P.sg.10 procedimientos de control de documentos y registros v8 - 12012021

P.SG.10
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Versión 08 Fecha de última actualización: 12/01/2021 Página 1 de 11
Área responsable del documento inicial: Gerencia SA & SIG
Aprobación del documento inicial: Sergio Nichele
Gerente General
Aprobación(es) de actualización(es):  Versión 4, 01/02/2017: Gerente General – Sergio
Nichele .
 Versión 5, 14/05/2018: Gerente General – Sergio
Nichele
 Versión 6, 14/05/2019: Gerente Recursos
Humanos – Fernando Cuadrado.
 Versión 7, 16/11/2020: Gerente de RS & SIG –
Freddy Pareja.
Aprobación de última actualización: Aprobación: Gerente Socioambiental - Freddy Pareja
Actualización: 08
Fecha: 12/01/2021
Actualización Nombre Cargo Área
Preparada por: Chirley Bellido Analista SIG Socioambiental
Revisada por:
Nombre Cargo Área
Freddy Pareja Gerente Socioambiental Socioambiental
Este documento impreso es una copia no controlada, para consultar el documento controlado
(última actualización) favor ingresar a la plataforma “Documento SIG” ubicado en la Intranet de
Terminal Portuario Paracas SA.
1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos para la elaboración, revisión, identificación, aprobación, distribución,
actualización, almacenamiento y protección de los documentos y registros del Sistema Integrado de
Gestión(SIG)del Terminal Portuario Paracas S.A.
2. ALCANCE
Este procedimiento involucra a todos los documentos y/o registros del Sistema Integrado de Gestión
de Terminal Portuario Paracas S.A.
3. RESPONSABILIDADES
3.1. Gerente General:
 Gestiona los mecanismos y recursos necesarios para que se cumpla con las políticas,
reglamentos, planes, programas, procedimientos, registros y manuales del Sistema
Integrado deGestión de Terminal Portuario Paracas S.A..
3.2. Gerentes de procesos:
 Documenta los procesos operativos los cuales son responsables y según aplique, delega la
elaboración de documentos a su personal.
 Revisa, aprueba y mantiene actualizados los documentos relacionados al punto
anterior(documentosinternosydocumentosexternos).

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 Define el tiempo de conservación de los registros generados y/o usados en sus
procesosconsiderando losrequisitoslegales y requerimientos de la operación.
 Utilizaestosdocumentoscomounaherramientademejoracontinua.
 Provee los recursos necesarios para la identificación de procesos que requieren ser
documentados.
 Comunicaalpersonallaimportanciade llevaracabolas actividades incluidasenlos documentos
de la organización.
 Custodia los documentos de su área teniendo en cuenta el grado de confidencialidad y
protección que requieren.
3.3. Jefes de procesos (responsables operativos):
 Garantiza In Situ que se cumpla con la ejecución de los distintos controles
mencionados en los distintos reglamentos, planes, programas, procedimientos,
instrucciones,registrosymanualesqueconformanelSIG.
 Informa y coordina con sus respectivas gerencias los cambios necesarios a los
documentos paraunmejorcontrol delosprocesos.
 Elabora, revisa y actualiza los procedimientos operativos de los cuales son
responsables. Según aplique delega la elaboración y actualización de documentos al
personal de suárea.
 Controla el acceso, uso, almacenamiento, preservación y conservación de los
documentos delSIG.
3.4. Analista SIG:
 Elabora los procedimientos de gestión documentados exigidos por las normas ISO 9001, ISO
14001, ISO45001yBASC.
 Apoyaalosresponsablesdelosprocesosoperativosenladocumentacióndelos mismos.
Sobretodoenlaafectaciónqueundocumentopuedatenersobreotros procesos.
 Asegura quetodoslosdocumentos del SIGcumplanlos requisitosexigidos porlas normasISO
9001,ISO14001,ISO45001yBASC.
 Responsable de subir los documentos aprobados al intranet y de la disposición final de los
documentos del SIG.
 Velaporel cumplimiento del presente procedimiento.
4. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS
 Normas ISO 9001: 2015, Norma ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, BASC y Estándar BASC
v5.
 Reglamento Interno de trabajo.
5. SIGLAS Y DEFINICIONES
5.1. SIG: Sistema Integrado de Gestión.

