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Los formularios en Access 2007
Lee detenidamente cada uno de las indicacionesy utiliza la base de datos
proporcionadapor tu maestra para una mejor comprensión y asimilación
del contenido.
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para
editar los registros de una tabla o consulta.
En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para
la edición de registros y cambiar su diseño.
Introducción.
Para crear un formulario tenemos varías opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista
diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que
queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que
en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario
creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar
el diseño de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va
guiando paso por paso en la creación del formulario.
Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo
formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta
seleccionada en el Panel de Exploración.
Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la
utilización de gráficos dinámicos.
Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando
el asistente.
El asistente para formularios.
Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la
opción Asistente para formularios que puedes ver en la imagen
anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el
formulario.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los
datos del cuadro Tablas/Consultas, este será el origen del
formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será
crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen
del formulario esa consulta.
A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario
haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón o simplemente
doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo
se quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre
el botón o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic
sobre el botón .
Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el
botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del
formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la
izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario,
podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access.
Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto
que tendrá el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el
botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para
formularios:
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario,
este título también será el nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso
veremos el resultado del formulario preparado para la edición de
registros, por ejemplo:
o bien
Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción
aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el
aspecto del formulario, por ejemplo:
Editar datos de un formulario
Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos
abrir el formulario posicionándonos en él en el Panel de
Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción en el menú
contextual.
O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.
Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido
en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuación buscar
datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviéramos en la
vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla
utilizando la barra de desplazamiento por los registros
que ya conocemos, lo único que cambia es el aspecto de la pantalla.
Para practicar lo visto hasta ahora puedes realizar el Ejercicio paso a
paso de crear formularios.
Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la
carpeta Mis ejercicios.
Vamos a crear primero un formulario para la edición de datos de la
tabla Alumnado, para ello utilizaremos el asistente para formularios:
1 Haz clic en la opción Asistente para formularios que se mostrará al
desplegar el botón de Más formularios de la pestaña Crear.
2 En la primera pantalla del asistente elige en el
cuadro Tabla/consulta la tabla Alumnado.
3 Haz clic sobre el botón para añadir todos los campos al
formulario.
4 Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del
asistente.
5 Deja activada la opción En columnas como distribución del
formulario.
6 Haz clic sobre el botón Siguiente.
7 Deja la opción Oficina como estilo del formulario.
8 Haz clic sobre el botón Siguiente.
9 Escribe como título alumnos en columnas.
10 Haz clic sobre el botón Finalizar.
Al crearse el formulario, observa como aparecen los datos del primer
registro que introdujimos desde la tabla.
Al pulsar los botones de la barra de desplazamiento por los
registros podremos cambiar de registro.
12 Pulsa verás como pasas al siguiente registro, púlsalo varias
veces.
13 Pulsa verás como vuelves a los registros anteriores.
14 Pulsa verás que te posicionas en el primer registro.
15 Pulsa verás que te posicionas en el último registro.
16 Cierra el formulario guardando los cambios.
Ahora crearemos un formulario para la tabla Cursos para que se
vean varios cursos en la misma pantalla.
1 Haz clic en la opción Asistente para formularios que se mostrará al
desplegar el botón de Más formularios de la pestaña Crear.
2 En la primera pantalla del asistente elige en el
cuadro Tabla/consulta la tabla Cursos.
3 Haz clic sobre el botón para añadir todos los campos al
formulario.
4 Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del
asistente.
5 Dejar activada la opción Tabular como distribución del formulario.
6 Haz clic sobre el botón Siguiente.
7 Deja la opción Fundición como estilo del formulario.
8 haz clic sobre el botón Siguiente.
9 Escribe como título Cursos tabular.
10 Haz clic sobre el botón Finalizar.
11 Cierra el formulario guardando los cambios.
Ahora vamos a introducir datos en la tabla Cursos utilizando el
formulario creado:
1 En el Panel de Exploración busca el formulario Cursos tabular.
2 Haz clic derecho sobre él y selecciona la opción del menú
contextual.
Si quieres puedes resumir los pasos 1 y 2 haciendo doble clic sobre el
formulario Cursos tabular.
3 Una vez abierto el formulario sólo tenemos que introducir los datos
cambiando de campo con la tecla INTRO.
No hace falta guardar los registros ya que éstos se almacenan
automáticamente.
