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BPR版データアカデミーその３
- 2. アジェンダ 1. 前回のおさらい（10min） 2. プロセスの確認（30min） 3. プロトタイプによる検証（120min） 1. 各業務をプロトタイプで確認 90min 2. 分析対象の追加確認 10min 3. 今後の課題 10min 4. 休憩 5. 効果の確認（30min） 6. 次回の確認（5min） Code for Japan 2
- 5. 実際の課題から課題解決を体験します • 全体の流れは下記のとおりです。 目標課題設定 2回目 3回目 4回目 5回目 【デザイン思考、論点思 考】 研修テーマの目標・課題 をブラッシュアップしす る。 【基礎講座】 【現状の調査、あるべき 姿の確認】 ・現在発生している課題 と、どのように数値と業 務を整理し、あるべき姿 とするか確認 【対象データの選択】 ・検証に必要なデータが 準備できたか確認 ・個人情報保護条例で利 用可能かの確認 【働き方改革のあるべき 姿を確認】 【データ項目の確認】 ・データ整備が必要な項 目、更新タイミング、頻 度の確認 【プロトタイプによる 施策確認】 ・必要なデータをプロト タイプにインプットし、 想定している内容が確認 できるか、足りない点が ないか確認する。 【費用対効果分析】 ・実施した場合のコスト と効果を算出 ・詳細化した機能単位で 価値の出るパターンを確 認 【指標の作成】 ・実際の効果を測る際に 必要な効果項目、指標を 作成 本日 最低限の データ準備 プロトタイプに 必要なデータを 整備する 5
- 6. グラレコを貼る
- 8. 業務に合わせたデータ対応項目 • 「あるべき姿」のそれぞれで、必要となるデータ、担当者、 必要な手続きを確認します。 8 プロセス 事前作業 予約 予約確認 受診者 保健 センター 予約 問い合わせ 時間など 情報入力 予約確認/ キャンセル メール 受信 キャンセル 受付 メール 受信 メール メール 空席発生 メール 受信 予約 受付 空席待ち メール 受信 空席 待ち 空き有り 空き無し する 終 了 しない 空席 待ち いない 終 了 いる 1 2 3 4 5 7 8 6
- 9. 業務に合わせたデータ対応項目 • 「あるべき姿」のそれぞれで、必要となるデータ、担当者、 必要な手続きを確認します。 9 プロセス 一斉通知 混雑状況 当日 受診者 保健 センター 予約番号 確認 予約参照 検診 予約 クローズ 連絡 メール 受信 混雑確認 9 10 11 12 14 13 15
- 10. 業務に合わせたデータ対応項目 • 受診者 No. 業務 利用するデータ 新規/更新 担当者 2 予約問い合わせ 参照/更新 受診者 3 メール受信 システム 4 空席待ちメール受信 システム 5 予約確認/キャンセル 更新 受診者 7 メール受信 システム 8 空席発生メール受信 システム 10 受信 システム 11 混雑確認 参照 受診者 12 予約番号確認 参照 受診者 14 検診 受診者 集めてきたデータ をみながら確認
- 11. プロトタイプによる検証 Code for Japan 11
- 12. 3. プロトタイプによる効果の確認 • 実際に、プロトタイプを確認しながら、削減時間を確認します。 • 作業の削減分の効果確認 No. 作業内容 現状 プロトタイプ 効果 1 2 3 削減対象の 確認 プロトタイプ で作業確認 結果の入力 まずは削減対象の 作業を確認します A
- 13. ペーパープロトタイプの作成 40分 • あるべき姿の業務フローを実際に体験してみる • 業務フローの各プロセスを、右のように書き上げましょう。 • これがうまく出来上がれば、「要求」仕様書の出来上がりです。 • システムやツールも具体的にできれば「要件」仕様書にもなります • 一個の行ごとに１つのペーパーを 書いていきます。 • エクセル入力の部分がある場合は その部分は手で実際に試せるよう 表を作りましょう。 13 No.タスク名 やることを 簡単にリスト化 関係者 必要なもの 想定される 時間を書く
- 15. ロールプレイ準備 15分 • チーム内でアイデアを共有しながら次の作業をします。 • 5分間の寸劇で、利用前の世界が、アイデアを利用することで どのように解決された社会になるのか演じてください。 準備時間は15分です。 • 寸劇の結果、おかしいな？と思う点は、別のチームからフィード バックをもらいましょう。 利用前の世界 解決された世界 施策の利用 起 承 転 結
