2. Inhoud
Meevaren op de golven van een ander
Deining maken
Verantwoordelijkheid nemen
Clustersupport
Nienke Meijer
Waar surfen we naar toe?
Adviseur Informatiemanagement /
Projectleider Clustersupport
Ministerie van Economische Zaken
24 juni 2010
3. Meevaren op de golven van een ander
3 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
4. Hier werk ik …
… meestal
4 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
5. Hier ben ik mee bezig
5 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
6. Golf meepikken!
Kantoorinnovatief werken =
Belangrijke versneller voor
digitalisering bij EZ
Informatie moet tijd- maar
vooral plaatsonafhankelijk
beschikbaar zijn
EN THUIS
6 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
7. 1e golf: ATLAS (2005-2007)
MEZ
Gefaseerde uitrol per dienst
Aandacht voor opleiding, ordening
en procedures
Stafdirecties
Ondersteuning met name vanuit
projectorganisatie
DGET DGEP DGOI DGBEB
7 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
8. Resultaat uitrol ATLAS eind 2007
Documenten zijn digitaal bij alle diensten binnen het
kerndepartement
Functionaliteiten: DM, RM, verblijfplaatsenadministratie (geen
digitale routering/workflow)
Medewerkers registreren zelf
maar….
8 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
9. Maar…
ATLAS wordt naast het bestaande werkproces en opslagmedia
gebruikt
Hoe kan dat nou?
Lijnmanagement onvoldoende bewust is van eigen
verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding
Inrichting en ondersteuning sluiten onvoldoende aan op de
behoeften van de klant
Onvoldoende gebruik van de mogelijkheden van de software
9 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
10. Wat doe je dan?
Deining maken!
10 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
11. 2e golf: optimalisatie ATLAS (2008-2009)
Hoe laat je de golven de juiste kant oprollen?
Benadruk gezamenlijke
verantwoordelijkheid
Professionalisering van DIV
De techniek moet op orde zijn
11 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
12. Iedereen neemt verantwoordelijkheid
Herbevestiging commitment
Een directeur in de
stuurgroep ATLAS
Een ATLAS sponsor
in het MT
Clustersupport
12 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
13. Professionalisering ondersteuning
Beter en breder opleidingsaanbod ATLAS
Groter: samengaan DIV-secties en postkamer
Gerichter: Clustersupport
13 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
14. Wat is clustersupport?
Een kadootje: 100 uur extra ondersteuning
om informatiehuishouding van het cluster op
orde te krijgen
Maar dat krijg je niet voor niets:
er is een inspanningsverplichting van het
cluster en manager
14 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
15. Individuele gebruikersondersteuning
Conflicterende wensen tav
informatievoorziening binnen
hetzelfde proces/dossier
Manager onvoldoende betrokken
Issues als gevolg van het
ontbreken van onderlinge
afspraken niet geagendeerd
Kennis over systeem en procedures
onderling niet gedeeld
15 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
16. Clustersupport
Manager formuleert ambitie
Manager om knopen door te hakken en issues
bespreekbaar te maken
Kennis en ideeën over gebruik van informatie
worden binnen cluster gedeeld
Documentmanager onderhoudt contact met
cluster
Flexibele ondersteuning van gezamenlijk proces
Projectmatig werken
16 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
17. Werkwijze
Clustersupport
Hoe kom je binnen?
Sponsors openen deuren binnen
eigen dienst
Documentmanager brengt clusters
aan
17 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
18. Werkwijze
Clustersupport
Waar begin je?
Intake:
Kennis maken Wanneer? Wat doe ik?
Wat wil je
Wederzijdse bereiken?
verwachtingen
Ambitie
Ambitie benoemen
Plannen Wat doe jij?
18 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
19. Werkwijze
Clustersupport
Waar staat het cluster?
Meten: Is de informatie op orde:
volledig, toegankelijk, betrouwbaar?
Ambitie
Luisteren: welke belemmeringen
ervaar je?
Kijken: hoe voer jij je werk uit en
welke informatie gebruik je daarbij?
> Hoever staan we van ons doel af?
19 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
20. Werkwijze
Clustersupport
Deining maken om het gat te dichten
or
oor Acties vo
Acties v cluster
DIV
Werkafspraken maken
Opleiden
Verantwoordelijkheden
Kwaliteitszorg
beleggen
Ordenen
Informatie verzamelen
Helpen bij achterstallig
Plegen van achterstallig
onderhoud
onderhoud
20 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
21. En dan…
Hoe gaat dat nu in de praktijk?
21 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
22. Wat heb je nodig? - Uitrusting
Analysemodel om informatie te analyseren: Hoe bepaal je
volledigheid, tijdigheid, betrouwbaarheid etc.
Benchmark: hoe verhoudt het informatiegedrag van het cluster
zich tot de geformuleerde ambitie
Interventiecatalogus: overzicht producten en diensten van DIV,
maar ook acties voor het cluster zelf
22 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
23. Wat heb je nodig? - Succesfactoren
Commitment vanuit het lijnmanagement van de dienst (sponsor)
Voldoende capaciteit om interventies binnen afgesproken tijd uit te
voeren, zowel bij DIV als bij het cluster
Een manager met ambitie
Kennis van het werkproces: vind een sparringpartner bij het cluster
Goede afspraken: concreet, meetbaar, realistisch
Nazorg: evalueren en contact onderhouden
23 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
24. Resultaten
Positief
Klant enthousiast
Medewerkers geven aan dat zij “gehoord” worden, minder weerstand
Concrete oplossingen voor dagelijkse problemen
Zichtbare resultaten
medewerkers
Managers
Acceptatie- DIV
drempel
Secretaresses 1.0
Maar: Secretaresses 2.0
Werven van clusters lukt niet bij elk DG
Managers wel bewust van verantwoordelijkheid, maar zelf ATLAS
gebruiken….
24 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
25. Waar surfen we naar toe?
Toekomstplannen voor clustersupport
Alle informatieproducten en -diensten opnemen (web/intranet,
DIV en kenniscentrum)
Jaarlijkse werkplanning met diensten afspreken
Processupport: interventies gericht op een proces (betalen;
advisering MR; beantwoorden burgerbrieven etc.)
Visie voor vervolg digitalisering in oktober 2010
25 Making waves: digitalisering bij EZ
24 juni 2010