Los datos a introducir son:
Codigo
Curso
Nombre
Curso
Nº
Horas
Fecha
Inicio
Fecha
Final
5 Internet 300 15/07/00 20/10/00
6 Diseño 150 25/07/00 10/09/00
5 Cierra el formulario.
La vista diseño de formulario
La vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le
indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del
formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos más
adelante.
Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en
el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre él para seleccionar
la opción en el menú contextual.
Nos aparece la ventana Diseño de formulario:
El área de diseño consta de tres secciones:
La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que
queremos que aparezca al principio del formulario.
La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del
formulario, o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de
formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla,
debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un
sólo registro.
La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos
aparezca al final del formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el
botón Encabezado o Pie del formulario de la pestaña Organizar:
Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten
medir las distancias y los controles, también disponemos de
una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área
de diseño.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las
opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, que puedes ver en la
imagen anterior.
La pestaña Diseño de formulario
En este apartado veremos las opciones más interesantes de la
pestaña de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista
Diseño del formulario.
El primer botón que vemos es uno de los más útiles
cuando trabajamos con formularios, permite pasar de
una vista a otra
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista
Diseño la que estamos describiendo ahora y la Vista
Formulario que nos presenta los datos del origen del
formulario tal como lo tenemos definido en la vista
diseño.
Access 2007 introduce la Vista Presentación que
nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo
hacemos con la Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista
Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario
para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto
final.
También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de
datos y Gráfico dinámico, que ya hemos comentado, si previamente lo
permitimos en las propiedades del formulario.
En la sección Herramientas podrás encontrar el botón Agregar
campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista
de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos
para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como
veremos más adelante.
En la parte central puedes ver la sección Controles y campos en el
que aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo
añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.
Todo formulario tiene asociada una página de código en la que
podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual
Basic para Aplicaciones), se accede a esta página de código haciendo
clic sobre el botón .
Con el botón hacemos aparecer y desaparecer
el cuadro Propiedades del control seleccionado. Si quieres saber más
sobre las propiedades del formulario haz clic aquí .
Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el
botón para acceder a la ayuda de Access.
La sección Controles y campos
Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué
formato, se utilizan lo que llamamos controles.
Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza
acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar
un cuadro de texto para mostrar datos, un botón de comando para abrir
otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y
agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles.
En el panel Controles y campos de la pestaña Diseño tenemos un
botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo
podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre él (aparecerá
rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se podrán
crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de
hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el
bloqueo hacemos clic sobre el botón .
El botón activará o desactivará la Ayuda a los controles. Si lo
tenemos activado (como en la imagen) al crear determinado tipo de
controles se abrirá un asistente para crearlos.
El resto de la sección se compone de los siguientes tipos de
controles:
Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos
directamente dentro del control o en su propiedad Título.
Para insertar un hipervínculo tenemos el botón .
Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un
dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de
cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque
depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del
cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen.
Los cuadros de textotambién pueden ser independientes, por ejemplo
para presentar los resultados de un cálculo, o para aceptar la entrada
de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente
no se guardan en ningún sitio. En la propiedad Origen del
control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado
(cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos
que nos presente el resultado de ese cálculo, en este último caso hay
que preceder la fórmula por el signo de igualdad =.
Cuadro combinado . En muchos casos, es más rápido y fácil
seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo.
Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se
ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente
espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza
un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un sólo
valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver
la lista, la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando
añadimos un cuadro combinado al área de diseño, se abre el asistente
que nos ayuda a definir el control.
Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro
de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al
igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o
más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando
añadimos un cuadro de lista al área de diseño, se abre el asistente que
nos ayuda a definir el control.
Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado
de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya
que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Sólo se
puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Las opciones deben
ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro
combinado en vez de un grupo de opciones.
Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un
conjunto de casillas de verificación, botones de opción y botones de
alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se
abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.
Botón de opción , se suele utilizar para añadir una nueva opción
a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de
tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este
aspecto , sino, este otro .
Casilla de verificación , se suele utilizar para añadir una nueva
opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo
de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este
aspecto , sino este otro .
Botón de alternar , se suele utilizar para añadir una nueva opción
a un grupo de opciones ya creado, también se puede utilizar para
presentar un campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el valor Sí, el
botón aparecerá presionado.
