2. Bienvenue à
Toulouse !
Une structure en appui de vos congrès
So* Toulouse Conven-on Bureau c’est :
En amont de votre événement :
• Aide à la recherche de lieux ou de prestataires
• Mise en contact avec les acteurs
• Organisa7on de vos visites de repérage
• Nouvel ou7l dédié aux demandes : « Intranet Client »
Pendant votre événement :
• Applica7on mobile
• Mise à disposi7on de plans et documenta7ons
• Accès à une galerie photo pour illustrer vos supports
• Signalé7que dédiée dans les sites d’accueil
Après votre événement:
• Enquête de sa7sfac7on via l’applica7on
3. Bienvenue à
Toulouse !
Pour être validé, ce dossier doit être
retourné complet avec l’ensemble des
pièces et des éléments constitutifs au
moins 3 mois avant la manifestation.
Grâce à ce Welcome Pack nous serons
votre seul interlocuteur pour organiser vos
évènements à Toulouse et réussir votre
«expérience Toulouse ».
Merci de remplir soigneusement ce
dossier avant de nous le retourner,
n’hésitez pas à nous contacter pour toute
question.
4. Sommaire
1.Votre manifestation
2. Soutenir votre candidature
3. Préparation de votre manifestation
4. Demande de documentation
5. Votre accueil
5.1. Accueil VIP
5.2. Accueil Aéroport
5.3. Accueil Gare Matabiau
5.4. Réception – Salle des Illustres
6. Vos déplacements
6.1. Offre Transports aériens
6.2. Pass Congrès
6.3. Offre Citiz
7. Votre confort
7.1. Offre Galeries Lafayette
7.2. Offre Grands Interprètes
7.3. Offre Tourisme
8. Vos outils de communication
8.1. Site web dédié à la manifestation
8.2. Application mobile
8.3. ICCA
8.4. Eléments marketing
6. Nom de la manifestation :...…………………………………………
Date du début de la manifestation : …../…../…..
Date de fin de la manifestation : …../…../…..
Lieu de la manifestation :………………………………………….
Nombre de personnes attendues : …………………
Nom de l’organisme : …………………………………………………
Adresse : ………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Contact pour Pack Accueil
Civilité :…………………………………………….
Prénom :……………………………………………
Nom : ………………….…………………………...
Tel :…………………………………………………
Mail :……………………………………………….
Autre contact
Civilité :…………………………………………….
Prénom :……………………………………………
Nom : ………………….…………………………...
Tel :…………………………………………………
Mail :……………………………………………….
Votre manifestation
Dans un premier temps, merci de bien vouloir compléter les champs
ci-dessous :
7. Votre manifestation
Nom de l’évènement
Adresse
Web
Edi-on précédente
nb de
personnes
Series
Code Année Lieu
1 Exemple congrès hIp://www.swafea.eu/
Année N-1 :
09 - 10 Feb 2011
Ville, Pays 300
Année N-2:
15 - 16 Jul 2010
Munich,
Germany
300
Année N-3:
23 - 24 Apr 2009
Brussels,
Belgium
300
2 Votre évènement :
Année N-1 :
Année N-2 :
Année N-3 :
Merci de renseigner le tableau suivant :
Historique de la manifestation :
Date de la 1ère édition de votre manifestation ? ……………………
Présentation rapide des 3 dernières éditions ……………………….
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………….
8. Budget
Merci de fournir le budget prévisionnel de votre manifestation (recettes/
dépenses), incluant l’ensemble de vos demandes de subventions.
Merci de préciser les demandes d’aides indirectes (soutien à la
communication, services techniques…)
10. Concernant le déroulement de votre candidature :
Thème de la manifestation :...………………………………………
Modalités de candidature :...…………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Destinations concurrentes :..…………………………………………
Date de candidature : …../…../…..
Modalités de prise de décision :...…………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Critères de décision : :...……………………………………………….
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Organisme décisionnaire :...…………………………………………
Date de prise de décision : …../…../…..
So* Toulouse convention bureau peut vous accompagner tout
au long de votre candidature :
q Soutien dans la rédaction et la réalisation de votre dossier;
q Mise à disposition d’éléments marketing d’aide à la vente (photos,
vidéos, kakemonos, textes, présentation ppt…) ;
q Préparation et présence lors de la visite d’inspection ;
q Présence aux éditions préalables.
