Fonctionnement............................................................................................................11

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1 PRE-REQUIS ET DECISIONS
 Il a été décidé qu’à chaque nouvelle commande de livres, la version du livre sera
incrémentée, pour améliorer la traçabilité et privilégier l’envoi des versions les plus
anciennes.
 Lors du rangement physique, les nouvelles versions devrontêtre rangées sous ou derrière les
anciennes.
 Pour toute action influant sur le stock (entrée, sortie, mouvement), l’auteur de l’action sera
tracé dansla base de données.
 Dans un même emplacement, on pourra trouver plusieurs versions d’un même livre, mais
pas deux référencesdifférentes (ex :ouvrages d’Anglaisetde Français)
 Le système gèrera 2 stocks mini : 1 qui prendra en compte le stock à Valenciennes et les
stocks externes, 1 qui ne prendra en compte que le stock à Valenciennes. Ce dernier sera
appelé stockMini-mini.
 Chaque emplacement de stock devra être repéré et un code-barres le représentant devra
être affiché surlesracks.
 Pour que l’application mobile puisse fonctionner, un réseau Wifi doit être opérationnel dans
le lieude stockage.
2 ADMINISTRATION
2.1 Objectif
Cette application doit permettre l’utilisation d’outils de supervision et d’exploitation du stock,
extraire une partie des données pour exploitation par ailleurs (Contrôle de gestion, …), gérer les
alertes de stocks minimum, visualiser les niveaux de stocks, extraire la liste des ouvrages à préparer
pour l’envoi, gérerlesinventaires, …
2.2 L’authentification
Le module d’administration ne sera pas ouvert à tous les utilisateurs. Un système d’authentification
avecsaisie d’unloginetd’un motde passe serademandé.
En cas de saisie erroné, unmessage d’erreurapparaîtra.
2.3 Le menu
Le menu affichera la liste des options offertes par le programme. Des sous-menus pourront être
crééspourregroupercertaines fonctionnalités d’unemêmefamillepourfaciliterl’affichage.
Login:
Mot de passe :

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1) Sous-menua
2) Sous-menub
3) Sous-menuc
Votre choix
1) Menu 1
2) Menu 2
3) Menu 3
Votre choix :
Menu : xxxxxx
Numérode lacommande :
BL n° :
OK
Exemple :
Une fois le choix validé, un le sous-menu pourra apparaître. L’accès au menu principal sera possible
depuistouteslespages de l’application.
2.4 Liste des ouvragesà préparer
Une modification sera effectuée dans l’application « Gexpedi » pour alimenter la liste des livres à
préparer. Celle-ci pourra être affichée et imprimée dans l’ordre alphabétique des emplacements et
regroupée en nombre d’ouvrages, afin d’optimiser le ramassage. Le système proposera toujours les
plusanciennes versionslorsdu ramassage.
Il sera possible d’envisager des emplacements de stocks où les livres pourront être rangés et non
proposésau ramassage. (Stock enattente)
Exemple :
Emplacement Ecole Formation Code Livre Intitulé Nombre
AAB Culture SMS SMS-HYG_V0 Hygiène 5
ACC Culture SMS SMS-FRAN_V0 Français 8
ACC Culture SMS SMS-FRAN_v1 Français 7
ABH IFDP IF-DD-T DD-ANAT_V0 Anatomie&phy. 11
BHJ Distancia COSVENTE TELVENCDEXP_V0 Expression orale 3
Si le nombre d’exemplaires à préparer est supérieur au stock informatique, la ligne apparaîtra en
rouge.
A noterque lorsdu ramassage deslivres,aucune actioninformatiquen’estprévue.
Dans unsecond temps,les errataà inclure serontproposés également.
2.5 Réceptionde commande d’achat

