Empfohlen
Empfohlen
Weitere ähnliche Inhalte
Ähnlich wie The challenge of implementing invoice processing
Ähnlich wie The challenge of implementing invoice processing (20)
Mehr von Informatielogistiek
Mehr von Informatielogistiek (10)
The challenge of implementing invoice processing
- 1. Digitaal Factureren zorgt voor optimaliseren van financiële processen
- 2. Digitaal Factureren zorgt voor optimaliseren van financiële processen Marcel van der Steen Welkom
- 5. Redenen voor digitale factuurverwerking (1) Organisatorische verandering in 2005-2006 van decentrale ondersteuning naar University Corporate Office met Shared Service Centers voor: ICT, HRM, M&C, FM&RE, ESA and F&C
- 7. Standaardisatie/Harmonisatie Uniforme processen (verminderen decentrale autonomie) Redenen voor digitale factuurverwerking (3)
- 8. Audit trail Voor implementatie had de TU Delft grote moeite de route van de facturen te achterhalen. Groot gebrek aan transparantie. Redenen voor digitale factuurverwerking (4)
- 9. Verbeteren van autorisaties Correcte autorisatieschema’s en juiste scheiding van taken. Redenen voor digitale factuurverwerking (5)
- 21. Naar een volledige purchase-2-pay oplossing (1) Invoice Automation financieel systeem BAAN IV Interface KPI Reporting Tool Procurement KPI Reporting Tool
- 22. Naar een volledige purchase-2-pay oplossing (2) Invoice matches with approved purchase order (PO) Invoice does not match with PO (discrepancy) Informative workflow Automation
- 24. Tenslotte Zijn er nog vragen?
Hinweis der Redaktion
- De afhandeling door de budgethouder is niet minder geworden. Wel is de doorlooptijd m.b.t. de distributie is fors afgenomen omdat het niet meer via de interne post loopt, maar met 1 druk op de knop kan worden gerealiseerd. Ook de afnadeling op het Shared Service Center is met 4 dagen teruggebracht door automatisering van het proces. Resultaat is dat facturen nu op tijd betaald worden en dat het aantal benodigde fte op de administratie met 10 is verminderd.
- Verbetering gebruik van TU- en decentrale standaard leveranciers en hanteren van de door Procurement / decentraal afgesproken prijzen Gebruiksvriendelijkheid; volledige assortimenten electronisch beschikbaar voor ondersteuners én wetenschappers Efficienter proces door gebruik van één bestelomgeving i.p.v. vele websites, telefoon, fax, e-mail, interne ordering Autorisatie en verplichtingen rechtmatig vastgelegd Tijds- en fte besparing door automatische matching van bestellingen met factuur Verbetering inkoopcondities door afsluiting nieuwe contracten Verbetering gebruik contracten door vermindering Maverick buying* Maverick buying = de bewuste of onbewuste koop van goederen en diensten buiten bestaande contracten en/of procedures om.
- Het huidige bestelproces kent 7 soorten bestellingen. Ze worden allen op een andere manier aangevraagd, behandeld en ingekocht. Hierdoor is er geen controle op het huidige bestelproces mogelijk.
- Er wordt gewerkt met Basware Invoice Processing in combinatie met Readsoft Invoices. Readsoft wordt gebruikt voor het slim scannen waarbij de informatie van de facturen wordt afgelezen en automatisch wordt ingevoerd in Basware. Met de KPI-module wordt continue gemeten en bijgestuurd op basis van meer dan 100 voorgedefinieerde key performance indicatoren. Om te komen tot een volledige purchase-2-pay oplossing wordt de module Basware PM toegevoegd ten behoeve van het inkoopbeheer. In de toekomst kan het systeem worden aangevuld met rfx-management om aanbestedingen te managen, waarna deze na gunning kunnen worden ondergebracht in contractmanagement. In contractmanagement kunt u uw inkoopcontracten beheren en automatisch laten matchen met de factuurverwerking.
- Stapsgewijs ziet het proces er straks zo uit: Er wordt een aanvraag ingevuld door een medewerker; deze wordt verstuurd naar de budgethouder. De budgethouder keurt de aanvraag goed of af. Het product wordt bij goedkeuring besteld Het product wordt ontvangen De factuur komt binnen Matching met de inkooporder Bij juiste matching wordt de budgtehouder geïnformeerd en wordt de factuur automatisch betaald. Bij afwijking tijdens matching wordt de factuur ter goedkeuring aan de budgethouder voorgelegd, waarna bij goedkeuring alsnog betaling plaatsvindt.
- Besteltransacties en matching met facturen verloopt efficienter . Dit leidt tot € 225.000 besparing (=± 5 fte) Standaard, eenvoudig en “audit-proof” purchase-to-pay proces met procuratie-, mandaat- en autorisatiefuncties Verplichting bekend bij goedkeuring order vooraf i.p.v. bij factuur achteraf, dus focus van betaling naar bestelling Identificatie besparingsmogelijkheden (1-2%) door rapportages op besteller-, artikel- en leveranciersniveau op volume van € 40 miljoen niet-gecontracteerde inkoop Verplaatsing van 3 fte SSC-F&C inkoop naar Procurement: van operationeel bestellen naar tactisch contentbeheer! Kunt u zich vinden in deze resultaten?