JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

1. UNIT PENDIDIKAN KHAS
JABATAN PENDIDIKAN PAHANG
PENGURUSAN FAIL
PROGRAM PENDIDIKAN
KHAS INTEGRASI
(PPKI)
Disediakan Oleh
Ropizalhazri Bin Ismail

2. TUJUAN PENGURUSAN FAIL
 Menentukan sistem pengurusan
fail yang bersistematik untuk
tujuan tindakan atau rujukan.
 Menjelaskan proses pembukaan,
pergerakan dan penyimpanan
fail.
 Mendapat kefahaman dalam
tugas-tugas mengendalikan fail
dan pengurusan PPKI.

3. PENGKELASAN FAIL
 Fail Rasmi
- tanggungjawab Ketua
Pembantu Tadbir, Pembantu
Tadbir dan Pembantu Am
Pejabat.
 Fail Kerja
- tanggungjawab Guru Penolong
Kanan (GPK) Pendidikan Khas/
Penyelaras dan Guru Pendidikan
Khas.

4. JENIS FAIL
 Fail Rasmi  Fail Kerja

5.  Kulit Fail
Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 5 Tahun 2007
menyebut menggunakan kulit
fail (Am 435 – Pin 1/80) yang
ditetapkan mengikut piawaian
Jabatan Arkib Negara.
FAIL RASMI

6. FAIL RASMI (sambungan)
 Pengkodan
- SMKKS/04/11/003 ( )
- JPNP/09/02/02 ( )
- JPN.SPSPK 02.700-1/3 ( )
- CEA4089.700-1/3 ( )

7. Sekolah
FAIL RASMI (sambungan)
 Pengkodan
- CEA4089.700 – 04 / 03 ( )
Kod Arkib Negara
Pendidikan Khas
Kurikulum
Bilangan

8. 8
FAIL RASMI (sambungan)

9. FAIL RASMI (sambungan)
CEA4089….-O4
Pendidikan Khas
 Pengkodan dan Pendaftaran
- Teliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-fail
berkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka
dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup.
04/01
Pengurusan PPKI
04/03
Hal Ehwal Murid
04/04
Kokurikulum
04/02
Kurikulum
04/03/01
Pasukan
Badan Beruniform
04/03/02
Kelab dan Persatuan
04/03/03
Sukan dan Permainan/
1M1S

10. FAIL RASMI (sambungan)
 Kandungan Fail
Kertas Minit
Surat Keluar
Masuk
- Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan
di dalam fail yang telah dibuka.
- Minit kandungan surat dimasukkan dan difailkan di sebelah kiri.
- Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.

11. FAIL RASMI (sambungan)
 Kertas Minit
- penting bagi mencatat segala dokumen
keluar masuk.
- Minit kandungan
surat yang diterima/
masuk ditulis
menggunakan pen
warna merah
dan surat keluar menggunakan
pen berwarna biru / hitam.

12. FAIL RASMI (sambungan)
 Surat Masuk dan Keluar
- Surat yang
diterima / masuk
dicop menggunakan
warna merah.
- Surat yang
dihantar / keluar
dicop menggunakan
warna biru / hitam.

13. FAIL RASMI (sambungan)
 Simpanan Fail
- menyebut perlu
disimpan di Bilik Rekod
dengan menggunakan
rak yang sesuai dan
dilabelkan bagi
memudahkan
pengesanan fail.
- Fail hendaklah disimpan dalam kabinet
berkunci yang berpalang, rak bergerak
yang berkunci atau bilik kebal sesuai
dengan Arahan Keselamatan.