Botón de comando . Un botón de comando permite ejecutar una
acción con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el
registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botón, no sólo se
ejecutará la acción correspondiente, sino que también parecerá que se
presiona y se suelta el botón. También tiene un asistente asociado que
permite crear botones para realizar más de treinta acciones predefinidas
distintas.
Control pestaña , se utiliza cuando queremos presentar para cada
registro del origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y
queremos organizarlos en varias pestañas.
Control imagen para insertar imágenes en el formulario, esta
imagen no variará al cambiar de registro.
Marco de objeto independiente para insertar controles como un
archivo de sonido, un documento Word, un gráfico, etc... Serán
controles que no variarán al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro
objeto que cambia de un registro a otro.
Salto de página , el salto de página no tiene efecto en la vista
Formulario pero sí en la vista Preliminar y a la hora de imprimir.
Línea para añadir una línea en el formulario.
Rectángulo para añadir un rectángulo al formulario.
Por último podemos añadir más controles, controles más complejos
con el botón .
Puedes practicar esto realizando el Ejercicio paso a paso crear
controles.
Ejercicio 1.
Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la
carpeta Mis ejercicios.
Vamos a modificar el diseño del formulario Alumnos en columnas.
1 Haz clic derecho sobre el formulario Alumnos en columnas en
el Panel de Exploración.
2 Selecciona la opción del menú contextual.
Primero añadiremos un cuadro de texto.
Vamos a añadir en el encabezado del formulario la fecha de hoy. Para
ello debemos añadir un cuadro de texto ya que contendrá un valor
variable.
1 Haz clic sobre el botón de la pestaña Diseño.
2 Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner la
fecha, pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra el ratón
dejando el control de un tamaño apropiado, luego suelta el botón.
Si está activado el icono aparecerá el asistente. Para este punto,
desactívalo.
3 Haz clic dentro del control y escribe = fecha() , fecha() es una
función que devuelve la fecha del sistema. Tenemos que poner el signo
= para que Access sepa que lo que viene a continuación es una función
o una expresión que tiene que calcular.
Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y carga
más nuestro formulario.
4 Haz clic sobre la etiqueta.
5 Pulsa la tecla DEL o SUPR.
Ejercicio 2.
Ahora vamos a añadir un cuadro combinado para introducir el código de
curso mediante una lista desplegable, y para poder elegir el curso por su
nombre aunque después guardemos en la tabla Alumnado el código de curso
no el nombre.
1 Asegúrate que el botón Asistentes para controles de la
pestaña Diseño esté activado (debe aparecer el fondo naranja). Si no lo está haz
clic sobre él, aparecerá activado.
2 Haz clic sobre el botón .
3 Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner el control,
pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra el ratón dejando el
control de un tamaño apropiado, luego suelta el botón. Como tenemos el
botón Asistentes para controles activado se abrirá la ventana del asistente.
4 Elige la opción Deseo que el cuadro combinado busque los valores en
una tabla o consulta.
5 Pulsa el botón Siguiente.
6 Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los
cursos creados en esa tabla.
7 Pulsa el botón Siguiente. Se abre la siguiente ventana.
Vamos a elegir tres campos, el código de curso, el nombre del curso y el nº de
horas.
8 En la lista de la izquierda estará resaltado el primer campo (Codigo curso),
haz clic sobre el botón y el campo pasará a la derecha.
9 Haz clic otra vez sobre el botón y el campo nombre curso pasará a la
derecha.
10 Haz clic otra vez sobre el botón para pasar también el campo nºhoras.
11 Pulsa el botón Siguiente.
12 En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene.
Elige Nombre Curso para que se ordene alfabéticamente, y pulsa Siguiente.
En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista.
La lista puede visualizar varias columnas pero cuando seleccionamos una fila
de la lista podremos recoger el valor de una sola columna, esa es la columna
clave. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del
curso y el nº de horas para que le sea más fácil al usuario elegir el curso, pero
sólo se recogerá el código del curso para colocarlo en el
campo Curso de Alumnado por lo que la columna clave es la que
contiene Codigo curso.
13 Quita la marca de la opción Ocultar la columna clave. Verás que aparece
la columna Codigo curso.
14 Vuelve a marcar la opción porque no queremos que aparezca en la lista.
15 Haz más ancha la columna del nombre de curso y más estrecha la de nº de
horas.
