Vadlīnijas izstrādātas 2011. gadā LSAKA ekspertiem sadarbojoties ar Iepirkumu uzraudzības biroju un Zvērinātu advokātu biroju Borenius

1. VADLĪNIJAS
Publisko iepirkumu organizēšanai Latvijas Sabiedrisko attiecību
kompāniju asociācija 2011
Komunikācijas vadības un
sabiedrisko attiecību pakalpojumos

2. K
omunikācijas ārpakalpojumi ir viens no sarežģītākajiem publisko
iepirkumu veidiem, jo tajā iepērkamais pakalpojums saistīts
ar ilgtermiņa procesā iegūstamām, organizācijām būtiskām
nemateriālajām vērtībām, kā radošums, inovācija, uzticība, attiecības,
reputācija u.c. Šos iepirkumus savā daudzveidībā var salīdzināt ar arhitektūras
(ja iepirkta tiek komunikācijas stratēģija vai radošas kampaņas risinājums),
socioloģijas (analīzes, audita, pētījumu risinājumi) vai jurista (pastāvīgs
komunikācijas vadības atbalsts) pakalpojumu iepirkumiem.
Privātajā sektorā komunikācijas pakalpojumu sniedzēja izvēli nosaka
profesionalitāte, kompānijas reputācija, taču dažkārt izvēli var ietekmēt ļoti
subjektīvi faktori, t.sk., „patīk” vai „nepatīk”, runas maniere, spēja prezentēt.
Arī publiskajos iepirkumos, kurus veic valsts un pašvaldību institūcijas, ir
svarīgi piesaistīt profesionālākos pakalpojumu sniedzējus, un būtiska ir arī
spēja sastrādāties, taču publiskā sektora finanšu pārvaldības dēļ ir jāvadās
pēc skaidriem, caurskatāmiem principiem, nodrošinot vienlīdzīgas iespējas
piedalīties pēc iespējas plašākam pretendentu lokam un līdz minimumam
samazinot subjektīvo faktoru. Tas uzliek par pienākumu pasūtītājam skaidri
apzināties un nodefinēt pakalpojumam izvirzāmās prasības.
Lai nodrošinātu kvalitatīvus komunikācijas ārpakalpojumu publiskos
iepirkumus, Latvijas Sabiedrisko attiecību kompāniju asociācija (LSAKA)
sadarbībā ar zvērinātu advokātu biroju „Liepa, Skopiņa/BORENIUS”
izstrādājusi vadlīnijas, kas palīdzēs izvairīties no kļūdām un iepirkt
organizācijai vispiemērotāko risinājumu. Tā kā komunikācijas pakalpojumu
iepirkums ir vienlīdz sarežģīts neatkarīgi no iepirkuma summas, rekomendējam
šajās vadlīnijās ietvertos principus piemērot visās iestādes realizētajās
iepirkumu procedūrās neatkarīgi no paredzamās līguma summas.
Latvijas Sabiedrisko
attiecību kompāniju asociācija
www.lsaka.lv
lsaka@lsaka.lv
3

3. Sagaidāmos pakalpojumus definēt ir ļoti svarīgi kaut vai tāpēc, ka, tos neprecīzi
SAGATAVOŠANĀS
definējot, nevar sagaidīt, lai kompānijas iesniegtu kvalitatīvu piedāvājumu,
piemēram, pēc būtības reklāmas sagatavošanas un medijos izvietošanas
1. Pamatojums kampaņu nosaucot par sabiedrisko attiecību kampaņu, izvirzot pretendentiem
pretrunīgas prasības, netiek nodrošināta labākā pieeja kampaņas veidotāja
Kāpēc plānots iepirkums? Kādu organizācijas mērķi tas palīdzēs sasniegt
izvēlei.
vai kādu funkciju realizēt? Vai to nav iespējams īstenot ar jau esošajiem
resursiem?
2. Iepirkuma komisijas izveide No komunikācijas aģentūrām visbiežāk iepirktos pakalpojumus var iedalīt:
Saskaņā ar Publisko iepirkumu likumu (PIL) komisijā jābūt vismaz trīs locekļiem, • Pastāvīgs atbalsts organizācijas komunikācijas vadībai
bet, ja paredzamā līgumcena pārsniedz 500’000 latu, tad komisijā jābūt vismaz
• Konkrēta jautājuma izpēte (reputācijas / attiecību mērījumi,
pieciem locekļiem.
komunikācijas audits u.c.)