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5.2. Anexos:Songuíasestablecidasparaayudaralacomprensióndeunprocedimiento.
5.3. Copia Controlada: Copia de un documento original cuya vigencia está garantizada.
5.4. Copia No Controlada: Copia de documento original cuya vigencia no está garantizada.
5.5. Documento: Información y su medio de soporte, este medio puede ser papel, disco
magnético,óptico,electrónico,fotografía,muestrapatrónounacombinacióndeestos.
5.6. Documento Externo: Documento que no es generado por Terminal Portuario Paracas
S.A., pero que por su información específica es adoptado como parte del sistema de
gestión y debe ser controlado. Puede encontrarse en copia impresa o medio
electrónico, estos documentosexternosson:Lasnormaslegales,normastécnicas,MSDS,
manualesde equipos,guíastécnicas,informacióndeclientes,entreotros.
5.7. Documento Interno: Documento generado por Terminal Portuario Paracas S.A.para su uso
dentro del SIG, estos documentos internos son: Las políticas, los reglamentos, manuales,
procedimientos, instrucciones, diagramas, formatos, planos, etc.
5.8. Documento Obsoleto: Documento que ha sido reemplazado por una nueva versión
actualizada o retirado porque la actividad que lo originó se ha suspendido o es
controlada por otrodocumento.
5.9. Versión: Un documento cambia de versión cuando es modificado y requiere ser
actualizado para incluir estos cambios. Ejm. Se le agrega un campo al formato del
registro.
5.10. Fecha de revisión y/o actualización: Para aquellos documentos que no cambien de
versión, pero se requiere conocer la última fecha que han sido revisados y/o
actualizados,estafechaderevisiónseregistraráenelcampoasignado.Tenerencuenta que
aquellos documentos / Registros que no tengan este campo en su formato, no
requieren del registro de esta fecha.
5.11. FechadeAprobación:Eslafechaqueseaprobóeldocumento.
5.12. Formato: Es un documento en el que se consignarán datos como resultado de una
verificaciónocontrol,convirtiéndosedeesamaneraenunregistro.
5.13. Instructivo: Documento que detalla la forma de “como” desarrollar una actividad
específica en un proceso determinado, puede incluir gráficos, esquemas, dibujos,
fotografías,etc.paraayudaralacomprensióndelusuario.
5.14. Política de SIG: Es una declaración escrita de principios generales que establecen los
lineamientos que sigue Terminal Portuario Paracas S.A. para cumplir con las
exigencias de su SIG.
5.15. Procedimiento:formaespecíficaparallevaracabounaactividadounproceso.
5.16. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las
actividadesejecutadas porTerminal Portuario Paracas S.A.
5.17. ReglamentointernodeTrabajo:Eselconjunto dedisposicionesobligatorias quetodos los
trabajadores tienen que cumplir al desarrollar sus trabajos en la empresa, también
contienelassancionesquesonlas consecuenciasdeinfringirlasreglas establecidas en el
mismo.

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6. DESCRIPCIÓN
6.1. Estructura de un documento.
6.1.1. Escabezado:
 Elencabezadosoloaplicaparalosprocedimientos,instructivosy anexos.Losotros
documentos delSIGnotienen encabezado.
 El encabezado tiene el siguiente formato e irá impreso en todas las hojas del
documento.
CÓDIGO DE DOCUMENTO
TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO, INSTRUCCIÓN O ANEXO
6.1.2. Pie de Página:
 El pie de página solo aplica para los procedimientos, instrucciones, anexos y
manualesinternos. Losotros documentos del SIG no tienen pie de página.
 El pie de página tieneel siguientemodelo.
 Enelladoizquierdovaelnúmero deversión deldocumento.
 Enel centrovala fecha de laúltimaactualización
 Enelladoderechovaelnúmerodepáginasdel documento
 No esnecesario tener lasfirmasenlos documentos.
6.1.3. Tabla de Contenido:
 Eneliniciosecolocaráuncuadrodecontrolderevisiónyaprobación,semuestra como
ejemplo el siguiente modelo:

