2. Organización: Es la Archivo Electrónico: conjunto
estructura de las de documentos electrónicos
relaciones que deben producidos y tratados
conformes a los principios y
existir entre los funciones, procesos archivísticos;
niveles y actividades de los Cualquier documento
elementos materiales y electrónico que contiene
humanos de un organismo información que puede ser
social. leído, visto u oída o que pueda
tratarse de un programa
Valoración documental: se informático.
realiza un análisis técnico DOCUMENTO ELECTRÓNICO
y objetivo, para determinar DE ARCHIVO. Es el registro de
so el documento tiene valor información generada,
histórico, por lo cual, será recibida, almacenada y
conservado comunicada por medios
permanentemente y servirá electrónicos, que permanece en
fuente de investigación estos medios durante su ciclo
vital; es producida por una
para la institución u/o persona o entidad en razón de
empresa, si por el contrarío sus actividades y debe ser
posee valor administrativo. tratada conforme a los
principios y procesos
archivísticos.
3. EXPEDIENTE. Conjunto de ARCHIVO TOTAL. Concepto
documentos relacionados con que hace referencia al ciclo
un asunto, que constituyen una vital de los documentos.
unidad archivística. Unidad Proceso integral de la
documental formada por un formación del archivo en su
conjunto de documentos ciclo vital. Producción o
generados orgánica y recepción, distribución,
funcionalmente por una oficina consulta, retención,
productora en la resolución de almacenamiento, preservación
un mismo asunto. y disposición final.
CLASIFICACIÓN DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTAL. Labor DOCUMENTOS. Selección de
intelectual mediante la cual se los documentos en cualquiera
identifican y establecen las de sus tres edades, con miras a
series que componen cada su conservación temporal,
agrupación documental ( fondo, permanente o a su eliminación
sección y subsección), de MICRO FILMACIÓN. Técnica
acuerdo a la estructura que permite fotografiar
orgánico-funcional de la documentos y obtener
entidad. pequeñas imágenes en película.
4. ELIMINACIÓN DE MUESTREO. Operación por
DOCUMENTOS. Es la la cual se conservan ciertos
destrucción de los documentos de carácter
documentos que han representativo o especial.
perdido su valor Se efectúa durante la
administrativo, jurídico, selección hecha con
legal, fiscal o contable y criterios alfabéticos,
que no tienen valor cronológicos, numéricos,
histórico o que carecen de topográficos, temáticos,
relevancia para la ciencia y entre otros.
la tecnología. VALOR PRIMARIO. Es el
SELECCIÓN que tienen los documentos
DOCUMENTAL. Proceso mientras sirven a la
mediante el cual se Institución productora y al
determina el destino final iniciador, destinatario o
de la documentación, bien beneficiario del
sea para su eliminación o documento, es decir, a los
su conservación parcial o involucrados en el tema o
total. en el asunto.
5. VALOR SECUNDARIO. Es el RETENCIÓN DE
que interesa a los DOCUMENTOS. Es el plazo en
investigadores de términos de tiempo en que los
información retrospectiva. documentos deben
Surge una vez agotado el permanecer en el Archivo de
valor inmediato o primario. Gestión o en el archivo
Los documentos que tienen central, tal como se consigna
este valor se conservan en la tabla de retención
permanentemente documental.
VALORACIÓN DOCUMENTAL. DEPURACIÓN. Operación por
Proceso por el cual se la cual se separan los
determinan los valores documentos que tienen valor
primarios y secundarios de permanente de los que no lo
los documentos, con el fin de tienen
establecer su permanencia en ORGANIZACIÓN DE
las diferentes fases de DOCUMENTOS. Proceso
archivo. archivístico que consiste en el
desarrollo de un conjunto de
acciones orientadas a
clasificar, ordenar y signar los
documentos de una entidad
