Freedom ERP - Configurações Iiniciais

Freedom
Software Livre para
Gestão Empresarial
Configurações Iniciais
Setembro/2009

Elaborado por: Heraldo Luciano

www.freedom.org.br

Freedom ERP
Software Livre para
Gestão Empresarial

Sumário

Pré Requisitos .............................................................................................4
Informações Importantes............................................................................4
Módulo Standard..........................................................................................6
Função................................................................................................................6
Acessando o módulo.........................................................................................6
Cadastros e configurações básicos................................................................7
Papel...........................................................................................................................8
Impressora.................................................................................................................8
Estação de Trabalho.................................................................................................9
Caixa PDV................................................................................................................10
Cadastros Geográficos....................................................................................11
País...........................................................................................................................11
UF (Estado)..............................................................................................................11
Município..................................................................................................................11
Plano de Pagamento........................................................................................12
Empresa e Filial................................................................................................14
Modelos e Séries de Notas Fiscais................................................................15
Moedas e Natureza de Operação (CFOP)......................................................16
Moedas.....................................................................................................................17
Mensagens..................................................................................................17
Tipos de movimentos......................................................................................18
Geral .................................................................................................................18
Restrições de Usuário.....................................................................................19
Tratamento tributário.................................................................................19
Preferências Gerais...................................................................................21
Geral..................................................................................................................21
Venda.................................................................................................................22
Compras............................................................................................................23
Preços...............................................................................................................24
Orçamento e PDV.............................................................................................25
Financeiro.........................................................................................................26
Contábil.............................................................................................................27
SVV....................................................................................................................27
Devolução.........................................................................................................28
Produto.............................................................................................................28
Estoque.............................................................................................................29
NF e...................................................................................................................29
Recursos...........................................................................................................30
Conhecimento de frete....................................................................................30

www.freedom.org.br heraldo.luciano@gmail.com
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Mail....................................................................................................................31
Próximos passos.......................................................................................31
Sobre este manual.....................................................................................32

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Pré Requisitos

Módulo Standard (FreedomSTD) devidamente instalado (Veja Manual de
Instalação).

Informações Importantes

Para confecção deste manual, está sendo utilizada a versão 12/06/2009 15:00:50

• O Freedom diferencia MAIÚSCULAS de minúsculas (case sensitive). Portanto, é
importante definir um padrão para os cadastros. Ex.: TODAS MAIÚSCULAS,
todas minúsculas, Primeira Letra Maiúscula. Nas buscas, deve-se digitar
exatamente como cadastrado ou não será encontrado, por exemplo: se está
cadastrado Produto, numa pesquisa o sistema não encontrará produto nem
PRODUTO. O mesmo vale para cliente, Cliente ou CLIENTE. Selecionando um
texto em qualquer campo e pressionando SHIFT+F3, muda tudo para
MAIÚSCULAS.

• O Freedom ERP é multitarefa, o que significa que podem ser abertas diversas
janelas simultaneamente. Por exemplo: pode-se abrir a janela de pedidos,
cadastro de clientes, etc. A grande vantagem está na possibilidade de não
precisar cancelar uma operação para realizar outra.

• A tecla Enter emula o Tab, exceto nas listas e “check box”
isso significa que pressionar enter, muda para o próximo campo.

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• Campos destacados em vermelho são de preenchimento obrigatório:

• Ícones das telas de cadastros e configurações
Imagem Ação/Definição Atalho
Novo – Insere um novo ítem CTRL+N
Deletar – Exclui os dados CTRL+D
Editar – Permite alteração no dados CTRL+E
Salvar – Grava os dados fornecidos CTRL+S
Cancelar – Abandona a entrada/edição dos dados CTRL+W
Primeiro – Vai para o primeiro registro CTRL+PGUP
Anterior – Volta um registro PageUP
Próximo – Avança um registro PageDown
Último – Vai para o último registro CTRL+PGDN

• Ícones das telas de movimentação
Visualizar Impressão – mostra o relatório na tela CTRL+R
Imprimir – Envia o relatório para a impressora CTRL+P
Fecha Compra/Venda – Efetiva a movimentação F4
Observação – Insere uma observação CTRL+O
Sair – Fecha a tela Shift+F4

