Maivor Hallén från Gävle högskolebibliotek berättade om planering och prioritering på KUB-projektets lärseminarium 2.

1. SCRUM PÅ VÅRT SÄTT
- ett verktyg för att planera
prioritera, fokusera och leverera
Maivor Hallén, dec 2012

2. Scrum – planera, prioritera, fokusera och leverera
Scrum är en metod för projekthantering, används främst i IT-
branschen.
Små team (5–9 personer) delar upp sitt arbete i ”miniprojekt”.
Projekten omfattar ca 1 månad, med ett begränsat antal
detaljerade arbetsuppgifter.
Viktigt är att leverera ”affärsvärde” (göra det rätta ur
kundperspektiv)

3. Scrum – planera, prioritera, fokusera och leverera
Bild: Björkholm, Tomas & Brattberg, Hans (2010). Prioritera, fokusera, leverera: din snabbguide till Lean, Agile, Scrum och XP : version
1.0. Stockholm: Crisp

4. Scrum – planera, prioritera, fokusera och leverera
Scrums uppdelning av arbetet:
Ledningen (affärssidan) prioriterar och talar om vad som ska
göras. Detta samlas i en backlog (prioriterad att-göra-lista).
Utvecklingsgruppen (teamet) talar om hur lång tid det tar (vad
det kostar) och bestämmer hur det ska utföras på effektivast
möjligast sätt.

5. Scrum – planera, prioritera, fokusera och leverera
Bild: Björkholm, Tomas & Brattberg, Hans (2010). Prioritera, fokusera, leverera: din snabbguide till Lean, Agile, Scrum och XP : version
1.0. Stockholm: Crisp

6. Månadsplaneringen
Basen för scrum är det som kallas sprint –
fokuserat arbete mot fasta mål 30 dagar i sträck.

7. Scrum – på vårt sätt
När jag kom till biblioteket vid Högskolan i Gävle januari 2009
fokuserade man främst på att förbättra det man redan arbetade
med, inte på utvecklingsarbete (nya arbetsuppgifter). Därför
ville jag prova grunderna i scrum-metodiken.
Vi har nu förbättrat fokuseringen på utvecklingsarbete,
planering, koordinerig, delaktighet och prioritering med hjälp
scrum. Personalen pratar inte om scrum och kan inte metoden
närmare, men alla deltar i gruppernas månadsplanering.

8. Fakta om högskolebiblioteket
• Högskolan i Gävle 14 500 stud, 700 personal, 550 MSEK oms
• Bibliotekets budget totalt drygt 25 MSEK
lokaler och avskrivning 10 MSEK, personal 10 MSEK, medier 4
MSEK, övrig drift 1 MSEK
• drygt 20 anställda
10 bibliotekarier, 5 bibl ass, 5 IKT-tekn/Ikt-ped + visstidsanst o stud.
• Bibliotekslokalerna - en populär studieplats
250 000 besökare årligen, 1000 besök per dag, 500 läsplatser
• Det digitala biblioteket – ständigt tillgängligt
e-material prioriteras, lättare nå fulltext, samsökning, länkserver

9. Bibliotekets funktionsgrupper
Grupp Medieförsörjning (M-gruppen) ansvar för att
den vetenskapliga info försörjningen är av god standard
medieplanering, förvärv, databas- och systemförvaltning…
Grupp Kundmötet (K-gruppen) ansvarar för att utveckla
bibliotekets pedagogiska och kundorienterade
verksamhet, bibliotekets lokaler och kompetens…
Learning Center (LC) ansvarar för att göra
högskoleutbildning tillgänglig för distansstuderande,
öka IKT-kompetensen vid högskolan…

10. Övergången till det digitala biblioteket

11. Ökat antal distansstudenter får ökat stöd

12. Scrum – på vårt sätt
Våra möten – viktiga för planering och genomförande
Ledningsgruppsmöte (jmf produktägare)
LG Bibl - möten mellan bibliotekschef och gruppledare för
överordnad prioritering och feedback till/från grupperna.
Hålls en gång per månad. Vi försöker hålla korta mötestider ca
1,5 timme per möte. Det gäller alla möten.

13. Scrum – på vårt sätt
Månadsplanering på gruppnivå (jämför utvecklingsteam)
I två månaders cykler för att utarbeta detaljerade mål och
genomföra dessa, med ett uppföljningsmöte efter en månad.
Alla gruppdeltagare känner till pågående utvecklingsarbete och
vad som prioriteras. Gruppstorleken är 7-9 personer.
Genomgången av månadsplanen kompletteras med ”runda-
bords-presentation” där alla i gruppen får berätta om sitt
pågående arbete. Alla får vara aktiva och blir synliga.

14. Scrum – på vårt sätt
Personalmöten varje månad (jmf sprintavslutning m demo)
Vid våra månatliga personalmöten (APT) får varje grupp berätta
för hela personalen om vad man har gjort sedan sist (genom att
presentera ett urval av sina arbeten). Informationen sprids då till
alla. Flera blir aktiva på personalmötena. Mycket av information
som rör alla sänds i veckobrev, för att frigöra tid för diskussion
vid mötena.

15. Scrum – på vårt sätt
Vad borde vi förbättra? (jmf retrospective)
Vi har ingen tidsberäkning idag, men sätter ett stoppdatum.
Det är svårt att få personalen att beräkna tidsåtgång för
arbetsuppgifter, vilket är en stor nackdel. Man har svårt att bryta
ner målen i tillräckligt små enheter. Få gillar ”good enough”,
utan vill ha hög kvalitet, vilket kräver längre tid. Det krävs dock
att man kan begränsa tidsåtgången för att hinna mer.
Grupperna kan fungera bättre, men vi är och tycker olika. Vi har
gemensamt fått skriva spelregler och kommunikationsvägar.

16. Prioriterade utvecklingsområden 2013
Biblioteket bidrar till utvecklingen av HiG!
1. Införa RFID-baserat lånesystem
(ökar självbetjäning, frigör personalresurser)
2. Bidra till en ökad genomströmning av studenter genom
ökade stödinsatser (utökad skrivarverkstad och stöd på distans)
3. Effektivisera verksamheten och höja kvaliteten
(mätbarhet och uppföljning via våra system)
4. Öka samverkan (internt och externt)

17. Bibliotekets verksamhetsplan 2013
Vision/övergripande mål 2013
• Biblioteket utvecklas och förändras ständigt
för att på bästa sätt motsvara behoven hos
studenter, forskare, lärare, personal och
övriga användargrupper.
• Biblioteket utvecklas inom multimediaområdet
och bidrar till att öka IKT-kompetensen inom
hela högskolan

18. Tack för mig!
Välkomna att maila ev frågor
Bibliotekschef Maivor Hallén
Högskolan i Gävle
maivor.hallen@hig.se
eller
marhan@hig.se