Komisijai jābūt kompetentai tā iepirkuma jomā, par kuru gatavojas slēgt
• Organizācijas vai projekta komunikācijas stratēģija
iepirkuma līgumu.
un taktiskais plāns
Lai nodrošinātu kvalitatīvu iepirkuma sagatavošanu un vērtēšanu, iepirkuma
• Iekšējās komunikācijas stratēģija un taktiskais plāns
komisijā vēlams iekļaut:
• Krīzes komunikācijas plāna sagatavošana
• Pasūtītāja vadības pārstāvi, jo komunikācija ir vadības funkcija;
• Komunikācijas kampaņas radošais risinājums
• Vadītāja vietnieku vai departamenta vadītāju, kura vadīto funkciju
atbalstīs plānotais iepirkums; • Kampaņas vadība un realizācija
• Komunikācijas vadītāju, ja tāds ir iestādē;
• Citus speciālistus, kuriem ir izpratne par iepirkuma Galvenie principi iepirkuma priekšmeta noteikšanā:
priekšmetu,atkarībā no iestādes iekšējiem dokumentiem • Pakalpojuma sniedzēju ieteicams iesaistīt iespējami agrākā
Šos pārstāvjus būtu vēlams iekļaut iepirkuma komisijas sastāvā komunikācijas kampaņas plānošanas fāzē, kad tā skatījums vēl var
neatkarīgi no plānotā iepirkuma paredzamās līgumcenas. ietekmēt izvēlēto risinājumu un nodrošināt tā kvalitatīvu un efektīvu
realizāciju
Iepirkuma komisija ir tiesīga pieaicināt neatkarīgus ekspertus. LSAKA • Projekta ietvaros caur iepirkumu nodot iespējami plašu pienākumu
nepieciešamības gadījumā var sniegt konsultatīvu atbalstu ekspertu loku – no analīzes līdz izpildei. Tas nodrošina pilnīgāku pakalpojuma
piesaistīšanā, kā arī iepirkuma dokumentācijas izstrādes procesā. sniedzēja iesaisti un piesaistīto speciālistu zināšanu izmantošanu, kā
arī efektivitātes kontroli.
• Nepamatoti nesadalīt iepirkuma priekšmetu dažādiem pakalpojuma
3. Līguma priekšmets sniedzējiem, tā vietā dot iespēju pakalpojuma sniedzējam uzņemties
Iepirkuma komisijas pirmais uzdevums – iespējami precīzi noteikt, kas tiek pilnu atbildību par iepirkuma mērķu sasniegšanu un nepieciešamības
sagaidīts no pakalpojuma sniedzēja,, precīzi definējot, kāds ir iepirkuma mērķis. gadījumā piesaistīt apakšuzņēmējus
No tā atkarīgi turpmākie lēmumi par piemērotāko iepirkuma veidu.
4 5

4. 4. Izdevumu prognoze • Pretendenta vidējais finanšu apgrozījums iepriekšējos trīs gados
Pirms iepirkuma izsludināšanas ir nepieciešams noteikt paredzamo līgumcenu, pirms piedāvājuma iesniegšanas vismaz trīs reizes pārsniedz
lai izvirzītu tai atbilstošus mērķus un prasības kandidātiem. Tomēr, ja budžetam piedāvājuma summu
nav stingru ierobežojumu, vēlams vispirms izvirzīt prasības un noteikt mērķus, • Pretendents atkarībā no līguma priekšmeta spēj nodrošināt vismaz
paredzamās līgumcenas noteikšanu atstājot sekundāru. trīs komunikācijas speciālistu iesaisti līguma izpildē, no kuriem vismaz
Gadījumā, ja kādai aktivitātei atvēlēta konkrēta paredzamā līguma summa, viens ir stratēģisks konsultants ar pieredzi sabiedrisko attiecību jomā
to būtu nepieciešams norādīt. Savukārt, izstrādājot tehnisko specifikāciju, ne mazāku kā trīs gadi
nevajadzētu izvirzīt prasības, kas pārsniedz iespējami izlietojamo summu. • Pretendentam ir ne mazāk kā trīs gadu pieredze līdzvērtīgu projektu
realizācijā, ko apliecina iepriekšējo pasūtītāju atsauksmes (iepirkuma
dokumentācijā ieteicams norādīt pazīmes, kas raksturo līdzvērtīgu
5. Piemērotākā iepirkuma veida izvēle projektu atkarībā no konkrētā iepirkuma priekšmeta specifikas un
Ņemot vērā, ka Latvijas tirgū ir neliels skaits profesionālu komunikācijas paredzamās līguma summas).