• Ícones dos relatórios
Visualização padrão N/D
Ajusta o relatório à altura da tela N/D
Ajusta o relatório à largura da tela N/D
Exporta o relatório para um arquivo texto N/D
Exporta o relatório para um arquivo .PDF N/D
Envia o relatório por correio eletrônico (e-mail) N/D

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Pressione F1 para ter acesso às teclas de atalho:

Trabalhando com datas:
No Freedom ERP, os campos com data podem ser preenchidos de diversas maneiras:
Digitando 1 ou 01, será preenchido com o dia primeiro do mês corrente, por exemplo,
01 <enter>: 01/08/2009, digitando 0101 ou 011 <enter>: 01/01/2009 e assim por
diante.

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Módulo Standard
Função

O módulo Standard é o ponto de partida para a utilização do Freedom ERP. É
neste módulo onde são definidos os principais parâmetros e cadastros.

Acessando o módulo.

Clique no ícone ou Informe Usuário: sysdba e Senha: masterkey. Letras
minúsculas na senha.

Pressione Enter ou Barra de Espaço na mensagem de erro que surgirá.

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Cadastros e configurações básicos.

É necessário fazer alguns cadastros antes de iniciar as configurações, a saber:

• Papel

• Impressora

• Estação de trabalho

• Caixa PDV

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Papel

Clique em Arquivo, Configurações, Papel:

Cadastrando papeis:

Cód.papel* Código que identificará o papel
Desc. do papel* A4, A5, Carta, Ofício... **
Num.linhas* Quantidade de linhas imprimíveis (impressão texto).
Num.colunas* Quantidade de colunas imprimíveis (impressão texto).
Altura* Não é mais utilizado. Coloque zero.
Largura* Não é mais utilizado. Coloque zero.
Classe de layout de NF Identificação do modelo de Nota Fiscal

* indica campo de preenchimento obrigatório. ** A descrição identificará o papel

Impressora
Clique em Arquivo, Configurações, Impressora

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Clique no botão Novo, coloque uma descrição para impressora, escolha o Tipo e uso
Padrão nas listas.
Num. Série: No caso de impressora fiscal, o número de série do fabricante. Será
enviado ao Sintegra.
Informe o código papel cadastrado anteriormente ou pressione F2 para pesquisar.

Escolha o papel na tabela e em OK. Clique no botão Salvar e em seguida, Sair.

Clique no botão Novo, digite o código da impressora em Cód.imp ou pressione F2 para
pesquisar. Idem para o Cód.papel.
Porta Windows: LPT1, LPT2, USB, etc.
Porta Linux: Nome da impressora no linux para envio de impressão texto. Se não
souber, coloque zero “0”.
Defina se será a impressora padrão e se é uma impressora gráfica.
Defina um Tipo uso.

Estação de Trabalho

Clique em Arquivo, Configurações, Estação de trabalho.

Clique no botão Novo, dê um nome para a estação de trabalho, marque ou não o Modo
demonstrativo. Se desejar alterar a fonte nos relatórios em modo texto, informe nome
da fonte e o tamanho. Lembre-se de verificar a formatação.

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Nº estação Número que identificará a estação
Descrição da Nome da estação: Servidor, Caixa, Balcão, etc
estação de trabalho
Modo Este modo deve ser ativado para demonstração do PDV/ECF
demonstrativo sem impressora fiscal.

Caixa PDV

Importante: Mesmo se não for utilizar um PDV será necessário cadastrar um.

Clique em Arquivo, Configurações, Caixa PDV

Clique no botão Novo, digite uma descrição para identificar o caixa. No campo
Cód.est. digite o código da estação de trabalho ou pressione F2 para pesquisar.
Defina faixa de sequência para o PDV. Cada PDV deve ter uma faixa, por exemplo, o
PDV1: 1 a 99999, o PDV2: 100000 a 199999, etc.

Marque as demais opções conforme o caso.

• Se a empresa vai emitir Cupom Fiscal (consulte legislação).
• Se vai operar com TEF (Transferência Eletrônica de Fundos).
• Se o PDV vai fazer vendas ou vai apenas finalizar (receber) os orçamentos
emitidos.

Não se esqueça de gravar!

