Curso de Excel

1. Colegio Monte Carmelo
Microsoft Office Excel 2007
Clase 1
Vistazo General

2. Qué es lo que ha cambiado y por qué
Hay muchos cambios en
Excel 2007 con respecto
a las otras versiones. El
más evidente está en la
parte superior de la
ventana.Pero son
cambios para mejor.
Los comandos que necesita ahora están más visibles y accesibles en un centro
de control denominado la cinta de opciones.
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3. ¿Qué hay en la cinta de opciones?
Las tres partes de la
cinta de opciones son
fichas, grupos y
comandos.
1 Fichas: las fichas representan las tareas principales que se
realizan en Excel. Hay siete fichas a lo largo de la parte
superior de la ventana de Excel.
2
Grupos: los grupos son conjuntos de comandos
relacionados, mostrados en fichas.
3
Comandos: un comando es un botón, un menú o un
cuadro en el que se especifica información.
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4. ¿Qué hay en la cinta de opciones?
¿Por dónde se
empieza a trabajar en
la cinta de opciones?
Por el principio.
Los comandos principales de Excel están agrupados en
la primera ficha, la ficha Inicio .
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5. ¿Qué hay en la cinta de opciones?
Los grupos aglutinan
todos los comandos
que se necesitan para
realizar una tarea
concreta.
Mientras se trabaja en la tarea, los grupos se mantienen
a la vista y disponibles para su uso; ya no están ocultos
en menús.
Estos comandos esenciales están a la vista en la parte
superior del área de trabajo.
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6. Más comandos pero sólo cuando se
necesitan
Los comandos de la
cinta de opciones son
los que más utiliza.
En lugar de mostrar todos los comandos en todo
momento, en Excel 2007 algunos comandos sólo se
muestran cuando se necesitan, en respuesta a la acción
que realice.
No debe preocuparse si no ve todos los comandos que
necesita en todo momento. Dé los primeros pasos y los
comandos necesarios estarán disponibles.
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7. Más opciones si las necesita
Algunas veces aparece
una flecha, denominada
Iniciador de cuadros
de diálogo, en la
esquina inferior derecha
de un grupo.
Esta flecha indica que
hay más opciones
disponibles para el
grupo.
Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogos y verá
un cuadro de diálogo o un panel de tareas. En la imagen se
muestra un ejemplo:
1 En la ficha Inicio , haga clic en la flecha en el grupo
Fuente .
2 El cuadro de diálogo Formato de celdas se abre, con
opciones de superíndices y otras opciones relacionadas
con las fuentes.
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8. Colocar comandos en su propia barra de
herramientas
¿Suele utilizar
comandos que no
están tan accesibles
como le gustaría?
Puede agregarlos
fácilmente a la Barra
de herramientas de
acceso rápido.
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9. Comandos en la barra de
herramientas
¿Suele utilizar
comandos que no
están tan accesibles
como le gustaría?
Puede agregarlos
fácilmente a la Barra
de herramientas de
acceso rápido.
La barra de herramientas de acceso rápido está situada
sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera
vez Excel 2007. En esa barra, los comandos siempre
están visibles y a mano.
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10. ¿Dónde están los métodos abreviados de
teclado?
Si utiliza el teclado
más que el ratón, le
agradará saber que el
diseño de la cinta de
opciones incluye
nuevos métodos
abreviados.
Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las
versiones anteriores de Excel:
• Hay métodos abreviados para cada uno de los
botones de la cinta de opciones.
• Estos métodos abreviados a menudo requieren menor
combinación de teclas.
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11. ¿Dónde están los métodos abreviados de
teclado?
Los nuevos métodos
abreviados también
tienen un nuevo
nombre: sugerencias
de teclas.
Presione ALT para
que aparezcan las
sugerencias de teclas.
Por ejemplo, así es como se utilizan las sugerencias de
teclas para centrar texto:
1 Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de
teclas.
2 Presione H para seleccionar la ficha Inicio .
3 Presione A y luego C para centrar el texto seleccionado.
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12. ¿Dónde están los métodos abreviados de
teclado?
¿Dónde están los antiguos métodos abreviados?
