Данная презентация была подготовлена Андреем Кукановым ("Кодерлайн") для вебинара "Организационно-распорядительные документы как механизм управления". Речь шла о функционале программы 1С:Документооборот для работы с организационно-распорядительными документами, и о том, что нужно сделать, чтобы программа стала максимально полезным инструментом.
2. План семинара
• Организационно-распорядительные документы в Организации;
• Задачи в работе с этими документами;
• Чем может быть полезен продукт 1С:Документооборот;
• Основные процессы работы с ОРД;
• Настройка программы для работы с ОРД;
• Технология работы с ОРД;
• Регламентация работы с документами;
• Сложности, с которыми Вы можете столкнуться на проекте;
• Как обойти возможные риски и получить результат;
• Обсуждение перехода работы с ОРД «от бумаги» к СЭД;
• Ответы на вопросы в чате, контакты и консультации;
3. Определения ОРД
Организационно-распорядительная документация (ОРД) —
комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и
обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных
действий, необходимость которых возникает в операционной
деятельности организации.
• Постановление
• Распоряжение
• Приказ
• Протокол
• Инструкция
4. Определения ОРД
Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая
строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы
организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в
стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим
характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть
эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности.
Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:
• краткость и компактность изложения официального документа;
• точность и определенность формулировок;
• однозначность и единообразие терминов;
• последовательность.
Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц
ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход
исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено
– срок исполнения.
5. Определения ОРД
Основные реквизиты (Согласно ГОСТ Р 6.30-2003.)
• Наименование организации;
• Дата;
• Место;
• Гриф утверждения;
• Заголовок;
• Текст;
• Подпись;
• Отметка о наличии приложения (если требуется);
• Гриф/виза согласования;
Порядок составления распорядительного документа во многом зависит
от того как он прописан в инструкции по делопроизводству
организации, так как все ГОСТы существующие на данный момент
носят рекомендательный характер.
6. Этапы подготовки распорядительных документов
• сбор данных по управленческому вопросу;
• составление проекта распорядительного документа;
• согласование проекта распорядительного документа;
• подписание документа;
• исполнение или ознакомление;
• контроль исполнения;
• архив актуальных распорядительных документов;
7.
8. Сложности в работе с бумажными документами…
• С документом может работать только один человек;
• Используется электронная почта как координация работы людей;
• Эффективность работы с документами зависит от людей;
• Нет прозрачного доступа к работе с документами;
• Сложно понять, как ведется работа с ОРД;
• Время согласования ОРД слишком велико;
• Исполнение документа может быть на не удовлетворительном уровне;
• Сложно ознакомить с документом большое количество сотрудников;
• Документы находятся не всегда известно где и у кого;
• Тратится много времени на поиск нужного документа;
• Сложно отслеживать связанные документы;
• Документы …могут теряться…
9.
10. Какие механизмы представляет 1С:Документооборот
– Хранение документов в электронном виде;
– Структурирование документов по различным критериям;
– Определение доступа к документам;
– Совместная работа пользователей с актуальными данными;
– Связи распорядительных документов с другими документами;
– Процессы обработки распорядительных. документов;
– Удобная работа с реестрами и быстрый поиск документов;
– Механизмы исполнения и контроля;
– Работа с документами в едином информационном пространстве;
33. Реестр распорядительных документов
• Списком
• По папкам
• По организациям
• По видам документов
• По номенклатуре дел
• По корреспондентам
• По произвольным
настройкам пользователя
42. Ограничение доступа
• Права на папки;
• Грифы доступа;
• Виды документов;
• Организации;
• Группы корреспондентов;
• Группы физических лиц;
• Вопросы деятельности;
• Рабочая группа в документе;;
52. Создаем полезный инструмент для организации
– Кому это нужно? Зачем?
– Что мы должны получить;
– Кто это будет делать;
– Определяем сроки;
– Составляем план проекта;
– Инициируем проект;
– …делаем!
– *обращаемся в Кодерлайн
– *консультируемся по Skype a.kukanov
Hinweis der Redaktion
Система доступа к данным определяет какие данные для пользователя существуют, а какие он не сможет увидеть ни при каких условиях.
Грифы доступа;
Виды документов;
Папки;
Организации;
Вопросы деятельности;
Группы доступа к корреспондентам;
Группы доступа к физическим лицам;
Полнотекстовый;
По значениям реквизитов;
Поиск в списках;
Отборы, в списках и отчетах;