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Cadastros Geográficos
• País
• UF (Estado)
• Município

Clique no botão Novo, coloque o Nome do país. No primeiro campo Sigla, deve ser
preenchido com duas letras (BR) e no segundo com três (BRA), coloque o DDI (Brasil:
55), Cd.Bacen (Brasil: 1058) grave.

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Clique no botão Novo, no campo UF, digite a sigla do Estado (as duas letras
maiúsculas). Informe o Cód.País ou pressione F2. Preencha o Nome, o Cód.UF e
marque a Região. Grave.

Clique no botão Novo, em Cód.Mun. digite um código alfanumérico, informe o Estado
(UF), o País, digite o nome do Município e o DDD. Grave.

Plano de Pagamento

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Descrição do plano de pagamento: informe uma descrição.
Nº Parcs.: informe a quantidade de parcelas.

Os próximos 4 itens não são obrigatórios e DEPENDEM de outros cadastros
N.Conta: informe a conta destino dos recebíveis. (Ver: Financeiro/Contas)
Cód.planj.: informe o planejamento. (Ver: Financeiro/Planejamento)
Centro de custo: informe o centro de custo. (Ver Financeiro/Centro de custo)
Cód.tab.juros: informe a tabela de juros. (Ver Financeiro/Tabela de juros)

Orçamento aprovado por padrão? Orçamentos com este plano de pagamento são
aprovados por padrão (automaticamente).
Ativo? Ativa ou desativa para uso.
Cadastro para: informe se é um plano de pagamento para Compra, Venda ou Ambos.
Regras para vencimento: se deve Antecipar, Prorrogar, ou manter (Nenhuma), caso
um vencimento caia num Sábado, ou Domingo, ou Feriado (Ver: Cadastro de
Feriados)
Regras para o dia do vencimento: informe se será Automático, Dia fixo, neste caso,
informe o Dia, ou Dia útil.

Parcelamento

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Informe o percentual de cada parcela, o período dias para o vencimento, a descrição
da parcela.
Gerar lançamento financeiro já quitado? O lançamento terá sua baixa automática.

Empresa e Filial

Clique em Arquivo, Configurações, Empresa

Clique no botão Novo e preencha os campos com os dados da empresa, inclusive o
Nome fantasia.

Outros campos:

Cod.EAN: somente para associado GS1 Brasil, informar o código de seis números.
%ISS: no caso prestador de serviços, informar o percentual de ISS.
C.país: para associado GS1 Brasil, informar o código do País (Brasil=789).
Intercâmbio de almoxarifado entre filias?: marcando Sim permitirá a troca de
mercadorias entre as filiais (verificar legislação).
Foto: permite colocar o logotipo da empresa, que será mostrado em todos os relatórios
gráficos. Clique com o botão direito do mouse e selecione o arquivo (.jpg).

Clique no botão Gravar e cadastre uma filial (mesmo que seja única) na parte inferior.

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Nota: Se não for associado à GS1 Brasil e desejar usar gerar código de barras para
uso interno da loja (iniciado por 2), preencha os campos Cod.EAN: 000000 (seis zeros)
e C.país: 200. No cadastro de produtos, clique no ícone para gerar o código de
barras com base no código do produto.

Clique no botão Novo e preencha os campos com os dados da filial, inclusive o nome
fantasia.

Outros campos:

Cód.dist.fil: Utilizado para empresas distribuidoras ou franquias. Código de
identificação na franquiada.
Sede: marque se for Matriz ou filial única
Fiscal: marque se a empresa estiver enquadrada no Simples.
PIS, COFINS, IR, Cont.social, perc.Simples: informe os respectivos percentuais.

Informe os códigos do País, UF e Município. Pressione F2 para pesquisar se for
necessário. Pressione Gravar.

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Modelos e Séries de Notas Fiscais

Cadastre a série de notas fiscais: série 1, série 2. A contagem (numeração) poderá ser
alterada clicando em Reiniciar contagem (verificar legislação).

Cadastre os Modelos de Notas Fiscais: modelo 1, modelo 1-A (verificar legislação).

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Moedas e Natureza de Operação (CFOP)

Moedas

Faça o cadastro da moeda corrente. O Cód.Mda. deve ser inserido manualmente.
Cadastre as moedas estrangeiras se precisar. Neste caso, marque Índice de valores,
escolha o Tempo de atualização. No caso do Real, o Cód.FBN é 9.

