Metodologia interventoriasdmv3.0

METODOLOGÍA PARA LA INTERVENTORÍA TÉCNICA, FINANCIERA,
CONTABLE, JURÍDICA Y ADMINISTRATIVA DEL CONTRATO 20161270
CONTRATO DE CONSULTORIA CELEBRADO ENTRE LA SECRETARÍA DISTRITAL
DE MOVILIDAD Y LA UNIÓN TEMPORAL INGENIAN MACROPROYECTOS 2016
Bogotá, D.C., Marzo de 2017

SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD
SDM
METODOLOGÍA PARA LA INTERVENTORÍA TÉCNICA,
FINANCIERA, CONTABLE, JURÍDICA Y ADMINISTRATIVA
DEL CONTRATO 20161270
Página 2 de 19
TABLA DE CONTENIDO
1. HISTORIAL DE CAMBIOS 3
2. INTRODUCCIÓN 3
3. OBJETIVO 3
4. ALCANCE 3
5. DEFINICIONES 4
6. PRINCIPIOS DE LA INTERVENTORÍA 8
6.1. CALIDAD 8
6.2. IMPARCIALIDAD 8
6.3. OBJETIVIDAD 8
6.4. DEBIDO PROCESO 8
6.5. PARTICIPACIÓN 8
6.6. CONTRADICCIÓN 8
7. MODELO DE GESTIÓN DE LA INTERVENTORÍA 9
8. ROLES 10
9. FUNCIONES GENERALES 10
10. FUNCIONES ESPECÍFICAS 11
10.1. TÉCNICAS 11
10.2. ADMINISTRATIVAS 12
10.3. FINANCIERO Y CONTABLE 13
10.4. JURÍDICO 14
11. METODOLOGÍA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ENTREGABLES 15
12. PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO 15
13. REVISIÓN DE INFORMES DEL CONTRATISTA 16
14. PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES PROPIAS DE LA
INTERVENTORÍA 16
15. PLAN DE COMUNICACIONES 16
16. PROTOCOLO DE GESTIÓN DE RIESGOS 17
17. ORGANIZACIÓN Y PRIORIDAD DE ACTIVIDADES DE LA INTERVENTORÍA 18

SDM
Página 3 de 19
1. HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción del Cambio
24 de febrero de 2017 1.0 Primera versión del documento
21 de marzo de 2017 2.0
Segunda versión del documento – Se
adiciona el proceso de auditoría y pruebas
23 de marzo de 2017 3.0
Tercera versión del documento
Se efectúan ajustes según Reunión de
Socialización de la Metodología a SDM
del 22 de marzo de 2017
2. INTRODUCCIÓN
En virtud de la importancia de la labor de interventoría o supervisión en la correcta
ejecución del Contrato No 20161270, se ha considerado necesaria la elaboración de un
documento que contenga una serie de lineamientos que de manera práctica relacionen
las actividades que ejecutará el equipo de Interventoría.
3. OBJETIVO
Definir un conjunto de acciones, indicadores y puntos de control con el fin de realizar la
interventoría integral que comprenda el seguimiento técnico, financiero, contable, jurídico
y administrativo, al diseño, desarrollo, implementación, migración y puesta en
funcionamiento del Sistema de Información de Procesos Administrativos SIPA, que
incluye el licenciamiento a perpetuidad de plataformas BPM y CMS.
4. ALCANCE
La Interventoría se desarrollará en el marco del Contrato de Consultoría No 20161270, el
cual tiene como objeto “..Diseño, desarrollo, implementación, migración, puesta en
funcionamiento y soporte del Sistema de información de procesos administrativos "SIPA",
que incluya el Licenciamiento a perpetuidad de plataformas BPM y CMS, de conformidad
con el Anexo No. 1 "Requerimientos técnicos mínimos” y las adendas 1, 2 y 3, el pliego de
condiciones, la propuesta económica y demás documentos que lo conforman.

