Comunicación social en los archivos del siglo XXI

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Comunicación social en losComunicación social en los
archivosarchivos del siglo XXIdel siglo XXI

¿Tienen cabida los¿Tienen cabida los archivosarchivos enen
loslos medios socialesmedios sociales??

¡¡CLARO QUE¡¡CLARO QUE SÍSÍ!!!!

Hay muchosHay muchos archivosarchivos y profesionalesy profesionales
que ya están enque ya están en compartiendocompartiendo ee
interactuandointeractuando con su comunidadcon su comunidad

Pero hay una mayoría dePero hay una mayoría de archivosarchivos (y(y
profesionales) queprofesionales) que no hacen usono hacen uso dede
las redes socialeslas redes sociales

•Falta de interésFalta de interés
•DesconocimientoDesconocimiento
•Trabas administrativasTrabas administrativas
•Carga de trabajoCarga de trabajo
•A sumar: recortesA sumar: recortes
anualesanuales

•Falta de interésFalta de interés
•DesconocimientoDesconocimiento
•Trabas administrativasTrabas administrativas
•Carga de trabajoCarga de trabajo
•A sumar: recortesA sumar: recortes
anualesanuales
¡No es la mejor
¡No es la mejor
situación!
situación!

Los ciudadanos tienen unLos ciudadanos tienen un grado degrado de
interésinterés hacia los archivos de unhacia los archivos de un 2,62,6

ElEl 5,6%5,6% de la poblaciónde la población visitó archivosvisitó archivos
en el último año (+2,5 M de personas)en el último año (+2,5 M de personas)

45,2%45,2% por temaspor temas profesionales / estudioprofesionales / estudio
54,8%54,8% porpor ocio / entretenimientoocio / entretenimiento

Está claro que elEstá claro que el usuariousuario
principalprincipal es eles el usuariousuario
presencialpresencial

Pero no hay que perder de vistaPero no hay que perder de vista
alal usuario de Internetusuario de Internet

35,7 M35,7 M usuarios deusuarios de InternetInternet
22 M22 M usuarios deusuarios de redes socialesredes sociales

4 horas4 horas al día enal día en InternetInternet
2 horas2 horas al día enal día en redes socialesredes sociales

PrincipalesPrincipales funcionesfunciones de losde los
usuarios en redes sociales:usuarios en redes sociales:

Contacto con amigos
Estar al día de noticias/eventos
Llenar el tiempo libre

Contacto con amigos
Estar al día de noticias/eventos
Llenar el tiempo libre
ElEl archivoarchivo tiene que ser capaztiene que ser capaz
de captar lade captar la atención deatención de
estos usuariosestos usuarios… aunque… aunque
sea solamente 5 minutossea solamente 5 minutos

ElEl archiveroarchivero tiene que tener unatiene que tener una
actitud positivaactitud positiva ante estos retosante estos retos

ilusión

ilusión innovación

participación

participación interacción

Y trabajar las 3 C’sY trabajar las 3 C’s

Y trabajar las 3 C’sY trabajar las 3 C’s
Colaboración
Cooperación
Comunicación

¿Y¿Y por quépor qué tener unatener una
actitud positivaactitud positiva??

Porque losPorque los medios socialesmedios sociales nos van anos van a
ayudar aayudar a humanizarhumanizar elel archivoarchivo

Unos medios socialesUnos medios sociales
que le dan alque le dan al archivoarchivo
vozvoz,, caráctercarácter,,
oídosoídos yy sentimientosentimiento

Los archivosLos archivos
tienen que sertienen que ser
abiertosabiertos

abiertosabiertos
No tener miedo a laNo tener miedo a la
conversación niconversación ni
a la difusióna la difusión

abiertosabiertos
DebenDeben
escuchar alescuchar al
ciudadano...ciudadano...

abiertosabiertos
DebenDeben
Y compartir suY compartir su
tiempo contiempo con
ellosellos

abiertosabiertos
DebenDeben
ellosellos
Y todoY todo
estoesto
para:para:

abiertosabiertos
DebenDeben
ellosellos
Y todoY todo
estoesto
para:para:
Formar comunidadFormar comunidad
PromocionarPromocionar
servicios,servicios,
noticias ynoticias y
actividadesactividades
Posicionamiento yPosicionamiento y
visibilidadvisibilidad
Aumentar el usoAumentar el uso

¿Y los¿Y los usuariosusuarios??
¿Qué esperan del¿Qué esperan del archivoarchivo??