Utilize a aba Cotação para atualizar os valores das moedas estrangeiras.

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Mensagens

Clique em Fiscal, Mensagens

Cadastre uma mensagem (será item obrigatório na parametrização).
As mensagens são utilizadas no final de cupons e notas fiscais (observar
legislação)
Ex. NF: ICMS reduzido conforme convênio...

Tipos de movimentos

Clique em Estoque, Tipos de movimentos.

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Geral

Cadastre os tipos de movimentos que serão usados nas telas de saída e entrada, por
exemplo, Vendas com ECF, Vendas com Nota Fiscal, Pedidos de Venda,
Orçamentos (Propostas de venda), Pedidos de Compra (a fornecedor), Compras,
etc. Outros tipos serão vistos mais adiante.
Observe que no caso de um Orçamento, não deve gerar movimentação Fiscal, de
Estoque, nem Financeiro. Também não haverá impressão de Nota Fiscal e Boleto.

Restrições de Usuário

Indica quais usuários podem utilizar um tipo de movimento.

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Tratamento tributário

Clique em Arquivo, Tabelas, Produto, Tratamento tributário.

É utilizado para classificar a forma de tributação de determinado grupo de produtos.

Tributada Integralmente Substituição Tributária Redução de Base de cálculo
Isento ou Não tributada Isenta Não Tributada
Suspensão Diferimento

Regras CFOP

Clique em Fiscal, Regras CFOP

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Cadastre as regras fiscais, vinculando os tipos de movimentos ao CFOP de acordo com
o caso, por exemplo, vendas dentro do Estado, interestadual, compras, etc.

Os cadastros mais básicos estão prontos. Agora é preciso configurar os parâmetros
gerais e colocar o Freedom ERP em produção.

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Preferências Gerais

Clique em Arquivo, Preferências, Preferências gerais.

Geral

Ano Base c.c (Centro de Custos): Informe o ano corrente.
Casas decimais: informe o número de casas decimais para financeiro e demais casos.
RG. do cliente obrigatório? Se será obrigatório informar o RG do cliente.
Permitir clientes com o mesmo CNPJ? Permite duplicidade de CNPJ.
CNPJ obrigatório para o cadastro de clientes? Se será o obrigatório informar CNPJ.
CNPJ obrigatório para o cadastro de fornecedores? Se será obrigatório informar
CNPJ.

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Inscrição estadual obrigatória no cadastro de fornecedores? Se será obrigatório
informar a IE.
Validar CPF do cliente? Verifica se o CPF informado é válido.
Acesso para ativação de clientes por usuário? Quando esta opção está ativada, só
usuários com permissão podem ativar clientes.
Validar IE do cliente? Verifica se a IE é válida.
Validar IE do fornecedor? Verifica se a IE é válida.
Consistir insc. Estadual para clientes pessoa física? Você sabe???
Destaca crédito de ICMS (Simples)? Define se será destacado o ICMS nas notas,
mesmo que a empresa esteja no simples. Verificar % de ICMS no cadastro da filial.
Gera códigos unificados para Clientes/Fornecedores/Transportadoras/Filial?
Mensagem para destaque de crédito de ICMS (Simples):

Venda

Distrib. dos setores: Define se o agrupamento de setores será efetuado no cadastro de
comissionados, ou no cadastro de clientes, ou em ambos.
Ordem de emissão: determina a ordem dos produtos na lista.
Tipo de movimento para pedido: informe a movimentação para pedido.
Tipo de movimento para Nota Fiscal: informe a movimentação para nota fiscal.
Tipo de movimento para serviço: informe a movimentação para serviço