14. FAIL RASMI (sambungan)
 Menutup Fail
- apabila jumlah
bilangan surat /
dokumen mencecah
bilangan 100 atau
setebal 2 inci/4 cm.
- Fail hendaklah ditulis
Tutup Pada XX/X/2010
Rujuk Jilid XX
- Fail baru hendaklah di tulis Jld. XX
Contoh : CEA4089.700-04/03 Jld. 2

15. FAIL RASMI (sambungan)
 Fail Perlu Hidup
- ada catatan keluar masuk
surat / dokumen.
- Contoh :
DOKUMEN STATUS BIL
a. Surat mohon tubuh Pengakap PPKI Keluar 1
b. Surat kelulusan tubuh oleh Pengetua/GB Masuk 2
c. Surat pelantikan Guru Penasihat Pengakap Masuk 3
d. Surat panggilan kursus Pengakap dari JPN Masuk 4
e. Surat maklum hadir kursus dari sekolah Keluar 5
f. Surat mohon kelulusan buat program sekolah Keluar 6
g. Surat kelulusan program dari Pengetua Masuk 7

16. FAIL KERJA
 Kulit Fail
- bebas.
 Simpanan Fail
- dalam Bilik PPKI
 Pengkelasan Fail
Mesy/
Taklimat
Pengurusan
PPKI
Pengurusan
Rekod
Pengurusan dan Pentadbiran PPKI
Akta/
Pekeliling
Pengurusan
Kewangan

17. FAIL KERJA (sambungan)
 Kandungan Fail
- Menggunakan kertas pembahagi
- Mengandungi maklumat seperti :
* Carta Organisasi
* Takwim / Perancangan Tahunan
* Senarai Jawatankuasa
* Perlembagaan
* Surat-surat

18. FAIL KERJA (sambungan)
 Pengkelasan Fail Kerja
BIL FAIL UTAMA JUMLAH
FAIL
1 Pengurusan dan
Pentadbiran PPKI
7
2 Kurikulum 11
3 Hal Ehwal Murid 5
4 Kokurikulum 4
JUMLAH 27

19. FAIL KERJA (sambungan)
1. Pengurusan dan Pentadbiran
BIL FAIL DAN REKOD
NO
ITEM
ITEM
1 Pengurusan PPKI
1.1 Maklumat Am Program PPKI
1.2 Fail Meja
1.3 Carta Organisasi PPKI
1.4 Jawatankuasa PPKI
1.5 Maklumat Kelas PPKI
1.6 Takwim / Perancangan Tahunan
1.7 Buku Panduan Pengurusan
1.7 Perancangan Strategik PPKI
2 Mesyuarat / Taklimat
2.1 Surat Panggilan Mesyuarat
2.2 Minit Mesyuarat

20. FAIL KERJA (sambungan)
1. Pengurusan dan Pentadbiran
BIL FAIL DAN REKOD
NO
ITEM
ITEM
3 Akta dan Surat Pekeliling 3.1 Rujuk lampiran
4 Pengurusan Rekod
4.1 Rekod Pendaftaran Murid
4.2 Rekod Kehadiran Murid
4.3 Rekod Pergerakan Guru / PPM
4.4 Rekod Guru Ganti
4.5 Rekod Penggunaan Peralatan
4.6 Rekod Laporan Guru Bertugas
4.7 Rekod Pelawat
4.8
Rekod Profil Murid (unit HEM)
- Rekod Kesihatan
- Rekod Pergigian
4.9 Buku Stok/Inventori/Harta Modal
4.10 Buku Tugasan Guru
4.11 Buku Tugasan PPM

21. FAIL KERJA (sambungan)
2. Kurikulum
BIL FAIL DAN REKOD
NO
ITEM
ITEM
1 KSSRPK/KSSMPK
1.1 Dokumen Standard Kurikulum (DSK)
1.2 Dokumen Standard Prestasi (DSP)
1.3 Sukatan Pelajaran Bermasalah
Pembelajaran
2 Jadual Waktu
2.1 Jadual Waktu Induk
2.2 Jadual Waktu Guru
2.3 Jadual Waktu Kelas
2.4 Jadual Tugasan PPM
3
Pentaksiran /
Penilaian
3.1 Jadual Pentaksiran / Penilaian
3.2 Laporan Pentaksiran
3.3 Pendaftaran Peperiksaan Awam