L’utilisation de ces éléments n’est autorisée que pour la
valorisation des manifestations et en aucun cas à des fins
commerciales
Soutenir votre candidature
12. Trouver des prestataires facilement
Afin de simplifier votre recherche de prestataires (hôtels, lieux de
réception, traiteurs, prestataires techniques, agences PCO ou
événementielles), nous mettons à votre disposition une plateforme
de questionnement.
Depuis cette plateforme vous publiez un appel d’offres, vous avez
accès aux réponses et devis, restez en contact direct avec les
prestataires et l’équipe So*Toulouse convention bureau.
Conditions : réservé aux signataires de la convention d’engagement.
Login et mot de passe sur demande.
Un site internet et une Application mobile dédiés à votre
manifestation
Depuis la plateforme vous pouvez créer le site internet de votre
manifestation et mettre en place une Application mobile.
Cf. Fiche 8. Vos outils de communication.
Préparer votre manifestation
14. Date de la demande …./…./…..
Urgent ☐ Non urgent ☐
Nom de la structure
organisatrice
Personne référente pour la documentation (nom prénom, tel et
email)
Documents souhaités Plan Ville de Toulouse
Document Toulouse
Mode de remise au
demandeur
Retrait Donjon du
Capitole Square Charles
de Gaulle, 31000
Toulouse
Expédition (devis selon volume)
Langues Français/ Anglais Quantité …..
Français/Espagnol Quantité …..
Date de mise à disposition souhaitée
Demande de documentation
15. 5. Votre accueil
Ø 5.1. Accueil VIP
Ø 5.2. Aéroport de Toulouse – Blagnac
Ø 5.3. Gare Matabiau
Ø 5.4. Réception à la Salle des Illustres
16. Vous accueillez des personnes importantes pour votre manifestation,
elles sont aussi importantes pour nous.
Merci de nous transmettre la liste complète de vos invités VIP pour
que nous puissions préparer ensemble leur accueil (accueil
personnalisé à leur arrivée à l’aéroport ou à la gare, attentions
particulières, cadeaux spécifiques…).
5.1. Accueil VIP
17. Date
d’arrivée
Heure
d’arrivée
Provenance
Numéro de
vol
Nombre de
personnes
Descriptif : mise en place de comptoirs d’accueil à l’aéroport.
Conditions d’accès : service gratuit.
Prestations supplémentaires payantes : conciergerie, prise en
charge des bagages.
Conditions d’utilisation : cette prestation s’entend sur deux plages
horaires de deux heures le jour d’arrivée de vos participants.
A prévoir :
Repérage au minimum un mois avant le jour d’arrivée.
Mini formation et liste des personnes présentes.
Afin de garantir le bon déroulement de cet accueil, nous avons
besoin de connaître les horaires d’arrivée de vos participants ainsi
que leurs numéros de vols, à préciser ci-dessous :
5.2. Accueil Aéroport
18. 5.3. Accueil Gare Matabiau
Descriptif : mise en place de comptoirs d’accueil à la gare.
Conditions d’accès : service gratuit.
Prestations supplémentaires payantes : conciergerie, prise en
charge des bagages.
Conditions d’utilisation : cette prestation s’entend sur deux plages
horaires de deux heures le jour d’arrivée de vos participants.
A prévoir :
Repérage au minimum un mois avant le jour d’arrivée;
Mini formation et liste des personnes présentes ;
Afin de garantir un bon déroulement de cet accueil, nous avons
besoin de connaître les horaires d’arrivée de vos participants ainsi
que leurs numéros de trains, à préciser ci-dessous :
Date
d’arrivée
Heure
d’arrivée
Provenance
Numéro de
train
Nombre de
personnes
19. Date souhaitée
Horaires
souhaités
Nombre de
personnes
Descriptif:
Accueil et réception à la Salle des Illustres (Capitole, Hôtel de
ville). Mise en place d’un apéritif de bienvenue.