SDM
Página 4 de 19
5. DEFINICIONES
• ACTA: Documento donde se describen los aspectos tratados en una reunión,
dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el
responsable de cada una de ellas.
• ACTA DE CIERRE: Documento mediante el cual se formaliza el cierre de la
ejecución contractual en los contratos derivados y de funcionamiento que no
requieren la suscripción de un Acta de Liquidación entre las partes.
• ACTA DE ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS AL CLIENTE: Documento
mediante el cual el Contratista hace entrega y la Secretaría Distrital de Movilidad
recibe a satisfacción los bienes, obras o servicios objeto del convenio o contrato
suscrito.
• ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL: Documento mediante el cual el Contratista
hace entrega y la Secretaría Distrital de Movilidad recibe a satisfacción los bienes,
las obras, o los servicios objeto del contrato suscrito, soportado en el visto bueno
dado por el Interventor y/o Supervisor del contrato.
• ACTA DE INICIO: Documento mediante el cual se formaliza el inicio de la ejecución
contractual.
• ACTA DE TERMINACIÓN DE CONTRATO: Documento que se suscribe en la fecha
de terminación, en el cual se deja constancia del cumplimiento del objeto contractual
y de las actividades no ejecutadas y las ejecutadas de forma defectuosa, incluyendo
el cronograma de entrega de los pendientes en caso de que exista compromiso por
parte del Contratista.
• ADICIÓN: Es el proceso por el cual se agregan o incluyen recursos al convenio y/o
contrato con el fin de lograr el cumplimiento de su objeto. Se fundamenta en el
análisis de la viabilidad y conveniencia, así como en la generación de soportes
técnicos debidamente elaborados por el Contratista, confirmados y presentados por
el interventor y avalados por la Secretaría Distrital de Movilidad; igualmente en la
existencia de disponibilidad presupuestal.
• ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD: Conjunto de actividades sistemáticas para
garantizar la calidad y confiabilidad de un producto. Es una metodología mediante la
cual se busca que un producto elaborado cumpla con el uso y los propósitos
inicialmente definidos, cumpliendo con los parámetros de calidad establecidos
(especificaciones), de forma tal que se pueda satisfacer la necesidad del cliente.
• CALIDAD: Totalidad de características de un producto que lo hacen apto para su
uso o propósito y a su vez provee la aptitud para satisfacer unas necesidades muy
explícitas. Se dimensiona teniendo en cuenta factores como: Desempeño, factibilidad
de uso, seguridad, disponibilidad, confiabilidad, afectación al medio ambiente,
economía, estética, etc.
• CASO DE PRUEBA: conjunto de condiciones o variables bajo las cuáles un analista

SDM
Página 5 de 19
determinará si una aplicación, un sistema software, o una característica de éstos es
parcial o completamente satisfactoria.
• CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP: Documento
expedido por el responsable del presupuesto en la Secretaría Distrital de Movilidad.
Este documento garantiza que exista apropiación presupuestal disponible y de libre
afectación para cubrir el gasto y llevar un control estricto del presupuesto.
• CESIÓN: Tipo de novedad mediante la cual el Contratista cede a un tercero los
derechos y obligaciones de un contrato o solamente los derechos económicos del
mismo. El contrato se celebra en consideración a la calidad del Contratista y éste no
podrá cederlo en todo, ni en parte a ningún título, sin el consentimiento expreso,
previo y escrito de la Secretaría Distrital de Movilidad.
• CONFORMIDAD: Término que indica que la calidad de un producto terminado se
ciñe o rige por una norma específica y el producto cumple con la especificación
prevista.
• CONSULTOR: Persona natural o jurídica, que ejecuta un contrato de consultoría, es
decir, está encargado del desarrollo de un estudio, diseño o proyecto o un servicio
técnico especializado.
• CONTRATISTA: Persona natural o jurídica que se vincula con una entidad
contratante mediante la celebración de un contrato, cuya obligación es cumplir y
ejecutar el objeto del mismo, el cual puede consistir en bienes, obras o servicios. En
la práctica es la persona natural o jurídica a quien se le ha aceptado una oferta
dentro de un proceso de selección y con quien se celebra el respectivo contrato. Los
consorcios y uniones temporales también pueden actuar como Contratistas en la
celebración de un contrato.
• CONTRATO: Acto jurídico generador de obligaciones, previsto en el derecho privado
o en disposiciones especiales, derivado del ejercicio de la voluntad, celebrado entre
dos o más partes, el cual produce efectos jurídicos y económicos entre éstas,
comprometiéndose al cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo.
• CONTRATISTA: Firma(s) encargada(s) de la ejecución del Contrato Principal.
• CONTRATANTE: Entidad que efectúa la contratación para la prestación de los
servicios del contrato principal y de la Interventoría del mismo.
• CONVENIO: Es un acuerdo de voluntades, una convención regida por la autonomía
de la voluntad, es decir que las partes tienen plena libertad para llegar a los acuerdos
que sean necesarios para alcanzar los objetivos de la respectiva entidad.
• CORREGIR: Subsanar los errores encontrados.
• DÍAS CALENDARIO: Los días del calendario común que incluyen los días festivos y
no laborables de todos los plazos de días, meses o años de los que se haga mención
legal, se entiende que terminan a la medianoche del último día del plazo. Por año y
por mes se entienden los del calendario común, por día el espacio de veinticuatro
horas.

