calidad luis carlso

1. INSTITUCIÓN EDUCATIVA LUIS CARLOS GALAN SARMIENTO Informe de Revisión por la alta dirección OCTUBRE DE 2010

6. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESIÓN DE CALIDAD “ Diseño y prestación del servicio educativo formal en los niveles preescolar, básica y media académica” “ Desing and provision of educative formal services for the pre-school, elementary and academic secondary levels” Es adecuado el alcance del SGC: SI_ x _ NO__ Pertinencia de las directrices del SGC

7. RED DE PROCESOS Es adecuado el nuevo mapa de procesos: SI_ x _ NO__ Pertinencia de las directrices del SGC Anterior Nuevo

9. CONSOLIDADO DE AUDITORÍAS Resultados de auditorias, 2009 PROCESOS % HALLAZGOS HALLAZGOS OBS NO CONF % NC Directiva 18% 7 1 6 18% Talento Humano 13% 5 0 5 15% Bienestar 5% 2 0 2 6% Insfraestructura y Compras 16% 6 1 5 15% Admisiones y Matrículas 13% 5 0 5 15% Pedagógica 34% 13 2 11 32% 100% 38 4 34 100% 2010 PROCESOS % HALLAZGOS HALLAZGOS OBS NO CONF % NC Directiva 25% 4 1 3 23% Talento Humano 19% 3 0 3 23% Bienestar 6% 1 0 1 8% Insfraestructura y Compras 6% 1 0 1 8% Admisiones y Matrículas 6% 1 1 0 0% Pedagógica 38% 6 1 5 38% 100% 16 3 13 100%

10. Comparativo 2009 - 2010 Teniendo en cuenta que se realizaron las auditorías bajo los mismo parámetros del año anterior, con auditores de mayor experiencia y con el mismo nivel de detalle, se aprecia que el SGC a madurado de un año a otro, pues es evidente la disminución de la no conformidades, el sistema tiende a estabilizarse, tanto así que el personal auditado responde con mayor naturalidad a las preguntas realizadas, abiertos a las recomendaciones dadas y consientes de las no conformidades detectadas Resultados de auditorias,

12. Retroalimentación del cliente Estudiantes Fortalezas Estud. y Padres Asuntos Pedagógicos, bueno el trato de los profesores y los Coordinadores, educación en valores, forma de dar clases, acompañamiento por parte de secretarias y vigilantes, Asuntos Administrativos , Espacio Físico, profesores son capacitados y competentes, aseo Debilidades Estud. y Padres servicio de las secretarias por estar ubicadas en la Sede principal, biblioteca en secciones, conocimiento del manual de convivencia, solución oportuna y eficaz de quejas, contacto personal y telefónico con la institución COLINAS DE ENCISO Bueno Regular Malo No responde Asuntos Administrativos 98.5% 4.2% Asuntos Pedagógicos 100% Asuntos de Espacio Físico 90.6% 9.3% Asuntos de Apoyo 95.5% 4.4% TOTAL 96.15% 4.4% NIÑO JESÚS DE PRAGA Bueno Regular Malo No responde Asuntos Administrativos 65.9% 21.9% 6% 7.8% Asuntos Pedagógicos 76.7% 15.6% 5.3% 6.3% Asuntos de Espacio Físico 60.1% 37.4% 2.35 Asuntos de Apoyo 55.3% 32% 8.1% 19% TOTAL 64.5% 26.7% 5.4% 9.6% BACHILLERATO A.M Bueno Regular Malo No responde Asuntos Administrativos 46.4% 44.2% 9.3% Asuntos Pedagógicos 62.8% 30.4% 6.7% Asuntos de Espacio Físico 62.1%% 26.1% 6% Asuntos de Apoyo 56.1% 35.1% 8.7% TOTAL 57.8% 33.9% 7.6% BACHILLERATO P.M Bueno Regular Malo No responde Asuntos Administrativos 54.3% 36.4% 9.1% Asuntos Pedagógicos 68.4% 23.9% 7.5% Asuntos de Espacio Físico 65.7% 26.1% 8.1% Asuntos de Apoyo 71.6% 23% 5.2% TOTAL 65% 27.3% 7.4% Eventos Bienestar Nivel Satisfacción Evento 1 Evento 2 Evento 3 Satisfacción 95% 100% 100% 98%

