The "Time Management Training" material

1. Diagnose your Time Utilities
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
Time Management
Presented by :
Kanaidi, SE, M.Si
kana_ati@yahoo.com
Management Business Training (MBT)

2. The Value of Time
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
A resource for all leaders
(Time is) the most valuable thing a man can spend.
Theophrastus
“An inch of time cannot be bought with an inch of gold.”
Chinese proverb
Dost thou love life? Then do not squander time, for that’s
the stuff life is made of. Benjamin Franklin
Time is the coin of your life. It is the only coin you have,
and only you can determine how it will be spent. Be
careful lest you let other people spend it for you.
Carl Sandburg

3. The Utility of Time
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
– There is never enough time, unless you’re serving
it. Malcolm Forbes
– Employ thy time well, if thou meanst to get leisure.
Benjamin Franklin
– To save time is to lengthen life.
Author Unknown
– It usually takes a long time to find a short way.
Anonymous
– “It has been my observation that most people get
ahead during the time that others waste.”
Henry Ford

4. KENALI KARAKTER
SANG WAKTU
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
Waktu terus berjalan ke depan
Waktu menciptakan perangkap
bagi mereka yang gagal
Hubungan waktu dan manusia
bersifat subjektif
“Bad time management = STRESS”

5. Time and Priorities
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 “Set priorities for your goals. A major part of
successful living lies in the ability to put first
things first. Indeed, the reason most major
goals are not achieved is that we spend our
time doing second things first.”
Robert McKain

6. Leisure Quotient “LQ”
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Contoh LEISURE
– Menonton TV
– Ngobrol
– Mendengarkan musik
– Chating Internet  Kita tidak menyadari
– Melamun berapa banyak
– dll waktu yang
dihabiskan untuk
kegiatan-kegiatan
produktif.

7. Suatu riset
menemukan bahwa :
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
– Dalam satu minggu
mahasiswa
menghabiskan waktu 2x
lebih banyak untuk
kegiatan LEISURE
daripada untuk belajar.
– Pada akhir minggu,
mahasiswa
menghabiskan waktu 6x
lebih banyak pada
kegiatan LEISURE
daripada belajar.

8. Menghitung LQ
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Buat catatan yang detail dan
lengkap untuk setiap hari
berapa banyak waktu (menit)
yang anda habiskan untuk
kegiatan LEISURE.
 Bagi jumlah waktu tersebut
dengan 960* menit untuk
memperoleh “LQ”.
– *960 menit sama dengan 16
jam aktif per hari.
– Kegiatan LEISURE penting
untuk memulihkan kondisi
Anda, tetapi bila berlebihan
dapat merusak.

9. Tick When I Should Tock?
(bergerak bila seharusnya Anda bergerak)

10. Circadian Rhythms
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
Circadian rhythms adalah jam
biologis yang mengatur beberapa
fungsi dan aktivitas tubuh
termasuk tidur, suhu tubuh,
metabolisme tubuh, tekanan
darah, hormon dan sistem
kekebalan tubuh.
Setiap 24 jam, siklus tubuh
mengalami perubahan
metabollisme dan kimia..
Apakah anda termasuk “Morning
Person” atau “Night Owl”
ditentukan oleh siklus ini.

11. Bekerja dengan Body Cycle
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Jika kita belajar mendengar tubuh
kita, kita mampu bekerja dengan
ritme alami, bukan melawannya.
 Kita bisa membuat waktu kita lebih
efisien dengan menjadwal kegiatan-
kegiatan tertentu pada waktu
tertentu setiap hari.

12. HUKUM PARETO

13. HUKUM PARETO
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 80/20 Rule :
 20 % kegiatan
menyumbang pada
80% hasil,
 dan 80% dari
kegiatan
menyumbang 20%
hasil sisanya.

