Договорная работа с контрагентами – это важная тема для любого бизнеса, так как всегда есть взаимодействие с Клиентами и с Поставщиками. Часто этот участок плохо или недостаточно хорошо проработан, не так эффективен, как хотелось бы. При использовании программы 1С:Документооборот 8 можно значительно изменить ситуацию, снизить затраты на координацию сотрудников и в разы повысить эффективность (прозрачность, упорядоченность работы, минимизация временных затрат).

1. Управление договорами в 1С:Документооборот 8

2. План семинара «Управление договорами в 1С.ДО»
• Для кого требуется Управление договорами в 1С.ДО;
• С какими проблемами в договорной работе сталкивается бизнес;
• Чем полезен для договорной работы 1С:Документооборот;
• Основные процессы договорной работы;
• Как организовать в программе работу с договорами;
• Технология настройки Управления договорами в 1С:Документооборот;
• Успешный опыт группы компаний «Архыз»;
• Сложности проектов 1С:Документооборот;
• Зачем нужны внешние специалисты 1С.ДО;
• Какие шаги нужно сделать;
• Обсуждение темы Управление договорами (вопросы в чат).

3. Для кого нужно «Управление договорами»
• Договорная работа является основой ведения бизнеса;
• Основа взаимодействия – договоры и связанные документы;
• Договорная работа требует организации и упорядоченности;
• Нужен эффективный контроль договорной работы;
• Нужно вывести бумажные документы в электронную форму;
• Требуется быстрый поиск документов;
• Необходимо упорядочить работу разных подразделений;
• Нужна возможность работать с удаленных территорий;
• Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на
конкурентоспособность и рентабельность организации.

4. С какими пРобЛемАМи сталкивается бизнес…
• Используются разные образцы документов, иногда неактуальные;
• Правила в разных подразделениях могут быть разными;
• Юристы не могут обеспечить «чистоту» работы с договорами;
• Сложно понять, кто внес какие изменения в документ и почему;
• Время согласования документов слишком велико;
• После согласования могут быть внесены изменения;
• Ответственный за договор тратит слишком много усилий;
• Документы находятся неизвестно где и у кого;
• Доступ к договорам может быть непредсказуемым;
• Тратится много времени на поиск нужного документа;
• Сложно отслеживать связанные договорные документы;
• Исполнение договора может быть на не удовлетворительном уровне;
• Документы могут теряться…

5. Какие механизмы представляет 1С:Документооборот
– Хранение любой информации (данных в электронном виде);
– Структурирование этих данных в системе;
– Определение доступа к договорным документам;
– Совместная (одновременная) работа с актуальными данными;
– Процессы обработки документов и данных;
– Удобный и быстрый поиск документов и их данных;
– Механизмы исполнения и контроля;
– Доступ к документам с разных территорий (по сети, через инет);
– Создание стандарта в работе с договорами;

7. Основные процессы договорной работы
– Создание договора;
– Согласование договора;
– Контроль возврата переданных экземпляров;
– Учет связанных документов;
– Исполнение обязательств;
– Контроль и продление срока действия;
– Расторжение договора;

8. Создание договора

9. Задаем множество видов договоров

10. Настраиваем каждый вид документа

11. Добавляем любые дополнительные реквизиты

12. Подготавливаем шаблон файла

13. Подготавливаем шаблон документа

14. Создаем договор по шаблону

15. Регистрационная карточка договора

16. Согласование договора
• Последовательное
• Параллельное
• Смешанное

17. Шаблон согласования договора

18. Процесс согласования в документе

19. Ответственный за договор управляет согласованием

20. Визы в документе

22. Журнал передачи документов

23. Контроль переданных документов

24. Исполнение договора

25. Исполнение договора

26. Регулярное исполнение обязательств по договору

28. С договором связаны другие документы
– приложения
– доп. соглашения
– протоколы переговоров
– протоколы разногласий
– подрядные договоры
– акты
– накладные
– переписка по договору
– и т.п.

29. Связи с другими документами в карточке договора

30. Печать структуры связей договора

31. Контроль наличия сопроводительных документов

32. Учет срока действия документов

33. Учет срока действия договора

34. Контроль срока действия договоров

35. Расторжение договора

36. Расторжение договора

37. Расторгнутые договоры

38. Ограничение доступа
• Права на папки;
• Грифы доступа;
• Виды документов;
• Организации;
• Группы корреспондентов;
• Группы физических лиц;
• Вопросы деятельности;
• Рабочие группы в данных;;

39. Права доступа по папке размещения

40. Права по группам доступа

41. Использование рабочей группы

42. Поиск данных

43. Поиск по заданным параметрам

44. Поиск как в интернет

46. Технология настройки 1С:Документооборот

47. СЭД – это очень сложные проекты

48. Какие нужно сделать шаги

49. Почему лучше привлечь внешних специалистов
– Это сертифицированные профессионалы;
– Есть опыт создания работающих решений;
– Независимый профессиональный взгляд на проблемы;
– Возможность урегулировать внутренние конфликты интересов;
– Лучший способ безопасно освоиться с программой;
– Ориентация на результат, а не на процесс;
– Не нужно сильно отвлекать собственные ресурсы;
– Ответственность за результат на Исполнителе;
– Всегда проще купить готовое решение, чем «делать своими руками»;

50. Планируем создание полезного инструмента
– Кому нужен проект;
– Что мы должны получить;
– Кто его будет делать;
– Определяем сроки;
– Составляем план проекта;
– Инициируем проект;
– …делаем!
– *обращаемся в Кодерлайн
– *консультируемся по Skype a.kukanov