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Quantité àentrer:
Emplacement:
Motif : <Menudéroulant>
Autre Motif
OK
Code livre :
Quantité :
Prix d’achatTTC :
Emplacement:Valenciennes/Stocks externes
OK
Menuprécédent
Enregistrementde laréception de lacommande n°XXX
Saisirle code livre :
OK
Une foislesnuméros saisis(pourl’instant, cette donnéen’estpascontrôlée maisestprévue pourde
futurespossibles évolutions),lapage de saisie suivantes’affiche :
Le prix d’achat doit être saisi, car cette donnée est nécessaire pour la valorisation de l’inventaire
(Chaque code livre bipé seracontrôlé pourvérifiers’il existebiendanslabase.)
Pour l’emplacement, un menu déroulant avec les choix Valenciennes et la liste des stocks externes
existants seraaffiché.
A chaque validation, le stock sera incrémenté et placé en attente de rangement dans le cas où la
livraison alieuàValenciennes.Le système ne gèrerapasle rangementdansles stocksexternes.
Aprèschaque entrée de livre, le système bouclerasurlamême commande etle mêmeBL
2.6 Entrée en stock
Cette entrée estune procédure manuelle,différentede l’enregistrementd’unelivraison.
Une fois saisi, un écran affichera les données suivantes et permettra la saisie de la quantité et de
l’emplacement. Si le livre estbloqué,unmessage s’affichera.
CodeLivre : SMS-FRAN_V0
Ecole : Culture et Formation
Formation :SMS
Intitulé: Français
Une liste de motifs classiques seraproposée,mais unmotif autre pourra être saisi, s’il n’apparaîtpas
dans laliste.
Le système vérifiera que l’emplacement n’est pas déjà occupé par une autre référence de livres, et
accepterala transaction s’il s’agitdumême livreoud’une versiondifférente.
N° duBL :YYY

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Quantité àsortir :
Emplacement:
Motif : <Menudéroulant>
Autre Motif
OK
OK
Intégration desstocksmini
Une page récapitulant la transaction sera proposée pour permettre le contrôle de la saisie.
L’utilisateurpourravalideroumodifiersatransaction.
2.7 Sortie de stock
Une fois saisi, un écran affichera les données suivantes et permettra la saisie de la quantité et de
l’emplacement.
CodeLivre : 121212121
Ecole : Culture et Formation
Formation :SMS
Intitulé: Français
Une liste de motifs classiques sera proposée, mais un motif autre pourra être saisi, s’il n’apparaît pas
dans laliste.
Le système contrôlera que la quantité saisie peut être déduite de l’emplacement spécifié. En cas
d’impossibilité, un message d’erreur se affiché et la transaction annulée. On peut prévoir un
avertissementencasde stockmini atteint.
2.8 Déplacementde stock
Procédure identiqueà3.4-Le déplacementde stock.
2.9 Intégrationdes stocks mini
Une interface sera mise en place pour permettre l’intégration des stocks minimum devant être
respectés pourchaque livre. (2stocksmini cf. 1 PRE-REQUISET DECISIONS)
Sélectionnervotre fichier
OK

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Livre SMS-HYG_V0– Hygiène –50 ex
Livre SMS-FRAN_V0–Français– 12 ex
Stock mini atteintpourleslivres :
Livre SMS-HYG_V0–Ecole Culture - FormationSMS – Hygiène –Mini = 12 – Stock : 10
Livre DD-ANAT_V0– Ecole IFDP - Formation IF-DD– Anatomie –Mini 14 – Stock : 6
Interrogation de stock
Interrogation de stock
Livre 141414141 – Anglais– 3 ex
Un format d’intégration sera défini au préalable. Un contrôle lors de l’intégration sera effectué,
notammentsurle code livre. Encas d’erreur, aucune intégrationne seraeffectuée.
2.10 Affichage desstocks mini
Une page de l’application présenteralaliste desouvrages dontle stock minimalaété atteint.
Une page seraprévue égalementpourlesstocksminis-minis.
2.11 Visualisationdesniveaux de stock
Il sera possible d’interrogerle stock pourune référence, oupourune formation
Saisirle code formation :
OK
Pour un livre, le système affichera lesdonnées comme présenté au chapitre 3.6 - L’interrogation de
stock.
Pourun code formation :
On pourra prévoir un affichage en jaune par exemple quand la quantité est inférieure au stock
minimum, enorange que elle inférieure austock mini-mini, enrouge quand le livre estbloqué.
En cliquantsurun livre, onretrouveralesniveaux de stocks dulivre.
2.12 Export pour contrôle de gestion
Il sera possible d’extraire lesdonnées contenues danslabase pour être exploitées parle contrôle de
gestion:le stock,les sorties,lesrentrées,lesvaleursde stock, …
Les formats des fichiers et les données extraites seront approfondis au fur et à mesure avec les
personnes concernées.
2.13 Procédure d’inventaire
Note : Tousleslivresdoiventêtre valorisés audernierprixd’achat.
Formation :SMS
Ecole : Culture etformation