ārpakalpojumu sniedzēju, rekomendējam visus iepirkumus organizēt kā atklātus
konkursus. Kombinācijā ar kvalitatīvi sagatavotu nolikumu tas nodrošina
pietiekamu profesionālu pakalpojumu sniedzēju konkurenci iepirkumā, Biežāk pieļautās kļūdas pretendentu atlases prasībās:
garantējot iespēju izvēlēties iestādei piemērotāko. • Paredz izslēgšanas noteikumus, kurus nepieļauj likums un/vai kuri ir
grūti pierādāmi (pretendents mēģinājis ietekmēt iepirkuma procesu
un/vai sniedzis neprecīzu informāciju)
Ja iepirkums tiek veikts par radoša risinājuma izstrādi, piemērotākais iepirkumu
veids ir metu konkurss, kura rezultātā tiek izvēlēta labākā un piemērotākā • Neskaidri formulētas minimālā apgrozījuma prasības (vai prasītais
ideja. apgrozījums jāuzrāda katrā gadā vai prasība attiecas uz vidējo
apgrozījumu trīs gadu laikā)
• Konkurenci ierobežojošas prasības (jau piedāvājuma iesniegšanas
brīdī jābūt noteiktiem speciālistiem vai konkrētam darbinieku skaitam,
IEPIRKUMA DOKUMENTĀCIJA specifiskas pieredzes prasība konkrētā reģionā)
• Ļoti precīzi definēti kritēriji, kurus izpildīt var tikai kāds konkrēts
uzņēmums vai persona, piemēram, ar noteiktu gadu pieredzi darbā ar
1. Nolikums specifisku nozari
1.2. Atlases prasības • Neviennozīmīgi formulētas pieredzes prasības (pieredze līdzvērtīgu
Papildus ierastajām atlases prasībām komunikācijas ārpakalpojumu iepirkumos projektu realizācijā)
rekomendējams iekļaut aģentūras profesionalitāti, personāla un aģentūras • Apakšuzņēmēju piesaistīšanas ierobežošana
finanšu kapacitāti apliecinošas prasības, kuras nolikumā būtu precizējamas
atbilstoši konkrētajam iepirkuma priekšmetam:
• Pretendentam iepriekšējo trīs gadu laikā nav konstatēti profesionālās
darbības ētikas pārkāpumi sabiedrisko attiecību sfērā, ko apliecina
izziņa no nozares profesionālās organizācijas
6 7

5. 1.3. Tehniskā specifikācija • Piedāvājuma izvēles kritērijs – SVI kā piedāvājuma izvēles kritērija
Nolikuma Tehniskajai specifikācijai ir iespējami precīzi un detalizēti jāizskaidro izvēle un formulēšana ir atkarīga no pasūtītāja izvēles. Bet ir jāņem
visas ar līguma priekšmetu un pasūtītāja vēlmēm saistītās nianses, tajā skaitā: vērā, ka tie var attiekties tikai uz iepērkamo līguma priekšmetu,
nevis pašu pretendentu (piemēram, pretendenta kvalifikāciju).
