1. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Si necesitamos enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones,
la herramienta combinación de correspondencia de Word nos es de mucha
ayuda.
La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de
una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento
modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de
la lista de direcciones tomada como base.
Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con dos
archivos: Primero una Lista de direcciones u Origen de datos, este archivo
contiene la información específica de cada destinatario. Aquí se guardan y
enlistan los datos que posteriormente se incluirán para cada destinatario
dentro del documento maestro.
El otro archivo es el Documento o carta maestra, esta será un documento de
Word que contendrá la información que deseamos transmitir a los
destinatarios. A este documento se le colocarán los campos de combinación, que
son los marcadores donde se ubicará la información específica para cada uno de
los destinatarios.
Para realizar la combinación de correspondencia Word nos guía paso a paso con
el Asistente para combinar correspondencia. Este asistente nos ira indicando

2. cada uno de los pasos que tenemos que dar para llegar al resultado que
deseamos.
1. Haz clic en “Iniciar combinación de correspondencia” (en la pestaña
Correspondencia de la barra de herramientas), y elige la última opción,
“Paso a paso por el Asistente”. Sigue los seis pasos en el panel que se
abre a tu derecha para completar el proceso de combinar
correspondencia.
2. Elige un tipo de documento. Después de elegir la opción Carta, deberás
elegir el documento inicial. Éste contendrá campos que son iguales para
todas las cartas (como remitente, asunto, institución de procedencia). Si
ya escribiste esos campos en el documento actual, elige utilizarlo, que es
la primera opción. Si prefieres cargar una plantilla prediseñada o algún
otro documento que tienes guardado, también están esas dos opciones
disponibles.
3. Selecciona a los destinatarios. Puedes elegir entre utilizar una lista
existente, seleccionar una lista de tus contactos de Outlook, o escribir
una lista nueva si aún no tienes esta información en ningún otro sitio.
4. Aparecerá un cuadro de diálogo con todos los contactos de la lista, y una
casilla a la izquierda que puedes marcar o desmarcar para decidir si los
incluirás en la combinación de correspondencia.
5. Añade campos de contenido para tu carta. Piensa en que cada “campo”
puede ser una frase o un bloque de información que será única para cada
destinatario. Por ejemplo, puede ser el domicilio de la persona a la que
escribes. Puedes dar clic en “Más elementos...” para añadir campos
personalizados. Esto te permitirá añadir cualquier número de
información específica que necesite insertarse sobre tu documento
inicial.
6. Ve a la vista previa de las cartas y finaliza la combinación de
correspondencia. La vista previa te permitirá recorrer visualmente todas
las cartas distintas generadas, y comprobar que no se te escapara algo.
También puedes buscar un destinatario específico, editar sus datos o
suprimirlo definitivamente de la lista. Después de comprobar que todos
los datos son correctos, da clic en “Siguiente” para generar la versión
final de las cartas. Puedes seleccionar todo o parte del nuevo documento
de correspondencia para imprimir las cartas, guardarlas o transferirlas a
otra ubicación.
El asistente se muestra en el panel de tareas en la parte derecha de nuestra
pantalla. Este panel o asistente está compuesto por tres zona que nos van
guiado y ayudando a lograr nuestro objetivo de crear una correspondencia
específica para los destinatarios deseados.
REFERENCIA:
http://es.wikihow.com/combinar-correspondencia-en-Microsoft-Word