Descubra las tres formas de implementar Facturación Electrónica desde SAP ERP

1. Facturacion electrónica desde
SAP ERP
Carlos Marin – Socio Director
Marzo
22
2018

2. AVISO DE CONFIDENCIALIDAD
La información contenida en este documento es propiedad intelectual de IT-NOVA
S.A.S.
Este documento ha sido desarrollado exclusivamente por y para IT-NOVA S.A.S. El uso
o discusión fuera del ámbito del proceso interno de la compañía, así como la
reproducción, distribución o comunicación del contenido del mismo por cualquier
medio, queda expresamente prohibido sin el consentimiento escrito de IT-NOVA S.A.S.

3. Agenda
Facturacion
electronica en
Colombia ( PWC)
Soluciones de
facturacion electrónica
de IT-NOVA
Demostración
Normatividad
Vigente
Soluciones de
facturacion electrónica
de IT-NOVA
Demostración

4. ¿Quiénes somos?
Somos una empresa de servicios profesionales
de consultoría enfocada en lograr que la
tecnología apoye y potencialice los procesos de
negocio de nuestros clientes, orientándonos en
su satisfacción a través de servicios de calidad
para enfrentar y resolver los retos a nivel
operativo y estratégico de las organizaciones.
Nuestros valores
⚫ Respeto
⚫ Innovación
⚫ Honestidad
⚫ Servicio
⚫ Integridad
Colombia
+57 4 7477171
México
+52 55 416 11 450
⚫ Calidad
⚫ Responsabilidad

5. Nuestras líneas de negocio
Consultoría SAP
Apoyamos y potencializamos sus
procesos de negocio a través de
soluciones SAP
BI y Analítica
Le ayudamos a tomar buenas
decisiones y a resolver sus
preguntas de negocio
Partner:

6. Nuestro portafolio de servicios SAP

7. 01 Consultoría estratégica
en BI y Analítica
02 Gestión de datos
03 Implementación de
soluciones de BI
04 Analítica de
negocio
• Establecer las necesidades de BI a partir de los objetivos estratégicos
• Análisis y diseño de las reglas del negocio
• Maduración y desarrollo de las estrategias de BI
• Procesos ETL
• Diseño e implementación de bodegas de datos
• Big Data
• Gobernabilidad de datos
• Diseño de reportes, tableros y reportes de autoservicio
• Geo analítica
• Definición e implementación de modelos predictivos
• Construcción de modelos analíticos avanzados, basados en
estadística
• Respuestas a preguntas de negocio
05 Continuidad en BI y BA
• Estructuración y puesta en vivo de mesa de servicios en BI y
BA
• Outsourcing de BI y BA
• Mesa de ayuda en BI y BA
Nuestros servicios en BI y Analítica

8. Algunos de nuestros clientes

9. ¿A quién va dirigido?
La DIAN espera vincular a más de 450.000
contribuyentes en los próximos años,
¿Qué documentos aun no regula?
Documentos Equivalentes, Facturas POS,
Comprobantes de Retención, Guías de
Remisión, Comprobantes de Nómina.
Normativa Involucrada
Decreto 2242/2015 - Decreto 1626/2016.
Resolución 0019/2016 - Resolución 0055/2016.
Decreto 1349 de 2016 - Artículo 684-2 del E.T.
Resol. 072 de 2017 – Res. 010 de 2018.
¿Qué documentos ampara la normativa?
Facturas de Venta, Facturas de Exportación,
Notas Crédito, Notas Debito.
¿Cómo es la comunicación ante la DIAN?
Las facturas emitidas deben ser reportadas a
la DIAN en un periodo no mayor a 48 horas.
¿Cómo será la recepción de F.E.?
Los emisores electrónicos se convertirán en
receptores de facturas electrónicas.
Normatividad vigente

10. Normatividad vigente
En la actualidad hay dos
formas para habilitarse
como facturador
electrónico
Proveedor
tecnológico
Habilitación
Directa
Habilitación por software propio: “El software
propio se refiere a que el facturador electrónico tiene
los derechos de uso de una aplicación informática de
facturación electrónica que cumple lo previsto en el
Decreto 2242-2015, y con el cual realiza el proceso de
activación ante la DIAN.”
Habilitación con software de proveedor
tecnológico: El proveedor tecnológico prestará el
servicio de emisión y recepción de facturas electrónicas
a través de un software, cumpliendo con lo dispuesto
por el Decreto 2242-2015.