14. SKALA PRIORITAS

15. How do we best use TIME
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Setting Priorities
– The Big Rocks of Life (a brief illustration)
 Taking Action

16. SKALA PRIORITAS
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Mana yang Anda prioritaskan?
– Yang menyenangkan ATAU
– Yang menguntungkan
 Laksanakan kegiatan berdasarkan
urutan prioritasnya

17. Covey’s Quadrants
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

18. PRIORITAS
Genting Tidak G e n t i n g
I (suka menunda-nunda) II (menentukan prioritas)
P
e Aktivitas: Aktivitas:
n - Terlambat ke kampus - Merencanakan,menetapkan sasarn
t - Masalah yang mendesak - Membina hubungan
i - Proyek yg hrs diselesaikan hr ini - Pekerjaan yg hrs selesai mg ini
n - Teman terluka - Rekreasi
g - Mobil mogok - Olahraga
III ('yes Man') IV (pemalas)
T Aktivitas: Aktivitas:
d - Interupsi - Hal-hal sepele
k - Telepon yang tidak penting - Ngobrol tiada habisnya di telepon
- Masalah kecil orang lain - Nonton TV berlebihan
P - Hal yg penting bagi org lain, - Pemboros waktu (game komputer)
t tidak penting untuk diri sendiri - Aktivitas menyenangkan
g

19. Penting
Suatu aktifitas adalah penting jika secara
pribadi Anda menganggapnya berharga yaitu
mendukung misi, nilai-nilai, dan tujuan Anda
yang tinggi-prioritasnya.
Genting
Suatu aktifitas adalah genting jika Anda atau
orang lain merasa bahwa itu menuntut
perhatian segera.

20. Satu-satunya tempat untuk mendapatkan
waktu untuk Kuadran II pada awalnya adalah
dari Kuadran III dan IV
Aktivitas genting dan penting pada Kuadran I
tidak dapat diabaikan, walaupun ukurannya
akan menyusut ketika lebih banyak waktu
yang dihabiskan untuk pencegahan dan
persiapan pada Kuadran II
Tetapi waktu awal untuk Kuadran II harus
berasal dari Kuadran III dan IV

21. Anda harus proaktif untuk mengerjakan
Kuadran II, karena Kuadran I dan III
mengejar Anda
Untuk mengatakan “ya” pada prioritas
Kuadran II yang penting, Anda harus mau
mengatakan “tidak” pada aktivitas lain,
kadang pada hal-hal yang kelihatannya
genting.

22. PARKINSON’S LAW
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Pekerjaan cenderung berkembang mengisi
waktu yang disediakan berapa panjang pun
waktu tersebut.
 Pastikan ! Anda bisa melakukan sebanyak
mungkin aktivitas dalam satu hari.

23. Sowing and Reaping
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
Sow an act,
Reap a habit,
Sow a habit,
Reap a lifestyle,
Sow a lifestyle,
Reap a destiny

24. Benefits of Effective Time
Management?

25. How does this pertain to Leading
others?
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Effective use of resources
 Example to others (influence)
 Playing a “head’s up game”.
 Helps with decisiveness
 Leaders understand that activity is not
necessarily accomplishment
 Leaders never grow to a point where they no
longer need to prioritize.
 Pareto Principle: If you focus your attention on
the activities that rank in the top 20 percent in
terms of importance, you will have an 80 percent
return on your effort.

26. Maxwell’s Three R’s
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 What is required ? Your list of priorities
must always begin with what is required of
you.
 What gives the greatest return ? Spend most
of your time working in your areas of
greatest strength.
 What brings the greatest reward ? The
things that bring the greatest reward are the
fire lighters in a leader’s life.