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Área responsable del documento
inicial:
Gerencia SA & SIG
Aprobación del documento inicial: Sergio Nichele
Gerente General
Aprobación(es) de actualización(es):  Versión 4, 01/02/2017: Gerente General –
Sergio Nichele .
 Versión 5, 14/05/2018: Gerente General –
Sergio Nichele
 Versión 6, 14/05/2019: Gerente General –
Fernando Cuadrado
Aprobación de última actualización: Aprobación: -GerenteSA&SIG - Freddy Pareja
Actualización: 07
Fecha: 16/11/2020
Actualización Nombre Cargo Área
Preparada por: Chirley Bellido Analista RS Socioambiental
Revisada por:
Nombre Cargo Área
Freddy Pareja Gerente Socioambiental Socioambiental
Este documento impreso es una copia no controlada, para consultar el documento
controlado (última actualización) favor ingresar a la plataforma “Documento SIG” ubicado
en la Intranet de Terminal Portuario Paracas S.A
 Laestructuradelosprocedimientos e instructivos tiene el siguiente esquema:
1. Objetivo:Especificaelobjetivo delprocedimiento.
2. Alcance: Especifica el ámbito de aplicación del procedimiento. Puede señalar
documentos, personas,procesos, etc.
3. Responsabilidades: Especifica las responsabilidades de todos los participantes del
procedimiento oinstrucción.
4. Referencias legales y otras normas: Especifica la normativa legal asociada al
procedimiento.
5. Siglas y definiciones: Necesario para aclarar algunas siglas usadas en la descripción del
documento y para definir aquello que pueda generar dudas en su interpretación.
6. Descripción:Esladescripcióndetalladadelprocedimientoeinstrucción.
7. Registros: Se señalan todos los registros generados o usados en el procedimiento
einstrucción.
8. Anexos: Toda información complementaria relevante para el entendimiento del
procedimiento o instrucción. Principalmente son diagramas de flujo, tablas, guías
técnicas,cuadrossinópticos,esquemas,etc.
9. ControldeCambios:TodosloscambiosalosdocumentosdelSIGseincluiránen este punto.
 Todoelcontenido delprocedimientoseharáenletraCalibri11.
 Paralosotrosdocumentosdelsistemanoesnecesarioguardarlaestructuradel

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procedimiento einstructivo.
6.2. Elaboración,Revisióny Aprobación de Documentos de origen interno.
 Los niveles de elaboración, revisión y aprobación establecidos en la organización se
detallan acontinuación:
DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA
Política del SIG Analista SIG Gerente
Socioambiental
Gerente General
Análisis interno y externo Analista SIG Gerente
Socioambiental
Gerente General
Necesidades y Expectativas de
partes interesadas
Analista SIG Gerente
Socioambiental
Gerente General
Alcance del SIG Analista SIG Gerente
Socioambiental
Gerente General
Macro Procesos Analista SIG Gerente
Socioambiental
Gerente General
Procedimientos de Gestión
exigidosporlasnormasISO9001,
ISO14001,ISO 45001yBASC
Analista SIG Gerente
Socioambiental
Gerente General
Procedimientos Operativos
Jefedeprocesoo
personaquese
designe
Responsable de
otros procesos y/o
Gerente proceso
Gerente del
proceso
Instructivos operativos
Jefedeprocesoo
personaquese
designe
Responsable de otros
procesos y/o Gerente
proceso
Gerente del
proceso
Manuales u otros documentos
operativos (formatos,
especificaciones, otros)
Jefedelprocesoo
personaquese
designe
Responsable de otros
procesos y/o Gerente
proceso
Gerente del
proceso
ReglamentoInternodeTerminal
Portuario Paracas S.A.
Gerencia de
RR.HH.
Gerente General Gerente General
6.3. CodificacióndelDocumentodeorigeninterno.
6.3.1. PolíticadelSistemaIntegradodeGestión:
 La Política del Sistema Integrado de Gestión no requiere codificación, sólo se
mencionalafechadeaprobaciónyel númerodeversión.

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6.3.2. OtrosdocumentosdelSistemadeGestión:
 Los siguientes documentos: Procedimientos, Instrucciones, Manuales, Códigos, políticas,
caracterizaciones y Reglamentos del SIG se codifican según la estructura definida:
X.YZ.correlativo.
X YZ N° Correlativo
P Procedimientos GG Gerencia General 1,2,3…
I Instructivos OP Gerencia de Operaciones 1,2,3…
M Manuales GF Gerencia Financiera 1,2,3…
REG Reglamentos RH Recursos Humanos 1,2,3…
COD Códigos AD Administración 1,2,3…
POL Políticas TI Tecnología e Información 1,2,3…
CDP Caracterizaciones SG Sistema Integrado Gestión 1,2,3…
OD Otros documentos RS Responsabilidad Social 1,2,3…
PLA Planes COM Comercial 1,2,3…
MA Medio Ambiente 1,2,3…
SSO Seguridad y Salud
Ocupacional
1,2,3…
PRO Protección 1,2,3…
GL Gestión Legal 1,2,3…
Ejemplo:unprocedimientodepesajeenlabalanzaconelcódigo“P.OP.20”indicaque es
el procedimiento número veinte de operaciones.
Para Registros, Tablas y Anexos se tiene la siguiente estructura: W.X.YZ. Correlativo.
Donde “W” representa:
W X YZ N°
Correlativo
N°
Correlativo
R
T
Anx
Registro
Tabla
Anexo
P 1,2,3… GG Gerencia General 1,2,3… 1,2,3…
I 1,2,3… OP Gerencia de Operaciones 1,2,3… 1,2,3…
M 1,2,3… GF Gerencia Financiera 1,2,3… 1,2,3…
REG 1,2,3… RH Recursos Humanos 1,2,3… 1,2,3…
COD 1,2,3… AD Administración 1,2,3… 1,2,3…
POL 1,2,3… TI Tecnología e Information 1,2,3… 1,2,3…
CDP Caracteri
zaciones
SG Sistema Integrado de
Gestión
1,2,3… 1,2,3…
OD Otros
docume
ntos
RS Responsabilidad Social 1,2,3… 1,2,3…