14. Desempeño de los procesos y conformidad del producto, DESEMPEÑO DE LAS GESTIONES Los resultados del desempeño de los procesos se pueden observar en el cuadro de mando integral de la Institución Los no conformes se ha redefinidos en la Institución, del mismo modo que su control con el fin de hacer un proceso más ajustado a la IE, menos dispendioso y más objetivo Ir a cuadro de mando integral

15. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD CON EL PRODUCTO IDENTIFICACIÓNDEL NO CONFORME PROCESO POSIBLES ACCIONES EVIDENCIAS DE LAS ACCIONES RESPONSABLE DE APLICACIÓN AUTORIZACIÓN DEFINITIVA Falta de atención a un padre de familia o acudiente a una reunión a la cual fue citado Pedagógico * Diálogo directo con el docente involucrado para la justificación del evento. * Comunicación escrita al docente en caso de reincidir en varias ocasiones. * Nueva citación al padre de familia para dar respuesta oportuna a sus necesidades. * Copia de los comunicados. * Seguimiento comportamental (si es necesario) * Contrato pedagógico (si es necesario) Coordinador(a). Rector(a). Irrespeto del maestro con el estudiante. Directivo * Diálogo directo de las Directivas con docentes en cuestión. * Seguimiento a las disposiciones legales que se dan para hacer un debido proceso ante el no cumplimiento de las obligaciones laborales. * Registros resultantes del debido proceso Rector(a). Según debido proceso falta de prestación de servicios educativos en la IE sin causa justificada Directivo + Pedagógico * Comunicar a los estudiantes, padres de familia y partes interesadas las causas del inconveniente y el compromiso de la IE para no reincidir en el problema *Enviar comunicación a secretaría de educación para informar la eventualidad * Soporte de la programación y desarrollo de la información Coordinador(a) Docentes Rector(a) Incoherencia entre de las evaluaciones del docente respecto a las notas estudiante. Admisiones - Pedagógico Revisión de planillas, del sistema de notas y las evaluaciones del estudiante * Análisis de la información * Ajustes necesarios Coordinación Secretaría Rector(a)

16. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Desempeño de los procesos y conformidad del producto, VISIÓN educativa Luis Carlos Galán Sarmiento se proyecta para los próximos 5 años como un centro formativo certificado, bajo la norma ISO 9001:2000, donde los estudiantes cuenten con un personal docente, administrativo, directivo y de apoyo, enfocados hacia el desarrollo de unas habilidades Institucionales y al mejoramiento continuo del servicio educativo para adquirir un reconocimiento en el contexto municipal y nacional. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ACTIVIDADES ESTRUCTURA DEL INDICADOR META FRECUENCIA RESPONSABLE INDICADOR RESULTADO ANÁLISIS Conseguir la certificación de calidad en 2008 y sostenerla hasta el 2013. Cumplir satisfactoriamente con las exigencias de las auditorías externas. Total No Conformidades Mayores / Total No Conformidades 0% Anual Rectoría 100% Se logró que en las auditorías realizadas en 2009 no hubieran no conformidades de ningún tipo, ahora la tarea es pensar en mejoramiento permanente Sensibilizar y capacitar permanentemente el personal en el Sistema de Gestión de Calidad Total personal sensibilizado en SGC / Total personal de la Institución 80% Anual Líder de Gestión del Talento Humano 100% Todo el personal se ha capacitado en torno al SGC y ahora se hacen reuniones esporádicas con cada gestión con el coordinador de calidad Aprobar el presupuesto para actividades relacionadas con el SGC Presupuesto aprobado Aprobado Anual Rectoría 100% Se hacen actividades de mejoramiento y se cuenta con acompañamiento continuo desde asesoría externa Fomentar habilidades Institucionales en el personal directivo, docente, administrativo y de apoyo Tener personal que cumpla satisfactoriamente con las habilidades y competencias institucionales # personal evaluado con calificación igual o mayor a 70 puntos / # personal evaluado 70% Anual Líder de Gestión del Talento Humano 100% Se motiva a capacitarse por la casa del maestro

