Proses pengadaan pemerintah meliputi identifikasi kebutuhan, penentuan sumber pasokan, seleksi pemasok, pemesanan, pemantauan pesanan, penerimaan barang, verifikasi tagihan, dan pembayaran. Langkah-langkah pentingnya adalah menentukan spesifikasi kebutuhan, mengidentifikasi calon pemasok yang relevan, mengevaluasi penawaran, dan membuat kontrak dengan pemasok terpilih.

1. Karakteristik Kebutuhan
Pengguna dan Vendor Selection
Training_
PENGADAAN PEMERINTAH

2. Pokok Bahasan
• Identifikasi dan Penentuan Kebutuhan
Material, beserta Jumlah Unitnya
(Demand Determination)
+ Contoh Form_Administrasinya.
• Identifikasi Calon Pemasok yang relevan
dengan kebutuhan (Source Determination)
+ Contoh Administrasinya.
• Penyusunan Rancangan Kontrak

3. Demand
determination
Source
determination
Supplier
selection
Purchase order
processing
Order
monitoring
Goods
receipt
Invoice
verification
Payment
processing
1
2
3
4
5
6
7
8

4. Demand determination
• Identifikasi apa saja yang dibutuhkan oleh user, beserta jumlah
unitnya.
• Bisa juga dilihat dari system perencanaan dan control
• Transfer requirements to Material Requirements Planning (MRP)
• Tetapkan spesifikasi kebutuhan (spect technics)
• Create printed or electronically transmitted documents
1

5. Material Master Record

6. Data di Material Master

7. Formulir Usulan Kebutuhan

8. 2
• Perhatikan Daftar Rekanan / Calon
Pemasok.
• Identifikasi Calon Pemasok
(Supplier/Vendor) yang relevan dengan
kebutuhan.
Source determination

10. Administrasi Monitoring
Kebutuhan Material
https://www.slideshare.net/KenKanaidi/admin
istrasi-monitoring-kebutuhan-material-
training-effective-purchasing-management
• Integrasi Pemenuhan Kebutuhan.
• Kesesuaian Kebutuhan dengan
Proses Produksi.

11. Integrasi Pemenuhan Kebutuhan
Material
Management
Financial Control

12. Kesesuaian Kebutuhan dengan
Proses Produksi
• Diperlukan kesesuaian antara pembelian
kebutuhan (bahan baku/barang setengah
jadi/produk) dengan proses produksi, ini sangat
krusial agar tidak terjadi penumpukan persediaan.
• Hal ini juga akan menghilangkan masalah
persediaan yang tidak terpakai dalam proses
produksi dan menjadi rusak karena tidak layak
pakai lagi.

13. Purchase Request (PR)

14. Vendor Selection
https://www.slideshare.net/KenKanaidi/vendor-selection-materi-
training-vendor-management

15. • Proses seleksi vendor bisa menjadi upaya yang
sangat rumit dan emosional jika tidak tahu
bagaimana cara pendekatannya.
• Seleksi vendor terkait dengan upaya pencarian
kemungkinan vendor yang dapat memenuhi
kebutuhan material, produk, atau layanan
yang diinginkan dan disyaratkan.
Introduction

16. • Pemilihan vendor akan memiliki pengaruh dan
dampak langsung terhadap biaya, kualitas, waktu
dan kesinambungan proyek yang sedang
dikerjakan.
• Pemilihan vendor yang tepat akan menciptakan
hubungan kerja sama yang baik antara
perusahaan dan vendor.
• Bahkan, jika vendor sudah nyaman dengan
perusahaan bisa saja nantinya akan
memberikan discount (potongan) harga sesuai
dengan hasil negosiasi yang disepakati.
Introduction …

17. Demand
determination
Source
determination
Supplier
selection
Purchase order
processing
Order
monitoring
Goods
receipt
Invoice
verification
Payment
processing
1
2
3
7
8
Keterkaitan dgn

