Guía práctica de herrmientas de productividad y colaboración

1. Entidad formadora: Infolagun · Tel. 679 315 337 (Iñaki) · Email: inaki@nfolagun.com · http://twitter.com/infolagun
Guía práctica
FORMACIÓN PRÁCTICA
HERRAMIENTAS DE
PRODUCTIVIDAD Y
COLABORACIÓN
BPXport
12 y 13 Noviembre 2015
Google Drive (Documentos Colaborativos)
Doodle, Formularios de Google, Eventbrite
Prezi, SlideShare, Google Presentaciones
Google Apps for Work
Skype y Google Hangouts (videoconferencias)
Espacios de almacenamiento: Flickr para fotos
Apps móviles: Evernote, Google Keep

2. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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Guía práctica
HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
Índice:
1. Almacenamiento de información en la nube............................................................................................ 3
1.1 Dropbox................................................................................................................................. 3
1.2 OneDrive ............................................................................................................................... 4
1.3 Google Drive .......................................................................................................................... 5
1.4 Google Documentos y Hojas de cálculo..................................................................................... 6
2. Doodle y formularios en Google............................................................................................................. 7
3. Prezi y herramientas para producir presentaciones.................................................................................. 9
4. Flickr como almacén de fotografías...................................................................................................... 11
5. Delicious, almacén de sitios web ......................................................................................................... 12
6. Google Apps for Work ........................................................................................................................ 13
7. Skype y Google Hangouts, sistemas de viodeconferencia....................................................................... 14
8. Aplicaciones móviles como agendas: Google Keep y Evernote................................................................ 16
9. Eventbrite ......................................................................................................................................... 17
10. Hootsuite......................................................................................................................................... 18
11. MailChimp ....................................................................................................................................... 19
12. Herramientas de productividad: Cómo poder estar al día ..................................................................... 20

3. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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1. Almacenamiento de información en la nube
1.1 Dropbox
Dropbox (www.dropbox.com) es el servicio de almacenamiento de archivos multiplataforma en la nube.
Permite almacenar y sincronizar archivos en Internet para compartir archivos y carpetas con otros usuarios y
con tabletas y móviles.
Existen versiones gratuitas y de pago, cada una de las cuales tiene opciones variadas
(www.dropbox.com/business/pricing).
La versión móvil está disponible para Android, Windows Phone, Blackberry e iOS (Apple):
www.dropbox.com/mobile.

4. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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1.2 OneDrive
Anteriormente conocido como SkyDrive, Microsoft SkyDrive, Windows Live SkyDrive y Windows Live
Folders y actualmente OneDrive, es el servicio de alojamiento de archivos incorporado por Microsoft a su
catálogo de productos en febrero de 2014.
Ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito, con un tamaño máximo por archivo de 2 GB, si se sube a través de
la aplicación para escritorio de Onedrive, o 300 MB, si se sube vía web. Se pueden subir hasta 5 archivos a la
vez de manera estándar con cualquier navegador, y también se puede instalar una herramienta que permite
arrastrar un número ilimitado de archivos directamente desde el Explorador de Windows.
OneDrive es accesible por su página web desde ordenadores y dispone de aplicaciones para Windows Phone,
iOS y Android que permiten editar documentos y hojas de cálculo.
Los usuarios que requieran más espacio de almacenamiento pueden elegir uno de los planes:
 OneDrive +50 por 19€ / año que agrega 50 GB a la cantidad de almacenamiento gratuito.
 OneDrive +100 por 37€ / año que agrega 100 GB a la cantidad de almacenamiento gratuito.
 One +200 por 74€ / año que agrega 200 GB a la cantidad de almacenamiento gratuito.

5. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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1.3 Google Drive
Google Drive es el servicio de alojamiento de archivos que fue introducido por Google en abril de 2012 y que
inicialmente se conocía por el nombre de una de las herramientas integradas en Google Drive como es
Google Docs que está accesible desde las Aplicaciones agrupadas desde Gmail y también directamente en
www.google.es/drive
Cada usuario de Google Drive cuenta con 15 gigabytes de espacio gratuito para almacenar archivos,
ampliables mediante diferentes planes de pago. Es accesible a través del sitio web y de las aplicaciones para
Android e iOS que permiten editar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios.
Con Drive, Google unificó el almacenamiento disponible para un único usuario de tal manera que en esos 15
GB se guardan también los mensajes de correo electrónico de Gmail y las imágenes de Google+ que superen
los 2048 x 2048 píxeles de resolución.

6. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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1.4 Google Documentos y Hojas de cálculo
Google Documentos y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets son las aplicaciones online
gratuitas para crear documentos online con la posibilidad de colaborar en grupo.
Están incluídas dentro de Google Drive y ofrecen las soluciones ofimáticas para trabajar como procesador de
textos, hoja de cálculo, programa de presentación y editor de formularios destinados a encuestas.
Google Docs junto con Gmail, Google Calendar y Google Talk dejaron de ser aplicaciones Beta (en pruebas) el
7 de julio de 2009 y pasaron a ser productos terminados.
Google Docs permite que los usuarios de telefonía móvil puedan navegar por sus documentos y editarlos.
Existen ciertos límites al manejar documentos por cada cuenta. Los documentos de texto pueden tener hasta
500 KB más 2 MB para imágenes incrustadas. Cada hoja de cálculo puede tener hasta 10 000 filas, 256
columnas, 100 000 celdas y 40 hojas. Sólo pueden abrirse hasta 11 hojas al mismo tiempo. Sólo pueden
importarse presentaciones de hasta 10 MB.
Google Docs está disponible para versiones actualizadas de los navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox,
Internet Explorer, Opera, Safari y Maxthon.
No será posible hacer modificaciones a los documentos sin la autorización del editor del documento.

7. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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2. Doodle y formularios en Google
Doodle denbora kudeatzeko eta batzarrak sortzeko webgunea da, Zurichen egoitza duena.
Doodle webgune honetan kudeatzaileak egun eta orduak jartzen ditu. Besteei e-mail bidez bidaltzerakoan
haiek nahi edo ahal duten eguna hautatzeko.
Hau sortzen ari zaren heinean batzarrari deskribapen bat jarri ahal diozu. Batzarra sortzerakoan posta
elektronikoz aparte, Google +, twitter edo Facebooktik partekatu dezakezu.
En cuatro pasos pasos podemos crear la encuesta deseada lista para enviar a los participantes. Una vez en la
página de encuestas de Doodle (www.doodle.com), rellenamos el formulario “Planificar un evento”.
1. En el primer paso se le solicitará la información principal de la encuesta, como es el título de ésta, la
descripción del motivo o acontecimiento o el nombre del creador, entre otros. Existen casillas en el
formulario que no requieren que las complete, pero si lo hace creará una encuesta más detallada que
ayudará a los participantes a escoger una opción de manera más precisa.
2. En el segundo paso, elijimos los horarios o los días en los que se podría dar la cita.
3. En el tercer paso, establecemos la configuración predeterminada para esta encuesta.
4. Y en el cuarto paso, enviamos la invitación de forma automática a través de la página para hacer
encuestas de Doodle o compartimos el enlace en redes sociales, emails, etc.

8. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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Los Formularios de Google permiten planificar eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas a usuarios o
recopilar otros tipos de información de forma fácil y eficiente. Podemos crear un formulario desde Google Drive
o a partir de una hoja de cálculo existente. Los pasos a seguir son:
1. Accedemos a http://docs.google.com/forms.
2. En la parte inferior derecha, podemos hacer clic en el botón con el signo más +.
3. Se abrirá automáticamente un nuevo formulario.
4.
En la plantilla de formulario, podemos añadir todas las preguntas que quieras. También podemos
organizar el formulario añadiendo encabezados y dividiéndolo en varias páginas. Más información
sobre cómo editar formularios en: https://drive.google.com/drive/my-drive
Nota: También puedes crear un formulario en Google Drive. Para ello, accedemos a drive.google.com y
hacemos clic en Nuevo > Más > Formularios de Google.

9. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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3. Prezi y herramientas para producir presentaciones
Prezi es el programa de presentaciones para explorar y compartir ideas sobre un documento virtual basado en
la informática en nube (cloud computing, software como servicio).
Prezi se distingue por su interfaz gráfica con zoom, que permite a los usuarios disponer de una visión más
acercada o alejada de la zona de presentación, en un espacio, algo que ha revolucionado la forma de mostrar
presentaciones respecto a ejemplos clásicos como Power Point.
El programa se utiliza como plataforma puente entre la información lineal y la no lineal, y como una
herramienta de presentación para el intercambio de ideas, ya sea de forma libre o estructurada. El texto, las
imágenes, los vídeos y otros medios se colocan sobre el lienzo, y se pueden agrupar en marcos con una ruta
de navegación predeterminada.
Las presentaciones finales se pueden mostrar en una ventana del navegador web o ser descargadas. Prezi
utiliza un modelo freemium; cualquier usuario puede utilizarlo gratis si se registra, pero quienes pagan tienen
derecho a funciones como trabajar sin conexión o usar herramientas de edición de imagen dentro de la
aplicación. Hay más de 50 millones de usuarios registrados, según datos de la compañía de noviembre de
2015 (fuente: Wikipedia).
Prezi es, por tanto, una alternativa para no tener que usar PowerPoint. Permite hacer presentaciones
demanera atractiva y dinámica. Prezi crea presentaciones animadas en las cuales, en vez de diapositivas
estáticas, se pone todo el contenido en un solo lienzo, dimensión o canvas. Después de eso, eliges/ trazas una
ruta entre un elemento y otro hasta que todo el lienzo esté cubierto. Cuando la presentación inicia, el buscador
hace zoom en el primer elemento creado en el lienzo, después zoom out y de nuevo hacia adentro en el
siguiente elemento de la presentación. Este patrón continúa para cada elemento hasta llegar al final.
Prezi es bastante diferente a Power Point, pero su interfaz en línea definitivamente se acopla a usuarios sin
conocimientos técnicos. Se puede usar de manera gratuita con algunas limitacones como el derecho a
almacenar 100MB. Las versiones de pago tienen derecho a mayor espacio de almacenamiento, así como la
opción de hacer presentaciones privadas: https://prezi.com/pricing/

10. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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SlideShare (http://es.slideshare.net/) es el gran almacén de presentaciones que ofrece a los usuarios la
posibilidad de subir y compartir en público o en privado presentaciones de diapositivas en PowerPoint
(.ppt,.pps,.pptx,.ppsx,.pot y.potx), OpenOffice (.odp); presentaciones e infografías PDF (.pdf); documentos en
Adobe PDF (.pdf), Microsoft Word (.doc,.docx y.rtf) y OpenOffice (.odt) y la mayoría de documentos de texto
sin formato (.txt), e incluso algunos formatos de audio y vídeo.
En agosto de 2015, LinkedIn, que es la empresa que compró SlideShare, lanza Clipping, que permite guardar
diapositivas individuales de presentaciones en nuestra propia colección (Clipboard). Se puede utilizar como
marcador, para coleccionar y organizar las diapositivas a las que quieras volver a acceder en cualquier otro
momento. Más información en: http://wwwhatsnew.com/2015/08/25/linkedin-es-ahora-linkedin-slideshare-y-
lanza-su-nuevo-servicio-para-guardar-y-organizar-diapositivas/

11. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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4. Flickr como almacén de fotografías
Flickr (www.flickr.com) permite almacenar, ordenar, buscar y compartir fotografías e imágenes online. Flickr
cuenta con una importante comunidad de usuarios que comparte las fotografías y videos creados por ellos
mismos. La popularidad de Flickr se debe fundamentalmente a su capacidad para administrar imágenes
mediante herramientas que permiten al autor etiquetar fotografías y explorar y comentar las imágenes de
otros usuarios, además de la capacidad de almacenar gratuitamente hasta 1 TB (1000 GB) de fotografías.
Para comenzar a trabajar con Flickr podemos disponer de una cuenta de correo electrónico en Yahoo!, Google
o acceder mediante el usuario Facebook. Si queremos crear una nueva cuenta: http://www.flickr.com/signup/
En resumen, Flickr es la mejor manera de almacenar, ordenar, buscar y compartir fotos en Internet. Flickr nos
ayuda a organizar esa súper masa de fotos que tienes, y ofrece un modo para que tú y tus amigos y familiares
cuenten historias sobre ellas. La mejor manera de aprender acerca de Flickr es cargar algunas fotos, explorar
el sitio, unirte a algunos grupos y hacer algunos amigos. Más información sobre Flickr en:
http://www.flickr.com/tour
Flicker permite hacer búsquedas de imágenes por etiquetas, por fecha y por licencias de Creative
Commons.
Otras funcionalidades son los canales RSS y Atom, y la API que permite a desarrolladores independientes crear
servicios y aplicaciones vinculados a Flickr. El servicio se basa en las características habituales del HTML y el
HTTP, permitiendo que sea usable en múltiples plataformas y navegadores web. La interfaz de etiquetación y
edición de texto utiliza AJAX, que también es compatible con la gran mayoría de los navegadores. Las
imágenes (fotografías o videos) también pueden enviarse a través del correo electrónico. Flickr ofrece una
versión gratuita y otra versión de pago, llamada "pro".
Características de las cuentas gratuitas en Flickr:
 Tamaño total de archivo 1 TeraByte (1.024 Gigabytes)
 Tamaño máximo de foto 200 Mbytes.
 Tamaño máximo de video 1GByte 3 minutos.
 Vistas de las galerías limitadas a las 200 imágenes más recientes.
 La posibilidad de publicar cualquiera de tus fotos .
 Muestra de la imágenes en menor definición (Los originales se guardan sin pérdida de información).
Principales características de la cuentas "pro"
 Cargas ilimitadas de fotos.
 Cargas ilimitadas de videos (máximo de 90 segundos, 500 MB por video).
 La capacidad de mostrar video en HD.
 Cantidad ilimitada de almacenamiento.
 Cantidad ilimitada de ancho de banda.
 Archivado de imágenes originales en alta resolución.

12. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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5. Delicious, almacén de sitios web
Delicious (https://delicious.com) es el servicio de gestión de marcadores sociales en web. Permite agregar
los marcadores que clásicamente se guardaban en los navegadores y categorizarlos con un sistema de
etiquetado.
Además de almacenar enlaces a sitios webs, Delicious permite compartirlos con otros usuarios de
del.icio.us y determinar cuántos tienen un determinado enlace guardado en sus marcadores.
El servicio se encuentra funcionando desde el año 2003. En diciembre de 2005 fue adquirido por Yahoo!.
Delicious es un ejemplo de lo que se denominan marcadores sociales, es decir, un medio social que
permiten almacenar, clasificar y compartir enlaces en Internet o en una Intranet.
Además de los marcadores de enlaces generales, existen servicios especializados en diferentes áreas como
libros, vídeos, música, compras, mapas, etc. Los marcadores sociales también forman parte de los
marcadores sociales de noticias como Digg (http://digg.com).
Como alternativa a Delicious, ibigbang.com crea un escritorio visual, dinámico y personalizado de
nuestras páginas favoritas, con posibilidad de crear proyectos comunes (carpetas) que podemos compartir
con otras personas.
Posee una herramienta para importar marcadores desde los navegadores y desde la cuenta de Delicious.

13. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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6. Google Apps for Work
Google Apps for Work es el servicio de Google que proporciona varios productos de Google con un nombre de
dominio personalizado por el cliente.
Cuenta con varias aplicaciones web con funciones similares a las suites ofimáticas tradicionales, incluyendo
Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Groups, News, Play, Sites y Vault.
Google Apps for Work es gratis por 30 días y luego cuesta 5$ por cuenta de usuario al mes, o 50$ por usuario
al año. Además de las apps compartidas (Calendar, Docs, etc.), Google ofrece Google Apps Marketplace, una
tienda de apps para los usuarios de Google Apps. Contiene diversas apps, tanto gratuitas como de pago, que
pueden ser instaladas para ampliar las prestaciones de Google Apps for Work.

14. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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7. Skype y Google Hangouts, sistemas de viodeconferencia
Skype (www.skype.com) es el software para comunicaciones de texto, voz y vídeo sobre Internet (VoIP). Los
usuarios de Skype pueden hablar entre sí gratuitamente. Desde el año 2013, la red de Windows Live
Messenger (anteriormente MSN Messenger) se integró a Skype; un usuario MSN inicia sesión con las mismas
credenciales que usaba en la red anterior para comunicarse con otro contacto de Windows Live o Skype, pero
solo en texto; para usar el audio y video tiene que vincular su cuenta hotmail/outlook con Skype, pero esto
algo opcional. Microsoft compró Skype en Mayo de 2011.
Skype también incluye una característica denominada SkypeOut, que permite a los usuarios llamar a
teléfonos convencionales, cobrándoles diversas y bajas tarifas según el país de destino, pudiendo llamar a casi
cualquier teléfono del mundo.
Skype es un software que permite comunicaciones de texto, voz y vídeo sobre Internet (VoIP). Tiene la
finalidad de conectar a los usuarios vía texto (mensajería instantánea), voz (VoIP) o vídeo. Una de sus
fortalezas es la comunicación gratuita por voz y video entre usuarios de Skype desde y hacia cualquier punto
del mundo. También permite realizar llamadas especiales, a bajo costo, entre ordenadores y la red de telefonía
fija o móvil. Se puede utilizar de las siguientes formas:
 Comunicación gratuita por texto, voz o vídeo entre dos usuarios de Skype con computadores personales
conectados a Internet. Requiere registro y aceptación de las condiciones del servicio, sin costo.
 Comunicación grupal o conferencia de voz gratuita (videoconferencia grupal es de pago) entre varios
usuarios de Skype, todos ellos con PC conectados a Internet. Requiere registro sin costo.
 Generación de llamadas de voz a bajo costo desde un usuario de Skype con PC conectado a Internet,
hacia teléfonos de red fija o móvil. Requiere contrato de pago, mensual o anual.
 Comunicación y envío de datos a bajo costo (texto y gráficos) desde un usuario de Skype con PC
conectado a Internet hacia equipos de fax (o computadoras con software de fax) conectados a redes de
telefonía fija. Requiere contrato de pago.
 Llamadas de voz a tarifa de llamada local desde teléfonos de red fija o móvil al número telefónico de un
usuario abonado a Skype con PC conectado a Internet. Si el usuario receptor no está disponible, Skype
ofrece un servicio de contestador automático. Requiere contrato de pago por parte del receptor. Las
llamadas generadas desde teléfonos móviles pagan las tarifas locales del servicio celular.
 Comunicación y envío de datos a tarifa de llamada local desde equipos de fax conectados a redes de
telefonía fija hacia un abonado de Skype con PC conectado a Internet. Requiere contrato de pago por
parte del receptor.
 Comunicación por desvío telefónico y de texto a bajo costo desde teléfonos de red fija o celular hacia un
abonado de Skype con PC conectado a Internet. Requiere contrato de pago por parte del receptor.
Skype al contar con los servicios de voz, datos, fax, contestador automático, conferencia y videollamada,
puede mantener comunicación sin costo y a bajo costo, entre usuarios de Skype, teléfonos móviles, teléfonos
de red fija, fax, videoconferencias y obviamente texto, entre los usuarios en ambas direcciones
comunicacionales.
También, Skype permite el desvío de llamadas y mensajes de texto, lo cual significa que los usuarios del
sistema con número telefónico Skype asignado, pueden recibir las llamadas o mensajes directamente en su
computadora, o generar el desvío de estos a un teléfono móvil o bien de red fija, en el caso de llamadas.

15. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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Google Hangouts (http://hangouts.google.com/) es la aplicación multiplataforma de mensajería instantánea
desarrollada por Google para sustituir los servicios Google Talk, Google+ Messenger y Google+ Hangouts,
unificando todos estos servicios en una única aplicación.
Google Hangouts permite mantener conversaciones entre dos o más usuarios y realizar videollamadas con
hasta 15 personas en web y 10 personas desde un smartphone. Las conversaciones realizadas se archivan en
la nube permitiendo con esto sincronizarlas entre diferentes dispositivos. Durante las conversaciones se
pueden enviar caracteres y compartir fotografías, imágenes gif, la ubicación las cuales son almacenadas
automáticamente en un álbum privado del servicio de Fotos en el perfil de Google+ de cada usuario.
Google Voice ya ha sido integrado en Hangouts, lo que permite en algunos países hacer llamadas
internacionales. Además desde el propio programa se pueden realizar llamadas y enviar SMS a teléfonos sin
Hangouts, pero con la tarifa contratada por cada usuario con su operadora de telefonía.
Es posible también ver cuando un contacto se encuentra disponible dentro de la conversación, apareciendo
una imagen o avatar de tamaño más reducido debajo del avatar normal del contacto, cuando está en línea se
muestra normal; por el contrario si la persona está desconectada, la imagen del avatar pequeño aparece con
una marca de agua. El mismo avatar se va posicionando hasta el mensaje que ha sido leído, permitiendo con
esto saber hasta que punto ha leído los mensajes la persona con la que se está conversando.

16. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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8. Aplicaciones móviles como agendas: Google Keep y Evernote
Las ‘agendas de notas’ virtuales se están convirtiendo en un imprescindible en estos tiempos de digitalización
del trabajo. Evernote y Google Keep son dos de las herramientas más utilizadas para tomar notas, guardar
recordatorios y catalogar todo el contenido interesante que vemos cada día en la red. Como resumen de estas
aplicaciones podemos definir:
 Evernote: Está disponible el cliente de escritorio para Windows, Mac, Android, e iOS. También tiente
acceso web multiplataforma y extensión de navegador para Chrome y Firefox. Además, dispone de
aplicación para Android Wear y widgets para el móvil.
 Keep: Cuenta con versión web, aplicación para iOS y Android, y extensión para el navegador Google
Chrome.
Muchos se están refiriendo a Google Keep como “la respuesta” de Google a Evernote, el popular anotador en
la nube.
Entre las ventajas de Google Keep está que se puede sincronizar con otros servicios de Google como Drive y
Calendar, compartir en redes sociales (Twitter y Facebook) o enviar por correo electrónico.
Como desventaja respecto a Evernote, Google Keep no tiene la opción de clasificar las notas, fotos o listas
archivadas por categorías, carpetas o libretas. Tampoco es posible compartir las notas directamente con otras
aplicaciones o protegerlas con contraseña para mantenerlas de forma privada.
Por otro lado, Evernote es una app potente y completa para tomar notas, crear listas de cosas pendientes,
guardar imágenes, documentos y capturas de webs e imágenes, además grabar y almacenar notas de voz. A
toda esta información se accede desde cualquier dispositivo móviles como tablets y móviles o PC y en
cualquier ubicación pues se almacenan en la nube. La sincronización entre los diferentes aparatos se completa
pulsando el botón correspondiente en la interfaz de la aplicación.
Se suelen comparar ambas aplicaciones (Google Keep y Evernote), pero en realidad una no es mejor o peor
que la otra. Simplemente son diferentes. Keep es una herramienta básica, sin complicaciones, directa y
sencilla, justo para usuarios que no tomen demasiadas notas y que no quieran complicarse. Mientras que
Evernote es un recurso de productividad más completo y por tanto más complejo. Es recomendable para
personas que necesiten un espacio virtual amplio para guardar notas abundantes y que, además, tengan una
actividad intensa en Internet.
La posibilidad de capturar fotos directamente también es una funcionalidad de Evernote que llama la
atención, puesto que dichas imágenes, además de guardarlas en tus libretas, podrás editarlas: agregarles
texto y señalar en éstas alguna parte que desees destacar mediante flechas, círculos y rectángulos en el color
que selecciones.

17. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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9. Eventbrite
Eventbrite (https://www.eventbrite.es) ofrece recursos para planificar, promocionar y gestionar eventos, de
forma que podemos personalizar la página del evento:
 Con el diseño de la página, ofreciendo varias opciones de entrada, incluida la opción de asientos
reservados, y añade preguntas para conocer mejor a los asistentes.
 Permite a los asistentes pagar online. Acepta pagos con tarjetas de crédito y de débito mediante el
procesador de pagos seguros de Eventbrite, PayPal, y mucho más. Controla las ventas y los reembolsos
desde un único punto.
 Ayuda a la difusión. Envía invitaciones y correos electrónicos desde tu cuenta de Eventbrite. Deja que los
asistentes hagan correr la voz gracias a las herramientas para compartir que haya integradas en la página
de tu evento.
 Muestra información en tiempo real. Podemos consultar quién viene, cuánto dinero has recaudado y
mantenlo todo bajo control gracias al acceso continuo a tu panel e informes.
 Atención al cliente de forma permanente con la gestión de invitados. Podemos inscribir a los asistentes o
escanear las entradas mediante la aplicación de Eventbrite gratuita.


18. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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10. Hootsuite
Una de las aplicaciones más utilizas para gestionar los mensajes en twitter y otras redes sociales es Hootsuite.
Comenzamos por conocer qué podemos hacer con Hootsuite (http://hootsuite.com/es):
 Monitoriza conversaciones, la marca o la competencia.
 Gestionar los mensajes de las redes sociales de forma centralizada.
 Programar la publicación de contenidos en twitter y otras redes sociales.
 Trabajo colaborativo y organizado en las publicaciones.
 Dar seguimiento a las publicaciones de los miembros del equipo.
 Publicar a través de aplicación web, de escritorio o móvil.
 Informes de resultados de campañas y publicaciones.
 Analizar la información publicada.
En definitiva, Hootsuite nos permite agregar distintas funciones de Twitter y otras redes sociales. Desde el
panel de control podremos programar tuits, monitorizar conversaciones, crear informes de resultados, etc.
para:
 Responde en un solo clic. Cualquier miembro de la empresa puede responder en un solo clic a
mensajes, menciones y comentarios desde el panel de control.
 Programa los mensajes en redes sociales. Publicas el contenido que quieres en el momento que
más te conviene. Resuelve el trabajo de publicación a primera hora y durante el resto del día solo
tendrás que estar atento para responder lo antes posible a los mensajes que te escriban.
 Respuestas archivadas. Guarda respuestas para preguntas habituales y que tienes que responder
todos los días del mismo modo.
 Interactuación con la audiencia. Hootsuite nos permite segmentar la audiencia a la que nos
dirigimos en función de su ubicación, idioma, demografía, etc.
Por otra parte, Hootsuite nos permiten agilizar los flujos de trabajo y repartir tareas entre equipos y
departamentos. Puedes asignar tareas, recibir notificaciones, mantener conversaciones internas, etc. También
podemos adaptar el tamaño del equipo de trabajo.
Diferencias entre Hootsuite Pro y Hootsuite Enterprise
La cuenta gratuita de Hootsuite, con la que comenzamos en Oinarri, permite gestionar hasta 3 perfiles
sociales, programar mensajes y crear informes básicos. Por 8€ al mes (96 euros anuales) ya pododemos
acceder a Hootsuite Pro que permite programar con antelación hasta 350 mensajes y accede y comparte
informes de analítica más completo.
Hootsuite Enterprise tiene un coste mayor y está pensado para empresas muy grandes, organizaciones y
gobiernos. En este caso podemos añadir perfiles sociales y miembros de equipo sin límites.

19. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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11. MailChimp
MailChimp (www.mailchimp.com) es el sistema de email marketing creado en el año 2001 y que cuenta con
más de tres millones y medios de usuarios (datos de Noviembre de 2015 en la Wikipedia:
http://en.wikipedia.org/wiki/MailChimp).
MailChimp funciona como aplicación web, es decir, está disponible completamente online sin necesidad de
instalar el programa, con el requisito de disponer de un navegador web y conexión a Internet.
El registro en MailChimp es gratuito y sencillo: https://login.mailchimp.com/signup En la página web hay que
indicar una dirección de correo electrónico de soporte y el nombre de usuario junto con la contraseña para el
acceso.
MailChimp cuenta con diferentes tarifas dependiendo del número de destinatarios y envíos
(http://mailchimp.com/pricing/). Hasta 2000 suscriptores y 12.000 envíos el coste mensual puede resultar
gratuito y en función de los destinatarios de las campañas, así como el número de envíos el precio mensual
podrá variar.
Entre las principales funciones de MailChimp cabe destacar su capacidad para:
 Enviar campañas de email marketing.
 Crear formularios de alta.
 Gestionar listas de correo.
 Personalizar cada mensaje.
 Diseñar plantillas de envío.
 Cumplir automáticamente con las leyes anti spam.
 Posibilidad de realizar pruebas de envíos.
 Medir los resultados de las campañas mediante estadísticas.
 Para realizar estas funciones, MailChimp cuenta con las siguientes características:
 Plantillas prediseñadas para las campañas.
 Gestión de listas de destinatarios.
 Reportes o informes, así como un buscador para localizar campañas, destinatarios, etc.
Una vez registrados en la aplicación, bien sea creando un nuevo acceso con email, usuario y contraseña
(https://login.mailchimp.com/signup) o con los datos que ya tengamos de acceso
(https://login.mailchimp.com/) mediante nombre de usuario y contraseña, podemos comenzar ajustando
algunos detalles:
 Zona horaria.
En la barra de menú, en la sección Account, haciendo clic en “Account Settings” cambiaremos la
zona horaria a España: (GMT + 1:00 Central European Time) y el formato de hora preferido. A la hora
de analizar los informes es más cómodo ver nuestro huso horario (de forma predeterminada,
MailChimp utiliza la zona horaria GMT -4.
 Destinatarios de las campañas
En Mailchimp es necesario crear listas a la que luego poder enviar nuestras campañas. Seleccionando
la opción List en el menú y haciendo clic en el botón create list, rellenaremos los detalles de
configuración que ayudarán a pasar filtros anti-spam. Parte de esos datos se mostrarán en la firma de
los emails que enviemos.
Cuando tengamos la lista creada, hay que completarla con los suscriptores:
 Subiendo un archivo CSV.
 Copiando y pegando desde Excel.
 Importar directamente desde otras aplicaciones como Google Docs, Salesforce, Highrise, etc.
 Creando una lista desde cero.
Una vez definidos todos los campos de la lista, hay que hacer clic en All done.