17. Promover el mejoramiento continuo desde todas las instancias de la institución Capacitar directivos en ACPM # personal directivo capacitado / # personal directivo 80% Anual Líder de Gestión del Talento Humano 100% Todo el personal de las gestiones ha recibido capacitación en mejoramiento, de hecho se sensibilizó al respecto en las jornadas de inducción institucional. La escuela del maestro no permite brindar capacitaciones al personal con recursos propios sin embargo en las asesorías a los procesos se ha aprovechado para tocar el tema de mejoramiento surgiendo excelente propuesta de mejora institucionales. Capacitar docentes en ACPM # personal docente capacitado / # personal docente 80% Anual Líder de Gestión del Talento Humano Capacitar administrativos en ACPM # personal administrativo capacitado / # personal administrativo 80% Anual Líder de Gestión del Talento Humano Capacitar apoyo en ACPM # personal de apoyo capacitado / # personal de apoyo 80% Anual Líder de Gestión del Talento Humano Generar ACPM eficaces en la Institución Total ACPM Cerradas eficaces por periodo / Total ACPM generadas por periodo 70% Anual Líder de Gestión de Calidad 2008 2009 La meta de 2008 se ha cumplido dado al compromiso con la mejora Igual situación que el año anterior, solo que la momento de la medición aún hace falta 2 meses por finalizar el año escolar 23/24= 96% 19/26 =73%

18. Adquirir un reconocimiento en el contexto municipal y nacional. Adquirir reconocimiento a nivel Cultural y Deportivo Reconocimientos ≥ al año anterior Anual Rectoría Mejorando año a año clasificación olimpiadas del conocimiento en representación del núcleo 924, premios Medellín la mas educada con bosque interior, intercolegiado de porrismo, semilleros y becas en universidades eafit y UdeA, intercolegiados, certificación ICONTEC, construcción escuelas de calidad en sede el pinal, primeras comuniones y confirmaciones, escuelas de calidad y líderes S. XXI como mejor IE de la 4 cuorte, participación en el foro nacional educativo bicentenario en bogotá como representantes de Medellín

19. Estado de las acciones correctivas y preventivas DESCRIPCIÓN PERIODO TIPO ESTADO EFICACIA AC AP AM Abierta Cerrada SI NO 1. AP Contratación de consultor abril 17- 08 X X X 2. AM Canales de comunicación mayo 2 -08 X X X 3. AM trasversalidad proyectos sep 12 -08 X X X 4. AC manual de convivencia sep 29 - 08 X X X 5. AP Inventarios sep 29 - 08 X X X 6. AC orientaciones de grupo sep 29 - 08 X X X 7. AC 6.1 - Organizar el Alcance del SGC oct 14-08 X X X 8. AC 6.2 - 6.3 - Mejoras en el manual de calidad oct 14-08 X X X 9. AC 6.4 - Recuperación de registros oct 14-08 X X X 10. AC 6.5 - Control de documentos y registros separado oct 14-08 X X X 11. AC 6.6 - Otros servicios no conformes oct 14-08 X X X 12. AC 6.8 - 6.10 - Perfil y evaluación de auditores oct 14-08 X X X 13. AC 6.9 - Orden para realizar auditorías oct 14-08 X X X 14. AC 6.11 - Acciones correctivas y preventivas separado oct 14-08 X X X

20. DESCRIPCIÓN PERIODO TIPO ESTADO EFICACIA AC AP AM Abierta Cerrada SI NO 15. AC 6.12 - 6.13 - Mejorar la revisión por dirección oct 14-08 X X X 16. AC 6.14 - Gestión de las quejas oct 14-08 X X X 17. AP 6.7 - Naturaleza de las NC de auditorías oct 14-08 X X X 18. AP Deserción oct 17-08 X X X 19. AM Codificación y manejo de Inventarios oct 15-08 X X X 20. AM Remodelación tableros aulas sep 29-08 X X X 21. AM Centralización de secretarías de secciones oct 20-08 X X X 22. AM Unificar criterios de evaluaciòn en areas oct 23-08 X X X 23. AP planes no pertinentes para pruebas externas oct 23-08 X X X 24. AC Perfil Docentes oct 29-08 X X X 25. AM Documentación estudiantes nuevos ene 16-09 X X X 26. AP Propiedad del cliente ene 16-09 X X X 27. AP Indicadores admisiones ene 16-09 X X X 28. AM No determinación de causas en AM feb 12-09 X X X