PresenciaPresencia
activaactiva

PresenciaPresencia
activaactiva
ContenidosContenidos
de valorde valor

PresenciaPresencia
activaactiva
de valorde valor
Cercanía,Cercanía,
honestidad yhonestidad y
amabilidadamabilidad

PresenciaPresencia
activaactiva
de valorde valor
ConfianzaConfianza

PresenciaPresencia
activaactiva
de valorde valor
ConfianzaConfianza
Ser escuchadosSer escuchados
y atencióny atención
inmediatainmediata

El decálogo de presencia deEl decálogo de presencia de
loslos archivosarchivos en losen los mediosmedios
socialessociales

El decálogo de presencia de losEl decálogo de presencia de los archivosarchivos en losen los
medios socialesmedios sociales
1.1. Imagen, reputación, visibilidad yImagen, reputación, visibilidad y
posicionamiento de la organizaciónposicionamiento de la organización

2.2. Colaboración, comunicación y cooperaciónColaboración, comunicación y cooperación
con usuarios y otras organizaciones.con usuarios y otras organizaciones.

3.3. Cercanía, confianza, transparencia yCercanía, confianza, transparencia y
seducción de la organización para el usuario.seducción de la organización para el usuario.

4.4. Búsqueda de usuarios potenciales. Atención yBúsqueda de usuarios potenciales. Atención y
servicio al usuario real.servicio al usuario real.

5.5. Rápida difusión del mensaje y comunicaciónRápida difusión del mensaje y comunicación
bidireccional. Compartir y difundirbidireccional. Compartir y difundir
conocimiento e información.conocimiento e información.

6.6. Acceso a la información en tiempo real.Acceso a la información en tiempo real.

7.7. Retroalimentación. Conocer opiniones y verRetroalimentación. Conocer opiniones y ver
qué hacen otros.qué hacen otros.

8.8. Dinamización, participación e interacción.Dinamización, participación e interacción.

9.9. Marketing y promoción de la organización.Marketing y promoción de la organización.

10.10. Socialización y fidelización del usuario.Socialización y fidelización del usuario.

Los medios sociales dan unLos medios sociales dan un
empuje a la acciónempuje a la acción de losde los
archivosarchivos

Los medios sociales son unLos medios sociales son un
altavozaltavoz para lospara los archivosarchivos

ObjetivosObjetivos

ObjetivosObjetivos
AtraerAtraer
usuariosusuarios
Que hablenQue hablen
de ellos yde ellos y
con elloscon ellos
Que losQue los
utilicenutilicen

Lista de buenosLista de buenos
propósitospropósitos

RecomendarRecomendar
documentos,documentos,
servicios yservicios y
actividadesactividades
Facilitar accesoFacilitar acceso
a contenidosa contenidos
Entretener eEntretener e
informarinformar
Lista de buenosLista de buenos
propósitospropósitos
Formar yFormar y
compartircompartir
ColaborarColaborar Humanizar alHumanizar al
archivoarchivo

No hay que estar en todos losNo hay que estar en todos los

SeríaSería
suficientesuficiente
estar en 4 ó 5estar en 4 ó 5

SeríaSería
estar en 4 ó 5estar en 4 ó 5E incluso en 2
E incluso en 2
ó 3ó 3

SeríaSería
estar en 4 ó 5estar en 4 ó 5E incluso en 2
E incluso en 2
ó 3ó 3
Más vale hacer unMás vale hacer un
muy buen trabajo en 2muy buen trabajo en 2
medios sociales, quemedios sociales, que
hacer uno regular enhacer uno regular en
44

LosLos archivosarchivos tienen que tenertienen que tener
en cuenta una serie deen cuenta una serie de
trucostrucos yy accionesacciones para llegarpara llegar
a su públicoa su público