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Layout padrão para pedido: informe o layout que será usado na impressão do pedido.
Pedido sequencial? Efeito interno na forma de trazer o número do pedido. Para
trabalhar em rede deverá ser escolhido sequencial.
Permite saldo negativo? se será possível vender produtos sem estoque.
Permite saldo de lote negativo? se produtos com controle de lote podem ter saldo de
lote negativo (o controle de lote torna as operações demoradas).
Prazo de entrega na venda? Opção não esta sendo utilizada.
Data de entrega no pedido? Opção não esta sendo utilizada.
Recalcular preço na venda? Recalcula o preço no pedido quando mudamos o plano
de pagamento.
Permitir venda de matéria prima? se produtos adquiridos como matéria prima poderão
ser vendidos (indústria).
Travar tipo de Mov. NF na inserc da venda? Se habilitada, não permite cadastrar
notas diretamente na tela de vendas, neste caso o sistema transformará em tipo de
movimento de NF. O mais adequado é selecionar esta opção para evitar problemas com
numeração de NF.
Bloquear venda após impressão da NF? Se habilitado, bloqueia a venda e não
permite alterações após a impressão da NF.
Calcula comissão com base nas duplicatas? se a comissão será calculada na com
base na emissão do pedido ou nos vencimentos da duplicatas (parcelamento).
Controle do saldo negativo por grupo? Passa o controle de permissão de estoque
negativo para grupo de produtos.
Usar layout personalizado para pedido? Se habilitado, deverá ser cadastrado um
layout para pedido.

Compras

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Usa referência na compra? Se habilitado, utiliza o campo referência do produto na tela
de compras.
Aba transp.na tela de compras? Exibe a transportadora.
Aba solicitação na tela de compras? Exibe aba solicitação.
Mostra preço de compra nos relatórios? Você sabe???
Habilita campo de custo na compra? Exibe o campo custo MPM na tela.

Layout padrão para pedido de compra: Informe o modelo para pedido de compra
Descrição para campo...: Você sabe???

Preços

Tabela de preços: informe uma tabela de preços.
Plano de pagamento: informe um plano de pagamento.
Classificação dos clientes: informe uma classificação de clientes.
Os dados acima serão usados na tela de consulta de preços/estoque. Saídas,
Consultas, Preços.

Controle do preço sobre o custo: MPM - Média Ponderada Móvel (mais usado) ou
PEPS - Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair (verificar legislação).
% Min.custo: Percentual mínimo acima do custo para se fazer uma venda.
Preço de custo sem ICMS: se o ICMS incidirá sobre o preço de custo.

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Orçamento e PDV

Tipo de movimento para orçamentos: informe o movimento criado para Orçamentos.
Tipo de movimento: informe o movimento criado para ECF.
Plano de pagamento: informe o plano de pagamento padrão para o PDV.
Cliente: informe o cliente padrão para o PDV.
Mensagem: A mensagem que será impressa no orçamento.

Classe padrão para orçamento: informe o layout para impressão gráfica.
Descrição do título do orçamento: Você sabe???
Título para campo TXT01: Você sabe???
Prazo de entrega para o orçamento: prazo em dias para entrega do orçamento, se
aprovado. Na impressão, aparecerá a data.
Dias p/vencimento do orçamento: prazo em dias de validade do orçamento. Quando
não é impresso no documento, o prazo legal é de 10 (dez ) dias.
Validade na impressão: se será impresso a data de validade ou o número de dias.

Marque as demais opções de acordo com as necessidades:

Permitir aprovação...: se será mostrada a opção de aprovação ao pressionar F4.

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Recalcular preço...: se o preço de venda será recalculado na aprovação do orçamento,
caso tenha tido alteração após a digitação deste (observar legislação).
Permitir busca genérica de produto no orçamento: Você sabe???
Usa lote no orçamento: será necessário informar lote e vencimento para os produtos
com lote na digitação do orçamento, o que torna o processo demorado.
Usar imagem...: Será impressa a imagem com a assinatura do 'comissionado'.
Usar nome do comissionado no orçamento: não está funcionando.
Adicionar códigos...: o número do(s) orçamento(s) transformado(s) em venda é
impresso no pedido/cupom fiscal.
Mostrar aba transportadora...: quando marcado, mostra a aba para seleção da
transportadora.
Orçamento sequencial: Marque esta opção se for trabalhar em rede.
Assinatura: clique com o botão direito para selecionar o arquivo com a assinatura.

Financeiro

Moeda corrente: informe a moeda corrente.
Verificação de crédito:
Não verificar: não verifica limite de crédito do cliente.

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Consulta crédito pré-aprovado: Você sabe???
Consultar
Fechamento da venda: se a verificação do limite se dará no fechamento
Inserção do ítem: se a verificação do limite será na inclusão dos itens
Ambos: a verificação do limite acontecerá em ambos os casos.
Atualiza parcela na impressão do boleto: Você sabe???
Juros pós calculados: Você sabe???
Estorna parcela na alteração da data de vencimento: Você sabe???
Liberação de crédito globalizado: Você sabe???
Comissionado obrigatório na manutenção de comissões: Você sabe???