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Un inventaire physique est réalisé tous les mois, y compris pour les stocks distants. A noter
également, que tant que l’inventaire physique n’est pas définitivement validé, il ne faut pas effectuer
de mouvements de stocks ou alors, exceptionnellement, et dans ce cas, devront être notés pour être
prisen compte ultérieurement
La liste des livres, triée par emplacement, sera imprimée pour permettre le comptage manuel.
Le formatsera le suivant:
Emplacement Ecole Formation Code livre Intitulé Qté informatique Qté comptée
AAA Culture SMS 12121212 Français 12
AAB Lécad SMTC 1313131 Anglais 5
AAC IFDP SMTC 1414141 Hygiène 70
Pour faciliter la saisie dans l’application, la même pagination sera prévue sur le listing papier que sur
l’écrande saisie.
Des feuilles pour la saisie d’anomalies seront également prévues, dans le cas où des livres seraient
physiquementprésentsàdesemplacements maisinformatiquement absents.
Emplacement Ecole Formation Code livre Intitulé Qté comptée
La prise encompte de cesanomaliesdevraêtre gérée aucaspar cas.
L’écrande saisie seradoncduformat suivant:
Chaque page pourraêtre enregistréeenmode provisoire.
Une foisl’inventaire terminé, celui-ci seraalorsvalidédéfinitivement.
L’inventaire seragéré égalementpourlesstocksexternes, maissansgestiondesemplacements.
Il sera alors possible d’extraire les données au format demandé par chacun (Etat du stock, différence
avant/aprèsinventaire,valeur,….)
Lors du premier inventaire, un travail sera à prévoir pour enregistrer les ouvrages non présents dans
l’application « Gestion desformations ».
En attente du retour de Nicolas Ihl concernant l’impact des frais de livraison et d’emballage sur le
dernierprix d’achat
Emplacement Ecole Formation Code livre Intitulé Qté informatique Qté comptée
AAA Culture SMS 12121212 Français 12
AAB Lécad SMTC 1313131 Anglais 5
AAC IFDP SMTC 1414141 Hygiène 70

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Login:
Mot de passe :
1) Déplacement
2) Rangement
3) Interrogation
Code Livre :
Emplacementdépart:
OK
3 APPLICATION MOBILE(SUR LECTEUR CODE-BARRES)
3.1 Objectif
L’applicationdoit permettre àl’opérateurd’exécuterdesactionssimplesviasonlecteurcode-barres.
Celui-ci estéquipé d’unécran
Ces opérations dans un premier temps seront: Le rangement de nouveaux livres, le déplacement
ainsi que l’interrogation dustockde Valenciennes.
Cette application seraégalementaccessibleetutilisable depuisunordinateur
3.2 L’authentification
Un système d’authentification avecsaisie d’unloginetd’unmotde passe serademandé.
En cas de saisie erroné, unmessage d’erreurapparaîtra.
3.3 Le menu
Lors dudémarrage du lecteurcode-barres, l’application se lance etle menuseraaffiché.
L’opérateursélectionnerasonchoix etvalidera.
Le retouraumenuseraproposé systématiquement surtouslespagesde l’application.
3.4 Le déplacementde stock.
Cette procédure s’applique lors du déplacement d’un certain nombre de livres d’un emplacement
versun autre.

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AAB
121212121
Code livre :
Emplacement départ :
Emplacement arrivée :
Quantité :11
OK
Code livre
OK
Le livre estprésentdanslesemplacements:
AAA
AAB
Suivant
Biperl’emplacement:
Quantité :15
OK
Le code livre et l’emplacement de départ seront bipés. L’opérateur validera sur le bouton « OK», le
système contrôlera alors la quantité présente informatiquement dans l’emplacement de départ. Si
cette quantité est nulle, un message d’erreur sera affiché. L’écran de saisie sera réinitialisé. La saisie
des2 champsestobligatoire.
Dans le cascontraire, l’écransuivantseraaffiché :
Le code livre et l’emplacement de départ seront rappelés (uniquement affichés, non modifiables). Le
système proposera par défaut la quantité informatiquement présente. L’opérateur pourra modifier
cette valeur. Il bipera aussi l’emplacement d’arrivée et validera sa saisie. L’emplacement d’arrivée et
la quantité doiventêtre renseignés.
3.5 Le rangementdeslivres
Cette procédure s’applique après réception de la commande d’achat (Cf. 2.5-Réception de
commande d’achat).
Le code livre serabipé.
La liste des codes emplacementseraproposéepouraideraurangement.
La quantité proposée seracelle restantàranger, issue desréceptions descommandes d’achat.