• Informācija par gaidāmo iepirkumu vai norādes, kur pretendents var
gūt detalizētu informāciju par jomu, uz ko attiecas iepirkums • SVI piedāvājuma vērtēšanas kritērijam:
• Mērķi (izmērāmi) • jābūt saistītam ar iepirkuma priekšmetu, konkrēti izteiktam
un izvērtējamam
• Nodevumi
• jābūt norādītam kritēriju īpatsvaram un skaitliskām vērtībām
• Pakalpojuma sniedzēja iesaistes apjomi
• jābūt norādītam, kā tiks vērtēts katrs vērtēšanas kritērijs
• Termiņi
1.5. Vērtēšanas kritēriji
Biežāk pieļautās kļūdas iepirkuma dokumentācijā:
Tiek rekomendēts izmantot šādus vērtēšanas kritērijus:
• Nepareizi noformulētas tehniskās specifikācijas
• Cena – ne vairāk kā 40 punkti no 100
• nelietderīgi izvirzītas prasības (piemēram, neadekvātas prasības
gan kompānijai, gan personālam, kas nav nepieciešamas veicamajai • Ar līguma priekšmetu saistīti kvalitātes kritēriji –
kampaņai vai darba uzdevumam) 60 līdz 80 punkti no 100.
• precīzi nenoformulētas prasības un darba uzdevums
• diskriminējošas prasības
• Nepārdomāti sagatavots iepirkuma līguma projekts; Piemērs:
• Kļūdas piedāvājuma noformēšanā, piemēram: Cena 15
• Nesamērīgas noformējuma prasības (notariāli apliecinātas P1. Pretendenta piedāvātā cena 15
kopijas, zvērināta tulka tulkojums, atsauksmju oriģināli, nesamērīgs Kvalitāte 85
piedāvājuma komisiju skaits, piemēram, viens oriģināls un četras
kopijas utt.) P2. Pretendenta piedāvātā ārējās komunikācijas kampaņas
stratēģija un detalizēts ārējās komunikācijas kampaņas 30
• Neskaidri formulētas prasības (kādās un cik aploksnēs jāliek, taktiskais plāns, iekļaujot laika plānu un finanšu plānu.
kas tieši jācauršauj utt.)
P3. Pretendenta piedāvātā iekšējās komunikācijas
kampaņas stratēģija un detalizēts ārējās komunikācijas 20
1.4. Piedāvājuma izvēles kritēriji kampaņas taktiskais plāns, iekļaujot laika plānu un
finanšu plānu.
Komunikācijas pakalpojumu iepirkumiem netiek rekomendēts izmantot
zemākās cenas kritēriju, tā vietā izmantojot saimnieciski visizdevīgākā (SVI) P4. Pretendenta piedāvātais Projekta komunikācijas krīzes 10
piedāvājuma noteikšanas kritērijus. plāns
8 9

6. Projekta komunikācijas kampaņas stratēģijās Kritērija
Kritērija Kritērijs skaitliskās
P5 paredzētais mediju pielietojuma apjoms (veidu un 15 numurs vērtības
finanšu ziņā). diapazons
P6. Piedāvājuma radošā koncepcija un atbilstība 10 atbilstoši Tehniskajā specifikācijā noteiktajām prasībām.
mērķauditorijas aptveršanai. Ir ietverts līguma izpildes laika grafiks. Papildu skaidrojumi
nav nepieciešami.
Iepirkuma komisija izvērtē katru piedāvājumu atsevišķi. Par visizdevīgāko tiek Stratēģija un plāni sniedz priekšstatu par plānotajiem
atzīts piedāvājums, kurš ir saņēmis vislielāko punktu kopsummu (S). Punktu projekta realizācijas posmiem, ietverot secīgus soļus, bet 20 punkti
kopsumma tiek aprēķināta saskaņā ar šādu formulu: neiekļauj kvalitātes nodrošināšanas pasākumu aprakstu
vai pakalpojuma sniegšanā iesaistītos izpildītājus.
S = P1 + P2 + P3 + P4 + P5+P6, kur:
Stratēģija un plāni neiekļauj procesa norises un aktivitātes
S – punktu kopsumma
vai to satura aprakstu, vai pakalpojuma sniegšanas vietas
P – novērtējamā kritērija punktu skaits un apstākļu aprakstu, vai rezultāta kvantitatīvos rādītājus
un nodevumus un to veidus, vai kvalitātes nodrošināšanas
Par vērtēšanas kritēriju P1 punkti tiek piešķirti, dalot zemāko piedāvāto cenu ar
pasākumu aprakstu, vai pakalpojuma sniegšanas laika 10 punkti
Pretendenta piedāvāto cenu un reizinot ar maksimālo punktu skaitu.
grafiku, vai pakalpojuma sniegšanā iesaistītos izpildītājus,
Par vērtēšanas kritērijiem P2; P3; P4; P5; P6 punkti tiek piešķirti pēc komisijas vai izmantotās metodes, materiālus un tehnisko
locekļu vērtējuma. Iepirkuma komisijas locekļi vērtē Pretendenta piedāvājumus aprīkojumu vai citu informāciju, atbilstoši Tehniskajā
pēc kritērijiem P2; P3; P4; P5; P6, ņemot vērā sekojošu metodoloģiju: specifikācijā noteiktajām prasībām.