SDM
Página 6 de 19
• DÍAS HÁBILES: Aquellos previstos por la ley como laborables u ordinarios, que
efectivamente corresponden a aquellos en los cuales deben funcionar las oficinas
públicas.
• ENTREGABLE RECIBIDO A SATISFACCIÓN: Producto entregable aceptado por la
Interventoría y aprobado por la Secretaría de Movilidad en todo su contenido.
• ENTREGABLE PRESENTADO: Producto entregado por el Contratista y recibido por
la Secretaría Distrital de Movilidad y por la Interventoría y que se encuentra en
proceso de revisión y ajustes, previos a su aceptación. Sinónimo de “Entregable
Recibido” pero no a satisfacción.
• ETAPA CONTRACTUAL: Periodo que comprende desde la formalización del
contrato hasta su ejecución, es decir, desde la suscripción del contrato hasta su
recibo final y liquidación.
• ETAPA PRECONTRACTUAL: Periodo anterior al surgimiento de un contrato. Va
desde los procesos de planeación hasta la selección, es decir, desde el estudio de
conveniencia y oportunidad hasta la aceptación de la oferta.
• ETAPA POSTCONTRACTUAL: Periodo que comprende la vida útil del bien o
servicio terminado y entregado. En términos prácticos va desde la entrega formal del
objeto terminado a su operador o usuario hasta la culminación de la vida útil del
mismo.
• FACTURA: Documento presentado por el Contratista y aprobado por el interventor
y/o supervisor para el pago, por parte de la Secretaría Distrital de Movilidad, de los
bienes o servicios derivados de la ejecución de un contrato, de acuerdo con la forma
de pago pactada en el mismo. Su soporte para el trámite respectivo serán las actas
de recibo parcial o acta de liquidación.
• GARANTE: Tercero solidariamente responsable por el cumplimiento de las
obligaciones garantizadas.
• GARANTÍAS: Mecanismo de cobertura del riesgo, es el instrumento otorgado por los
oferentes o por el Contratista de una Entidad pública contratante, en favor de ésta o
en favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros: (i) la seriedad de su
ofrecimiento; (ii) el cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del
contrato y de su liquidación; (iii) la responsabilidad extracontractual que pueda surgir
para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o
subcontratistas; y (iv) los demás riesgos a que se encuentre expuesta la
administración según el contrato.
• GESTIONAR: Poner todo su empeño para el logro de las metas propuestas, sin
perder de vista la misión y visión institucional y el resultado particular del proyecto.
• IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier alteración o disturbio generado en el sistema
ambiental biótico, abiótico y socioeconómico, que sea adverso o beneficioso, total o
parcial, que pueda ser atribuido al desarrollo de un contrato cuyo objeto sean bienes,
obras o servicios.

SDM
Página 7 de 19
• IMPACTO SOCIAL: Cualquier alteración, modificación, cambio, efecto determinado,
positivo y/o negativo de la calidad de vida, las condiciones culturales, económicas,
sociales, sobre los individuos, familias y la comunidad en su conjunto por
implementación de una actividad, plan, programa, proyecto o política.
• INDUDATA S.A.S.: Firma encargada de la ejecución del contrato para realizar la
Interventoría del Contrato Principal.
• INTERVENTOR: Es una persona natural o jurídica contratada por la Entidad para
controlar, exigir, colaborar, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los
bienes, obras y/o servicios contratados, con base en los principios establecidos en
las leyes, decretos y demás normas aplicables, así como en los documentos que
rigen la relación entre la entidad contratante y el Contratista.
• INTERVENTORÍA: Es el seguimiento técnico que realiza una persona natural o
jurídica contratada para ese fin cuando el seguimiento del contrato supone
conocimiento especializado en la materia, pero el contrato de interventoría también
puede corresponder a temas financieros, administrativos y jurídicos.
• MODIFICACIÓN: Novedad utilizada para cambiar las condiciones iniciales en un
convenio o contrato diferentes al plazo de ejecución o valor.
• MUESTRA:
• PAZ Y SALVO: Es el documento en el cual las empresas o entidades dejan
constancia que las obras en el área intervenida por el proyecto, se encuentran en
buen estado y funcionamiento y no existen daños o cobros pendientes a cargo del
Contratista.
• PRÓRROGA: Tipo de novedad que se utiliza para ampliar el plazo de ejecución
(tiempo) de un convenio o contrato.
• PROYECTO: Conjunto ordenado de información sistemáticamente procesada, con
objetivo claro, delimitado y coherente, orientado a la generación de bienes y/o
servicios, que satisfagan necesidades o aprovechen oportunidades, sobre la base de
la optimización de recursos.
• REDUCCIÓN: Tipo de novedad que se utiliza para disminuir el valor de un convenio
o contrato.
• REINICIO: Tipo de novedad que restablece la operatividad normal de un convenio o
contrato que estaba suspendido.
• SDM: Secretaría Distrital de Movilidad.
• SUPERVISIÓN: El seguimiento técnico, administrativo, financiero, y jurídico ejercido
por la Entidad cuando no se requieren conocimientos especializados, y para su
ejercicio, la Entidad puede contratar personal de apoyo a través de contratos de
prestación de servicios.
• SUSPENSIÓN: Tipo de novedad que se utiliza para congelar los plazos de ejecución
(tiempo) de un convenio o contrato, cuando suceden condiciones adversas, que
impidan el normal cumplimiento del mismo.