21. DESCRIPCIÓN PERIODO TIPO ESTADO EFICACIA AC AP AM Abierta Cerrada SI NO 29. AM Mejora en proceso curricular feb 12-09 X X X 30. AM Impacto de las ACPM feb 12-09 X X X 31. AP Registros mantenimiento feb 17-09 X X X 32. AP Seguimiento al cierre de ACPM feb 17-09 X X X 33. AM Fecha de evaluación de proveedores feb 17-09 X X X 34. AP Actualización para objetividad en el % en evaluación a proveedores feb 17-09 X X X 35. AM estadísticas para ACPM Mar 12-09 X X X 36. AP Control documentos pendientes Mar 17-09 X X X 37. AP No conformes en procesos Mar 24-09 X X X 38. AM Compra de asuntos realmente necesarios Mar 25-09 X X X 39. AM Evitar pérdida de logros May 8 -09 X X X 40. AP registros a lápiz May 8 -09 X X X 41. AM integración gestión curricular y formativa May 12-09 X X X 42. AM Comunicaciones May 20-09 X X X

22. DESCRIPCIÓN PERIODO TIPO ESTADO EFICACIA AC AP AM Abierta Cerrada SI NO 43. AP Eficacia del entrenamiento May 20-09 X X X 44. AM Evaluación desempeño acorde a habilidades May 20-09 X X X 45. AP Duplicidad registros May 20-09 X X X 46. AP Autoridades institucionales May 20-09 X X X 47. AM Indicadores y Metas Jun 4-09 X X X 48. AM Redacción ACPM Jun 4-09 X X X 49. AM Objetivos de procesos Jun 4-09 X X X 50. AP gestión de riesgos Sep 17-09 X X X 51. AC Mejorar admisiones Oct 5 -09 X X X 52. AC Medición satisfacción 2009 Oct 15 -09 X X X 53. AC Planilla Calificaciones Notas Ene 22-10 X X X TOTAL ACCIONES INSTITUCIONALES ALCANCE AC AP AM ABIERTAS CERRADAS SI NO 53 2008-2010 16 17 20 0 53 42 0 30% 32% 38% 0% 100% 100% 0%

23. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas Eficacia de los procesos Asignación de recursos Satisfacción de clientes Seguimiento al anterior informe de revisión de la alta dirección 1.1 Se ha sensibilizado a todos los docentes, directivos y demás personal de la Institución en la importancia del SGC, esto mediante 2 inducciones con personal y otra con los beneficiarios 2.1 Durante el primer semestre del año hubo dificultades en la asignación de recursos dado a la ley de garantías, sin embargo para el segundo semestre se vienen haciendo importantes inversiones 3.1 Se mejoraron todos los lineamientos institucionales incluyendo: misión, visión, política y objetivos de calidad y el mismo mapa de procesos 2.2 Los coordinadores han logrado disponer de los espacios para los integrantes de los procesos cada que el coordinador de calidad los cita a reuniones, y se han hecho tanto en la sede central como en la casa del maestro 3.2 Se disponen de carteleras en las secciones para socializar temas relacionados con el SGC entre otros que se consideren pertinentes por la IE 1.2 Se cuenta con un coordinador de calidad con amplia experiencia en SGC de instituciones educativas y los procesos marchan muy bien

24. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas # RECOMENDACIÓN SEGUIMIENTO 1 Actualizar la política de calidad ya que se ha vuelto obsoleta con la versión de la norma ISO que pasé de 2000 a 2008 Ya se actualizó en asociación con la empresa didatexto, asesores desde didatexto 2 Actualizar los objetivos de calidad ya que se ha vuelto obsoleta con la versión de la norma ISO que pasé de 2000 a 2008 Ya se actualizó en asociación con la empresa didatexto, asesores desde didatexto 3 Actualizar la Visión ya que se ha vuelto obsoleta con la versión de la norma ISO que pasé de 2000 a 2008, además puede estructurarse mejor Ya se actualizó en asociación con la empresa didatexto, asesores desde didatexto 4 Delegar un grupo encargado de la gestión de quejas institucionales para darles trámite oportuno Las quejas las atiende el rector de manera personalizada, ya que los buzones no han sido muy útiles y se filtran hasta llegar al rector, se controla por medio de radicado y se ubican en la carpeta del docente o en archivos contables 5 Auditar revisión por dirección y auditorías internas a mediados de noviembre de 2009 ok se cumplió y se avaló por el ente certificador 6 Actualizar el direccionamiento estratégico de la Institución, incluyendo actividades, indicadores y metas No se ha actualizado 7 Realizar acciones preventivas con los cambios que puedan afectar el SGC establecidas en este informe Se han hecho las acciones respecto al sostenimiento del SGC, a la actualización del 1290, a la cultura de prevención y se han adelantado inducciones de los procesos varias veces al año 8 Actualizar el PEI en lo relativo al Sistema de Evaluación acorde a lo señalado en el decreto 1290 de 2009 No se ha realizado y socializado a la comunidad educativa

25. Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad CAMBIOS ACCIONES Disminución de los recursos financieros dado a la gratuidad de la educación Falta de financiación de las auditorías externas del ICONTEC por parte de la secretaría de educación Llegada del conflicto de la comunidad a la Institución

26. Revisión generalidades del SGC ASPECTO A REVISAR REVISIÓN SEGUIMIENTO SI NO El plan de comunicaciones. X El plan de comunicaciones se ha venido ejecutando excepto en lo referente con el boletín dado a los inconvenientes de la ejecución presupuestal el primer semestre Convenios interinstitucionales. X Manual de Convivencia X Direccionamiento estratégico X Se puede considerar como cumplido no obstante ya para el 2011 cambia Plan de mejoramiento Institucional X Articulado totalmente al SGC, en sentido tal, que al solicitar datos del PMI son los mismo indicadores del SGC

27. Recomendaciones para la mejora. RECOMENDACIÓN APROBADA FECHA RESPONSABLE SI NO Actualizar el direccionamiento estratégico de la Institución, incluyendo actividades, indicadores y metas X Febrero 2011 Rector Actualizar el PEI en lo relativo al Sistema de Evaluación acorde a lo señalado en el decreto 1290 de 2009 X Enero 2011 Rector Actualizar la encuesta de medición de satisfacción para el siguiente año a fin de evaluar nuevos aspectos X Abril 2011 Bienestar Realizar una capacitación en realización de ACPM y análisis de datos Auditar el proceso de auditorias internas y revisión por dirección entre el 4 y 5 de octubre X Auditores internos Acompañamiento por medio de asesoría externa para velar por el sostenimiento y mejoramiento del SGC

28. Conclusiones Generales ¿El sistema de gestión de calidad ha sido CONVENIENTE para la institución, visto desde el punto de vista interno como externamente por los clientes? ¿El sistema de calidad ha sido ADECUADO a los requisitos del cliente, la normatividad ISO y la estandarización de procesos internos? ¿El sistema de calidad ha sido es EFICAZ de acuerdo a los nuevos lineamientos de calidad establecidos y el enfoque pretendido?

29. Conclusiones Generales COMPROMISO DE LA INSTITUCIÓN PARA MEJORAR LA EFICACIA DE LOS PROCESOS

30. Conclusiones Generales COMPROMISO DE LA INSTITUCIÓN PARA LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS

31. Conclusiones Generales COMPROMISO DE LA INSTITUCIÓN PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES

32. ASISTENTES A LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN NOMBRE CARGO Carlos Antonio Oliveros Rector – Líder Gestión Directiva Amantina Catrillón Coordinadora – Líder Gestión Infraestructura y Compras Nelly Castañeda Docente – Líder Gestión de Bienestar América Valencia Docente – Líder Gestión de Talento Humano Yohana Baena Secretaria – Líder Gestión Admisiones y Registros Miguel Varón Coordinador – Líder Gestión Pedagógica Juan Guillermo Montoya Asesor – Líder de Gestión de Mejoramiento