Blog.Blog.
El medio social para laEl medio social para la
comunicacióncomunicación

BlogBlog
TrucosTrucos

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TrucosTrucos
Título claro, descriptivoTítulo claro, descriptivo
e impactantee impactante
Rankings y listadosRankings y listados
Incluye imágenes yIncluye imágenes y
vídeosvídeos
El diseño es importanteEl diseño es importante

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Además de losAdemás de los
contenidos relacionadoscontenidos relacionados
con servicios,con servicios,
actividades, accionesactividades, acciones
formativas del archivo, oformativas del archivo, o
del sector inclusodel sector incluso

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Listas deListas de
documentosdocumentos
recomendadosrecomendados
Haz una lista deHaz una lista de
acontecimientosacontecimientos
importantes y planificaimportantes y planifica
con tiempocon tiempo
Comparte lasComparte las
novedadesnovedades
Aprovecha las tendenciasAprovecha las tendencias

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Listas deListas de
documentosdocumentos
másmás
consultados /consultados /
recomendadosrecomendados
Incentiva elIncentiva el
descubrimiento a tusdescubrimiento a tus
usuariosusuarios
Incentiva la curiosidadIncentiva la curiosidad
del usuariodel usuario

Facebook.Facebook.
La red social para laLa red social para la
interaccióninteracción

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TrucosTrucos

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TrucosTrucos
Publica directamente las fotosPublica directamente las fotos
y vídeos en la plataforma, no ay vídeos en la plataforma, no a
través de enlaces***través de enlaces***
Realiza preguntasRealiza preguntas
Investiga quéInvestiga qué
contenido gustacontenido gusta
Conversa en otras páginasConversa en otras páginas

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Además de la difusión deAdemás de la difusión de
noticias, informar a losnoticias, informar a los
usuarios de cosas delusuarios de cosas del
archivo, ser plataformaarchivo, ser plataforma
para construirpara construir
relaciones...relaciones...

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PublicarPublicar
imágenesimágenes
llamativasllamativas
Objetivo: captar laObjetivo: captar la
atenciónatención
Haz una lista deHaz una lista de
acontecimientosacontecimientos
importantes y planifica elimportantes y planifica el
tiempotiempo

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de interésde interés
histórico /histórico /
documentaldocumental
(Evento)(Evento)
Piensa en un tema yPiensa en un tema y
fecha a realizarfecha a realizar
Dale difusión para que laDale difusión para que la
gente se vayagente se vaya
apuntandoapuntando
Prepara las preguntasPrepara las preguntas
para incentivar lapara incentivar la
participaciónparticipación

Twitter. La red informativaTwitter. La red informativa
para la visibilidad y elpara la visibilidad y el
posicionamientoposicionamiento

TwitterTwitter
TrucosTrucos

TwitterTwitter
TrucosTrucos
Incluye imágenes yIncluye imágenes y
vídeosvídeos
Conoce la jerga y utilizaConoce la jerga y utiliza
los hashtagslos hashtags
Menciona, etiquetaMenciona, etiqueta
imágenes y usa losimágenes y usa los
mensajes directosmensajes directos

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Además de darAdemás de dar
información deinformación de
actualidad, entretener yactualidad, entretener y
conectar con tuconectar con tu
comunidad ycomunidad y
profesionales delprofesionales del
sector…sector…

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Concursos yConcursos y
sorteossorteos
Atrae nuevosAtrae nuevos
seguidores y reten a losseguidores y reten a los
que ya tienesque ya tienes
Busca un hashtag único,Busca un hashtag único,
haz que te mencionen yhaz que te mencionen y
te sigante sigan
Presta atención a lasPresta atención a las
reglas de Twitter parareglas de Twitter para
concursosconcursos

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AccionesAcciones::
Noticias deNoticias de
actualidad yactualidad y
efeméridesefemérides
Haz un listado deHaz un listado de
acontecimientos clave yacontecimientos clave y
planifica con tiempoplanifica con tiempo
Enlaza estos tuits a laEnlaza estos tuits a la
colección de tu archivocolección de tu archivo
para darle visibilidadpara darle visibilidad