SDM
Página 8 de 19
• TERMINACIÓN ANTICIPADA: Tipo de novedad que permite dar por terminado un
convenio o contrato anticipadamente, cuando se presente incumplimiento en el
mismo o por mutuo acuerdo entre las partes.
6. PRINCIPIOS DE LA INTERVENTORÍA
6.1. CALIDAD
Corresponde a la realización de las acciones encaminadas a verificar que cada uno de los
productos generados en el marco de los anexos que hacen parte integral del Contrato
Principal sean analizados de tal manera que se pueda certificar su calidad a través de
metodologías y herramientas especializadas y específicas para tal fin, como por ejemplo
el marco de referencia para la dirección de proyectos PMBOK® del PMI®.
6.2. IMPARCIALIDAD
Equivale a rectitud, equidad, neutralidad y objetividad. Se tendrá en cuenta que la
finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas
las personas sin ninguna condición.
6.3. OBJETIVIDAD
Es la claridad que se requiere para alcanzar un norte definido. Se aplica especialmente
cuando se trata de certificar, dictaminar u opinar un hecho o producto o actuación y está
ligado con el principio de independencia. La objetividad representa para los interventores,
la capacidad de éstos para mantener una actitud imparcial, libre de todo sesgo, para tratar
todos los asuntos bajo su análisis y estudio. Este principio ético implica que el interventor
no subordinará su criterio a la opinión de sus clientes.
6.4. DEBIDO PROCESO
Cuando del ejercicio de la inspección, vigilancia y control se derive la imposición de una
sanción, se deberá respetar el procedimiento y los derechos de las partes.
6.5. PARTICIPACIÓN
Garantizar que todas las entidades relacionadas sean protagonistas y escuchados en los
procesos de toma de decisiones.
6.6. CONTRADICCIÓN
Participación en el manejo de controversias entre el cliente y el proveedor frente a las
actuaciones que pueda afectar a alguno de los dos positiva o negativamente en sus
intereses, limitándose a evaluar y recomendar de manera imparcial acorde a las
pretensiones y justificaciones de las partes.

SDM
Página 9 de 19
7. MODELO DE GESTIÓN DE LA INTERVENTORÍA
El modelo de gestión que aplicará Indudata SAS. en la presente Interventoría se realizará
a cada una de las fases que se muestran en la siguiente imagen:
El modelo de gestión comprende el proceso de revisión de entregables del Contratista, en
cada una de las fases anteriormente descritas, que pueden plantearse en comités,
reuniones, informes, seguimiento y control de compromisos, y adicionalmente realizar la
documentación de lecciones aprendidas, y responsabilidades que se generen durante la
ejecución de las labores contractuales.

SDM
Página 10 de 19
8. ROLES
9. FUNCIONES GENERALES
● CONTROLAR: Este objetivo se orienta básicamente a verificar que el Contratista
cumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas, las
actividades administrativas, legales y presupuéstales o financieras establecidas en
los contratos celebrados dentro del plazo de ejecución.
● EXIGIR: En la medida que la función de la Interventoría o supervisión encuentre
que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente
con las cláusulas establecidas en el contrato y en los términos de la oferta del
Contratista, adquiere la obligación de informar y solicitar el debido cumplimiento de
los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin.
● PREVENIR: Consiste en establecer que el control no está destinado
exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones con anticipación,
sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del
contrato.
● VERIFICAR: Mediante el control de la ejecución del contrato para establecer su
situación y nivel de cumplimiento; esta actividad se concreta mediante la
aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la
solución de los problemas y la absolución de dudas.