- 16. プロトタイプ実施 30分 • 各フローを役割を決めて、プロトタイプを動かして 問題がないか確認します。 • 役割を決めましょう • 担当者 • 市民 • そのほか • 時間を測る人を決めましょう • 各チームの寸劇を見た結果のフィードバックをお願いします。 C
- 17. 標準シナリオ以外も考える 15分 • 今回の新業務フローは、例外シナリオには影響がないか考えます。 • 例えば：普通に窓口に来てしまった時の対応に変化ないか • 例えば：黒電話しか持ってない人への対応はできるか • 例えば：特定のパターンの場合（キャンセル、来なかったとき） 対応できるのか • 影響がある時に、どのように対処するのか考えて付箋に記述しましょう。 • 例外の相談は、人系でカバーする。 • 一定時間過ぎたものは削除するルールとする。 • 現金の窓口は、１つ用意しておく。 • など。
- 18. ロールプレイ準備（２周目） 10分 • チーム内でアイデアを共有しながら次の作業をします。 • 5分間の寸劇で、利用前の世界が、アイデアを利用することで どのように解決された社会になるのか演じてください。 準備時間は10分です。 • 寸劇の結果、おかしいな？と思う点は、別のチームからフィード バックをもらいましょう。 利用前の世界 解決された世界 施策の利用 起 承 転 結 D
- 19. プロトタイプ実施 20分 • 各フローを役割を決めて、プロトタイプを動かして 問題がないか確認します。 • 役割を決めましょう • 担当者 • 市民 • そのほか • 時間を測る人を決めましょう • 各チームの寸劇を見た結果のフィードバックをお願いします。 E
- 20. 分析対象の追加確認 • 当初予定していた業務改革以外で具体的に確認したい 情報はありますか？ No. 業務 利用するデータ 新規/更新 データ元 利用先 1 2 3 4 F
- 21. 課題の確認 • 課題についての対応方法を確認します。 課題をそれぞれの種類に分類し、対策を考えます。 • ToDoとなった項目は、定例で具体的な検討に進めてください。 No. 課題の種類 対応方法の説明 1 課題リスクの軽減 例：ヒアリングシートに項目を追加することでレアケースが起こらないよ うにして、レアケースを少なくするなど。 2 課題リスクの回避 例：課題となるプロセス自体をなくしてしまう。仕事の情報は、各個人か らハローワークに連絡する仕組みにするなど。 3 課題リスクの転嫁 例：想定していなかった条件（難民など？）が来た場合は、窓口から自治 体にエスカレーションし、対応をしてもらう。 4 課題リスクの受容 例：外国人が申し込んで来た際に、本名がカタカナ表記になるが、個人が 判別できれば良いのであれば、そのまま受容する。 G
- 22. 効果の確認 Code for Japan 22
- 23. 4. 効果の確認 • 効果は、金額換算にして算出します（時間×単価） • 作業の削減分の効果確認 • できること増加分の効果確認 No. 作業内容 現状 プロトタイプ 効果 1 電話予約対応分 2 電話キャンセル対応分 3 ・ No. 作業内容 効果 1 2 3 プロトタイプの時間、 効果時間を確認します 年間、職員全体に 展開した時の効果も 確認します。
- 24. 効果の算出シート No. 作業内容 現状時間 プロトタイプ 時間 回数 効果時間 1 2 3 4 5 6 7 8 9 H • 現状時間は第3回 のシート参照。 プロトタイプ時間はペーパープロトからコピペ。 J
- 25. 次回の確認 Code for Japan 25
- 26. 実際の課題から課題解決を体験します • 全体の流れは下記のとおりです。 26 目標課題設定 2回目 3回目 4回目 5回目 【デザイン思考、論点思 考】 研修テーマの目標・課題 をブラッシュアップしす る。 【基礎講座】 【現状の調査、あるべき 姿の確認】 ・現在発生している課題 と、どのように数値と業 務を整理し、あるべき姿 とするか確認 【対象データの選択】 ・検証に必要なデータが 準備できたか確認 ・個人情報保護条例で利 用可能かの確認 【働き方改革のあるべき 姿を確認】 【データ項目の確認】 ・データ整備が必要な項 目、更新タイミング、頻 度の確認 【プロトタイプによる 施策確認】 ・必要なデータをプロト タイプにインプットし、 想定している内容が確認 できるか、足りない点が ないか確認する。 【費用対効果分析】 ・実施した場合のコスト と効果を算出 ・詳細化した機能単位で 価値の出るパターンを確 認 【指標の作成】 ・実際の効果を測る際に 必要な効果項目、指標を 作成 本日 最低限の データ準備 プロトタイプに 必要なデータを 整備する