P.SG.10
PLA Planes GI Gestión de Ingeniería 1,2,3… 1,2,3…
SSO Seguridad y Salud
Ocupacional
1,2,3… 1,2,3…
MA Medio Ambiente 1,2,3… 1,2,3…
Ejemplo:sielticketdepesajedeingresofueseelprimerregistrodelprocedimiento20 de
Operaciones,elcódigosería:“R.P.OP.20.01”.
 En caso se tengan documentos que son necesarios para el sistema de gestión y los cuales
no cumplen con la codificación, debe de tener como mínimo una forma de
identificaciónparaevitarconfusiones,ydebe deserconsultadoalAnalistaSIG, dichos
documentosseráncontroladosenelformatoR.P.SG.10.01:ListaMaestrade documentos.
 Los documentos que son aprobados por la autoridad competente no estan obligados a
cumplir con la codificación, se identificaran por el nombre del documento, dichos
documentos serán controlados en el formato R.P.SG.10.01: Lista Maestra de
documentos.
6.4. Conservacióndelos Documentos y/oregistrosdeorigen interno:
 Todos los documentos del SIG serán incluidos en el formato R.P.SG.10.01: Lista Maestra de
documentos, enla cual sedescribe elcódigo, nombre, versión yen qué puntos se encuentran
distribuidaslascopiascontroladas.
 Encuanto alos documentos obsoletosse guarda únicamente laúltimaversión del documento
obsoleto (formato electrónico). El analista SIGarchiva electrónicamenteestáúltimacopia
enunacarpetadeobsoletos.Elrestodela documentación obsoleta es eliminada.
 Eltiempodeconservacióndelosregistrosseestableceencadaprocedimiento.
6.5. RevisióndelosDocumentos y/oregistros:
 LosdocumentosdelSIGserevisancuandosepresentancambiosenlosprocesos, modificación
y/o nuevos controles, cambio enlas funciones del personal o cuando la jefatura o gerencia lo
estimen conveniente. La frecuencia mínima de revisión es unavezporaño,paraasegurarla
actualizacióndelasactividades,productosy servicios de laempresa.
 Larevisióndeldocumentonoimplicaqueestetengaquesermodificado.
6.6. Modificación:
 Los responsables de los procesos actualizan los documentos del SIG para garantizar un mejor
controldesusprocesosyconvertirlosenunaherramientademejora continua.
 Paralaelaboración deestos documentostendránelapoyo del AnalistaSIG,quien revisa si las