11. Habilitación
Directa
Habilitación por software propio
Anexo técnico 004 condiciones de operatividad tecnológica

12. Habilitación por software propio

13. Habilitación con proveedor tecnológico
Anexo técnico 004 condiciones de operatividad tecnológica
Proveedor
tecnológico

14. Nuestras soluciones de facturacion Electrónica

15. Sistema de facturacion
electrónica en SAP ERP
Integración
PT
Módulo de Integración de
proveedor tecnológico con
SAP ERP
Soluciones disponibles
Implementación Saphety
(PT) integrado con SAP
ERP

16. Sistema de facturacion electrónica desde
SAP ERP

17. Sistema de facturación electrónica desde SAP
Permite habilitarse directamente con la DIAN
mediante la opción de habilitación software propio,
cumpliendo con todos los requerimientos exigidos
por el decreto 2242-2015.
El sistema habilita tanto el proceso de EMISIÓN
como el de RECEPCIÓN de facturas desde SAP
Sistema de facturacion
electrónica en SAP ERP

18. Proceso detallado - EMISION
PORTAL DE ADQUIRIENTES

19. Funcionalidades
El motor de facturación electrónica es un
programa desarrollado en ABAP el cual
puede ser programado o ejecutarlo en
línea y permite la extracción de los datos
de facturación de los módulos de SD y
crear el archivo XML con las
características requeridas por la DIAN
Motor de facturación electrónica

20. Funcionalidades
Nuestro sistema de facturación
electrónica provee un monitor, el cual
permite ver la información enviada a la
DIAN y su estado.
Adicionalmente, permite ver el log de
errores y el documento XML enviado,
para que el usuario de facturación
electrónica pueda gestionar los
documentos de facturacion
electrónica.
Monitor de facturación electrónica

21. Funcionalidades
El decreto manifiesta que la empresa cuenta con tres formas para entregar la facturación
electrónica a su adquiriente (electrónica, digital o impresa). Nuestro sistema de facturación
electrónica cuenta con estas tres opciones, incluyendo un portal desarrollado en JAVA para
ser desplegado Onpremise en la infraestructura de la empresa, de tal forma que su
adquiriente pueda consultar y validar la factura emitida mediante la siguiente funcionalidad:
Portal de adquirientes
Validar factura (requisitos estatuto tributario)
Visualizar el documento en PDF o en XML
Rechazar la factura (error en valor o información)

22. Funcionalidades
Portal de adquirientes
Portal integrado con SAP para
ser desplegado Onpremise o
embebido en la extranet de la
compañía.
PORTAL DE ADQUIRIENTES

23. Funcionalidades – Recepción
Procesamiento facturas recibidas en XML
Desde el punto de vista de adquiriente, nuestra funcionalidad considera tomar los archivos XML
que previamente se han descargado en un repositorio local, estas facturas son procesadas por un
Job y llevadas a un monitor de recepción de facturas en SAP para su posterior procesamiento
manual por parte del cliente. Este motor de la recepción de facturas está desarrollado en ABAP y
permitirá la captura del archivo XML de la factura emitida por sus proveedores:
Actualizar monitor de
recepción y log
Procesamiento manual de
facturas según el
procedimiento de la
empresa
Descarga de archivos
del proveedory carga en
un repositorio
Proveedor
Servidor de
archivos XML
On premise
Cliente
Cliente

24. Funcionalidades – Recepción (opcional)
Desde el punto de vista de adquiriente y de manera opcional, es posible realizar el
procesamiento de las facturas recibidas en formato XML, teniendo en cuenta el proceso
definido en cada organización y su viabilidad técnica.
Procesamiento facturas recibidas en XML

25. Propuesta de valor
Integración nativa con SAP ERP.
Usar un solo sistema para el proceso de facturación electrónica.
Monitorear toda la trazabilidad de los documentos (facturas, notas crédito, notas débito) y gestionar los
errores desde SAP.
Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de la organización.
Usuarios familiarizados con el uso de SAP, lo cual ahorra tiempo y dinero en entrenamiento y curva de aprendizaje.
Evite cargos adicionales por licencias, infraestructura y pagos mensuales y/o anuales por volumen de facturación
Portal de adquirientes web integrado con SAP.
$

26. Implementación Saphety (Proveedor tecnológico)
integrado con SAP ERP

27. Saphety (PT) integrado con SAP ERP
Permite habilitarse a través del proveedor
tecnológico Saphety, cumpliendo con todos los
requerimientos exigidos por el decreto 2242-2015,
haciendo uso de la plataforma SaphetyDoc.
SaphetyDoc es una solución de facturacion
electrónica la cual IT-NOVA ha integrado
completamente con SAP ERP, facilitando así una
completa automatización de los procesos de
emisión y recepción de documentos electrónicos.Implementación Saphety
(PT) integrado con SAP
ERP

28. Saphety (PT) integrado con SAP ERP
Emisor SAP ERP
Adquiriente
Monitor Emisión
Integración
SaphetyDoc, ha sido diseñado no solo para cumplir con la normativa
establecida por la DIAN, sino también para optimizar los procesos de
comunicación con clientes y proveedores.