Kritērija
Stratēģija un plāni ir vispārīgi, neiekļauj informāciju par
Kritērija Kritērijs skaitliskās Kampaņas aktivitātēm pa visu periodu vai izpildes laika 0 punkti
numurs vērtības grafiku, vai darba sadalījumu.
diapazons
Pretendenta piedāvātā ārējās komunikācijas kampaņas Pretendenta piedāvātā iekšējās komunikācijas
P2. stratēģija un detalizēts ārējās komunikācijas kampaņas P3 kampaņas stratēģija un detalizēts iekšējās
taktiskais plāns, iekļaujot laika plānu un finanšu plānu. komunikācijas kampaņas taktiskais plāns, iekļaujot
laika plānu un finanšu plānu.
Stratēģija un plāni sniedz pilnīgu priekšstatu par
plānotajiem projekta realizācijas posmiem, ietverot Stratēģija un plāni sniedz pilnīgu priekšstatu par
secīgus soļus, tiem atbilstošu aktivitāšu (darbu) sarakstu, plānotajiem projekta realizācijas posmiem, ietverot
iekļauj īsu satura aprakstu, pakalpojuma sniegšanas vietas secīgus soļus, tiem atbilstošu aktivitāšu (darbu) sarakstu,
un apstākļu aprakstu, procesa norises vai aktivitātes iekļauj īsu satura aprakstu, pakalpojuma sniegšanas vietas
rezultāta kvantitatīvos rādītājus un nodevumus un to 30 punkti un apstākļu aprakstu, procesa norises vai aktivitātes 20 punkti
veidus, kvalitātes nodrošināšanas pasākumu aprakstu, rezultāta kvantitatīvos rādītājus un nodevumus un to
pakalpojuma sniegšanas laika grafiku, pakalpojuma veidus, kvalitātes nodrošināšanas pasākumu aprakstu,
sniegšanā iesaistītos izpildītājus, plānoto resursu pakalpojuma sniegšanas laika grafiku, pakalpojuma
ietilpību cilvēkstundās (man-hours), izmantotās metodes, sniegšanā iesaistītos izpildītājus, plānoto resursu
materiālus un tehnisko aprīkojumu un citu informāciju, ietilpību cilvēkstundās (man-hours), izmantotās metodes,
10 11

7. Kritērija Kritērija
Kritērija Kritērijs skaitliskās Kritērija Kritērijs skaitliskās
numurs vērtības numurs vērtības
diapazons diapazons
materiālus un tehnisko aprīkojumu un citu informāciju, P5 Projekta komunikācijas kampaņas stratēģijās pielietoto
atbilstoši Tehniskajā specifikācijā noteiktajām prasībām. mediju apjoms
Ir ietverts līguma izpildes laika grafiks. Papildu skaidrojumi
Stratēģijā paredzētie pielietotie mediju kanāli pārsniedz
nav nepieciešami.
tehniskajā specifikācijā noteiktās minimālās prasības
Stratēģija un plāni sniedz priekšstatu par plānotajiem (iekļauti arī starptautiskas apraides kanāli, piemēram, 15 punkti
projekta realizācijas posmiem, ietverot secīgus soļus, bet 15 punkti televīzijas kanāli, radiostacijas, tīmekļa vietnes,
neiekļauj kvalitātes nodrošināšanas pasākumu aprakstu ziņu aģentūras). Paskaidrots, kuras mērķauditorijas
vai pakalpojuma sniegšanā iesaistītos izpildītājus. aptveršanai paredzēts katrs kanāls.