10
11
: 60
: 1
: BHY
CCC
Code livre
Total : Stock mini :
Empl :
Empl
Empl
Quantité
Quantité
Quantité
Code livre
OK
: SMS-HYG_V0
A noter que le code livre et l’emplacement pourront être saisis manuellement (au cas où la lecture
du code seraitinopérante)
3.6 L’interrogationde stock
Cette procédure permet d’interroger la base pour connaître les emplacements et les stocks d’une
référence.
On pourra afficher le stock en jaune par exemple s’il est inférieur au stock mini, en orange s’il est
inférieurau stock mini-mini.
Un système de défilement vertical sera présent au cas où la liste complète ne pourrait être
totalementaffichéesurl’écran
On prévoiraégalementune interrogation surl’emplacement« stocken attente » pour contrôlerque
toute laréception de lacommande d’achata bienété effectuée.
Livre Actif
80
72
AAB

11
Code élève :
OK
4 APPLICATION PREPARATIOND’ENVOI
4.1 Objectif
L’application doit permettre à l’opérateur de contrôler les livres à envoyer par élève, s’assurer de
n’envoyeraucune mauvaise référence etde préparerlacomplétude de l’envoi.
4.2 Pré-requis
Un poste de travail ergonomique devra être préparé pour faciliter le travail de l’opérateur. Le poste
disposera d’un écran d’affichage, d’un lecteur code-barres USB (sans affichage), d’un ordinateur
connecté au réseau (Wifi ou de préférence via un câble réseau), d’une souris si l’écran n’est pas
tactile etd’un clavier.
Exemple
4.3 Fonctionnement
Le code élève est bipé depuis l’étiquette d’envoi ou saisi manuellement. Une fois validé, le système
contrôlera que l’élève concerné fait bien partie d’un envoi prévu ce jour. En cas d’erreur, un message
apparaîtra et l’écrande saisie seraréinitialisé. Sinon, laliste desouvragesàpréparerapparaîtra.
Si un des livres à fournir est bloqué (suite à un changement de version par exemple), un message
d’erreurs’afficheraetuntraitementplus manuelde l’envoidevraêtre exécuté.
Si l’élève a déjà une préparation en cours dans la même journée, un message d’avertissement sera
émispourque la préparation soitajoutéeàcelle déjàenregistrée.
Application Ecran d’affichage
Lecteurcode-barressansaffichage
PC

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Code élève :
Nomélève :
Nblivresàenvoyer:3
OK
Code élève :
Nomélève :
Nblivresàenvoyer:3
1 :C&F/SMS/CommunicationCode :111221112
3 :C&F/SMS/ DroitCode : 11144114
Scannerun livre :
Validerenvoipartiel
Code élève :
Nomélève :
Nblivresàenvoyer:3
1 :C&F/SMS/Communication Code:111221112
2 :C&F/SMS/ ComptabilitéCode :11133113
Scannerun livre :
1400011
2 :C&F/SMS/ Comptabilité Code:11133113
1400011
L’opérateurbipe unlivre. Le système vérifie si laréférence estprévue pourêtre envoyée àl’élève. Si
tel estle cas, le livre s’afficheraen vert. Sinon, unmessage d’erreurapparaîtrasurl’écran.
En validant l’envoi partiel (ex : Rupture de stock,..), un mail d’alerte sera émis pour en spécifier
l’élèveetleslivres manquantàl’envoi.
Une foislacomplétude des livresscannés, le bouton OKseraaffiché àlaplace de scannerunlivre
L’opérateur clique sur « OK», le stock sera alors à ce moment décrémenté, l’information comme
quoi leslivres ontbienété envoyésremonteradanslabase de donnéesgénérales.
2 :C&F/SMS/ Comptabilité Code:11133113
1 :C&F/SMS/Communication Code :111221112
COLLARDJean-Christophe
1400011

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