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TwitterTwitter
AccionesAcciones::
Emisiones enEmisiones en
directosdirectos
(Periscope)(Periscope)
Haz difusión a losHaz difusión a los
eventos o tareas del díaeventos o tareas del día
a díaa día
Realiza visitas virtualesRealiza visitas virtuales
Contesta a preguntas deContesta a preguntas de
tus usuariostus usuarios

Instagram.Instagram.
La red social para elLa red social para el
acercamientoacercamiento

InstagramInstagram
TrucosTrucos

InstagramInstagram
TrucosTrucos
Muestra el ladoMuestra el lado
humano y creativohumano y creativo
Utiliza hashtag paraUtiliza hashtag para
etiquetar imágenesetiquetar imágenes
Utiliza los filtros paraUtiliza los filtros para
darle una aparienciadarle una apariencia
mejoradamejorada

InstagramInstagram
AccionesAcciones

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Difusión delDifusión del
archivoarchivo
Piensa una campañaPiensa una campaña
visualvisual
Haz que tus usuariosHaz que tus usuarios
suban imágenes con unsuban imágenes con un
hashtaghashtag
Premia la participaciónPremia la participación

InstagramInstagram
AccionesAcciones::
Humaniza alHumaniza al
archivoarchivo
Muestra el trabajoMuestra el trabajo
interno y externo, el díainterno y externo, el día
a díaa día
Da difusión a laDa difusión a la
colección y actividadescolección y actividades
Publica sobrePublica sobre
curiosidades ocuriosidades o
acontecimientos delacontecimientos del
archivoarchivo

[Bonus track][Bonus track]
Newsletter y WhatsappNewsletter y Whatsapp

Bonus trackBonus track
AccionesAcciones::
NewsletterNewsletter
Formación onlineFormación online
Contenido segmentadoContenido segmentado
Contenido exclusivoContenido exclusivo

Bonus trackBonus track
AccionesAcciones::
WhatsappWhatsapp
Información yInformación y
comunicación directacomunicación directa
Avisos y recordatoriosAvisos y recordatorios
Archivero/a respondeArchivero/a responde
Club de interés vía móvilClub de interés vía móvil

Para terminar, 11 aspectos aPara terminar, 11 aspectos a
tener en cuenta en latener en cuenta en la
presencia delpresencia del archivoarchivo en losen los

Los medios sociales no sonLos medios sociales no son
un juego… y sí, son unaun juego… y sí, son una
carga de trabajocarga de trabajo

Sin tus usuarios no eresSin tus usuarios no eres
nadie. Haz que tu audiencianadie. Haz que tu audiencia
participeparticipe

Trabajar mucho losTrabajar mucho los
contenidos: relevancia,contenidos: relevancia,
utilidad y consistenciautilidad y consistencia

Se activo y no abandones… aSe activo y no abandones… a
no ser que no sea de utilidadno ser que no sea de utilidad

Usa los códigos y lenguajesUsa los códigos y lenguajes
de cada canal que utilicesde cada canal que utilices

Programa tus acciones y dejaPrograma tus acciones y deja
la improvisación parala improvisación para
ocasiones esporádicasocasiones esporádicas

Forma a los trabajadores yForma a los trabajadores y
crea un equipo de gestión ycrea un equipo de gestión y
consultaconsulta

Sé visual y utiliza tu poder deSé visual y utiliza tu poder de
condensación de textoscondensación de textos

Humaniza al archivo y usa unHumaniza al archivo y usa un
tono coloquialtono coloquial

Mide tus acciones y elMide tus acciones y el
compromiso con tucompromiso con tu
audienciaaudiencia

Diviértete con tu trabajo, esDiviértete con tu trabajo, es
una muy buena mejor formauna muy buena mejor forma
de hacer las cosasde hacer las cosas

Community Manager deCommunity Manager de
BaratzBaratz
/grupobaratz/grupobaratz
@grupobaratz@grupobaratz
/company/baratz/company/baratz
comunidadbaratz.comcomunidadbaratz.com

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