20. Guía práctica HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD Y COLABORACIÓN
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12. Herramientas de productividad: Cómo poder estar al día
La formación en Las herramientas de productividad no pueden (ni deben) finalizar con esta guía práctica de
apoyo a la asistencia presencial de los días 12 y 13 de Noviembre en BPXport, por lo que compartimos más
enlaces de interés:
1. Cómo sincronizar correctamente Google Calendar
http://www.applesfera.com/tutoriales/como-sincronizar-correctamente-google-calendar-y-otros-con-el-
calendario-de-el-capitan
2. Organízate con las tareas de Google Calendar y Gmail
http://computerhoy.com/paso-a-paso/internet/organizate-tareas-google-calendar-gmail-5087
3. Las mejores extensiones de productividad de Google Chrome
http://www.muypymes.com/2015/05/29/extensiones-google-chrome
4. Cómo trabajar en remoto y no morir en el intento
http://www.solomarketing.es/trabajar-en-remoto-teletrabajo/
5. 5 herramientas online para practicar el método Kankan
http://blogthinkbig.com/herramientas-kanban-online/
6. Diseña tu espacio de trabajo para ir al 200% - LA DOBLE PANTALLA (Parte 2 de 6)
http://senciyodigital.blogspot.com.es/2015/11/disena-tu-espacio-de-trabajo-para-ir-al_12.html
7. 7 Trucos para las Hojas de Cálculo de Google Drive
http://socialgeek.co/tecnologia/trucos-google-drive/
8. Tutorial para crear newsletters
http://www.lifestylealcuadrado.com/tutorial-mailchimp-en-espanol-como-crear-una-newsletter/
9. Tutorial MailChimp: cómo crear listas de correo electrónico
http://computerhoy.com/paso-a-paso/internet/tutorial-mailchimp-como-crear-listas-correo-electronico-8982
10. Newsletter con el contenido de Blog
http://www.mkg20.es/newsletter-con-mailchimp/
11. Personalización de formularios
http://meisi.es/personalizar-un-formulario-de-mailchimp/
12. Cómo evitar que tus envíos desde MailChimp se consideren spam
http://www.haciaelautoempleo.com/evitar-envios-mailchimp-spam/
13. Encuestas a través de una campaña de MailChimp
http://help.surveymonkey.com/articles/es/kb/Can-I-send-a-survey-URL-through-a-MailChimp-campaign
14. Cómo exportar plantillas en MailChimp
http://www.ehowenespanol.com/exportar-plantillas-mailchimp-como_249758/
15. Cómo crear un Boletín Informativo con MailChimp
http://www.crexentia.com/como-crear-un-boletin-informativo-con-mailchimp/
16. Guía de uso en MailChimp
http://www.manuelalejandro.es/guia-de-uso-en-mailchimp/
17. MailChimp: campañas de e-mail marketing
http://www.humanlevel.com/articulos/marketing-online-articulos/mailchimp-campanas-de-e-mail-
marketing.html
18. Integración de Mailchimp
http://help.wufoo.com/articles/es/SurveyMonkeyArticleType/Mailchimp-Integration