27. PENUNDAAN WAKTU

28. Mengapa suka menunda
pekerjaan/tugas ?
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Waktunya masih cukup lama
 Tugas terlalu banyak
 Pekerjaan terlalu sulit
 Mengejar kesenangan
 Takut gagal atau sukses
 Faktor mood yang mengganggu
 Tidak memiliki misi dan tujuan hidup yang jelas

29. MENGATASI PENUNDAAN
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Seorang ayah meminta putranya untuk
mematahkan sapu lidi. Tapi putranya tidak
berhasil. Sang ayah mengambil sapu lidi tersebut,
menguraikannya dan mematahkan satu per satu.
 Kita biasanya menunda karena suatu pekerjaan
terlalu lama atau terlalu sulit.
– Bagi pekerjaan/ tugas-tugas Anda menjadi
pekerjaan-pekerjaan kecil sehingga kelihatan mudah
untuk diselesaikan.
– Contoh : Bagi 40 halaman buku Anda menjadi
beberapa sesi (misalnya 10 sesi).
– Beri hadiah untuk diri sendiri setelah menyelesaikan
satu atau beberapa sesi/ bagian.

30. Takut GAGAL atau SUKSES
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Kita menunda karena kita takut GAGAL.
– Lebih mudah mengatakan gagal dengan alasan kita
belum sempat mengerjakannya.
 Kita menunda karena kita takut SUKSES.
– Jika Anda memperoleh nilai “BAIK” pada semester ini,
kawan2 Anda akan menilai Anda hebat, dan ini berarti
Anda punya target lebih besar karena harapan
kawan2 dan keluarga Anda.
– Jika saya berhasil mengerjakan suatu tugas dari
Atasan, pastilah akan ada tugas-tugas lain karena
Anda dinilai mampu/ bisa menyelesaikannya.

31. Jika suka menunda tugas/ pekerjaan,
biasanya cenderung mencari berbagai alasan
untuk mencari pembenaran.
Bawahan ke Atasan …
“Saya terlambat karena
saya tidak memperoleh
angkot.”
“Saya belum bisa
menyerahkan tugas hari
ini karena printer saya
rusak.”

32. Pacing

33. Pacing
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
Atlet punya rahasia :
BERLARI DENGAN
SEORANG LAWAN DAPAT
MEMPERCEPAT WAKTU
BERLARINYA.
Efek yang sama dapat
dicapai dalam kegiatan
mengerjakan tugas-tugas
dan belajar.
Ibarat PISAU yang sering dipakai, suatu saat perlu diasah

34. MEMBUAT PACING
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Perkirakan waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu tugas tertentu.
 Tambahkan 15% dari perkiraan tersebut.
 Tetapkan target (timer) untuk
menyelesaikannya.

35. Menggunakan rencana dengan
efektif
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Buat sebuah rencana yang menantang.
 Pada awal periode
(bulanan/semester),
catat kapan Anda akan
dievaluasi dan apa
tugas-tugas yang harus
Anda kerjakan.
 Gunakan pensil jika
memang ada perubahan
rencana
 Buat komitmen pada
rencana Anda.

36. Be Realistic in your
Expectations

37. Be Realistic
Ω Mapping Ω Problem Statement Ω Strategic Direction ►►► Conclusion
 Buat jadwal yang
realistis.
 Realistis sesuai dengan
kemampuan Anda.
 Hindari membuat
jadwal yang super
ketat.
 Berkipikirlah berhasil,
bukan ‘berpikir gagal’.

38. QUIZ ?
 Berapa banyak batu
yang dapat Anda
masukkan ke dalam
Kaleng ini ?
 Apakah Anda masih
bisa untuk
mengisinya?

39. Apakah Anda
masih bisa
mengisinya?

42. Apa makna dari
permainan ini ?

43. Masukkan
Batu besar
pertama
kali !

44. Jadilah seekor
Kelinci
Just Keep
Going
And going
And going
And going
And going…

45. PENGERTIAN SKS
s Untuk setiap satu sks, Anda harus
belajar 2 jam di luar kelas.
=

46. SCHOOL IS A FULL TIME
JOB
s Mahasiswa menghabiskan waktunya di
kelas minimum 15 jam per minggu.
s Mahasiswa menghabiskan minimum 30
jam per minggu untuk belajar di luar kelas.
s 15 + 30 = 45 jam per minggu
s Orang bekerja MAXIMUM 45 jam per
minggu.
s SCHOOL IS A FULL TIME JOB!