Los antiguos métodos abreviados de teclado que
comienzan con CTRL permanecen intactos y los puede
seguir utilizando igual que antes.
Por ejemplo, el método abreviado CTRL+C sigue
copiando contenido en el Portapapeles y el método
abreviado CTRL+V sigue pegando el contenido en el
Portapapeles.
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13. Una vista nueva
La cinta de opciones
no es el único cambio
de Excel 2007.
La vista Diseño de
página también es
nueva.
Si ha trabajado en la vista Diseño de página en
Microsoft Office Word, le alegrará ver que Excel ofrece
las mismas ventajas.
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14. Una vista nueva
Para ver la nueva
vista, haga clic en
Vista Diseño de
página en la barra de
herramientas Vista
.
Esto es lo que verá en la hoja de cálculo:
1 Títulos de columna.
2 Títulos de fila.
3 Reglas de margen.
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15. Una vista nueva
En la vista Diseño de
página hay márgenes de
página en la parte superior,
los laterales y la parte
inferior de la hoja de
cálculo, y un pequeño
espacio de color azul entre
las hojas de cálculo.
Las reglas de la parte
superior y de los laterales
sirven para ajustar los
márgenes.
Otras ventajas de la nueva vista:
• No es necesario usar Vista preliminar para detectar
problemas de diseño antes de imprimir.
• Ahora es más fácil agregar encabezados y pies de
página.
• Puede ver hojas de cálculo diferentes en vistas distintas.
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16. Trabajar con diferentes resoluciones
de pantalla
Todo lo que se ha
descrito hasta ahora
es aplicable si la
pantalla está definida
en una resolución alta
y la ventana de Excel
está maximizada.
Si no es así, la
apariencia cambia.
¿Cuándo y cómo cambia la apariencia?
• En baja resolución. Si la pantalla está definida en
una resolución baja, por ejemplo en 800 por 600
píxeles, algunos grupos de la cinta de opciones
mostrarán únicamente el nombre del grupo, no los
comandos del grupo.
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17. Trabajar con diferentes resoluciones
de pantalla
Todo lo que se ha
descrito hasta ahora
es aplicable si la
pantalla está definida
en una resolución alta
y la ventana de Excel
está maximizada.
Si no es así, la
apariencia cambia.
¿Cuándo y cómo cambia la apariencia?
• Cuando la ventana de Excel no está maximizada.
Algunos grupos sólo mostrarán el nombre del grupo.
• Con equipos Tablet PC. En estos equipos con
pantallas pequeñas, la cinta de opciones se ajusta
para mostrar versiones más pequeñas de las fichas y
grupos.
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18. Empezar a trabajar en Excel

19. Empezar a trabajar en Excel
En el material anterior
se ofreció una
introducción al nuevo
aspecto de Excel
2007.
Ahora ha llegado el
momento de ponerse
a trabajar.
Suponga que dispone de media hora antes de la
siguiente reunión para realizar algunas revisiones en
una hoja de cálculo que ha creado en una versión
anterior de Excel.
¿Podrá hacer las tareas básicas necesarias en Excel
2007 en sólo 30 minutos? aquí le mostraremos cómo
hacerlo.
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20. Insertar una columna
Ahora desea agregar
una columna a la hoja
de cálculo para
identificar clases de
productos.
Desea incluirla entre
dos columnas de
datos que ya existen.
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21. Insertar una columna
Ahora desea agregar
una columna a la hoja de
cálculo para identificar
clases de productos.
La columna debe
colocarse entre dos
columnas de datos
existentes, Cantidad y
Proveedor.
La hoja de cálculo contiene filas de productos que se
han pedido a varios proveedores y desea agregar la
nueva columna para identificar los distintos productos,
como lácteos, cereales, fruta, etc.
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22. Insertar una columna
Siga este procedimiento para agregar la columna entre la columna
Cantidad y la columna Proveedor :
n Haga clic en la columna Proveedor . A continuación, en
la ficha Inicio , dentro del grupo Celdas , haga clic en la
flecha de Insertar.
r En el menú que aparece, haga clic en Insertar columnas
de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco
donde podrá escribir los datos nuevos.
i Si necesita ajustar el ancho de columna para que quepan
los datos, en el grupo Celdas , haga clic en la flecha de
Formato. En la lista que aparece, haga clic en
Autoajustar ancho de columna.