18. Proses Vendor Management
Evaluasi Vendor Pembinaan
Vendor
Implementasi
Perbaikan
Menyusun Analisa
& Risiko
Menyusun
Data Base
Seleksi Vendor
Negosiasi
Menyusun
Kontrak Kerja

19. • Tentukan Material, Produk, atau Layanan
• Tentukan Persyaratan Teknis dan Bisnis
• Bentuk Tim Evaluasi Vendor
• Tentukan Persyaratan Vendor (Kriteria Seleksi)
• Publikasikan Dokumen Persyaratan untuk
Persetujuan.
Proses Awal Seleksi Vendor
(Demand determination)

20. • Memperhatikan Daftar Rekanan/ Calon
Pemasok (Supplier/Vendor)
• Identifikasi Calon Pemasok (Supplier/Vendor)
yang relevan dengan kebutuhan.
• Tulis Permintaan Informasi (RFI)
• Buat Request for Proposal (RFP) dan Request
for Quotation (RFQ)
Source determination

21. • Perhatikan daftar calon Vendor/Supplier yang sdh
ikut memasukkan Surat Penawaran.
• Lakukan penilaian dalam rangka seleksi
Vendor/Supplier:
Penilaian Persyaratan Administrasi
Penilaian Persyaratan Teknis
Penilaian Penawaran Harga
+ Penilaian Kepemilikan TKDN & BMP
• Lakukan pemeringkatan pemenang.
• Siapkan rencana Kontrak.
Supplier or Vendor selection

22. Supplier or Vendor selection …
• Perusahaan mencari vendor yang dapat memenuhi
persyaratan, bisa saja syarat mutu atau kualitas dari
produk layanan yang diberikan oleh vendor ataupun
dari sisi kriteria pengiriman dan biaya.
• Kriteria kualitas secara umum diartikan sebagai
kesesuaian produk dengan spesifikasi yang ditentukan
di dalam dokumen pengadaan, kriteria pengiriman
umumya berhubungan dengan waktu pengiriman,
sedangkan kriteria biaya adalah harga yang harus
dikeluarkan perusahaan dalam melakukan bisnis
dengan pemasoknya.

23. • Seleksi dilakukan dengan tujuan memilih
vendor yang akan diajak bekerja sama dalam
pekerjaan yang akan dilaksanakan.
• Dari sejumlah vendor yang ada, dilakukan
proses seleksi sehingga jumlah pilihan menjadi
lebih sedikit. Untuk melakukan hal ini, dapat
dilakukan survey untuk memperoleh informasi
mengenai kondisi vendor.
Supplier or Vendor selection …

24. • Informasi yang diperlukan meliputi :
kemampuan vendor dari segi teknis dapat
diperoleh dari ketersediaan alat-alat produksi
dan tenaga ahli,
cukup tidaknya kapasitas yang tersedia untuk
memenuhi pesanan yang diperlukan, serta
cukup tidaknya perhatian terhadap aspek
tertentu, misalnya pada masalah pengendalian
mutu.
Supplier or Vendor selection …

25. Kriteria Pemilihan Vendor/Supplier
• Kriteria yang digunakan mencerminkan
strategi supply chain maupun karakteristik
dari item yang akan dipasok
• Secara umum kriteria dasar antara lain,
kualitas barang yang ditawarkan, harga dan
ketepatan waktu pengiriman.
• Kriteria lain menurut Dickson (1966)
berdasarkan survey adalah sebagai berikut:

26. Kriteria Skor
Kualitas 3,5
Delivery 3,4
Performance history 3,0
Warranties and claim policies 2,8
Price 2,8
Technical capability 2,8
Financial position 2,5
Prosedural compliance 2,5
Communication system 2,5
Reputation and position in industry 2,4
Desire for business 2,4
Management and organization 2,3
Operating controls 2,2
Repair services 2,2
Attidudes 2,1
Impression 2,1
Packaging ability 2,0
Labor relations record 2,0
Geographical location 1,9
Amount of past business 1,6
Training aids 1,5
Reciprocal arragements (timbal-balik) 0,6