16 Pulsa el botón Siguiente.
17 Selecciona la opción Almacenar el valor en el campo:.
18 Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opción el
campo Curso. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista, el
código del curso correspondiente a esa fila se almacenará en el campo Curso de
la tabla Alumnado.
19 Pulsa el botón Siguiente.
20 Cambia si quieres el título de la etiqueta.
21 Pulsa el botón Finalizar.
Veamos el resultado:
22 Haz clic sobre el botón de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver el
resultado.
23 Asigna a los alumnos los códigos de cursos que te indicamos a
continuación.
Codigo
Alumnado
Curso
1 Informática
2 Informática
3 Inglés
4 Internet
5 Internet
Observamos que le falta a la lista un encabezado, vamos a añadírselo.
1 Vuelve a la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vistas en la
pestaña Inicio.
2 Selecciona el cuadro combinado haciendo clic sobre él.
3 Abre el cuadro Propiedades haciendo clic en el botón de la
pestaña Diseño.
4 Busca la propiedad Encabezado de columnas y ponla a Sí haciendo doble
clic sobre ella por ejemplo.
5 Haz clic sobre el botón de Vistas de la pestaña Inicio para pasar a la Vista
Formulario y ver el resultado.
6 Despliega el cuadro combinado y observa que ahora aparece un encabezado
con el nombre de los campos que forman las columnas.
Ejercicio 3.
Vamos a añadir un control cuadro de lista también para el
campo Curso para ver la diferencia entre un cuadro de lista y un cuadro
combinado.
1 Asegúrate que el botón Asistentes para controles de la
pestaña Diseño esté activado (debe aparecer sobre fondo naranja). Si no lo está
haz clic sobre él, aparecerá activado.
2 Haz clic sobre el botón .
3 Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner el control,
pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra el ratón dejando el
control de un tamaño apropiado, luego suelta el botón. Como tenemos el
botón Asistentes para controles activado se abrirá la ventana del asistente.
4 Elige la opción Deseo que el cuadro de lista busque los valores en una
tabla o consulta.
5 Pulsa el botón Siguiente.
6 Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los
cursos creados en esa tabla.
7 Pulsa el botón Siguiente. Se abre la siguiente ventana.
Vamos a elegir tres campos, el código de curso, el nombre del curso y el nº de
horas.
8 En la lista de la izquierda estará resaltado el primer campo (Codigo curso),
haz clic sobre el botón y el campo pasará a la derecha.
9 Haz clic otra vez sobre el botón y el campo nombre curso pasará a la
derecha.
10 Haz clic otra vez sobre el botón para pasar también el campo nºhoras.
11 Pulsa el botón Siguiente.
12 En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene.
Elige Nombre Curso para que se ordene alfabéticamente, y pulsa Siguiente.
En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista.
La lista puede visualizar varias columnas pero cuando seleccionamos una fila
de la lista podremos recoger el valor de una sola columna, esa es la columna
clave. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del
curso y el nº de horas para que le sea más fácil al usuario elegir el curso, pero
sólo se recogerá el código del curso para colocarlo en el
campo Curso de Alumnado por lo que la columna clave es la que
contiene Codigo curso.
13 Quita la marca de la opción Ocultar la columna clave. Verás que aparece
la columna Codigo curso.
14 Vuelve a marcar la opción porque no queremos que aparezca en la lista.
15 Haz más ancha la columna del nombre de curso y más estrecha la de nº de
horas.
16 Pulsa el botón Siguiente.
17 Selecciona la opción Almacenar el valor en el campo:.
18 Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opción el
campo Curso. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista,
el código del curso correspondiente a esa fila se almacenará en el
campo Curso de la tabla Alumnado.
19 Pulsa el botón Siguiente.
20 Cambia si quieres el título de la etiqueta.
21 Pulsa el botón Finalizar.
Veamos el resultado:
22 Haz clic sobre el botón de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver
el resultado.
23 Asigna a los alumnos los códigos de cursos que te indicamos a
continuación.
Codigo
Alumnado
Curso
6 Animación
7 Animación
8 Inglés
9 Informática
10 Animación

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Los formularios en access 2007 paso a paso

  • 1. Los formularios en Access 2007 Lee detenidamente cada uno de las indicacionesy utiliza la base de datos proporcionadapor tu maestra para una mejor comprensión y asimilación del contenido. Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de registros y cambiar su diseño.
