2. DATA dan INFORMASI
DATA
benda, kejadian,aktivitas, dan transaksi, yg tidak
mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara
langsung kepada pemakai
INFORMASI
data yg telah diproses sedemikian rupa sehingga
meningkatkan pengetahuan seseorang yg menggunakana
data tersebut (Mc Fadden,dkk)
Data bagi suatu tingkat organisasi mungkin berupa informasi
bagi tingkat lainnya
Nilai informasi berhubungan dgn keputusan. Bila tidak ada
pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan
2
3. Ciri – Ciri INFORMASI
BENAR ATAU SALAH
Informasi berhubungan dgn kebenaran terhadap
kenyataan
BARU
Informasi benar-benar baru bagi si penerima
TAMBAHAN
Informasi dapat memperbaharui / memberikan perubahan
terhadap informasi yg telah ada
KOREKTIF
Informasi dapat digunakan utk melakukan koreksi terhadap
informasi sebelumnya yg salah /kurang benar
PENEGAS
Informasi dapat mempertegas informasi yg telah ada
sehingga keyakinan thd informasi semakin meningkat 3
5. Model Sistem Komunikasi
Model ini terdiri dari lima elemen :
INFORMATION SOURCE : adalah yang memproduksi pesan
TRANSMITTER : yg menyandikan pesan dalam bentuk sinyal
CHANNEL : adalah saluran pesan
RECEIVER : adalah pihak yang menguraikan atau
mengkonstruksikan pesan dari sinyal
DESTINATION : adalah dimana pesan sampai
DISTORSI : disebabkan oleh suatu operasi yg diketahui
dan dapat dikoreksi oleh operasi lain
BISING : adalah gangguan tidak menentu dan tidak
terduga
5
6. Redudansi
sesuatu yang bisa diramalkan atau diprediksikan (predictable)
dalam suatu pesan. Apabila prediktabilitasnya tinggi (high
predictable), maka informasinya rendah (low information).
contoh :
Jika saya berjumpa dgn seorang teman di jalan dan berkata
“Helo”, maka saya memiliki pesan yang sangat bisa
diramalkan atau redundan (Highly predictable, highly
redundant).
Redundansi membantu mengatasi kekurangan-kekurangan
dari saluran yang mengalami gangguan. (jalur komunikasi yang
noise)
contoh :
ejakata: copy c o p y, gift g i f t, dll. 6
7. Entropi
konsep acak (randomness), di mana terdapat keadaan
yang kemungkinannya tidak pasti. Entropi timbul jika
prediktabilitas / kemungkinannya rendah (low
predictable) dan informasi yang ada tinggi (high
information).
Berbeda dengan redudansi yang dipandang sebagai
sarana untuk memperbaiki komunikasi, entropi
dipandang sebagai suatu masalah dalam komunikasi.
Biasanya dikaitkan dgn khalayak yg mempunyai
tingkat homogenitas tinggi/spesifik.
7
8. Reduksi Data
• Mengurangi data (banyaknya data) yang disimpan /disajikan
untuk dipakai manusia.
Reduksi data terdiri dari :
Klasifikasi data dan Kompresi
Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian
Inferensi (Pengambilan Keputusan )
Klasifikasi data dan Kompresi
Sistem dapat menggolongkan data utk mengurangi volume
data. Klasifikasi secara keseluruhan yg berbeda-beda
menyatakan pemampatan / kompresi data.
8
9. Reduksi Data
Klasifikasi data
Data Kualitatif : Berupa kategori yang tidak berbentuk angka
Nominal : perlu sub bagian utk mengelompokkan dan
mendeskripsikan data
Ordinal : perlu urutan peringkat
Data Kuantitatif : dinyatakan dengan angka
Diskrit : data dalam bilangan pasti (bulat), diperoleh dgn cara
mencacah
Kontinyu (continue) : data dalam bilangan decimal, diperoleh
dengan cara menghitung
Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian
ada banyak transaksi & peristiwa-peristiwa yg merupakan informasi
dalam pengambilan keputusan. 9
10. Reduksi Data
Tingkat peringkasan tergantung pada tingkat pengambil keputusan
misalnya :
DIREKTUR : meringkas penjualan dgn total penjualan per daerah
MANAGER PENJUALAN : meringkas penjualan berdasarkan masing –
masing wiraniaga dan berdasarkan produk
Contoh :
Sikap pelanggan yg diterima wiraniaga, perubahan kebijakan
agen-agen & kondisi keuangan para pensuplai. Pesan-pesan ini
diringkas dalam berbagai cara dalam perjalanannya menuju
puncak organisasi. Efisiensi komunikasi tergantung pada metode
keorganisasian utk mendapatkan data & saluran komunikasi yg
tersedia
10
11. Reduksi Data
Inferensi (Pengambilan Keputusan )
mereduksi data dgn cara mengambil keputusan dari seperangkat
data & inferens ( bukan data yg resmi) utk dikomunikasikan dalam
organisasi
Contoh pesan inferensi :
Dugaan peranan lembaga antirust dalam merger pada periode
mendatang. Data ini tidak memiliki kepastian, tetapi penerima
inferensi mengandalkan data ini.