Stratēģija un plāni neiekļauj procesa norises un aktivitātes Stratēģijā paredzētie pielietotie mediju veidi dažādībā un
vai to satura aprakstu, vai pakalpojuma sniegšanas vietas skaita ziņā pārsniedz tehniskajā specifikācijā noteiktās 5 punkti
un apstākļu aprakstu, vai rezultāta kvantitatīvos rādītājus minimālās prasības. Paskaidrots, kuras mērķauditorijas
un nodevumus un to veidus, vai kvalitātes nodrošināšanas aptveršanai paredzēts katrs kanāls.
pasākumu aprakstu, vai pakalpojuma sniegšanas laika 5 punkti
Stratēģijā paredzētie pielietotie mediju veidi atbilst
grafiku, vai pakalpojuma sniegšanā iesaistītos izpildītājus,
tehniskajā specifikācijā noteiktajām minimālajām 0 punkti
vai izmantotās metodes, materiālus un tehnisko
prasībām.
aprīkojumu vai citu informāciju, atbilstoši Tehniskajā
specifikācijā noteiktajām prasībām. P6 Piedāvājuma radošā koncepcija un atbilstība
mērķauditorijas aptveršanai
Stratēģija un plāni ir vispārīgi, neiekļauj informāciju par
Kampaņas aktivitātēm pa visu periodu vai izpildes laika 0 punkti Piedāvājumā, papildus tradicionālajiem sabiedrisko
grafiku, vai darba sadalījumu. attiecību risinājumiem, pretendents paredzējis izmantot 10 punkti
jauno mediju kanālus un citus inovatīvus komunikācijas
P4 Pretendenta piedāvātais Projekta komunikācijas krīzes
risinājumus.
plāns
Piedāvājumā, papildus tradicionālajiem sabiedrisko
Plāns sniedz pilnīgu priekšstatu par iespējamajiem
attiecību risinājumiem, pretendents paredzējis izmantot 5 punkti
komunikācijas krīzes gadījumiem, kā arī nosaka precīzu 10 punkti
jauno mediju kanālus vai citus inovatīvus komunikācijas
rīcības plānu šādas krīzes gadījumos.
risinājumus.
Plāns sniedz vispārīgu priekšstatu par iespējamiem
Piedāvājumā nav sniegti radošas koncepcijas risinājumi,
komunikācijas krīzes gadījumiem, kā arī nosaka vispārīgu 5 punkti
pretendents nav paredzējis izmantot jauno mediju kanālus 0 punkti
rīcības plānu šādas krīzes gadījumos.
un citus inovatīvus komunikācijas risinājumus.
Plāns ir ļoti vispārīgs, sniedz vispārēju priekšstatu par
rīcību projekta komunikāciju krīzes gadījumā vai to 0 punkti
nesniedz vispār. Ir nepieciešami skaidrojumi.
12 13

8. 1.2. Iepirkuma līguma projekts
Jābūt precīzi definētiem termiņiem, nodevumiem, veicamajiem pienākumiem,
samaksas noteikumiem. Jāatceras, ka nekvalitatīvs līgums var būt par šķērsli
konkursam piesaistīt profesionālākos pakalpojumu sniedzējus.
IZZIŅOŠANA
Tā kā komunikācijas pakalpojumu iepirkums ir vienlīdz sarežģīts neatkarīgi no
iepirkuma summas, rekomendējam šajās vadlīnijās ietvertos principus piemērot
visās iestādes realizētajās iepirkumu procedūrās neatkarīgi no paredzamās
līguma summas. Ņemot vērā, ka Latvijas tirgū ir neliels skaits profesionālu
komunikācijas ārpakalpojumu sniedzēju, rekomendējam visus iepirkumus
organizēt kā atklātus konkursus. Rekomendējamais minimālais piedāvājuma
iesniegšanas termiņš – 20 dienas, lai nodrošinātu iespēju saņemt piedāvājumus
no pēc iespējas plašāka profesionālo nozares pārstāvju loka. Ieteicams arī
papildus likumā noteiktajai kārtībai informāciju par gaidāmo iepirkumu nosūtīt
LSAKA, kas par iepirkumu informēs biedrus – vadošās nozares aģentūras.
Pārbaudi informāciju par piegādātāju, sadarbības partneri
vai klientu Lursoft datu bāzēs www.lursoft.lv
14