Este documento proporciona información sobre auditorías internas de calidad. Explica que una auditoría es un proceso sistemático e independiente para evaluar objetivamente el cumplimiento de criterios. Los objetivos de una auditoría de calidad son describir parámetros para medir la efectividad del sistema de calidad e identificar incumplimientos. El alcance de una auditoría abarca la evaluación de todo el sistema de calidad. Las responsabilidades incluyen realizar informes, recomendar acciones correctivas y verificar su implementación.

2. Abril de 2010 “AUDITORIAS INTERNAS”

3. El Sistema de Gestión Integral (SGI)

4. El Sistema de Gestión Integral (SGI)

5. El Sistema de Gestión Integral (SGI)

6. El Sistema de Gestión Integral (SGI)

7. QUE ES UNA AUDITORÍA? Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la misma.

8. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE CALIDAD Describir los parámetros que permitan medir o verificar la efectividad del sistema de aseguramiento de la calidad. Examinar los procesos y determinar si las actividades y resultados, satisfacen las disposiciones previamente establecidas, si estas se han implementado efectivamente y si son adecuadas para el logro de los objetivos propuestos. Identificar las no conformidades o factores que incumplen con los requisitos estipulados en los procesos, procedimientos y políticas.

9. ALCANCE Este procedimiento inicia con la elaboración y aprobación del Programa de Auditoria Interna de Calidad y finaliza con el archivo de los documentos generados. Aplicable a toda la evaluación del sistema de calidad; es decir, a todas las dependencias que realizan el ciclo (PHVA).

10. RESPONSABILIDADES DE LA AUDITORÍA DE CALIDAD Describir los parámetros que permitan medir o verificar la efectividad del sistema de aseguramiento de la calidad. Examinar los procesos y determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad, satisfacen las disposiciones previamente establecidas, si estas se han implementado efectivamente y si son adecuadas para el logro de los objetivos. Identificar las no conformidades o factores que incumplen con los requisitos estipulados en los procesos, procedimientos y políticas Institucionales. Difundir el procedimiento del sistema de aseguramiento de la calidad. Cumplir el procedimiento siguiendo los lineamientos estipulados. Programar las auditorías y cumplir con las fechas para la realización de las mismas.

11. RESPONSABILIDADES DE LA AUDITORÍA DE CALIDAD Emitir informes del resultado de las auditorías. Recomendar sobre las no conformidades encontradas. Estipular el tiempo para solucionar las no conformidades y verificar que estas se cumplan.

12. RESPONSABILIDADES DE LAS AREAS AUDITADAS Suministrar de manera oportuna la información requerida para la ejecución de la Auditoría Interna de Calidad. (Facilitar los recursos necesarios para que la auditoría tenga un desarrollo normal). Brindar el apoyo necesario a los auditores internos de calidad. Suscribir el compromiso de mejora para el cumplimiento de los requisitos especificados en los procesos. (Seguir las recomendaciones dadas por auditoría, para la solución de las no conformidades). Realizaren el tiempo estipulado por auditoría las acciones preventivas, correctivas, o de mejora necesarias para subsanar los hallazgos, observaciones o no conformidades.

13. DEFINICIONES Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable detectada. Acción de mejora: acción implementada para incrementar los resultados del producto, proceso o el sistema en términos de eficacia o eficiencia. Acción eficaz: acción correctiva, preventiva o de mejora que con evidencia objetiva demuestra que se eliminaron las causas de las no conformidades u observaciones. Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial (observación), para su ocurrencia u otra situación potencialmente indeseable.

14. DEFINICIONES Auditoría de seguimiento: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de verificar que las acciones hayan sido implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos (no conformidades y observaciones).

15. Preguntas frecuentes en la auditoria de calidad Generales: ¿En qué consiste el SGI de la Institución y cuales son los beneficios? ¿Cuáles son los servicios que presta la IUE? Y qué características deben tener estos servicios, para satisfacer las necesidades de nuestros clientes? ¿Cómo aplica la calidad en el desarrollo de sus actividades? ¿Dónde se encuentran los documentos del SGI para consulta y revisión? ¿Qué diferencia hay entre un proceso, procedimiento y registro? ¿Cómo le fueron comunicadas sus responsabilidades y autoridades, y cuál es su evidencia?

16. Generales: ¿Quién es el Representante de la Alta Dirección y cuál es su rol en el SGI? ¿Cuáles son las diferentes formas de comunicación en el área donde usted se desempeña? ¿Cuáles son los principios del MECI y mediante un ejemplo explique como los pone en práctica en el desarrollo de su trabajo? ¿Dónde están documentados los principios y valores de la IUE, y por quien fue aprobado este documento? ¿Mencione 2 principios o valores que hacen parte del Código de Ética de la IUE y explique como los pone en práctica en el desarrollo de su trabajo? Preguntas frecuentes en la auditoria de calidad

17. Preguntas frecuentes en la auditoria de calidad Generales: ¿Mediante un ejemplo explique como aplica los conceptos de eficacia, eficiencia y efectividad en su trabajo? ¿Qué es un normograma y cual es la utilidad en el desarrollo del proceso del cual Usted hace parte? ¿En qué consiste la administración del riesgo y a través de qué herramienta se identifican, valoran y administran los riesgos del proceso?

18. Preguntas frecuentes en la auditoria de calidad Planear: ¿Cómo planeo mis actividades? ¿En cuáles procesos participo? ¿Cuáles son los propósitos de esos procesos? ¿Quiénes son mis clientes al interior de la Institución? ¿Cuál es la misión, visión, política y objetivos de calidad de la Institución? ¿Cómo contribuyo a lograr el direccionamiento estratégico de la Institución? ¿Cómo interactúa su proceso con los demás procesos de la Institución?

19. Preguntas frecuentes en la auditoria de calidad Hacer: ¿Cuál es la secuencia o las etapas de su proceso? ¿Cuáles son las entradas y salidas o productos de su proceso? ¿Cuáles son los recursos identificados para la realización del proceso? ¿Qué registros directamente soy responsable de diligenciar? ¿Enuncie algunas de las normas en las cuáles se soporta el proceso? Preguntas asociadas a la caracterización del proceso, revisando la evidencia o los registros.

20. Preguntas frecuentes en la auditoria de calidad Verificar: ¿Qué mecanismos se tienen para hacer seguimiento o control de las actividades que desarrolla? ¿Qué herramientas de autoevaluación utiliza en el desarrollo del proceso? ¿Cómo verifica que los documentos estén controlados (no se utilicen documentos obsoletos, estén identificados, sean legibles, se controlen los cambios)? ¿Sobre qué indicadores del proceso es responsable?

21. Preguntas frecuentes en la auditoria de calidad Actuar: ¿Qué mecanismos se tienen para mejorar continuamente en la Institución? ¿Cuándo detecta una mejor forma de hacer las cosas como la implementa? ¿Qué tratamiento se da a las acciones correctivas y preventivas que se generan?

22. Gracias MARIA LUISA MOLINA PAJÓN Jefe Oficina asesora de Control Interno