P.SG.10
modificaciones o eliminaciones afectan o no a otros documentos del SIGyasegurasicumplen
lasexigenciasmínimasdelasnormasISO9001,ISO14001, ISO 45001y NormayEstándar BASC.
 Laelaboración,revisiónyaprobacióndeldocumentoserealizadeacuerdoala estructura
descritaenelítem6.2.deesteprocedimiento.
6.7. Control deCambios:
 En el caso de los formatos, la Política SIG, caracterizaciones, tablas y anexos, la
modificaciónseevidenciaporcomparaciónconlarevisiónanterior.
 Para el caso de los procedimientos, instructivos, politícas (Diferente a la Política SIG),
manuales, reglamentos, códigos y planes, los cambios generados, se ingresan en la tabla de
Control de Cambios ubicados al final de estos. Se conservará solo la descripción del último
control decambio motivode laactualizacióndel documento, las anteriores descripciones
seráneliminadas.
 Las modificaciones de forma cómo, por ejemplo: cambio de términos, correcciones
ortográficasogramaticalesytodoaquelloquenogenerevalorytampocoaumente riesgo de
malentendido del documento, no son necesarios que sean identificados y/o explicados
dentro delatabla control decambio.
 Indicar en control de cambios cuando el documento haya cambiado de Gerencia (XZ)
sin afectar la continuidad de la versión.
6.8. DistribucióndeDocumentos Internos:
 LosdocumentosaprobadosdeorigeninternodelSIGsedifundenatravésdel intranet.
 ElAnalistaSIGeselresponsabledesubiralintranetlosdocumentosaprobadosdel SIG.
6.8.1. Generación de Copias Controladas:
 ElAnalistaSIGgeneracopias controladasimpresasdelosdocumentos delSIGy distribuye
a los responsables de los procesos dicha copia. El control de esta distribuciónimpresa
setieneenR.P.SG.10.01:Listamaestradedocumentos.
 Al distribuirse una nueva versión del documento, el usuario debe devolver la copia de la
versiónanterior.EstacopiaseentregadirectamentealAnalistaSIG.
 La identificación de Copia Controlada que se coloca en el documento se realiza
medianteelsello que dice:“CopiaControlada”.
6.8.2. Generación de Copias Controladas:
 Cualquier documento del SIG que no tengael sello decopia controladay/o que no esté en
R.P.SG.10.01: Lista maestra de documento o que sea un documento obsoleto es una

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CopiaNoControlada.
 Esresponsabilidaddecadausuarioevitartenercopiasnocontroladasquepuedan afectar
negativamente la gestiónde unproceso.
 Terminal Portuario Paraca S.A.gestionasuSIGconcopiascontroladas.
6.9. Protección, acceso, usoy recuperación.
 Las únicas personas con accesoasubiralaintranetdocumentosdelSIGsonel Gerente
de Socioambientalyel Analista SIG.
 Las copias controladasdelSIGsealmacenanyprotegenubicándolasenunmueble o gaveta
conacceso restringido.
 Cada gerencia defineel accesoque tieneel personal su cargo aestos documentos del
SIG.
 El uso adecuado de estosdocumentos esresponsabilidadde la gerencia respectiva.
 Cuando un documento del SIG cambie de versión, el Analista SIG retira de la intranet
laversiónanteriory sube lanuevaversión.
 Paraelcasodelascopiascontroladas,elAnalistaSIGsolicitaalJefedelprocesola devolución
delaversiónanterioryreemplazaenelarchivadoreldocumentoconla nueva versión.
6.10. Almacenamiento yPreservación
 Eltiempo de conservación del registro lo estipula lalegislaciónnacional aplicable. Encaso
no esté estipulado, el responsable del proceso determina el tiempo de conservación
delmismoenfunciónalaconvenienciadesuexistenciaparauna buena gestión delSIG
 Los documentos virtuales se almacenan en la nube. Las copias controladas se
almacenanenlasgavetasdelasgerenciasojefaturasdeprocesos.
6.11. Disposición delRegistro
 Despuésdevencidoelplazodeconservaciónlosregistrosseeliminan del SIG.
6.12. Documentos de origen externo
 El uso de documentos externos actualizados es responsabilidad de los gerentes de los
procesos.
 Los gerentes de los procesos elaboran una lista con los documentos externos
actualizados.
 En esta lista se incluirán aquellos documentos que no estén en la Lista maestra de
documentos.
 Losdocumentosdeorigenexterno nosesubenalintranet.
 Las normas, leyes, decreto s o disposiciones legales no es necesario que se incluyan en

P.SG.10
ninguna lista.Estos documentos seencuentran enla matriz de requisitos legales.
7. REGISTROS
Código
Nombre del
Registro
Responsable del
Control
Tiempo de Conservación
R.P.SG.10.01 Lista maestra de
documentos
Analista SIG
Solo se conserva la lista
actualizada
8. ANEXOS:
Ninguno
9. CONTROL DECAMBIOS
Títulos /
Capítulos
Descripción del cambio Sustento del cambio
Todo Se realiza los cambios por actualización del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo por la
adecuación a la ISO 45001:2018
Mejora continua
6.2 Se actualizó el ítem 6.2 Elaboración, Revisión y
Aprobación de Documentos de origen interno.
Mejora continua
6.7 Se agregó: Indicar en control de cambios cuando el
documento haya cambiado de Gerencia (XZ) sin
afectar la continuidad de la versión.
Mejora continua

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