Tabela de juros: tabela de juros que será utilizada no financeiro.
Histórico padrão contas a receber: mensagem do campo Observações.
Histórico padrão contas a pagar: mensagem do campo Observações.

Contábil

Escolha o sistema Contábil para exportação.

SVV

Função???

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Devolução

Como funciona???

Produto

Exibe custo PEPS no cadastro de produtos? Marcado ou não, está exibindo.
Busca automática de produto similares? Exibe produtos similares nas telas de
movimentação e consultas de produtos (ver Similaridade).
Descrição completa do produto para Orçamento e Pedido? Define se será impressa
a descrição completa do produto (na segunda linha do relatório gráfico).
Busca genérica do código do produto? Você sabe???
Usar referência? Define se a digitação dos produtos nas telas de movimentação será
pela referência ou pelo código do produto.

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Tamanho da descrição do produto: define o tamanho da descrição do produto. Se
houver emissão de cupom fiscal, verifique o limite do equipamento e a legislação.
Tipo de código de barras: define o tipo de código de barras a ser gerado. EAN 13:
gera código de barras de acordo com este padrão – 12+1. 39: o código de barras será
baseado no código do produto.

Estoque

Tipo de movimento para inventário: define o tipo de movimento que será usado para
inventário (ver Tipos de Movimentos).
Tipo de movimento para RMA:define o tipo de movimento que será usado para RMA
(ver Tipos de Movimentos).

Controla estoque? Define se o estoque será controlado.
Multialmoxarifados? Define se haverá controle de mais de um almoxarifado (depósito).
Bloquear compra após finalizar? Bloqueia a compra após a finalização, impedindo
alterações. (não está funcionando)
Busca valor da última compra? Na digitação dos produtos, busca o valor da última
compra. Interessante quando se dá entrada em produtos com pouca alteração de preço,
mas dá margem a erros caso não seja informado o novo preço quando houver alteração

NF e

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Recursos

Habilitando esta opção, basta preencher o campo clicar na interrogação e o
sistema preencherá os campos de endereço.

OBS: Não funciona para localidades com CEP único. Necessário conexão à internet.
Não funciona sob proxy.

URL: http://cep.republicavirtual.com.br/web_cep.php?cep=%s&formato=xml

Conhecimento de frete

Tipo de movimento: informe o tipo de movimento para conhecimento de frete (ver
Tipos de Movimentos).

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Mail

Permite o envio de relatórios, pedidos e orçamentos (gráficos) por e-mail.

Verifique as instruções para configuração de envio de mensagens com o seu provedor.
Não funciona sob proxy.
Verifique as configurações de email no módulo FreedomCFG, onde pode ser inserida
uma 'assinatura' padrão para as mensagens e ainda cadastrar “contas” de e-mail para
grupos de usuários

Este manual retrata as configurações mais básicas do Freedom ERP.

Próximos passos

'Povoar' o sistema com os cadastros necessários para entrar em produção:
Produtos/Serviços, Clientes, Fornecedores, Financeiro, Comissionados, Usuários.

Módulo FreedomCFG
Cadastrar os usuários e suas permissões.

OBS: TODOS os itens destacados carecem de detalhes.

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Sobre este manual

Idealização: Heraldo Luciano
Colaboração: Setpoint Informática
Comunidade do Freedom no Google Groups

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Trata-se de uma iniciativa independente, não oficial, voluntária, sem qualquer
vínculo com os desenvolvedores e ou mantenedores do aplicativo.
Todas as informações aqui contidas são baseadas na minha experiência com o
Freedom ERP, bem como em pesquisas feitas aos sites das comunidades de apoio ao
projeto, cujo conteúdo, por sua vez, é fornecido, em boa parte por casos por usuários
independentes.

Este manual poderá ser alterado a qualquer momento sem necessidade de aviso
prévio.

Toda colaboração é muito bem-vinda. Se deseja colaborar, entre em contato:
heraldo.luciano@gmail.com

Os produtos e marcas com “copyright” citados neste manual são de propriedade
de seus respectivos fabricantes e ou licenciadores.

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/br/

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