  • 2. Introducción. Para crear un formulario tenemos varías opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
  • 3. Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario. Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración. Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la
  • 4. utilización de gráficos dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente. El asistente para formularios. Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opción Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:
  • 5. En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas, este será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será
  • 6. crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón . Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:
  • 7. En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.
  • 8. En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para
  • 9. formularios: En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el nombre asignado al formulario. Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:
  • 10. Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo:
  • 11. o bien Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:
  • 12. Editar datos de un formulario Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionándonos en él en el Panel de Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción en el menú contextual. O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario. Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo único que cambia es el aspecto de la pantalla.
  • 13. Para practicar lo visto hasta ahora puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear formularios. Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a crear primero un formulario para la edición de datos de la tabla Alumnado, para ello utilizaremos el asistente para formularios: 1 Haz clic en la opción Asistente para formularios que se mostrará al desplegar el botón de Más formularios de la pestaña Crear. 2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Alumnado. 3 Haz clic sobre el botón para añadir todos los campos al formulario. 4 Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.
  • 14. 5 Deja activada la opción En columnas como distribución del formulario. 6 Haz clic sobre el botón Siguiente. 7 Deja la opción Oficina como estilo del formulario. 8 Haz clic sobre el botón Siguiente. 9 Escribe como título alumnos en columnas. 10 Haz clic sobre el botón Finalizar. Al crearse el formulario, observa como aparecen los datos del primer registro que introdujimos desde la tabla. Al pulsar los botones de la barra de desplazamiento por los registros podremos cambiar de registro. 12 Pulsa verás como pasas al siguiente registro, púlsalo varias veces.
  • 15. 13 Pulsa verás como vuelves a los registros anteriores. 14 Pulsa verás que te posicionas en el primer registro. 15 Pulsa verás que te posicionas en el último registro. 16 Cierra el formulario guardando los cambios. Ahora crearemos un formulario para la tabla Cursos para que se vean varios cursos en la misma pantalla. 1 Haz clic en la opción Asistente para formularios que se mostrará al desplegar el botón de Más formularios de la pestaña Crear. 2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Cursos. 3 Haz clic sobre el botón para añadir todos los campos al formulario.
  • 16. 4 Haz clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 5 Dejar activada la opción Tabular como distribución del formulario. 6 Haz clic sobre el botón Siguiente. 7 Deja la opción Fundición como estilo del formulario. 8 haz clic sobre el botón Siguiente. 9 Escribe como título Cursos tabular. 10 Haz clic sobre el botón Finalizar. 11 Cierra el formulario guardando los cambios. Ahora vamos a introducir datos en la tabla Cursos utilizando el formulario creado: 1 En el Panel de Exploración busca el formulario Cursos tabular.
  • 17. 2 Haz clic derecho sobre él y selecciona la opción del menú contextual. Si quieres puedes resumir los pasos 1 y 2 haciendo doble clic sobre el formulario Cursos tabular. 3 Una vez abierto el formulario sólo tenemos que introducir los datos cambiando de campo con la tecla INTRO. No hace falta guardar los registros ya que éstos se almacenan automáticamente. Los datos a introducir son: Codigo Curso Nombre Curso Nº Horas Fecha Inicio Fecha Final 5 Internet 300 15/07/00 20/10/00 6 Diseño 150 25/07/00 10/09/00
  • 18. 5 Cierra el formulario. La vista diseño de formulario La vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante. Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre él para seleccionar la opción en el menú contextual. Nos aparece la ventana Diseño de formulario:
  • 19. El área de diseño consta de tres secciones: La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del
  • 20. formulario, o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro. La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botón Encabezado o Pie del formulario de la pestaña Organizar:
  • 21. Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior. La pestaña Diseño de formulario En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario.
  • 22. El primer botón que vemos es uno de los más útiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño. Access 2007 introduce la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo
  • 23. hacemos con la Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final. También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y Gráfico dinámico, que ya hemos comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario. En la sección Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante. En la parte central puedes ver la sección Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.
  • 24. Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta página de código haciendo clic sobre el botón . Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Si quieres saber más sobre las propiedades del formulario haz clic aquí . Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botón para acceder a la ayuda de Access.
  • 25. La sección Controles y campos Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botón de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles. En el panel Controles y campos de la pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario.