11
12. Mutu INFORMASI
Mengukur kualitas dari informasi, bisa dilihat dari 3 pilar yang harus
diperhatikan:
Akurat
Informasi dikatakan akurat yaitu informasi harus jelas
mencerminkan maksud yang disampaikan dan harus bebas
dari kesalahan-kesalahan serta tidak bias atau menyesatkan.
Tepat Waktu
Informasi yang dikirimkan dan sampai kepada penerima
informasi haruslah tepat waktu dan tidak boleh terlambat.
Relevan
Informasi dikatakan relevan apabila informas itsb harus
bermanfaat bagi si penerima informasi. Relevansi informasi
yang diterima oleh masing-masing penerima sangatlah
berbeda-beda.
12
13. Mutu INFORMASI
Nilai dari suatu informasi ditentukan dari 2 hal, yaitu:
1. Manfaat Informasi
2. Biaya mendapatkan informasi
Dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dgn biaya mendapatkannya.
Informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dgn nilai
uang, akan tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektivitasnya.
Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dgn
analisis Cost Effectiveness atau Cost Benefit.
13
14. Sumber – Sumber Kesalahan
• Metode pengukuran & pengumpulan data yg salah
• Tidak mengikuti prosedur pengolahan yg benar
• Data hilang atau tidak terolah
• Kesalahan batas atau mengkoreksi data
• File historis / induk yg salah
• Kesalahan dalam prosedur pengolahan (salah
program)
• Kesalahan yg disengaja
14
15. Sumber – Sumber Kesalahan
Kesalahan-kesalahan tersebut dapat diatasi dgn :
• Pengendalian intern utk mengatasi kesalahan
• Audit intern dan ekstern
• Menambahkan batas-batas kepercayaan pada data
• Instruksi pemakai dalam prosedur pengukuran &
pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yg
mungkin terjadi
15
16. Usia INFORMASI
Menyatakan lama waktu sejak informasi dihasilkan
hingga saat sekarang.
2 (dua) Aspek yang mempengaruhi :
• Interval
Informasi dihasilkan secara periodik
• Keterlambatan (delay)
lamanya waktu berlalu setelah akhir suatu interval
sampai informasi tersebut berada di tangan penerima.
16
17. Usia INFORMASI
Dibedakan 2 jenis data :
1. Data kondisi
yg berhubungan dgn sebuah titik waktu
contoh :
persediaan barang pada 31/12/1999.
2. Data operasi
yg mencerminkan perubahan dalam satu periode
tertentu
contoh :
sediaan barang yg dipakai selama sebulan / penjualan
selama seminggu.
17
18. Usia INFORMASI
i = interval informasi interval antara laporan-laporan
d = waktu penundaan pengolahan antara akhir interval informasi &
terbitnya laporan utk manajemen
Informasi kondisi Informasi operasi
Usia maksimum d+i d + 1.5 i
Usia rata-rata d + 0.5i d+i
Usia minimum d d + 0.5 i
18
19. Fungsi INFORMASI
Menambah pengetahuan / mengurangi ketidakpastian
pemakai informasi
Memberikan suatu dasar kemungkinan untuk
menanggapi seleksi kepada pengambil keputusan
Memberikan standar-standar, aturan ukuran dan
aturan keputusan untuk penentuan & penyebaran
tanda-tanda kesalahan & umpan balik guna mencapai
tujuan.
19
20. Biaya INFORMASI
Biaya perangkat keras
Biaya Analisis, perancangan & pelaksanaan sistem
Biaya untuk tempat & faktor-faktor lingkungan
Biaya perubahan yang merupakan biaya perubahan
dari satu metode ke metode lain
Biaya operasi
20
21. Nilai INFORMASI
Mudah diperoleh
Luas & Lengkap
Ketelitiannya
Relevansinya
Tepat waktu
Kejelasan
Keluwesan
Dapat dibuktikan
Tidak ada prasangka
Dapat diukur 21
