Prezentacja z Warsztatu dla PMArt - Koła Naukowego Zarządzania Projektami. Zawiera 4 ćwiczenia dotyczące podstaw komunikacji.

1. Spotkanie PMArt - Koła Naukowego Zarządzania Projektami 2016.11.08

2. Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji 2

3. 1. Obszary wiedzy w Zarządzaniu Projektami (według PMI)
2. Źródła problemów w projektach
3. Jak unikać problemów?
4. Podstawowe zasady komunikacji
5. Jak się komunikuję?
6. Z kim się komunikować?
7. Model RACI (ORKI)
8. Plan komunikacji w projekcie
9. Formy komunikacji
10. Konsekwencje i odpowiedzialność
11. Jakie medium komunikacyjne wybieram
12. Death by meetings
13. Ile powinno trwać spotkanie?
14. Dyskusja
Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji 3
Agenda

4. Obszary wiedzy w Zarządzaniu Projektami
4
 Zarządzanie Integracją
 Zarządzanie Zakresem
 Zarządzanie Czasem
 Zarządzanie Kosztami
 Zarządzanie Jakością
 Zarządzanie Ludźmi
 Zarządzanie Komunikacją
 Zarządzanie Ryzykiem
 Zarządzanie Dostawcami
Który obszar jest najważniejszy?
Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji

5. 2000 28%23% 49%
1998 26%28% 46%
1995 27%40% 33%
1994 16%31% 53%
Powyższy diagram przedstawia rezultaty 30000 projektów budowy aplikacji w dużych,
średnich i małych przedsiębiorstwach w USA.
Badane przez The Standish Group od roku 1994.
Źródło: The Standish Group International, “10th Annual (2003) CHAOS Report,” CHAOS
Chronicles 3 (2003): 406.
UdaneWątpliweNieudane
2003 34%15% 51%
Projekty IT: Sukcesy nie przychodzą łatwo
5Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji

6. Główne przeszkody
6
 Utrata jasności celu biznesowego danego
rozwiązania
 Brak wspólnego języka
 Nieporozumienia
 Niejasne cele
 Zmiany zakresu
 Nieumiejętność działania i komunikowania się
z biznesem jako Zespół
 Nieelastyczne procesy (w kontekście zmian)
Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji

7. 1. Za przekaz komunikatu odpowiedzialny jest
Nadawca
 Mów głośno
 Mów wyraźnie
 Utrzymuj kontakt wzrokowy
 Skoncentruj się na rozmowie
 Jasno wyrażaj swoje myśli
 Nie odbiegaj od tematu
 Nie rozpraszaj siebie i rozmówcy
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 7
Zasady komunikacji werbalnej

8. Grupy 3 osobowe:
 Nadawca, Odbiorca, Obserwator
 Każda osoba będzie pełnić każdą z ról
3 rundy po 5 minut
 Obserwator przygotowuje (pisemnie) Komunikat – 1 minuta
 Obserwator przekazuje komunikat Nadawcy – 1 minuta
2 minuty na jedną rozmowę Nadawcy z Odbiorcą
 Zmiana ról – 1 minuta
Odbiorca nie może dopytywać
Obserwator milczy (obserwuje i notuje)
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 8
Jak się komunikuję?

9. 1. Komunikacja niewerbalna:
 wygląd fizyczny
 ruch ciała
 gesty
 wyraz twarzy
 ruch oczu
 dotyk
 głos
 sposób wykorzystywania czasu
 sposób wykorzystania miejsca
7-38-55 Meharabian
https://pl.wikipedia.org/wiki/Albert_Mehrabian
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 9
Elementy komunikacji niewerbalnej

10. 3 osobne podsumowania (po 3 minuty)
Informacja zawsze dla Nadawcy
- najpierw Odbiorca (1 minuta):
 minimum 3 pozytywy
 jedna (najważniejsza) rzecz do poprawy
- potem Obserwator (1 minuta):
 minimum 3 pozytywy
 jedna (najważniejsza) rzecz do poprawy
- Zmiana ról (1 minuta)
w sumie 9 minut
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 10

11. Strona werbalna nie jest najważniejsza
jednak nie wolno jej ignorować
Zawsze przygotowuj się do rozmowy:
uświadom sobie, co czujesz do rozmówcy
Uwaga na:
niechęć, strach, poczucie wyższości, winy, itp.
Twoje nastawienie do rozmówcy jest kluczowe
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 11

12. 1. Model RACI:
 Responsible (does the work, reports to Accountable)
 Accountable (responsible for the result)
 Consulted
 Informed
2. Polska wersja - ORKI:
 Odpowiedzialny
 Rozliczany
 Konsultowany
 Informowany
Ilu może być: Odpowiedzialnych, Rozliczanych,
Konsultowanych, Informowanych?
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 12
Z kim się komunikować?

13. Wybieramy jeden istotny dla wszystkich Projekt
1. Dzielimy się na 3 (wieloosobowe) Zespoły
2. Wybieramy zadania do rozpatrzenia przez Zespoły
3. W Zespołach dla naszych zadań wybieramy
 Osobę Odpowiedzialną
 Osobę Rozliczaną
 Osoby Konsultowane
 Osoby Informowane
10 minut
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 13
Who is whom in The Project’s Task?

14. Każdy Zespół we własnym gronie
 Co było trudne?
 Jak sobie z tym poradziliśmy?
3 minuty na ustalenie
2 minuty na przygotowanie komunikatu
Potem dzielimy się ze wszystkimi
 Każdy Zespół wymienia jeden element
 Podaje swoją receptę
3 minuty na jedno podsumowanie
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 14

15. Dbaj o konsensus całego Zespołu
Ograniczaj liczbę Informowanych
Kluczowa jest akceptacja osób wybranych do ról
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 15

16. 1. 1:1
 Rozmowa osobista
 Video rozmowa
 Telefon
 Wiadomość głosowa
 SMS
 Mail
 Dokument na portalu
2. Wiele osób zaangażowanych:
 Spotkanie
 Video konferencja
 Telekonferencja
 SMS
 Mail
 Dokument na portalu
Które z tych form muszą być wcześniej zaplanowane?
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 16
W jakiej formie się komunikować?

