Majlis rasmi protokol

Konsep Protokol
Berasal daripada perkataan Yunani ‘protos’ &
‘kolla’ – satu tanda taraf / status

Takrifan Protokol :
 Peraturan-peraturan dalam adat istiadat rasmi
seperti sambutan tetamu
 Peraturan upacara di istana atau sambutan
tetamu negara
 Satu sistem yang telah ditetapkan atau tingkah
laku yang telah diterima oleh wakil-wakil
kerajaan dalam upacara rasmi.
UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 2

Terbahagi kepada dua

III.Persediaan Pra majlis

V.Ketika majlis


Pra Majlis

 Persediaan Majlis
 Tubuh Jawatankuasa tetap
Senarai tanggungjawab
senarai semak

 Jenis majlis
 Tempat
 Kenal pasti tetamu
 Penyediaan senarai jemputan
 Atur cara


PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
MAJLIS FORMAL
JENIS-JENIS SENARAI JEMPUTAN YANG
PERLU DISEDIAKAN:

1. SENARAI RINGKAS
2. SENARAI NAMA
3. SENARAI KEUTAMAAN
4. SENARAI JAWAPAN
5. SENARAI KEHADIRAN


CONTOH SENARAI RINGKAS BAGI
MAJLIS
a Menteri Kabinet 1
b Timbalan Menteri 1
c Pegawai-pegawai Kementerian 5
d Ketua-ketua Jabatan Negeri 15
e Ahli Parlimen 5
f Ahli Dewan Undangan Negeri 5
g Pengetua-pengetua Maktab 10
h Orang kenamaan daerah 8
i Pensyarah-pensyarah 20
j Ahli Jawatankuasa 10
Jumlah UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL
80 6

SENARAI NAMA
A. Butir-butir dalam senarai nama

1. Nama penuh dan gelaran dan darjah kebesarannya
2. Nama isteri (jika ada)
3. Jawatan atau pangkat
4. Alamat pejabat
5. Nombor telefon pejabat
6. Alamat rumah
7. Nombor telefon rumah
8. Nama setiausaha sulitnya dan nombor telefonnya
9. Butir-butir lain (jika ada)


CONTOH SENARAI NAMA
A Menteri Kabinet
1. YB Tan Sri Datuk …. P.S.K, S.P.D.K., P.G.D.K
(Puan Sri Datin)
Menteri Di Jabatan Perdana Menteri
Jabatan Perdana Menteri
Aras 4, Blok Barat, Bangunan Perdana Putra,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62519, Putrajaya...
Tel: 03-88864001 samb. 201
Alamat Rumah : ….
Tel Rumah :UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL
….. 8

Timbalan Menteri
B 2. YB Dato’ …. D.M.S.M.
(Datin)
Timbalan Menteri Sumber Manusia,
Kementerian Sumber Manusia,
Aras 9, Blok D3, Parcel D,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62502, Putrajaya.
Tel: 03-88867474 samb. 134
Alamat Rumah : ….
Tel Rumah : …..
Timbalan Menteri
3. YB Dato’ Dr. …. S.I.M.P, D.J.M.K, J.S.M.
(Nama Suami)
Timbalan Menteri Kemajuan Luar Bandar & Wilayah,
Kementerian Kemajuan Luar Bandar & Wilayah,
Aras 9, Blok D3, Parcel D,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62502, Putrajaya.
Tel: 03-88867421 samb. 262
Alamat Rumah : ….
Tel Rumah : …..

SENARAI KEUTAMAAN
1. YB Tan Sri………………………….Menteri
2. YB Dato’……………………………Menteri
3. YB. Datuk…………………………..Menteri
4. YB Tuan Haji………………..Timb. Menteri
5. Y. Bhg Datuk Ahmad bin Ali………….KSU
6. Y. Bhg Dato’ Mohd Nor bin Hashim.....KSU
7. Y. Bhg Dato’ Abdul Rahim bin Kasim..KSU
8. Encik Mohd Alias bin Abu Bakar……TKSU
9. Encik Yusuf bin Zaid…………………….KP
10. Puan Rahimah bt. Aziz ………………...KP

CONTOH SENARAI JAWAPAN

Jawapan Kehadiran
Tidak
Bil Nama Seorang Berdua Hadir

1 Datuk Ali Ahmad (KSU) X

2 Dato' Bujang Senang (TKSU) X

3 Encik Amir Hamzah X

4 Encik Mohd Abu X

5 Encik Yusof bin Zaid X

6 Puan Rahimah bt. Aziz KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL
UNIT X 11

CONTOH SENARAI KEHADIRAN

Hadir
BIL Nama (1) Hadir (2)

1 Datuk Ali Ahmad (KSU) X

2 Dato' Bujang Senang (TKSU) X

3 Encik Amir Hamzah
X
4 Encik Mohd Abu

5 Encik Yusof bin Zaid X

Susunan Keutamaan

Susunan keutamaan persekutuan ialah satu
senarai yang disusun mengikut
kedudukan keutamaan kekananan di
antara pegawai kerajaan, bukan kerajaan
dan orang awam.