Conditions d’obtention :
vous devez envoyer un courrier de sollicitation à l’attention de
M o n s i e u r l e M a i r e d e T o u l o u s e :
jean-luc.moudenc@mairie-toulouse.fr
Merci de mettre en copie g.legou@so-toulouse.com pour
suivre votre demande:
Afin d’assurer la coordination avec les services de la Ville de
Toulouse, merci d’indiquer vos souhaits de réception :
5.4. Réception
20. 6. Vos déplacements
Se rendre à Toulouse
Ø 6.1. Offre transports aériens
Se déplacer à Toulouse
Ø 6.2. Pass Congrès
Ø 6.3. Offre Citiz
21. 6.1. Offre transports aériens
Congrès, salons et séminaires
Les compagnies aériennes offrent des conditions tarifaires incitatives pour les
congrès et conventions.
En fonction de l’origine de vos participants, nous pouvons vous aider sur les
programmes suivants:
Air France & KLM
Faites de votre événement un succès avec AIR FRANCE & KLM Global
Meetings. Gestion en ligne très simple et de nombreux bénéfices pour les
organisateurs d'événements et leurs participants.
Brussels Airlines
Que vos besoins d'affaires reposent sur l'affrètement d'un vol, l'expédition de
marchandises de fret ou l'organisation de congrès, nos solutions sont faites pour
vous.
Lufthansa United :Star Alliance
Conventions Plus est un service Star Alliance™ qui facilite l’organisation et la
participation à des congrès internationaux. Mise à disposition des horaires et de
tarifs réduits des 27 transporteurs membres à partir d’un seul endroit.
Turkish Airlines
Grâce aux programmes Turkish Conventions, Conventions Plus ou Meeting Plus,
vous pouvez bénéficier de tarifs avantageux et de facilités d’organisation pour
optimiser la participation à vos événements.
J’autorise So* Toulouse convention bureau à initier les premières
démarches pour ma manifestation, cela n’implique pas d’obligation pour
ma structure.
Signature:
Les informations sur les pages jointes doivent être remplies
22. Votre Profil Client
Civilité :
Prénom :
Nom :
Fonc7on :
Société ou associa7on :
E-mail
Vos coordonnées
Téléphone :
Téléphone mobile :
Télécopie :
Site Internet :
Rue / Bâ7ment : *
Ville : *
Code postal : *
Etat / Province :
Pays : *
Votre évènement
Nom de l'évènement
Descrip7on de l'événement :
Webmaster E-mail : *
Site Internet : *
Téléphone :
Ville ou Aéroport le plus
proche :
*
Date de début :
Date de fin :
Adresse de 'événement
Rue / Bâ7ment : *
Ville : *
Code postal : *
Etat / Province :
Pays : *
23. Estimation du nombre de participants
Merci d’indiquer le nombre estimé de participants (y compris exposants/accompagnateurs) par pays
de provenance susceptibles d'emprunter le transport aérien. Cette estimation doit être basée sur les
résultats passés ou, pour une première édition, le potentiel selon le fichier qualifié de la cible-
participants. Ces informations nous servent à estimer le potentiel de votre événement.
France (potentiel aérien) participants
Europe participants
Amériques participants
Asie / Pacifique participants
Afrique du Nord participants
Afrique / Océan Indien participants
Proche / Moyen Orient participants
Agences de voyages dédiées
Merci d’indiquer les numéros IATA de vos agences de voyages dédiées ou si
vous êtes une agence, merci d’indiquer votre numéro IATA
1. 2.
3. 4.
5. 6.
24. Evénements futurs
Merci d’indiquer le nombre de participants des événements futurs.
Par exemple : Salon ABC, Paris, France, 01/01/2006 - 31/12/2006, 3000 participants
Evénement futur #1 :
Evénement futur #2 :
Evénement futur #3 :
Informations générales sur l'organisme international de rattachement
Organisme
international :
Nom du
responsable :
Téléphone
E-mail :
Site Internet :
Adresse de
l'organisme
Rue / Bâtiment :
Ville :
Code postal :
Etat / Province :
Pays :
25. Descriptif
Pass comprenant les transports urbains ainsi que l’aéroport
et se déclinant en deux versions :
Un pass « traditionnel »
Recto : côté du ticket présentant la déclinaison
commerciale des titres (ticket orange, bleu, etc.)