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23. Modificar y dar formato a los datos
Las operaciones para
aplicar formato y
modificar los datos se
realizan con los
comandos de los
grupos incluidos en la
ficha Inicio .
Por ejemplo, los títulos de columna resaltarán más si
están en negrita.
Para ello, seleccione la fila de los títulos y, a
continuación, en la ficha Inicio , dentro del grupo
Fuente , haga clic en Negrita.
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24. La ventana Nuevo libro
La ventana Nuevo
libro es el lugar
perfecto para empezar
a trabajar en Excel.
Cuando haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Nuevo, se
abrirá la ventana Nuevo libro.
En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco o
una plantilla.
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25. Lección 3
Un nuevo formato de archivo

26. Un nuevo formato de archivo
Excel tiene un nuevo
formato de archivo.
Pero puede seguir
abriendo y modificando
libros antiguos, y
compartir archivos con
personas que no tienen
Excel 2007.
El nuevo formato de archivo proporciona mayor
seguridad para los archivos, reduce el riesgo de que
resulten dañados, reduce el tamaño de archivo y
ofrece nuevas características.
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27. Trabajar con archivos de versiones anteriores
En Excel 2007, puede
abrir archivos creados
en Excel 95 hasta
Excel 2003.
Pero ¿y si usted es la primera persona de su oficina que tiene Excel 2007? ¿Y si
necesita compartir los archivos con departamentos que aún no tienen Excel 2007?
Que no cunda el pánico. Podrá compartir todos los libros con estas personas.
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28. Trabajar con archivos de versiones
anteriores
Así es como se hace:
 Losarchivos antiguos seguirán siéndolo a menos que decida
lo contrario.
◦ Excel guardará los archivos antiguos en sus formatos
originales a menos que especifique lo contrario. Por
ejemplo, si el archivo se creó en Excel 2003, Excel 2007
lo guardará en el formato de 2003 de forma
predeterminada.
 Las
nuevas características le advertirán si guarda el archivo
como antiguo.
◦ Cuando guarde un archivo en el formato de una versión
anterior, un comprobador de compatibilidad le indicará si
alguna de las características de la versión 2007 no son
compatibles con la versión anterior.
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29. Trabajar con archivos de versiones
anteriores
Así es como se hace:
 Siempre puede copiar primero los archivos más recientes con
el nuevo formato.
– Sólo tiene que indicar a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx).
Esa copia del archivo contendrá todas las características de Excel
2007.
• Puede compartir los documentos entre versiones mediante un
convertidor.
– Los compañeros que trabajen con Excel 2000 hasta 2003 podrán
abrir los archivos de 2007 si descargan y utilizan un convertidor.
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30. Ventajas del nuevo formato
El nuevo formato de
archivo trae consigo
mejoras en Excel.
Éstas son sus principales ventajas:
• Nuevas características
• Archivos más seguros
• Menor riesgo de que los archivos resulten dañados
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31. Ventajas del nuevo formato
El nuevo formato de
archivo trae consigo
mejoras en Excel.
Éstas son sus principales ventajas:
• Menor tamaño de archivo
• Datos más útiles
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32. Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al
guardar
Cuando guarde un
archivo en Excel
2007, podrá
seleccionar entre
varios tipos de
archivo.
• Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni código de
VBA.
• Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando
haya macros o código de VBA.
• Plantilla de Excel (*.xltx). Utilice este formato cuando necesite una plantilla.
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33. Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al
guardar
Cuando guarde un
archivo en Excel
2007, podrá
seleccionar entre
varios tipos de
archivo.
• Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando
necesite una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA.
• Libro binario de Excel (*.xlsb). Utilice este formato con un libro especialmente
grande.
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34. Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al
guardar
Cuando guarde un
archivo en Excel
2007, podrá
seleccionar entre
varios tipos de
archivo.
• Libro de Excel 97-2003 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el
libro con alguien que trabaja en una versión anterior de Excel.
• Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite
compartir el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0.
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