29. Saphety (PT) integrado con SAP ERP
Portal de adquirientes Notificaciones vía email

30. Saphety (PT) integrado con SAP ERP
Monitor Recepción
Integración
Emisores
Adquirientes SAP ERP
SaphetyDoc es bidireccional, por tanto, permite automatizar
el proceso de recepción de facturas de proveedores que
implementen también facturación electrónica.

31. Propuesta de valor
Integración con SAP ERP.
Almacenamiento : SaphetyDoc cubre dentro de su servicio el almacenamiento seguro de
transacciones por 5 años.
Manejo de Contingencias: La plataforma permite generar documentos directamente desde de la Web en
caso de fallas en el ERP.
Manejo de Adjuntos: SaphetyDoc permite embeber documentos comerciales que acompañan las facturas.
.
Sin Sobrecostos: Las tarifas de SaphetyDoc son absolutas: el cliente solo. paga por las transacciones que
consume.
Soluciones Propias: Toda la plataforma tecnológica de Saphety es de desarrollo in-house, facilitando la
trazabilidad y el soporte
$

32. Módulo de Integración de proveedor tecnológico
con SAP ERP

33. Modulo de integración con proveedor tecnológico
Integración
PT
Módulo de Integración de
proveedor tecnológico con
SAP ERP
Integrar el proveedor tecnológico seleccionado por
cada compañía , por medio de una solución de gestión,
control, monitoreo, envío y recepción de documentos
en SAP desde y hacia el proveedor tecnológico.
El sistema habilita la integración tanto el proceso de
EMISIÓN como el de RECEPCIÓN de facturas

34. Modulo de integración con proveedor tecnológico
El modulo de integración de proveedor tecnológico con SAP, facilita el proceso de emisión
de facturas, pudiendo tener el CUFE en SAP para posteriores consultas de documentos en
SAP, además de tener la opción de monitorear las facturas desde SAP.
Emisión

35. Funcionalidades – Recepción
Procesamiento facturas recibidas en XML
Actualizar monitor de
recepción y log
Procesamiento manual de
facturas según el
procedimiento de la
empresa
Emisores
WS
PROVEEDOR
TECNOLOGICO
Nuestro modulo de integración recibe los archivos XML del proveedor
tecnológico y las lleva a un monitor de recepción de facturas en SAP para
su posterior procesamiento manual por parte del cliente.

36. Propuesta de valor
Integración con SAP ERP con la plataforma del proveedor tecnológico seleccionado
Proveedor tecnológico: El cliente selecciona el proveedor tecnológico que mas le convenga

37. Servicios

38. Servicios
Adecuaciones en el
modulo de SD y/o FI para
facturacion electrónica
Soporte en diferentes
modalidades para cubrir
cambios en la normatividad
Consultoria en procesos a
nivel tributario en alianza con
PWC
Integraciones a través de
SOA MANAGER, PI/PO o HCI
Consultora técnica ABAP y BASIS
para customizaciones y
adecuaciones del sistema

39. Implementación

40. Cronograma de implementación
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16
PREPARACION INICIAL 1
BBP F.E 5 5
REALIZACION 5 5 5 5
PRUEBAS INTEGRALES 5 5
PREPARACION FINAL 2
PRUEBAS DE HABILITACION
PASO A PRODUCTIVO 3
SOPORTE DURANTE EL PRIMER
AÑO (Bolsa de horas)
MES 3 MES 4
FACTURACIONELECTRONICA-
HABILITACIONDIRECTA
FASES
MES 1 MES 2
Acompañamiento por
demanda ( Bolsa Horas)
Finaliza el proyecto y se
inician pruebas de
habilitacion ante la DIAN.
Se obtiene habilitacion
en la DIAN y se hace la
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8
PREPARACION INICIAL 1
BBP F.E 5 5
REALIZACION 5 5 5 5
PRUEBAS INTEGRALES 3
PREPARACION FINAL 2
SOPORTE DURANTE EL PRIMER
AÑO ( 80 horas)
FACTURACIONELECTRONICA
SAPTHETYOINTEGRACIONPT
FASES
MES 1 MES 2

41. Demostración

42. Demostración
www.it-nova.co

43. Móvil: + 57 3156483049 / Skype: camarinve
carlos.marin@it-nova.co
Carlos Marin
Socio director