SDM
Página 11 de 19
El Interventor o supervisor no tiene facultades para exonerar al Contratista de sus
obligaciones contractuales, ni ordenar trabajos extras o adicionales sin la autorización
previa de la Secretaría Distrital de Movilidad, ni para conceder plazos o aumentos en el
valor del contrato, ni para realizar modificaciones que conlleven un cambio sustancial del
objeto contractual.
10. FUNCIONES ESPECÍFICAS
10.1. TÉCNICAS
● Revisar los documentos de antecedentes del contrato objeto de interventoría
(necesidad, solicitud, estudios previos, pliegos de condiciones, anexos, entre
otros), con el propósito de ejercer una vigilancia idónea al objeto del contrato.
● Vigilar, controlar y verificar el cumplimiento del objeto contractual y las
obligaciones a cargo del consultor.
● Mantener el control y coordinación permanente sobre el desarrollo del contrato, a
través de la implementación de actividades como programación de reuniones con
el consultor y los funcionarios de la Secretaría designados.
● Verificar que las condiciones del servicio contratado cumplan con los requisitos
establecidos por la Secretaría Distrital de Movilidad y con la propuesta del
consultor para el diseño, desarrollo, migración, implementación y puesta en
funcionamiento del Sistema de información de Procesos Administrativos "SIPA".
● Verificar el cumplimiento de la aplicación de la metodología de desarrollo de
software y control de cambios exigida al consultor para la ejecución del contrato
vigilado.
● Requerir los informes al consultor que estime necesarios para verificar el
cumplimiento del contrato.
● Abstenerse de recibir los productos del contrato vigilado que no se ajusten a las
especificaciones técnicas y a las condiciones de calidad acordadas entre la
Secretaría y el consultor.
● Aprobar, controlar y hacer seguimiento a los cronogramas de ejecución que se
llegaren a formular en desarrollo del objeto contrato.
● Realizar los requerimientos pertinentes que conduzcan a la normalización de las
condiciones pactadas en el contrato vigilado, cuando éstas se vean afectadas por
retrasos o mora en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del consultor.
● Verificar la calidad de los informes que se produzcan en desarrollo del objeto
contratado, solicitando los ajustes y correcciones que estime necesarios y
convenientes.

SDM
Página 12 de 19
● Verificar el cumplimiento y efectividad de las actividades de aseguramiento de
calidad exigidas en el contrato vigilado.
10.2. ADMINISTRATIVAS
● Verificar, previo al inicio del contrato vigilado, que las garantías exigidas por la
Entidad se encuentren expedidas y debidamente aprobadas.
● Proyectar y suscribir el acta de inicio y todas las demás que se requieran para el
cumplimiento del objeto del contrato vigilado.
● Aprobar, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la suscripción del Acta
de Inicio del contrato vigilado, el Plan de Trabajo en el cual se determinen las
actividades, los plazos y la descripción de la aplicación de la metodología de
desarrollo y control de cambios a utilizar en la ejecución del contrato vigilado.
● Aprobar las hojas de vida, incluyendo sus soportes de formación académica y
experiencia, del equipo mínimo de trabajo exigido para cada fase del proyecto de
desarrollo del Sistema de Información de Procesos Administrativos “SIPA".
● Solicitar el cambio de personal dispuesto por el consultor del contrato vigilado, en
los siguientes eventos: a) Cuando el desarrollo de sus actividades no sea
satisfactoria, o sus actuaciones atenten contra la buena relación con el
contratante, o cause algún impacto negativo a la Entidad. b) Por fuerza mayor o
caso fortuito debidamente comprobados. c) En caso de enfermedad o vacaciones
será reemplazado y solo por el tiempo necesario. En caso de estos eventos el
consultor deberá sustituir al profesional, en un período que no exceda una (1)
semana, por otro que reúna, como mínimo, los requisitos de formación académica
y experiencia profesional de la persona que será reemplazada. Para ello, el
interventor deberá verificar que ello no impacte ni ponga en riesgo la ejecución del
contrato, y de las acciones tendientes a recuperar los tiempos, sin que esto se
haga a costa del esfuerzo de la Secretaría y asumirá los costos de incurrir en
mayores tiempos de ejecución.
● Aprobar los cambios al equipo mínimo de trabajo que solicite el consultor, los
casos de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados.
● Aprobar y hacer seguimiento al plan de gestión de riesgos consignados en la
matriz correspondiente.
● Atender y resolver por escrito las solicitudes que presente el consultor y la
Secretaría, en desarrollo del objeto del contrato vigilado.
● Solicitar y justificar ante el Ordenador del Gasto, previo visto bueno de la
supervisión del contrato de Interventoría, las modificaciones (adiciones, prórrogas
o simples modificaciones), que se requieran implementar al contrato vigilado con
el fin de garantizar el cumplimiento del objeto contratado.
● Prever oportunamente las dificultades que se puedan presentar durante la