Kepentingan Senarai Keutamaan

iii.Dapat menyusun tempat duduk bagi pelbagai
majlis rasmi
iv.menyusun atur cara majlis
v.Menyusun bendera-bendera negeri di Malaysia
vi. Tertib ketibaan tetamu kenamaan dalam majlis
formal
vii.Tertib kepulangan tetamu kenamaan
viii.Penyampaian cenderamata


Bagaimana menentukan kekananan /
keutamaan pegawai kerajaan ?

perkara yang perlu diambil kira ialah
“jawatan”, “gred disandang”,
berpandukan kepada “ anugerah darjah
kebesaran yang disandangnya”


Susunan Tempat Duduk

* Susunan tempat duduk isu yang sensitif
Susunan menggambarkan taraf, susunan
keutamaan, kekananan serta
pentingnya seseorang itu dalam
majlis tersebut.

Dif yang paling kanan dengan tetamu
kehormat merupakan pegawai yang
paling kanan sekali.

Penentuan susunan tempat duduk

 Bentuk-bentuk susunan tempat duduk.
 Susunan Keutamaan
 Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu
Khas ialah dif terkanan.
Kekananan bermula dari kanan Tetamu
Khas.
 Susunan tempat duduk di pentas dan dif-
dif hendaklah mengikut kekananan.

 Pentas utama – acara perasmian dsb.
 Majlis jamuan rasmi
 Jumlah ganjil atau genap
 Hadkan 3 , 5 , 7 | 4 , 6 , 8
 Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat
 Dif yang paling hampir dengan Tetamu
Khas ialah dif yang paling utama sekali.
 Keutamaan bermula dari kanan tetamu
kehormat.


4 Prinsip

Prinsip 1
SUSUNAN HENDAKLAH MENGIKUT
KEUTAMAAN

1. Susunan tempat duduk sama ada di
pentas khas atau di tempat para jemputan
ianya hendaklah mengikut Susunan
Keutamaan.


2. Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di
pentas khas bermula dari kanan Tetamu
Khas diikuti dengan kiri, balik ke kanan,
ke kiri dan seterusnya berselang seli.

3. Bagi jemputan bersama isteri,
kekananan bermula dari kanan Tetamu
Khas membawa ke tepi (suami/lelaki) dari
kiri isteri Tetamu Khas membawa ke tepi
(isteri/perempuan


Prinsip 2
JUMLAH DIF DI PENTAS KHAS
HENDAKLAH TERHAD

1. Jemputan seorang – jumlahnya angka
ganjil 5, 7 dan 9.

2. Jemputan dengan isteri – jumlahnya
angka genap 6, 8, 10 dan 12


Prinsip ini diwujudkan bertujuan untuk
memberi penghormatan dan tumpuan
kepada mereka yang berkenaan/berkaitan
sahaja


Prinsip 3

TUAN RUMAH ATAU ‘HOST’ DUDUK DI
SEBELAH KANAN TETAMU KEHORMAT

Tuan Rumah biasanya dikenali sebagai
orang yang menjemput atau
bertanggungjawab menganjurkan sesuatu
majlis atau upacara.


Prinsip 4
ISTERI DUDUK DI SEBELAH KIRI
SUAMI

1. Prinsip ini adalah amalan biasa dalam
apa jua majlis apabila para jemputan
dijemput bersama isteri.

2. Kedudukan isteri sama ada majlis
siang atau malam ialah isteri duduk di
sebelah kiri suami kecuali dalam keadaan
tertentu keadaan-keadaan tertentu
UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL

1. KEKANANAN BAGI TIGA ORANG

2 1 3
PENTAS KHAS


KEKANANAN BAGI LIMA ORANG

4 2 1 3 5
PENTAS KHAS


KEKANANAN BAGI TUJUH ORANG

6 4 2 1 3 5 7
PENTAS KHAS


Susunan Tempat Duduk Majlis Jamuan
Makan

Susunan meja makan untuk dua pasang
suami isteri

Jika jemputan di mana suami isteri dan status
tetamu sama taraf maka tetamu kehormat itu
hendaklah duduk di sebelah kanan tuan rumah
dan diapit isteri masing-masing.


