W ramach prezentacji omówione zostały wybrane zagadnienia z obszaru budowania wizerunku instytucji publicznej poprzez działania oraz kompetencje pracowników. Zakres prezentacji obejmuje obszary: zasady powitania i pożegnania z klientem zewnętrznym, zasady używania wizytówek i wymieniania się kontaktami, zasady wykorzystania w działaniach komunikacyjnych elementów komunikacji wizualnej, podstawowe zasady korespondencji, zasady doboru stroju służbowego, najważniejsze zasady organizacji spotkań i wizyt delegacji oficjalnych oraz konferencji prasowych – zarządzanie „pierwszeństwem” i „przestrzenią”, dobór menu i projektowanie oprawy wydarzenia, etykieta stołu, zasady wręczania gadżetów, mowa ciała, podstawowe zasady budowania jasnych i zrozumiałych przekazów językowych.

1. Komunikacja werbalna i niewerbalna / zasady
organizacji konferencji prasowych (i innych)
Forum Promocji Województwa Łódzkiego Bełchatów, dnia 26.06.2018

2. 2
Spis treści
1. Zmiana oczekiwań, czyli
komunikacja króluje
2. Etapy komunikowania
3. Język, czyli na co zwracać uwagę
4. Konferencja prasowa / spotkanie:
do’s and dont’s

3. 2
bo telefony komórkowe (=komunikacja w czasie rzeczywistym)
bo social media (=masowa krytyka, każdy ma głos)
bo inne są już media (=szukają tożsamości)
bo roboty i automaty (=nie wiadomo, co to z tego będzie)
bo personalizacja (=bo marki tak robią, bo powyższe)
bo zwiększenie roli service design (=nauczyliśmy się być obsługiwani lepiej)
bo estetyzacja (=lubimy rzeczy ładniejsze)
Trochę zmieniły nam się czasy:

4. 2
https://servicefutures.com/strategic-issues-challenging-the-future-of-public-sector/
Co nas czeka w urzędach?

5. 2
https://servicefutures.com/strategic-issues-challenging-the-future-of-public-sector/
Jak sobie z tym radzić?

6. 2
Service design

7. 2
Większość tychże zmian, to nie zmiany technologiczne,
czy strukturalne a KOMUNIKACYJNE

10. 2
Komunikacja werbalna
śmierć tasiemcom i nowomowie, formom szkatułkowym
unikanie odpowiedzialności - formy przypuszczające - na nie
„język 3 pach”
goals & outcomes
koncentracja na interlokutorze
komunikuj najprościej, jak to możliwe (nie banalnie)
Podstawowe zasady:

11. 2
Komunikacja werbalna
zawsze zaczynaj od „dlaczego” a nie „jak” (chyba, że klient, prosi o bezpośrednią instrukcję)
postawa otwarta
zrozumiałe polecenia, wskazówki (upewnij się, czy na pewno są zrozumiałe)
unikamy „ale”, „klient”, „petent” (samoświadomość znaczenia)
Podstawowe zasady:

12. 2
Komunikacja werbalna
okazywanie uwagi
empatia
wyjaśnianie i interpretowanie
funkcja fatyczna komuniacji
zadawanie pytań
odzwierciedlanie
podsumowanie
Słuchanie!

13. 2
Elevator pitch vs test telefonu do babci

14. 2
Komunikacja niewerbalna
oszczędna, wyważona gestykulacja
postawa raczej otwarta
kontakt wzrokowy
rola emisji głosu
tempo głosu
w sytuacjach spornych - jak mówić?
zwracaj uwagę na to, co niewidoczne
… i otoczenie

15. 2
Pytania

16. 2
ZASADY ORGANIZACJI
SPOTKANIA / KONFERENCJI
PRASOWEJ

17. 2
Po co?
konferencja jest po to, żeby przekazać coś ważnego
szanujcie czas swój i mediów
clickbait/soundbait
obrazek i budowanie dyskursu
co jest newsem?

18. 2
Miejsce
dostępne
myślenie obrazkiem
warunki AV
parking
komfortowość
dobrze oznaczone
detale: zaplecze sanitarne itp.

19. 2
Data
sprawdź co się dzieje: mikro i makro
pora dnia
dzień w tygodniu
hint: „śmieszne święta”

20. 2
Organizacja
kiedy zapraszamy?
kogo zapraszamy?
poczęstunek
scenariusz
nagłośnienie i multimedia
wygrywa się detalami: narracja i anturaż

21. 2
O czym pamiętać?
powitanie i pożegnanie dziennikarzy
agenda i cel
ciekawe/użyteczne materiały prasowe
parytet
spóźnienia, czekać czy nie?
catering: kulturowo dopasowany, mięso/wege

22. 2
Gadżety/materiały
uwaga - podatek dochodowy
estetyka/użyteczność
przed czy po?
jak wręczać?
wisienka na torcie

23. 2
Delegacje oficjalne
precedencja:
http://orka.sejm.gov.pl/WydBAS.nsf/0/C190089BB5B60B45C125754A0057E001/%24file/
Analiza_BAS_2009_10.pdf
zasada prawej strony/zasada środka
precedencja w samochodze
precedencja przy stole

24. 2
Kontakt
Szymon Sikorski
CEO
t: 600968951
e. s.sikorski@publicon.pl

25. You are good.Get better.
Najważniejsze zasady w
budowaniu pierwszego
wrażenia poprzez
kontakt z pracownikiem
instytucji publicznej.