SDM
Página 13 de 19
ejecución del contrato, adoptando los correctivos que resulten adecuados y
pertinentes, siempre y cuando no impliquen modificaciones al contenido del
contrato.
● Solicitar ante el Ordenador del Gasto, previo visto bueno de la supervisión del
contrato de interventoría, las cesiones, terminaciones anticipadas, suspensiones,
reanudaciones y demás actuaciones que se requieran de manera oportuna para
no afectar la debida ejecución del contrato vigilado.
● Elaborar proyecto de acta de liquidación, suministrando para ello toda la
información e informes necesarios que le sean requeridos para dicha finalidad.
● Elaborar de manera oportuna los informes periódicos y final de interventoría, que
le sean exigidos por el supervisor del contrato.
● Llevar el control de la correspondencia que se cruce entre la Secretaría Distrital de
Movilidad y el consultor del contrato vigilado, en razón de la ejecución del contrato.
● Manejar con el debido cuidado los documentos soporte que se generen dentro de
la ejecución del contrato, cumpliendo para ello las directrices que imparta la
Entidad sobre gestión documental.
● Enviar el original de toda la documentación producto de la ejecución del contrato,
dentro de los dos (02) días posteriores a su expedición, a la Dirección de Asuntos
Legales, quien es la responsable de la guarda del archivo contractual de la
Entidad, para que reposen en la carpeta del contrato, en cumplimiento de lo
señalado por el Acuerdo 39 de 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de
la Nación.
● Mantener debidamente organizado un archivo con toda la información utilizada y
elaborada durante la ejecución del contrato objeto de la interventoría, como
correspondencia o correos electrónicos cruzados con el contratista,
requerimientos, informes de ejecución, actas de reuniones, instrucciones
impartidas, y demás documentos necesarios para el control técnico, jurídico y
financiero del contrato, relacionando en general toda la información que se refiere
al desarrollo del mismo.
● Evitar que sus decisiones interfieran negativamente en las acciones del consultor
tendientes a ejecutar el objeto contratado.
● Responder las solicitudes y peticiones presentadas por el consultor dentro del
término legal. Para el efecto, deberá abstenerse de configurar el silencio
administrativo positivo consagrado en el artículo 25 numeral 16 de la Ley 80 de
1993.
● Presentar informe al Ordenador del Gasto, sobre situaciones que alteren el
equilibrio económico o financiero del contrato.
10.3. FINANCIERO Y CONTABLE
● Solicitar a la Subdirección Financiera, a través de la persona encargada para tal

SDM
Página 14 de 19
fin, la programación de los pagos en el PAC de acuerdo a las obligaciones de la
Entidad en el contrato.
● Aprobar oportunamente las facturas presentadas por el consultor del contrato
vigilado, para la cancelación del valor del mismo, de manera oportuna respecto al
cierre contable de la Entidad.
● Tramitar y solicitar la cancelación de los pagos parciales o totales del valor del
contrato, previo recibo a satisfacción o aprobación de los productos contratados
para el diseño, desarrollo, implementación, migración y puesta en funcionamiento
del Sistema de Información de Procesos Administrativos SIPA, incluyendo el
licenciamiento de las plataformas BPM y CMS.
● Diligenciar y suscribir los formatos suministrados por la Subdirección Financiera de
la Secretaría Distrital de Movilidad, para tramitar los respectivos pagos al consultor
del contrato vigilado.
● Verificar que el consultor se encuentre al día en sus pagos al Sistema General de
Seguridad Social, Riesgos Laborales y contribuciones parafiscales.
● Tramitar los recursos hasta su pago cuando se han reconocido saldos a favor de
alguna de las partes en la liquidación del contrato.
10.4. JURÍDICO
● Revisar internamente el contrato vigilado junto con sus anexos.
● Revisar la validez de las garantías presentadas por el consultor del contrato
vigilado.
● Verificar que las garantías otorgadas se encuentren vigentes durante la ejecución
del contrato vigilado y se extiendan los correspondientes anexos modificatorios en
el evento de la suscripción de otrosí al contrato.
● Exigir al consultor la modificación de las pólizas cuando se prorrogue o adicione el
contrato principal, con el fin de que cumpla con los períodos y montos mínimos
asegurados, señalados en la Ley y el contrato.
● Exigir al contratista extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de
calidad del bien o servicio suministrado del pago de salarios, prestaciones
indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y
garantías que se requieran para cumplir con las obligaciones que deba efectuar el
consultor con posterioridad a la terminación del contrato.
● Informar por escrito al Ordenador del Gasto de manera oportuna cualquier
circunstancia que pueda acarrear el incumplimiento a la ejecución del contrato, de
conformidad con los parámetros establecidos en el artículo 86 de la Ley 1474 de
2011, con el fin de adoptar las acciones que correspondan.
● Hacer parte activa dentro de los procesos sancionatorios que el Ordenador del
gasto considere pertinente iniciar.