Verso : côté du ticket opposé au recto, sur lequel est
apposé le bandeau magnétique
Possibilité de 20 caractères au verso : __/__/__/__/__/__/
__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/_
Un pass « personnalisé»
Recto : côté du ticket présentant la déclinaison
commerciale des titres (ticket orange, bleu, etc.)
Verso : entièrement personnalisé
Trois modes de financement
• Gratuité
Conditions: le congrès doit rassembler plus de 300
personnes, être International (les précédentes éditions
doivent avoir eu lieu dans au moins 3 pays différents) et
être validé par So* Toulouse convention bureau.
• Facturation à l’utilisation avec offre préférentielle
Conditions : tout congrès, quel que soit le nombre de
participants, sous réserve de validation par So* Toulouse
convention bureau.
Facturation des trajets au « tarif plus de 10 trajets ».
• Participation forfaitaire de So* Toulouse convention
bureau.
6.2. Pass Congrès
26. Conditions d’utilisation:
Age: +20 ans
Permis de conduire de plus de 2 ans
Passeport ou CNI
Carte bancaire VISA ou MasterCard
Caution 700€ (pré-autorisation CB)
Prix et charges:
Les tarifs sont modifiables sans préavis
(les tarifs au km sont indexés sur
l’évolution des prix du carburant). Ils
comprennent aussi les frais d’utilisation
forfaitaires, l’assurance tous risques, le
carburant, l’entretien du véhicule. Ils ne
comprennent pas les kilomètres
supplémentaires, les pénalités et services
supplémentaires facturés au retour.
6.3.Offre Citiz
Descriptif:
Mise à disposition, pour les organisateurs, d’une carte
Utilisation Citiz. Cette carte permet à tout moment d’avoir
accès à une voiture de location. Facturation à l’utilisation.
Demande de mise en contact
28. 7.1. Offre Galeries Lafayette
Descriptif: les Galeries Lafayette, partenaires de So* Toulouse
convention bureau, vous proposent :
• Mise en place d’une carte de réduction spécifique pour les congressistes
internationaux (tout étranger ne résidant pas en France) cumulable avec la
détaxe (- 12% selon conditions pour les résidents hors Union-Européenne).
• Mise en place d’un flyer spécifique avec cadeau contre achat pour tous les
congressistes lors de leur passage aux Galeries Lafayette.
• Organisation, pour les congrès internationaux, d’une Welcome ou d’une
Farewell party incluant l’accès à la terrasse du 6ème étage des Galeries
Lafayette et d’un buffet « régional ».
• Mise en place de navette « shopping » avec , selon les cas la présence de
personal shopper
• Catalogue d’une dizaine d’articles « Sélection Galeries Lafayette » mis à
disposition des organisateurs afin qu’ils puissent acheter des cadeaux de
bienvenue à leurs participants.
• Proposition aux organisateurs de tenues à tarifs préférentiels pour les équipes
d’organisation des congrès (avec le logo du congrès et celui des Galeries
Lafayette).
Demande de mise en contact
Date souhaitée : _____________________________________________
Détail de la demande :
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
________________________________________________________________
Conditions d’accès: service gratuit
Conditions d’obtention: faire parvenir une demande au minimum 2
mois avant la date de l’événement
29. 7.2. Offre Grands Interprètes
Descriptif:
L’association Les Grands Interprètes, partenaire de So* Toulouse
convention bureau, programme tout au long de l’année une série de
concerts de musique classique à Toulouse.
Les formules proposées:
• Mise en place d’un tarif spécifique pour les participants à
l’événement (- 10% sur les places en 2e et 3e catégories).
• Organisation d’une soirée de prestige autour d’un des
concerts avec accueil personnalisé des invités, places de
prestige, cocktail à l’entracte et/ou en fin de concert, possibilité
de visiter les coulisses de la salle et de rencontrer les artistes
(sous réserve de leur accord).
• Organisation de concerts privés sur mesure.
Plus d’informations : www.grandsinterpretes.com
Conditions d’accès: service gratuit
Demande de mise en contact
Date souhaitée : _____________________________ ________
Détail de la demande :
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________
30. 7.3. Offre Tourisme
Descriptif
Découvrez gratuitement Toulouse lors de vos repérages !