26. 2
Po co?
Nigdy nie ma się drugiej okazji, żeby zrobić
pierwsze wrażenie.
Andrzej Sapkowski

27. 3
ZASADY DOBORU
STROJU SŁUŻBOWEGO

28. 4
dress code
klasyfikacja formalności ubioru
po co nam dress code?
dlaczego powinniśmy stosować się do dress
code?
źródło: pexels.com

29. 5
porady dla kobiet
źródło: unsplash.com
buty - poziom trudności, dopasowanie do
sylwetki, palce, „rzucasz się w oczy bo Ci
błyszczą lakierki”
spódnica/sukienka - kostka, łydka, kolano,
UDO?!, kolano Coco Chanel
stanik - ma być jakby go nie było
torebki - Luj Witą, Majkel Kors

30. 6
porady dla kobiet
źródło: unsplash.com
wzór na wzór
rajstopy i pończochy - nogi nigdy gołe
prostota - najtrudniejsza do osiągnięcia
dopasowana nie znaczy opięta
kostium a garsonka czyli marynarka i żakiet

31. 7
porady dla mężczyzn
źródło: pexels.com
kolory - czarny jako najbardziej uniwersalny
kolor męskiego garnituru
krawat - rozmiar?!, długość, wzór
poszetka, butonierka, brustasza,
CHUSTECZKA, wypustka
spodnie - długość, pasek, szelki, pasek i
szelki?
kamizelka - można, jak najbardziej
dodatki - jeden kolor
buty - czyste to połowa sukcesu, kolor, fason

32. 8
porady dla mężczyzn
rozmiary
guziki, tak wiele guzików
duża klamra, duży problem
koszula - instrukcja obsługi
(mankiety, air tie, wzory,
krótki rękaw, kołnierzyk)

33. 9
Po co?
Pan tu próbuje zabić mój indywidualizm!
anonim

34. 10
Po co?
W gruncie rzeczy elegancja funkcjonuje
właśnie w oparciu o ten brak wątpliwości.
Halina Kozłowska

35. 11
NAWIĄZYWANIE KONTAKTÓW
I
AUTOPREZENTACJA

36. 12
powitanie i pożegnanie
źródło: unsplash.com
RANGA - pozdrowienie a powitanie
bezpieczny ukłon
przywilej gospodarza
pożegnanie - ranga i płeć

37. 13
przestawianie się
źródło: unsplash.com
ranga?- tym razem na odwrót
funkcja, imię nazwisko

38. 14
użycie wizytówek
źródło: unsplash.com
ranga
jak ulotki
„Ciekawe jak daleko poleci?”
należy się chwila uwagi, ale nie tak długa jak w
American Psycho
prosto do kieszeni
jak wręczać? nie przy jedzeniu…
nie pisz nie proszony
czysta strona

39. 15
wymienianie się kontaktami
źródło: unsplash.com
ranga
co poza wizytówką?
droga do celu - inicjowanie rozmowy, kontakt
wzrokowy, zainteresowanie rozmówcy
7 days!, w biznesie tylko trzy

40. 16
KOMUNIKACJA
Z
KLIENTEM ZEWNĘTRZNYM

41. 17
papier firmowy
źródło: unsplash.com
góra - logo
dół - dane
kolor, gramatura
ułatwienie i profesjonalizacja
ten sam gatunek

42. 18
stopka mailowa
źródło: unsplash.com
imię i nazwisko
stanowisko
dane kontaktowe
bez gifów i „dużych” obrazków
stopka jest najbliższa wizytówce

43. 19
koperty
źródło: unsplash.com
opakowanie papieru firmowego - ten sam
gatunek
standardowy znaczy dobry
„na czasie”
skrótowce

44. 20
prezentacja
źródło: unsplash.com
uniwersalny format i rozdzielczość, „a bo ja
mam Maca/Powerpoint97”
gifom, animacjom i innym ulepszeniom mówimy
nie
wyważona ilość tekstu
prezentacja to tło, a nie meritum
kartką się wspieramy, nie zasłaniamy
kontrasty, fonty, loga, jakość zdjęć/grafik, detale

45. 21
netykieta
źródło: unsplash.com
internet jest w realu i życie pokazało to już nie
raz
FAQ
spam
:) ;) :D :c ;___;
precyzyjne określenie tematu
dbałość o treść i formę
DW a UDW

46. 22
list oficjalny
źródło: unsplash.com
odstęp miedzy zwrotem grzecznościowym, a
tekstem właściwym
bez skrótowców
papier firmowy, a dane nadawcy
odręcznie nie tylko podpis
treść i forma - wcięcia, akapity, justowanie,
„jednostronność”
precedencja podpisu: prawo, lewo, środek

47. 23
list służbowy
źródło: unsplash.com
szacunek, szacunek przede wszystkim
treść i forma
marginesy, wcięcia, format, „jednostronność”

48. 24
tytulatura a tytułomania
źródło: pexels.com
nagromadzenie tytułów (kapelan wojskowy z
naukowym tytułem obejmuje urząd państwowy)
nie wymieniamy własnego tytułu
panie licencjacie, pani magister
„pani doktorowa”, „pan profesorowy”
prezydent raz, prezydent na zawsze

49. 25
Po co?
Zasady są po to, żeby je łamać.
Zasady są po to, żeby się nie zgubić.