SDM
Página 15 de 19
● Constatar la existencia y veracidad de los licenciamientos a perpetuidad de Gestor
de Procesos de Negocio (BPM) y un Gestor de Contenidos (CMS), según lo
establecido en el Anexo Nº1 “Requerimientos Técnicos Mínimos” del contrato
vigilado.
● Analizar jurídicamente las solicitudes de prórroga, adiciones, modificaciones,
suspensiones, reanudaciones y cesiones, que presente el consultor del contrato
vigilado.
● Asesorar a las dependencias de la Secretaría Distrital de Movilidad involucradas
en la ejecución del contrato vigilado, en los asuntos de contenido jurídico.
11. METODOLOGÍA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ENTREGABLES
La Metodología de revisión y aprobación de entregables hace referencia al conjunto de
procedimientos racionales utilizados para alcanzar los objetivos propuestos en el
desarrollo del proyecto, dichos procedimientos se encuentran descritos en el Anexo 1.
“Metodología de revisión y aprobación de entregables para el contrato 20161270” el cual
hace parte integral del presente documento.
12. PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO
Para el seguimiento de actividades del proyecto, se establece la utilización de:
● Cronogramas de actividades, con recursos y fechas de cumplimiento.
● Matriz de trazabilidad de obligaciones contractuales (contrato, pliego, adendas,
anexos técnicos).
● Matriz de trazabilidad de entregables.
● Puntos de control semanales, para el seguimiento al plan de trabajo planteado.
● Compromisos establecidos en actas de reuniones.
Sobre esta información se realizará la revisión de:
● Verificación del recibido oportuno de la Unión Temporal del entregable o tarea, y
del cumplimiento de compromisos pactados en reuniones de seguimiento
establecidas.
● Seguimiento y reporte semanal de actividades atrasadas y/o no cumplidas.
• Generación de Informes recordatorios y de apremio a la Unión Temporal sobre
actividades no cumplidas, con copia a Secretaría Distrital de Movilidad.

SDM
Página 16 de 19
• Escalamiento al cliente (Secretaría Distrital de Movilidad) de riesgos ocasionados
por atraso en actividades no cumplidas oportunamente.
13. REVISIÓN DE INFORMES DEL CONTRATISTA
El Contratista deberá entregar los siguientes informes, los cuales serán validados por la
Interventoría y los resultados informados al Contratista y a la Secretaría Distrital de
Movilidad.
● Informe de Avance del Plan de Trabajo
● Informes de Ejecución
● Informes que solicite la Interventoría por considerarse necesarios para verificar el
cumplimiento del Contrato.
14. PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES PROPIAS DE LA
INTERVENTORÍA
Para cumplir con el informe de ejecución de actividades de la Interventoría, se establece
la utilización de:
● Recopilación semanal de actividades y avance del contrato mediante puntos de
control.
● Revisión de compromisos contractuales, de informes y reportes, de acuerdo con la
periodicidad establecida en el contrato.
● Matriz de trazabilidad elaborada con todas y cada una de las obligaciones del
Contrato 20161256.
● Revisiones de calidad de informes o reportes.
● Revisión de sugerencias de mejora y/o ajustes a los informes. Registro de las
mejoras y sus razones en Lecciones Aprendidas.
● Gestión proactiva de apoyo al Contratista. Se gestionará de manera permanente el
proceso de elaboración de los entregables, interactuando con cada uno de los
líderes para anticipar en posibles omisiones, precisiones de alcance esperado,
unificar criterios y entendimiento de los procesos.
15. PLAN DE COMUNICACIONES
Después de analizar y evaluar el Plan de Comunicaciones entregado por el Contratista, se