  • 26. Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón . El botón activará o desactivará la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrirá un asistente para crearlos.
  • 27. El resto de la sección se compone de los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título. Para insertar un hipervínculo tenemos el botón . Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de textotambién pueden ser independientes, por ejemplo
  • 28. para presentar los resultados de un cálculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo, en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =. Cuadro combinado . En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño, se abre el asistente
  • 29. que nos ayuda a definir el control. Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando añadimos un cuadro de lista al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación, botones de opción y botones de
  • 30. alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones. Botón de opción , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto , sino, este otro . Casilla de verificación , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este aspecto , sino este otro . Botón de alternar , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, también se puede utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el valor Sí, el
  • 31. botón aparecerá presionado. Botón de comando . Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botón, no sólo se ejecutará la acción correspondiente, sino que también parecerá que se presiona y se suelta el botón. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar más de treinta acciones predefinidas distintas. Control pestaña , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestañas. Control imagen para insertar imágenes en el formulario, esta imagen no variará al cambiar de registro.
  • 32. Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un gráfico, etc... Serán controles que no variarán al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro. Salto de página , el salto de página no tiene efecto en la vista Formulario pero sí en la vista Preliminar y a la hora de imprimir. Línea para añadir una línea en el formulario. Rectángulo para añadir un rectángulo al formulario. Por último podemos añadir más controles, controles más complejos con el botón .
  • 33. Puedes practicar esto realizando el Ejercicio paso a paso crear controles. Ejercicio 1. Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a modificar el diseño del formulario Alumnos en columnas. 1 Haz clic derecho sobre el formulario Alumnos en columnas en el Panel de Exploración. 2 Selecciona la opción del menú contextual. Primero añadiremos un cuadro de texto. Vamos a añadir en el encabezado del formulario la fecha de hoy. Para ello debemos añadir un cuadro de texto ya que contendrá un valor
  • 34. variable. 1 Haz clic sobre el botón de la pestaña Diseño. 2 Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner la fecha, pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra el ratón dejando el control de un tamaño apropiado, luego suelta el botón. Si está activado el icono aparecerá el asistente. Para este punto, desactívalo. 3 Haz clic dentro del control y escribe = fecha() , fecha() es una función que devuelve la fecha del sistema. Tenemos que poner el signo = para que Access sepa que lo que viene a continuación es una función o una expresión que tiene que calcular. Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y carga más nuestro formulario. 4 Haz clic sobre la etiqueta.
  • 35. 5 Pulsa la tecla DEL o SUPR. Ejercicio 2. Ahora vamos a añadir un cuadro combinado para introducir el código de curso mediante una lista desplegable, y para poder elegir el curso por su nombre aunque después guardemos en la tabla Alumnado el código de curso no el nombre. 1 Asegúrate que el botón Asistentes para controles de la pestaña Diseño esté activado (debe aparecer el fondo naranja). Si no lo está haz clic sobre él, aparecerá activado. 2 Haz clic sobre el botón . 3 Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner el control, pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra el ratón dejando el
  • 36. control de un tamaño apropiado, luego suelta el botón. Como tenemos el botón Asistentes para controles activado se abrirá la ventana del asistente. 4 Elige la opción Deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta. 5 Pulsa el botón Siguiente. 6 Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los cursos creados en esa tabla. 7 Pulsa el botón Siguiente. Se abre la siguiente ventana. Vamos a elegir tres campos, el código de curso, el nombre del curso y el nº de horas. 8 En la lista de la izquierda estará resaltado el primer campo (Codigo curso), haz clic sobre el botón y el campo pasará a la derecha. 9 Haz clic otra vez sobre el botón y el campo nombre curso pasará a la derecha.
  • 37. 10 Haz clic otra vez sobre el botón para pasar también el campo nºhoras. 11 Pulsa el botón Siguiente. 12 En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene. Elige Nombre Curso para que se ordene alfabéticamente, y pulsa Siguiente. En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. La lista puede visualizar varias columnas pero cuando seleccionamos una fila de la lista podremos recoger el valor de una sola columna, esa es la columna clave. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del curso y el nº de horas para que le sea más fácil al usuario elegir el curso, pero sólo se recogerá el código del curso para colocarlo en el campo Curso de Alumnado por lo que la columna clave es la que contiene Codigo curso. 13 Quita la marca de la opción Ocultar la columna clave. Verás que aparece la columna Codigo curso. 14 Vuelve a marcar la opción porque no queremos que aparezca en la lista.