27. Teknik Mengurutkan/
Memilih Supplier
• Salah satu metode yang digunakan dalam
meranking alternatif berdasarkan beberapa
kriteria yang ada adalah AHP (Analytical
Hierarchy Process):
– Tentukan kriteria pemilihan
– Tentukan bobot masing-masing kriteria
– Identifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasi
– Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di
atas
– Hitung nilai berbobot masing-masing supplier
– Urutkan supplier berdasarkan nilai berbobot tersebut

28. Meranking Alternatif berdasarkan AHP
(Analytical Hierarchy Process)
Urutan:
1.Supp-1=0.350
2.Supp-2=0.329
3.Supp-3=0.314
Supplier-1 Supplier-2 Supplier-3
Inovasi
Teknologi 0,082 0,723 0,193 0,082
Tim R & D 0,082 0,143 0,429 0,429
Waktu Kirim
Jarak 0,175 0,275 0,657 0,068
Kapasitas 0,074 0,260 0,633 0,106
Histori 0,042 0,275 0,657 0,068
Kualitas
Sertifikasi 0,265 0,639 0,087 0,274
Praktek kualitas 0,104 0,432 0,237 0,250
kesan pelanggan 0,053 0,430 0,330 0,240
Komunikasi
Infrastruktur 0,027 0,193 0,083 0,723
Manajer 0,018 0,320 0,280 0,400
Finansial
Penawaran 0,040 0,193 0,083 0,723
Potensi 0,040 0,320 0,280 0,400
Nilai Berbobot 0,350 0,329 0,314
0,079
Kriteria/Sub-kriteria Bobot
0,163
0,291
0,422
0,045

29. • Tujuan dari pelaksanaan penilaian dalam pemilihan
vendor adalah untuk:
1. Menghasilkan pengukuran yang kuantitatif dan
objektif terhadap kinerja pemasok
2. Membantu dalam membuat penilaian yang
seimbang terhadap kinerja pemasok untuk
seluruh kategori kebutuhan pembeli
3. Menyediakan informasi faktual yang sama
mengenai kinerja keseluruhan, baik bagi pembeli
maupun pemasok
4. Mengidentifikasi hal-hal yang bermasalah
sehingga tindakan korektif dapat
dikonsentrasikan
Tujuan Penilaian dalam Pemilihan
Vendor

30. • Sebelum dilakukan penetapan pemenang,
Lakukan negosiasi harga dengan calon pemenang
(buat Berita Acara hasil negosiasi harga).
• Tetapkan vendor pemenang
• Komunikasikan dan negosiasikan rencana kontrak
dengan vendor pemenang.
• Buatkan kontrak kerja dengan vendor pemenang,
secara lengkap dan terinci.
• Setelah itu dapat dilakukan pemesanan.
Penetapan Vendor Pemenang

31. Tahapan PENYUSUNAN KONTRAK
• Dalam membuat suatu kontrak, haruslah
terlebih dahulu memahami kontrak yang akan
dikerjakan dengan menganalisa dan
menentukan rancangannya.
• Kemudian lakukan tahap penyusunan.
• Dalam penyusunan diperlukan suatu penelitian
atau kejelian para pihak yang akan membuat
kontrak itu sendiri.

32. Dokumen Pembelian
Berbagai dokumen yang diperlukan dalam
melakukan pembelian di supplier, antara lain:
• Surat permintaan pembelian dari perusahaan.
• Surat permintaan penawaran harga.
• Surat order atau pemesanan pembelian.
• Laporan pada saat penerimaan barang sehingga
bisa menjadi bukti bahwa barang sudah
diterima oleh pihak perusahaan yang memesan.
• Retur pembelian.
• Bukti kas keluar untuk mengetahui pengeluaran
atau pembelian di supplier.

33. Surat
Permintaan

34. Surat
Penawaran

36. Contoh:
Purchase Order (PO)

38. `
www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
Pemateri Training
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
YouTube : Kanaidi Ken WA.0877 5871 1905
Facebook : Kanaidi Ken & Kanaidi Ken Part II
Istagram: kanaidi63 LinkedIn: Kanaidi ken