1.
Partie 1 -­ Description de l'association et de vos
missions
A. Le groupe et son organisation
AIDAe est un groupe d’intérêt reconnu sous le nom d’Aide à l’Initiation et au
Développement d'Activités étudiantes. Cette Société à but non lucratif a été créée il y
a tout juste deux ans. Elle a pour mission d'être un moteur d'idées en soutenant les
élèves désireux de lancer leur propre projet innovateur.
Elle permet ainsi aux étudiantes de concrétiser leurs idées et projets en leur offrant la
possibilité d’organiser un évènement ou de créer leur comité au sein de l’école.
Actuellement, la société-­mère AIDAe regroupe dix sous-­comités menant leurs propres
activités:
Le comité mode et affaire a pour mission de promouvoir la mode à travers le monde
des affaires. Il organise chaque année un important évènement qui regroupent les
passionnés des métiers de la mode autour de conférences et cocktails sur trois jours.
Il est composé d’une équipe de quatre personnes dont un président, un vice-­président
communication et deux chargés de projets.
La Liche est le comité d’improvisation théâtrale de l’école. Il est composé de deux
étudiants qui organisent des matchs d’improvisation à thèmes les lundis au Salon
national.
Le Comité Danse du monde a pour mission d’initier les étudiants à l’art de la danse.
Chaque semaine, l’association offre des cours aux étudiants leur permettant de
s’exercer à travers de nombreux styles de danse. (modern jazz, classique, rock..).
L’exécutif se compose de cinq personnes dont un coordinateur, un chargé de la
logistique, un chargé de la trésorerie et deux professeurs de danse.
Le comité Futsal propose à chaque session un tournoi de soccer en salle. Deux
coordinateurs sont chargés d’organiser les matchs.
Le comité connecté initie les étudiants à l’anglais en les invitant à se retrouver et
débattre sur des sujets interpellant. Il propose également des rencontres sportives et
conviviales dans des bars. Il est composé d’un président, de deux élèves-­professeurs
et d’un vice-­président activité.

2. Le comité Olé offres des cours et des conférences en espagnol. Ils ont récemment
décidé de revoir leur structure pour organiser essentiellement des cours pour les
débutants et des conférences-­débats pour les niveaux plus avancés. Leur exécutif se
compose de trois personnes dont deux coprésidents et un chargé de communication.
Le comité Startup Lab est l’association d’aide au développement de start-­up créer
par les étudiants. Chaque session, il rencontre une dizaine de jeunes entrepreneurs
avec chacun une idée de projet en tête. Leur mission est alors de les aider à lancer
leur projet en leur apportant un service-­conseil personnalisé. Ils sont actuellement six
dans le comité : un président, un vice-­président exécutif, un vice-­président marketing
et quatre agents de conseil.
Chaque comité à ses propres commandites. La plupart d’entre eux reçoivent des
fonds en échange d’une visibilité lors de leurs événements ou activités.
Nous recevons en moyenne cinq demandes d’application pour des nouveaux projets
par session. Le groupe a donc connut une croissance importante depuis sa création.
Néanmoins, la politique de l’association fait que ses sous-­comités ne sont pas voués
à rester sous la tutelle du groupe. Le comité peut choisir de quitter le groupe au
moment où celui-­ci est jugé “mature” par la majorité des membres du conseil
d’administration. Dans ce cas, il devra alors s’assurer de pouvoir survivre à ses
besoins indépendamment ou bien sous la direction d’une autre association si cette
entité accepte de le reprendre. De l’autre côté, il est de notre devoir de nous assurer
de l’avenir du comité et de son développement en imposant des conditions à son
“rachat” par un nouveau groupe. En effet, nous veillons à ce que le comité récupère
sa trésorerie de manière qu’il puisse continuer ses activités. En parallèle, nous
obtenons un fond de roulement pour le financement de nouveaux projets.
L’association possède également un exécutif composé de quatre postes à
responsabilité.
Le président est le porte-­parole du groupe. Il en est le représentant dans les tables
de la vie associative, de la vie étudiante, auprès de la direction et de l'administration
de l’école ainsi que dans toute assemblée où le groupe AIDAe est invité à siéger. Il est
également le premier représentant du groupe à l’extérieur de l’école et dans le milieu
des affaires. Finalement, il est l’ultime responsable de la gestion du Groupe. Il
s’entretient chaque semaine avec la direction du service aux étudiants.
Le vice-­président administration et finances s’occupe de la gestion des finances du
groupe. Il s’occupe d’établir l’état de la situation financière du groupe et de présenter

3. les budgets prévisionnels chaque année. Signataire auprès de la banque, il en est le
premier interlocuteur et c’est à lui que revient entièrement la gestion des comptes du
groupe. Enfin, il a la charge de remettre aux comités leurs chèques après chaque
dépense préalablement approuvée.
Le vice-­président nouveaux projets est responsable d’accueillir les porteurs de
nouveaux projets et de les accompagner jusqu’en “pitch” devant le conseil
d’administration. Il a donc pour rôle d’encadrer et d’accompagner les étudiants dans
la planification de leurs projets.
Le vice-­président exécutif est le poste que j’occupe actuellement depuis maintenant
huit mois.
Structure organisationnelle actuelle
B. Les tâches effectuées
En tant que membre actif de ce groupe et vice-­présidente exécutive, mon rôle est
d'orienter mes équipes dans la réalisation de leurs projets, de les guider dans leurs
démarches et de les soutenir lors de leurs événements.
Chaque semaine je rencontre les présidents des sous-­comités un par un pour une
courte réunion de trente minutes.

4. Dans un premier temps, nous commençons par faire un point sur la semaine
précédente. Suivant les procédures du groupe, le président me remet son feedback
sous forme de rapport après chaque activité organisée. Ces rapports ont pour objet
d’améliorer la réalisation des futurs projets. Nous prenons donc le temps de l’analyser
ensemble puis de faire un retour sur leur ressenti de manière à analyser les points
forts et faibles.
Dans un second temps, nous parlons ensemble de projets futurs pour son comité. Le
coordinateur me propose alors les activités qu’ils prévoient d’organiser et nous en
discutions. Dans l’approche d’un événement, il doit alors me remettre une demande
d’approbation à laquelle il joint, au besoin, un budget prévisionnel selon les trois
scénarios prévisionnels (pessimiste, réaliste, optimiste). Ces documents sont
approuvés par la seule signature du président ou du vice-­président exécutif.
Je rencontre également l’exécutif chaque semaine. Le président et moi-­même
sommes responsables de l’ordre du jour. Nous abordons tous les points pertinents
pour soutenir l’évolution de l'association ainsi que la résolution de problèmes. Il est
également de mon devoir de faire un compte-­rendu de mes réunions avec les
présidents des comités.
En tant que mon membre du conseil d’administration, je possède le droit et le devoir
de me rendre au conseil et de voter lors des grandes décisions du groupe. Ces
conseils ont lieu à une fréquence moyenne de deux par session.
Tout comme le président, je représente le groupe à l’extérieur et me dois d’être, dans
la mesure du possible, présente aux activités des comités. De plus, mon rôle est de
veiller à l’intégration des équipes en organisant des activités de formation et de
cohésion de groupe. Par exemple, je m’occupe d’organiser des dîners de groupe pour
créer des liens et remercier les équipes.
Finalement, je suis responsable de la gestion du local du groupe AIDAe. Je suis en
charge de l’attribution des clés aux comités et du respect des règles de vie dans le
local. Chaque semaine, je prépare un planning informant les comités des horaires de
disponibilités en fonction des réservations faites. Puis, je leur envoie par mail puis
l’affiche sur la porte du local.