17. Pracujemy indywidualnie
Dla każdego komunikatu wybierz preferowaną formę:
1. Nowy Plan Komunikacji
2. „Padł” system produkcyjny
3. Projekt ma status RED
4. Błąd w dokumentacji
5. Zmiana osobowa w Projekcie
6. Zmiana zakresu w Projekcie
Uzasadnij swój wybór
10 minut
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 17
Jaką formę komunikacji wybierasz zazwyczaj?

18. Głosujemy 
1. Nowy Plan Komunikacji
2. „Padł” system produkcyjny
3. Projekt ma status RED
4. Błąd w dokumentacji
5. Zmiana osobowa w Projekcie
6. Zmiana zakresu w Projekcie
Dyskutujemy wybory, które nie były oczywiste
15 minut na podsumowanie i dyskusję
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 18

19. Ustal kto musi być poinformowany
Ustal jak szybko informacja musi dotrzeć
Uwaga na swoje preferencje komunikacyjne
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 19

20. 1. Dlaczego spotkania trwają wielokrotność 1h (0.5h)?
2. Ile trwają spotkania zaplanowane na 2 lub 3 godziny?
3. Jak radzą sobie osoby, które mają wiele spotkań?
4. Ile trwałyby spotkania gdyby godzina miała 50 minut?
Co robić?
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 20
Death by meetings
Planować, planować,
PLANOWAĆ
i… egzekwować

21. 1. Dostaję zaproszenie na spotkanie
2. Podano lokalizację, datę, czas rozpoczęcia, np. 13:15
 uwzględniając, że mogę mieć spotkanie, które kończy się o 13:00, a
potrzebuję 10 minut, aby dotrzeć
 przewidziano też 5 minut rezerwy
3. Podano czas trwania spotkania i szczegółową agendę:
 temat „A” 25 minut
 5 minut przerwy
 temat „B” 20 minut”
 5 minut przerwy
 temat „C” 15 minut
4. Każdy z tematów rozbity jest na:
 przedstawienie tematu (prelegent)
 dyskusja (wszyscy)
 podsumowanie (prowadzący)
 przydział zadań (prowadzący, wszyscy)
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 21
Przed spotkaniem

22. 1. Spotkanie zaczyna się punktualnie
2. Prowadzący przypomina pierwszy punkt agendy
 oraz co chcemy na spotkaniu osiągnąć
3. Prelegent przedstawia temat
 w trackie prezentacji prowadzący daje sygnały prelegentowi
 gdy zostało 15 minut do końca
 gdy zostało 5 minut do końca prezentacji
 nie pozwala przeciągać (najwyżej jedno dwa zdania)
4. Prowadzący wzywa do dyskusji
 udziela głosu
 przerywa, gdy ktoś mówi nie na temat
 gdy ktoś wchodzi w szczegóły, prowadzący pyta audytorium, czy
chcemy temat pogłębić
5. Prowadzący podsumowuje wynik dyskusji (wpisuje go do notatki)
 formułuje treść zadań do wykonania
6. Zadania zostają przydzielone do właścicieliPodstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 22
W trakcie spotkania

23. 1. Dostaję notatkę podsumowującą spotkanie
2. Wymieniono zadania, które mi przypisano:
 wyznaczono terminy ich wykonania
3. Wyznaczono czas na zgłaszania uwag
4. Podano termin i miejsce kolejnego spotkania
5. Podano informację kiedy zostanie przysłana
agenda kolejnego spotkania
Czy to jest możliwe?
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 23
Po spotkaniu

24. Dzielimy się na 3 grupy
1. Wybieramy Prowadzącego obecnej dyskusji
2. Ustalamy agendę bieżącego spotkania
3. Planujemy spotkanie (np. kolejne spotkanie PMArt):
 kogo zapraszamy
 kiedy i gdzie spotkanie się odbędzie
 jakie tematy omówimy
 prelegenci
 co ma być wynikiem
 kto będzie Prowadzącym
 ile czasu spotkanie będzie trwało
 ile będzie przerw
 kto sporządzi notatkę
4.Przygotowujemy prezentację naszej agendy
15 minut
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 24
Przygotuj spotkanie

25. Prezentujemy nasze agendy 
3 minuty na jedną prezentację
Dyskusja po prezentacjach
Nie lubię nasiadówek
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 25

26. Jasny cel spotkania
Minimalizować agendę
Minimalizować listę uczestników
Wybór Prowadzącego
Nie jest łatwo odebrać głos Ważnemu Szefowi
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 26

27. Anonimowa ankieta
Bardzo proszę o wypełnienie:
 tylko 10 pytań
 zajmie 5-10 minut
Dzięki Tobie następny warsztat może być lepszy
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 27

28. Jak bardzo chcesz zmiany?
Co chcesz zmienić?
Jak mocno wierzysz, że dasz radę?
Coach odpowiada za proces
Klient odpowiada za wynik
Gwarantuję dyskrecję
Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 28

29. Dane kontaktowe:
Krzysztof Skubis
E-mail: skubis@skris.pl
Telefon: +48 602 500 772
Blog: http://skris.pl
https://www.linkedin.com/in/krzysztofskubis
https://www.facebook.com/krzysztof.skubis.77
https://twitter.com/krzysztofskubis
Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji 29