3 Prinsip Susunan

Prinsip 1

Tetamu Kehormat hendaklah duduk di
sebelah kanan Tuan Rumah sekiranya
setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh
lebih tinggi atau jauh lebih rendah dari
Tuan Rumah


Prinsip 2

Susunan dif-dif meja utama / khas
hendaklah mengikut susunan keutamaan

Prinsip 3

Wanita tidak duduk di hujung meja khas /
diraja.


Prinsip Am Meja Jamuan

• Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu
Kehormat yang lebih tinggi dan sebaliknya
sekiranya setaraf

• Wanita tidak duduk di hujung meja diraja/
khas

• Wanita tidak duduk mengetuai meja-
meja panjang

• Meja bulat hendaklah penuh kecuali
dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua
kerusi di hadapannya hendaklah
dikosongkan dan meja berhampiran
diubahsuai untuk elak tetamu lain
membelakangi tetamu utama


KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG
BERSAMA ISTERI

3 1 2 4
PENTAS KHAS


KEKANANAN BAGI ENAM ORANG
BERSAMA ISTERI

5 3 1 2 4 6
PENTAS KHAS


Susunan Bendera

Pengibaran bendera negeri, peraturannya
ialah mengikut susunan keutamaan
negeri-negeri dan susunan keutamaan
negeri-negeri mengikut keutamaan DYMM
Raja-Raja dan TYT Di Pertua Negeri.


Pemasangan Bendera Malaysia &
Bendera Tetamu Di Dinding
 Jika ada tetamu datang ke negara kita,
dua bendera hendak dipasang di dinding,
maka hendaklah memberi keutamaan
kepada bendera tetamu.

 Bendera tetamu di sebelah kiri dan
bendera Malaysia di sebelah kanan


Dua Bendera di Majlis Peringkat Negeri

Jika sebuah negeri menganjurkan majlis
peringkat negeri, maka bendera negeri
tersebut hendaklah diberi keutamaan.

Jika dilihat di sebelah hadapan, maka
bendera negeri berada di sebelah kanan
bendera persekutuan.


Dua Bendera di Majlis Peringkat
Persekutuan Dalam Negeri

Di dalam majlis persekutuan yang
dianjurkan di sesebuah negeri, maka
bendera Malaysia hendaklah mengambil
keutamaan iaitu dikibarkan di sebelah
kanan bendera negeri jika dilihat dari
hadapan.


PENGACARAAN MAJLIS FORMAL
 Terdiri daripada mereka yang
berkebolehan dalam bidang ini dan tidak
semua orang boleh menjadi juruacara
yang baik. Tujuan utama juruacara ialah
memaklumkan kepada tetamu apa yang
akan berlaku mengikut urutan acara
majlis.


 Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi
Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh
menjadi juruacara. Teks juruacara
hendaklah ditaip dengan menggunakan
kertas separuh A4 dan satu muka surat
hanya dimuatkan satu pengumuman
sahaja. Setiap pengumuman pula
mengandungi butir-butir berikut:-


1. MASA (anggaran)
2. CUE (panduan bagi juruacara)
3. ANN (teks pengumuman)

Gaya dan isi teks juruacara adalah
tertakluk kepada tahap atau taraf majlis
yang berkenaan. Setiap majlis mesti
disediakan dua juruacara (seorang
sebagai simpanan). Teks juruacara
hendaklah disediakan oleh pihak
penganjur.
41

Peranan Pengerusi Majlis

Amnya ada tiga tugas utama pengacara majlis.

i. mengawal majlis

ii. membuat pengumuman

iii. memberi panduan


Ciri-Ciri Pengacara Majlis Yang Baik

I. Mempunyai intonasi suara yang baik dan
lunak didengar
II. Fasih berbahasa & berkomunikasi
III. Cepat & cergas dalam pergerakan
IV. Tidak gugup dalam percakapan
V. Sentiasa sabar
VI. Ada asas tentang adat istiadat


Penyediaan Teks Ucapan

l Dalam majlis rasmi, pengacara mesti
menyediakan teks ucapan.
l Dipatuhi sepenuhnya
l Teks berukuran setengah A4 kertas taip
l Satu muka surat bagi satu pengumuman
l Selak dari kanan ke kiri jika
menggunakan ‘rim binding’ atau ke atas
jika ‘di stapler’

Tujuan
• sebagai panduan untuk pegawai yang
mengendalikan majlis tersebut
• sebagai panduan kepada semua pegawai
dan pekerja yang terlibat dalam majlis
tersebut
• untuk menentukan majlis berjalan dengan
licin dan mengikut lunas-lunas protokol
yang diterima


