MS Project et le management de projet

1. Les principes du Les principes du management de management de …et l’outil …et l’outil projets… projets… Ms Project Ms Project Michel Estève www.innovaxion.net

2. Le projet, le chef de projet et MS Project Régler le timing (quoi, quand) Prévoir Réserver les ressources Prévoir les coûts Contrôler la progression MS MS Project Piloter Détecter les écarts (QCD) Chef de Project (1) (1) Corriger les dérives projet Le(s) manager(s) Informer Les contributeurs (1) Le contenu de ce diaporama concerne essentiellement les produits MS Project office standard et MS Project office professional, à l’exclusion de MS Project server www.innovaxion.net

3. Cas pratique Un groupe d’amis décide de transformer une ferme cévenole en gite rural Avec comme « livrables » du projet : • Le bâtiment d’habitation • Les voies de circulation • Les espaces verts • La piscine • La clôture • Le site internet www.innovaxion.net

4. Planifier par les durées Planifier par les durées Planification Planification Planifier les ressources Planifier les ressources prévisionnelle prévisionnelle Planification Planification Planifier les coûts Planifier les coûts de projet de projet Mesurer l’avancement Mesurer l’avancement MS MS L’affichage Gantt-suivi L’affichage Gantt-suivi Project Project Professional Professional Acteurs et responsabilités Acteurs et responsabilités Structurer la liste des activités Structurer la liste des activités Management de projet Management de projet Reporter à l’instance de pilotage Reporter à l’instance de pilotage Distribuer le travail Distribuer le travail Planifier en multi-projets Planifier en multi-projets L’offre Microsoft EPM L’offre Microsoft EPM www.innovaxion.net

5. Les bases théoriques en 3 points  Le réseau logique (PERT (1), MPM (2), PDM (3) )  Le chemin critique  Les marges L’affichage réseau logique de Project Chemin Chemin critique critique Pronostic Pronostic de date de de date de fin fin Marge de Marge de ««Finit. piscine »» Finit. piscine = 4,5 mois = 4,5 mois (1) Program evaluation and review technique (USA 1956) (2) Méthode des potentiels métra (Bernard Roy, (Fr) 1958) (3) Precedence diagram method (années 1960) www.innovaxion.net

6. Quelques règles de base :  Le planning se construit en deux temps : . temps 1 : planification par les durées (à ressources illimitées) . temps 2 : planification des ressources  Les liaisons logiques (les flèches) représentent l’enchaînement technique des tâches, (contraintes d’antériorité et plus généralement de dépendance), et rien d’autre.  On planifie dans un univers certain (1) . Jamais d’alternatives (si… Alors…) (2) . Jamais d’itérations (boucles) (3) (1) Ce qui n’empêche pas que rien ne se passera comme prévu ! (2) La phase « exploration/faisabilité» sert, entre autres, à lever les incertitudes (3) Ou alors, leur nombre est connu à l’avance (projets innovants) www.innovaxion.net

7. Les deux représentations du planning L’affichage réseau logique  Le réseau logique  Le diagramme de Gantt (1) 100 % des utilisateurs de Project travaillent dans l’affichage diagramme de Gantt Mais ils doivent avoir compris que le L’affichage Diagramme de Gantt fonctionnement dynamique de leur planning est régi par le réseau logique (1) Créé en 1917 par Henry Gantt, assistant de Frédéric Taylor, chez Ford, USA www.innovaxion.net

8. Méthode PDM : à la recherche du réalisme Liens de dépendance  La méthode PDM a introduit : • Les liens de dépendance • Les décalages • En temps ouvré • En temps calendaire • En % de temps du prédécesseur. Exemple : aménagement de la cave à vin www.innovaxion.net

9. Méthode PDM : les contraintes temporelles  La méthode PDM a introduit les contraintes temporelles: • Au plus tôt • Au plus tard • Début à la date du…. • Etc… (8 type de contraintes) Exemple : contrainte sur la tâche « engazonnement » www.innovaxion.net

10. Travailler en rétroplanning  Mettre le projet sous tension pour… . Générer de la trésorerie . Améliorer la qualité (1) . Maîtriser la charge (2) Diagramme de Gantt ordonnancé au plus tard En ordonnancement au plus tard (rétroplanning), toutes les tâches sont critiques (1) Principe analogue au juste à temps (2) En référence à la loi de Parkinson www.innovaxion.net

11. Planifier par les durées Planifier par les durées Planification Planification Planifier les ressources Planifier les ressources prévisionnelle prévisionnelle Planification Planification Planifier les coûts Planifier les coûts de projet de projet Mesurer l’avancement Mesurer l’avancement Pilotage Pilotage MS MS L’affichage Gantt-suivi L’affichage Gantt-suivi Project Project Professional Professional Acteurs et responsabilités Acteurs et responsabilités Structurer la liste des activités Structurer la liste des activités Management de projet Management de projet Reporter à l’instance de pilotage Reporter à l’instance de pilotage Distribuer le travail Distribuer le travail Planifier en multi-projets Planifier en multi-projets L’offre Microsoft EPM L’offre Microsoft EPM www.innovaxion.net

12. Créer la liste des ressources Nominatif Vincent, François Personnes Multiple : Les copains (10) Ressources de type « Générique Simple : Maçon, peintre travail » Matériels La pelleteuse Planification prévisionnelle => ressources génériques Planification opérationnelle => ressources nominatives www.innovaxion.net

13. Gérer les calendriers  MS Project autorise la création de calendriers et leur affectation : • à un projet • à une tâche • à une ressource  Le calendrier de ressource est associé au calendrier parent  Seule limite : la complexité… Surprenant… mais cohérent (1) (1) Arrosage gazon est une tâche en temps calendaire La semaine a été paramétrée (erreur volontaire) à 7 heures François travaille 2 heures par jour alors que la journée standard est de 7 heures