22. FAIL KERJA (sambungan)
2. Kurikulum
BIL FAIL DAN REKOD
NO
ITEM
ITEM
4 Bank Soalan 4.1 Bank Soalan / Senarai Semak
5 Program Inklusif
5.1 Surat Persetujuan Ibubapa / Penjaga
5.2 Ujian Kelayakan
5.3 Laporan Prestasi Murid
5.4 Jawatankuasa Program Inklusif
5.5
Jadual Waktu Guru Resos dan Arus
Perdana berkaitan
5.6 Senarai Nama Murid Inklusif
6
Rancangan
Pengajaran
Individu
6.1 Jawatankuasa RPI
6.2 Dokumen RPI
7 Pemantauan
7.1 Jadual pemantauan Guru
7.2 Instrumen pencerapan
7.3 Maklum balas pemantauan

23. FAIL KERJA (sambungan)
2. Kurikulum
BIL FAIL DAN REKOD
NO
ITEM
ITEM
8
Panitia Mata
pelajaran /
Komponen
8.1 Jawatankuasa Panitia
8.2 Perancangan Program Panitia
8.3 Minit Mesyuarat Panitia
8.4 Kewangan Panitia
8.5 Laporan Aktiviti Panitia
10 LINUS
10.1 Saringan 1
10.2 Domain LINUS
11 PBS 11.1 Dokumen PBS

24. FAIL KERJA (sambungan)
3. Hal Ehwal Murid
BIL FAIL DAN REKOD
NO
ITEM
ITEM
1 Peribadi Murid
1.1 Biodata (SMM),
1.2 Surat Penempatan Murid
1.3 Laporan Pemeriksaan Doktor
1.4 Salinan Kad OKU
1.5 Salinan Sijil Kelahiran
1.6 Salinan Kad Pengenalan Murid
1.7 Salinan Kad Pengenalan Ibubapa/Penjaga
1.8 Salinan Buku Akaun Bank
1.9 Sijil Penghargaan/Penyertaan
2
Data / Enrolmen
(SMPK)
2.1 Analisis Data Guru
2.2 Analisis Data Murid
2.3 Analisis Data PPM
2.4 Laporan Status PPKI

25. FAIL KERJA (sambungan)
3. Hal Ehwal Murid
BIL FAIL DAN REKOD
NO
ITEM
ITEM
3 Disiplin
3.1. Jawatankuasa Disiplin PPKI
3.2 Laporan Salahlaku Murid
4
Skim Pinjaman Buku
Teks
4.1 Borang Pinjaman Buku Teks
4.2 Data SPBT PPKI
5 Biasiswa / EMK
5.1 Borang Persetujuan Ibubapa
5.2
Borang Kebenaran / Kawalan
Pengeluaran Wang

26. FAIL KERJA (sambungan)
4. Kokurikulum
BIL FAIL DAN REKOD
NO
ITEM
ITEM
1
Induk Pengurusan
Kokurikulum
1.1
Carta Organisasi / Jawatankuasa
Pengurusan Kokurikulum
1.2 Senarai Nama Murid Mengikut Unit
1.3 Takwim / Perancangan Kokurikulum
1.4 Laporan Pencapaian / Pengiktirafan
1.5 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
2
Pasukan Badan
Beruniform
2.1 Senarai Nama Murid
2.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
2.3 Senarai Kehadiran Aktiviti
2.4 Perlembagaan
2.5 Pelaporan Aktiviti
2.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim
2.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

27. FAIL KERJA (sambungan)
4. Kokurikulum
BIL FAIL DAN REKOD
NO
ITEM
ITEM
3 Kelab dan Persatuan
3.1 Senarai Nama Murid
3.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
3.3 Senarai Kehadiran Aktiviti
3.4 Perlembagaan
3.5 Pelaporan Aktiviti
3.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim
3.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan
4
Sukan dan
Permainan / 1M1S
4.1 Senarai Nama Murid
4.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid
4.3 Senarai Kehadiran Aktiviti
4.4 Perlembagaan
4.5 Pelaporan Aktiviti
4.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim
4.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

28. Soal Jawab

29. TERIMA KASIH