• untuk mengawal masa
• untuk menjadi panduan masa akan
datang
• sebagai rekod


FORMAT TEKS

MASA + TAJUK MAJLIS MUKA SURAT (1)
===== CUE ANN(1)
===== ===== =====
===== =====
MUKA SURAT (2)

MASA + CUE ANN(2)
===== ===== =====
===== ===== =====

CONTOH TEKS
Majlis Rasmi

1 CUE: (± 2035) (1) ANN:
Apabila Naib Canselor Tiba di Mengumumkan ketibaan
tangga/pintu ………..

MS: (2)

2 CUE: (± 2045) (2) ANN:
Setelah selesai lagu “Negara Hadirin dipohon duduk….
Ku” dan “Lagu Bertekad Yang Berbahagia Prof Datuk
Cemerlang” …………


Peranan penyambut tetamu
1. Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui
maklumat keraian yang sedang diadakan
sekurang-kurangnya tujuan keraian
tersebut diadakan.

2. Atur cara Keraian Yang Berkenaan
Penyambut mestilah mengetahui atur cara
keraian yang berkenaan terutamanya
waktu yang ditetapkan bagi tetamu

sampai dan balik.

3. Susunan Tempat Duduk
Penyambut hendaklah tahu susunan
tempat duduk keseluruhannya supaya
senang untuk memandu atau
menunjukkan tempat duduk tetamu yang
berkenaan.

4. Kawasan Yang Diuntukkan
Penyambut hendaklah mahir dengan
tempat dan kawasan yang diuntukkan
baginya menyambut.

5. Tempat- Tempat Penting
Penyambut hendaklah mengetahui
tempat-tempat yang penting seperti
tandas, pintu masuk, tempat keluar dan
lain-lain.

6. Senarai Tetamu Yang Dijemput
Penyambut mestilah mempunyai
ringkasan keseluruhan senarai tetamu
yang akan hadir dan sebaik-baiknya
mengenali tetamu tersebut.

7. Senarai Tetamu Khas
Selain daripada senarai kesemua tetamu
yang dijemput, senarai tetamu khas yang
akan disambut hendaklah juga diketahui
dengan lancar.

8. Pakaian Penyambut
hendaklah memakai pakaian yang
sempurna dan sesuai mengikut keraian
yang sedang dijalankan. Pakaian
terdedah bagi perempuan adalah tidak
sesuai. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 52

9. Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan
hormat dan berikan buku atur cara jika
ada. Tunjukkan tempat duduk secara
hormat.

10. Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah
kenal dengan tetamu yang disambut. Jika
tidak kenal hendaklah bertanya dengan
cara hormat.

11. Ketibaan Penyambut
hendaklah tiba satu jam lebih awal
daripada masa tetamu dijangka tiba.
Penyambut hendaklah melaporkan diri
kepada Pegawai Bertugas dan
mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah
memeriksa semua tempat duduk dan
bandingkan dengan senarai tetamu yang
dikhaskan untuknya.


12. Pertanyaan dan Teguran
Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan,
jawablah dengan sopan. Jika ada teguran
dari tetamu yang kurang senang didengar,
hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi
ambil ingatan. Jangan sekali-kali
bertengkar dengan tetamu atau memberi
maklumat yang penyambut sendiri kurang
pasti.

13. Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah
hendaklah segera merujuk kepada
Pegawai Bertugas. Dengan itu
penyambut tetamu mestilah mengetahui
Pegawai Bertugas pada masa itu.

14. Mudah Senyum
Penyambut hendaklah mudah senyum


Pakaian Majlis rasmi

Pakaian mencerminkan imej seseorang. Kita boleh
menilai individu dengan pakaian yang dipakai
dari segi :

c) kedudukan ekonomi
d) tahap pelajaran
e)Kejayaannya
f) kedudukan sosial
g)imej diri
h)masa hadapannya UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 57

Kriteria Menggayakan Pakaian

Dalam menggayakan pakaian, peraturan
berikut hendaklah dipatuhi :

III.mengenali bentuk badan
IV.potongan dan warna pakaian
V.kesesuaian pakaian
VI.kesesuaian dengan umur
VII.kesesuaian dengan badan

SEKIAN
TERIMA KASIH


Majlis rasmi protokol

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (20)

Mehr von Izzat Najmi

Mehr von Izzat Najmi (20)

Kürzlich hochgeladen

Kürzlich hochgeladen (7)

Majlis rasmi protokol