  • 38. 15 Haz más ancha la columna del nombre de curso y más estrecha la de nº de horas. 16 Pulsa el botón Siguiente. 17 Selecciona la opción Almacenar el valor en el campo:. 18 Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opción el campo Curso. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista, el código del curso correspondiente a esa fila se almacenará en el campo Curso de la tabla Alumnado. 19 Pulsa el botón Siguiente. 20 Cambia si quieres el título de la etiqueta. 21 Pulsa el botón Finalizar. Veamos el resultado: 22 Haz clic sobre el botón de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado.
  • 39. 23 Asigna a los alumnos los códigos de cursos que te indicamos a continuación. Codigo Alumnado Curso 1 Informática 2 Informática 3 Inglés 4 Internet 5 Internet Observamos que le falta a la lista un encabezado, vamos a añadírselo. 1 Vuelve a la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vistas en la pestaña Inicio.
  • 40. 2 Selecciona el cuadro combinado haciendo clic sobre él. 3 Abre el cuadro Propiedades haciendo clic en el botón de la pestaña Diseño. 4 Busca la propiedad Encabezado de columnas y ponla a Sí haciendo doble clic sobre ella por ejemplo. 5 Haz clic sobre el botón de Vistas de la pestaña Inicio para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado. 6 Despliega el cuadro combinado y observa que ahora aparece un encabezado con el nombre de los campos que forman las columnas. Ejercicio 3. Vamos a añadir un control cuadro de lista también para el
  • 41. campo Curso para ver la diferencia entre un cuadro de lista y un cuadro combinado. 1 Asegúrate que el botón Asistentes para controles de la pestaña Diseño esté activado (debe aparecer sobre fondo naranja). Si no lo está haz clic sobre él, aparecerá activado. 2 Haz clic sobre el botón . 3 Posiciona el puntero del ratón en el lugar donde quieres poner el control, pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra el ratón dejando el control de un tamaño apropiado, luego suelta el botón. Como tenemos el botón Asistentes para controles activado se abrirá la ventana del asistente. 4 Elige la opción Deseo que el cuadro de lista busque los valores en una tabla o consulta. 5 Pulsa el botón Siguiente. 6 Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los
  • 42. cursos creados en esa tabla. 7 Pulsa el botón Siguiente. Se abre la siguiente ventana. Vamos a elegir tres campos, el código de curso, el nombre del curso y el nº de horas. 8 En la lista de la izquierda estará resaltado el primer campo (Codigo curso), haz clic sobre el botón y el campo pasará a la derecha. 9 Haz clic otra vez sobre el botón y el campo nombre curso pasará a la derecha. 10 Haz clic otra vez sobre el botón para pasar también el campo nºhoras. 11 Pulsa el botón Siguiente. 12 En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene. Elige Nombre Curso para que se ordene alfabéticamente, y pulsa Siguiente. En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. La lista puede visualizar varias columnas pero cuando seleccionamos una fila
  • 43. de la lista podremos recoger el valor de una sola columna, esa es la columna clave. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del curso y el nº de horas para que le sea más fácil al usuario elegir el curso, pero sólo se recogerá el código del curso para colocarlo en el campo Curso de Alumnado por lo que la columna clave es la que contiene Codigo curso. 13 Quita la marca de la opción Ocultar la columna clave. Verás que aparece la columna Codigo curso. 14 Vuelve a marcar la opción porque no queremos que aparezca en la lista. 15 Haz más ancha la columna del nombre de curso y más estrecha la de nº de horas. 16 Pulsa el botón Siguiente. 17 Selecciona la opción Almacenar el valor en el campo:. 18 Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opción el campo Curso. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista,
  • 44. el código del curso correspondiente a esa fila se almacenará en el campo Curso de la tabla Alumnado. 19 Pulsa el botón Siguiente. 20 Cambia si quieres el título de la etiqueta. 21 Pulsa el botón Finalizar. Veamos el resultado: 22 Haz clic sobre el botón de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado. 23 Asigna a los alumnos los códigos de cursos que te indicamos a continuación. Codigo Alumnado Curso 6 Animación 7 Animación