SDM
Página 17 de 19
aplicarán las siguientes actividades de Interventoría:
El Plan de Comunicaciones del Proyecto debe consolidar las necesidades de los
interesados del proyecto, incluyendo personas de la Secretaría Distrital de Movilidad, la
Interventoría y el Contratista, orientado a garantizar:
● Anticipación requerida para citar a reuniones y/o solicitar informes especiales.
● Conducto regular para escalamiento (Con base en los pares y en la organización
de cada entidad participante)
● Medio de comunicación válidos para comunicaciones formales y acuerdos sobre
uso de los mismos, entre los que se encuentran:
- Correo electrónico
- Comunicados Radicados entre las partes
- Actas
● Satisfacer las necesidades de comunicación de las partes interesadas y establecer
los medios para hacerlo Indicar los diferentes medios o esquemas de
comunicación, los contactos autorizados, niveles de escalamiento
● Definir los canales formales de comunicación con los diferentes interesados del
proyecto, entre los que se encuentran:
- Correo electrónico
- Comunicados Radicados entre las partes
- Actas
● Definir los tipos de comité, la agenda de comités para los riesgos y cambios que
surjan en el Proyecto así como su escalamiento
● Definir los procesos para formalización de actas.
● Establecer los tiempos y el protocolo de entrega oportuna de productos del
Contratista para que sean evaluados por la Interventoría.
16. PROTOCOLO DE GESTIÓN DE RIESGOS
La distribución de riesgos del contrato se basará en la Política Estatal sobre el manejo de
riesgo contractual del Estado y en lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007 y decreto 1082 de
2015 (para lo cual deberá tenerse en cuenta el manual para la identificación y cobertura
del riesgo en los procesos de contratación publicado en el SECOP www.contratos.gov.co)
Específicamente se utilizará como guía metodológica la “Guía para la administración del
riesgo” del DAFP, elaborado por Departamento Administrativo de la Función Pública
(DAFP), la administración del Riesgo comprende el conjunto de Elementos de Control y

SDM
Página 18 de 19
sus interrelaciones, para que la Interventoría evalúe e intervenga aquellos eventos, tanto
internos como externos, que puedan afectar de manera positiva o negativa el logro de los
objetivos del contrato.
Al interior de la Interventoría se analizarán los riesgos existentes y se incluirán los nuevos
riesgos que sean identificados, o mover riesgos de la lista principal que al momento de la
evaluación disminuya la probabilidad de ocurrencia, lo que ocasiona el desplazamiento
del riesgo al final de la lista de riesgos del Proyecto.
● Para incluir un nuevo riesgo, este deberá ser documentado cumpliendo con todos
los análisis que se requieren para diligenciar todos los campos de la matriz de
riesgos.
● Cada vez que sea modificado el estado de un riesgo, o incluido un nuevo riesgo,
deberá generarse una nueva versión de la Matriz de Riesgos para lograr tener las
diferentes versiones en el tiempo y la trazabilidad de su evolución.
● Se revisarán en el comité la efectividad de las acciones de mitigación y de los
planes de contingencia que haya sido necesario ejecutar.
● Se tomará la decisión de escalar al Comité de seguimiento del proyecto los riesgos
que ameriten por su inminencia e impacto; así como los que requieren planes de
acción que escapen al alcance de la Interventoría.
17. ORGANIZACIÓN Y PRIORIDAD DE ACTIVIDADES DE LA INTERVENTORÍA
Las actividades de la Interventoría que se han descrito en este documento, están sujetas
a las siguientes situaciones:
● La revisión de los Entregables del Contratista se llevará a cabo según lo
establecido en el Anexo 1 Metodología de Revisión y Aprobación de Entregables.
● Generación de informes: La interventoría debe entregar los informes de ejecución
de actividades de Interventoría requeridos por la Secretaría Distrital de Movilidad
en los formatos y plazos establecidos por la misma.
● Participación en comités establecidos, en las fechas y horas acordadas.
● Proyección y suscripción de las actas requeridas para el cumplimiento del objetivo
del Contrato.
● Participación en reuniones especiales citadas por la Supervisión del Contrato.
● Mantenimiento del archivo con toda la información utilizada y elaborada durante la

SDM
Página 19 de 19
ejecución del contrato objeto de la Interventoría. El volumen de esta actividad varía
de acuerdo con la cantidad de documentos que se produzcan, incluyendo:
comunicaciones formales, entregables, soportes a decisiones, actas y correos
electrónicos, que es el de mayor volumen.
● Revisión de cumplimiento de obligaciones contractuales, a través de la Matriz de
trazabilidad de obligaciones contractuales.
● Revisión de cumplimiento del plan de trabajo definido mediante la ejecución de
puntos de control.
● Las solicitudes de cambio o inclusión de personal relacionado con la Adenda 3 del
proceso de licitación.

Metodologia interventoriasdmv3.0

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (20)

Ähnlich wie Metodologia interventoriasdmv3.0

Ähnlich wie Metodologia interventoriasdmv3.0 (20)

Kürzlich hochgeladen

Kürzlich hochgeladen (20)

Metodologia interventoriasdmv3.0