14. Affecter les ressources aux tâches Affectation des ressources à l’aide de la boite de dialogue « affecter les ressources » (1) (1) MS Project propose deux autres méthodes d’affectation des ressources aux tâches . Directement dans la colonne Nom ressources . Dans la boite de dialogue information sur la tâche www.innovaxion.net

15. Résoudre les sur-utilisations  Le nivellement : Les affectations sont conservées inchangées Les tâches sont déplacées ou fractionnées (1) La date de fin peut être retardée  Le lissage : La date de fin est conservée inchangée L’affectation des ressources est ajustée (2) (1) MS Project dispose d’un algorithme de nivellement (2) Le lissage est manuel, mais le logiciel recalcule tâche par tâche les valeurs de durée, de travail et/ou d’intensité pour la tâche sur laquelle on a modifié l’affectation

16. Le nivellement avec MS Project Planning avant nivellement Planning nivellé www.innovaxion.net

17. Le planning final Visualisation des modifications dues à l’audit dans l’affichage « audit du gantt » www.innovaxion.net

19. La structure des coûts des projets Coûts de ressources Coûts de ressources ..Hommes Hommes ..Matériels Matériels CBS ..Consommables CBS Consommables (1) (1) Budget Budget Coûts de tâche Coûts de tâche ..Dépenses forfaitaires Dépenses forfaitaires Provisions Provisions ..Aléas Aléas ..Imprévus Imprévus (1) Cost Breakdown Structure www.innovaxion.net

20. Les coûts de ressources dans MS Project Nominatif Vincent, François Personnes Multiple : Les copains Ressources de type Générique Simple : Maçon 1, Maçon 2 travail Matériels Pelleteuse Ressources de type Consommables Ciment, Câble électrique matériel Ressources de type coût Frais de déplacement… Ressources budgétaires Budgets disponibles www.innovaxion.net

21. Planifier les coûts Tableau des ressources Diagramme de Gantt

23. Mesurer l’avancement des tâches Avancement % = (fait / fait + reste à faire) x 100 Avancement en charge Avancement physique Avancement en temps www.innovaxion.net

25. Piloter le projet Affichage « Gantt-suivi » www.innovaxion.net

27. Niveaux de pilotage du projet Niveau Comité de Stratégique pilotage Manager(s) CDP CDP Chef de projet Niveau Opérationnel Equipe projet Leader A Leader A Leader B Leader B Contributeurs Niveau Exécution Ressources internes et externes www.innovaxion.net

29. Cycle de vie et cycle de réalisation du projet Explorer Préparer Réaliser Gestion du Gestion du portefeuille portefeuille de projets de projets Pilotage Pilotage stratégique stratégique du projet du projet Phase 1 Phase 2 Phase N Phase N+1 Logique temporelle : Phasage et jalonnement du projet www.innovaxion.net

30. Le regroupement des activités du projet Regroupement temporel Ph 1 Ph 2 Ph 3 Ph 3 Regroupement par Lt 1 Lt 1 Lt 7 Lt 7 périmètre de Lt 2 Lt 4 Lt 8 Lt 2 Lt 4 Lt 8 responsabilités Géographique Lt 5 Lt 3 Lt 5 Lt 3 Sous-projets Fonctions Lt 6 Lt 6 Lt 9 Lt 9 Notion de lots de travaux (LT) ou work package (wp) Principe de base : la responsabilité d’un lot s’étend aux objectifs QCD (qualité, coûts et délais) de ce lot , indépendamment des compétences du responsable de lot Règle d’expérience : les problèmes naissent aux interfaces des lots www.innovaxion.net

31. Le regroupement des activités du projet Travaux lourds Finitions Aménagements Maison Réfect. toiture Réfect. toiture Peintures Peintures Mobilier Mobilier Percem. Ouvert. Percem. Ouvert. Electroménager Electroménager Creusement Creusement Carrelage Carrelage Mise en eau Mise en eau Piscine Maçonnerie Maçonnerie Traitt. eaux Traitt. eaux VRD VRD Clôture Clôture Plantations Plantations Extérieurs Voirie Engazonnement Voirie Engazonnement Site web Structure du site Structure du site Textes, images Textes, images www.innovaxion.net

32. De la liste des tâches à la WBS (1) (1) Work Breakdown Structure www.innovaxion.net

34. Niveaux de planning Vision synthétique Planning Planning Manager(s) Directeur Directeur Objectifs Reporting Vision Chef de projet complète Planning maître Planning maître Vision Contributeurs Planning Planning Planning Planning partielle ss-projet A ss-projet A lot W lot W www.innovaxion.net

35. Le planning directeur Affichage diagramme de Gantt personnalisé pour visualiser le planning directeur Jalon reporté Date d’état Jalon réel Jalon planifié www.innovaxion.net

36. Du planning au tableau de bord www.innovaxion.net

38. Editer des extraits du planning Utilisation du filtre automatique pour l’extraction des sous-plannings www.innovaxion.net

40. Planifier en multi-projets Fichier Fichier ressources ressources Projet Projet Projet Projet maître maître A A www.innovaxion.net

42. La solution Microsoft EPM (*) SQL Server 2005 SQL Server 2005 MS Project server 2007 MS Project server 2007 MS Project Web Access MS Project Web Access MS Project MS Project MS Project MS Project MS Project Professional MS Project Professional Navigateur web Navigateur web Professional Professional Professional Professional Manager Contributeurs Chefs de projet (*) Enterprise Project Management www.innovaxion.net

43. Merci de votre Merci de votre attention attention Retrouvez-nous sur www.innovaxion.net

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