Nous offrons une visite de la ville au comité d’organisation dans le
cadre de la visite d’inspection.
• A pied, avec l’Office de Tourisme
Découverte du Capitole et ses salles d’apparat; Basilique
Saint-Sernin, église et cloître des Jacobins, Hôtel de Bernuy…
• En bus, en route pour le City tour avec Pays d’Oc
Visite inédite en mini cabriolet : place Wilson, cathédrale Saint
Etienne, Jardin Royal, Garonne, Jardin des plantes, Canal du
Midi, Pont Neuf, Basilique Saint-Sernin…
• Sur l’eau, avec la péniche Baladine
Départ quai de la Daurade pour une croisière sur la Garonne :
admirez les plus beaux monuments dont le Pont Neuf, l'Hôtel
Dieu, la Grave, les quais, la Prairie des Filtres, la Chaussée du
Bazacle...
Conditions d’accès: service gratuit
31. 8. Vos outils de
communication
Ø 8.1. Site internet dédié
Ø 8.2. Application mobile dédiée
Ø 8.3. ICCA
Ø 8.4. Eléments marketing
32. 8.1. Site internet
Descriptif :
So* Toulouse convention bureau vous propose la création d’un
site web dédié à votre manifestation, comportant notamment le
programme, vos partenaires et toute autre information pratique.
Conditions d’accès :
Service réservé aux signataires de la convention d’engagement.
Conditions d’obtention :
§ travailler avec au minimum 5 acteurs de So* Toulouse
convention bureau,
§ fournir la liste des acteurs travaillant pour la manifestation,
§ A initier au minimum 4 mois avant le lancement de la
manifestation.
Prestations supplémentaires payantes :
§ gestion des entrées,
§ administration des questionnaires satisfaction,
§ prise de rendez-vous professionnels,
§ etc.
33. 8.2. Application mobile
Descriptif :
So* Toulouse convention bureau vous propose la création
d’une Application mobile dédiée à votre manifestation. Vous
pourrez ainsi :
§ Faciliter la participation de vos invités à votre
événement grâce à la fonction calendrier,
§ Communiquer en direct avec les participants
(programme, actualités, informations pratiques),
§ Organiser leurs déplacements en ville en leur proposant
des partenaires de proximité,
§ Disposer d’une carte dynamique (géolocalisation des
lieux clés de votre évènement),
§ Valoriser vos partenaires en affichant leurs logos…
Conditions d’accès :
Service réservé aux signataires de la convention
d’engagement.
Conditions d’obtention :
§ travailler avec au minimum 5 acteurs
de So* Toulouse convention bureau,
§ fournir la liste des acteurs travaillant pour
la manifestation,
§ à initier au minimum 4 mois avant le
lancement de la manifestation.
34. 8.3. ICCA
Descriptif :
Dans le cadre de la politique de développement de la
destination, nous mettons en place un système de
référencement des manifestations au sein de l’association
ICCA (International Congress & Convention Association).
Conditions d’accès :
La réunion doit être internationale, réunir un minimum de
50 participants et avoir eu lieu dans au moins trois autres
pays.
J’autorise So* Toulouse convention bureau à publier les
données concernant ma manifestation sur les supports de
communication ICCA.
Signature:
35. 8.4. Eléments marketing
Descriptif :
N’hésitez pas à demander la Boîte à outils !
So* Toulouse convention bureau met à votre disposition :
§ photos des lieux emblématiques,
§ textes de présentation de la ville,
§ vidéos,
§ logo So*Toulouse,
§ présentations PowerPoint,
§ kakemonos…
Conditions d’accès :
Service réservé aux signataires de la convention d’engagement.
Conditions d’obtention :
§ travailler avec au minimum 5 acteurs de So* Toulouse
convention bureau ;
§ fournir la liste des acteurs travaillant pour la manifestation;
§ à initier au minimum 4 mois avant le lancement de la
manifestation ;
§ Merci d’envoyer votre demande à f.lafont@so-toulouse.fr
36. CONVENTION BUREAU
ARCHE MARENGO
1, Allée Jacques Chaban-Delmas
31500 TOULOUSE
France
www.so-toulouse.com
infos@so-toulouse.com
T. +33 5 81 31 30 20
