Intranetit ja digitaaliset työympäristöt; Procom Sisäisen viestinnän jaoksen tapaaminen North Patrolilla 17.9.2018 Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvityksen tuloksia ja analyysiä.

1. Intranetitjadigitaalisettyöympäristöt
Procom Sisäisen viestinnän jaoksen tapaaminen 17.9.2018
Hanna P. Korhonen

2. North Patrol Oy tarjoaa tukea verkkopalvelun
tilaajalle internet-, intranet-, extranet- ja
verkkokauppa-projekteissa. Autamme
asiakkaitamme hankkeiden suunnittelussa,
vaatimusten määrittelyssä sekä teknologia- ja
toimittajavalinnoissa. Toimimme myös projektien
läpiviennin tukena ja lopputulosten arvioijana.
www.northpatrol.com
Verkkopalvelu-
hankintojen
neuvonantaja

3. North Patrolin toiminta lukuina
✓ Perustettu vuonna 2012
✓ 8 konsulttia
✓ Liikevaihto 1 M€
• Noin 200 asiakasta konsultoitu, n. 100 teknologiavalintaa
– n. 50 verkkopalveluprojektia
– n. 30 intranetprojektia
– n. 15 muuta hanketta (ekstranetit, verkkokaupat, mobiiliappsit
yms.)
• Projekteja yli 10 eri alustalla
– 20 * WordPress
– 20 * SharePoint/O365 (intranet)
– 15 * EpiServer
– 10 * Drupal
– 10 * Liferay (lähinnä julkishallinto)
– 5 * Confluence
• Projekteissa noin 40 eri toimittajaa
• Toteutusprojektien tyypillinen koko:
– Wordpress ja O365: 40-80 htp
– Drupal ja Episerver: 100-200 htp
– Suuremmat kehittämishankkeet: 300-1000 htp
3

4. Intranet-asiantuntijuutemme
1. Tyypillisesti konsultoimme asiakkaitamme laajojen verkkosivustouudistusten, intranet- tai extranet-
palveluiden, verkkokaupparatkaisujen tai digitaalisten ryhmätyöympäristöjen suunnittelussa. Noin puolet
projekteistamme on intranet- tai ryhmätyöympäristöjen konseptointiprojekteja.
2. Konsultoimme usein suuria asiakkaita, jotka toimivat maantieteellisesti hajautetusti, useilla eri kielialueilla,
ja/tai joiden organisaatiorakenne ja liiketoiminta-alueet ovat hyvin monimuotoisia ja/tai joiden
henkilöstörakenne on hyvin heterogeeninen.
3. Viime aikoina olemme avustaneet mm. seuraavia asiakkaitamme heidän intranet-uudistusprojekteissaan:
Alko, Caverion, Citycon, Helsingin yliopisto, Lassila & Tikanoja, Paulig, Tampere3-korkeakoulufuusio ja Valio.
4. Projekteissa on käytetty mm. seuraavia teknologioita: Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint, Atlassian
Confluence, Google G Suite, IBM Connections, Liferay, Drupal, WordPress ja Episerver.
5. Julkaisemme suosittua Intranet-ostajan opas -asiantuntijablogia, joka on suunnattu intranettien parissa
työskenteleville viestintä-, HR- ja IT-asiantuntijoille (ks. http://intranet-ostajanopas.fi/ ). Blogissa käsitellään
erityisesti intranet-projektien valmisteluun ja ostamiseen liittyviä asioita ja siellä on julkaistu yli sata
asiantuntija-artikkelia vuodesta 2010 alkaen.
6. Käymme myös säännöllisesti puhumassa intranet-seminaareissa niin Suomessa kuin ulkomaillakin.
7. Kartoitimme jo kolmatta kertaa suomalaisten intranetien, digitaalisten työympäristöjen ja sisäisen somen
nykytilaa ja tulevaisuuden kehityssuuntia Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvityksessä.
Selvitykseen osallistuu 125 organisaatiota. Ks. http://intranet-ostajanopas.fi/intranet-selvitys/.
4

5. 1. Havaintoja selvityksestä
2. Viestinnällisen intranetin
roolin murros
3. Digitaalisen työympäristön
kehittämisestä
5

6. Havaintoja selvityksestä
6

7. Verkkokysely
• Järjestettiin jo 3. kerran.
• Kysely oli avoinna 8.5.-10.6.2018.
• Vastaajina organisaationsa
intranetistä ja/tai digitaalisesta
työympäristöstä vastaavia.
• 125 vastausta.
7

8. 8

9. Viestinnällinen intranet
• Työnantajan toimintatapojen
ja ohjeistojen välittäminen
henkilöstölle,
• virallinen sisäinen viestintä ja
• digitaalisen työskentelyn
aloituspiste.
Synonyymejä:
intranet,
perinteinen intranet,
sosiaalinen intranet.
Ryhmätyötilat
• Tietotyön tekeminen ja
informaation jakaminen
tiimeissä, yksiköissä ja
projekteissa.
Synonyymejä:
wiki,
workspace,
project site,
team site.
”Sisäinen some”
• Monensuuntainen
vuorovaikutteinen viestintä,
tiedon jakaminen,
vertaistuki, työn koordinointi
ja oppiminen.
Synonyymejä:
ryhmäkeskustelu,
enterprise social networking (ESN).
Digitaalinen työympäristö =

10. Digitaalisen työympäristön roolit ja tehtävät

11. Viestinnällinen
intranet
Ryhmätyötilat”Sisäinen some”
95 % 83 % 88 %

12. 12

13. 13
SharePointin kärkisijojen jälkeen
markkinassa on laaja hajonta hyvin
erilaisia alustoja uusimmista
sosiaalisista työkaluista aivan
elinkaarensa loppupäässä oleviin
CMS-järjestelmiin.
Muut-kategoriassa vähintään kaksi
kertaa mainittiin:
Drupal, Fujitsu NetCommunity,
Google G Suite, IBM Connections,
itse kehitetty, P4, Wordpress,
Workplace by Facebook.
Useamman vaihtoehdon valitseminen oli mahdollista.

14. Laskevia ominaisuuksia viestinnällisessä intrassa
14
-
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
2014 2016 2018
Tapahtuma- ja/tai
koulutuskalenteri
Ruokalistat
Strateginen tunnusluku/mittari

15. Laskevia ominaisuuksia viestinnällisessä intrassa
15
-
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
2014 2016 2018
Uutisille useita aihekategorioita
Henkilöstön osaaminen ja
asiantuntijuus/Henkilöprofiilit
Media- ja/tai someseurannan
tulokset
Kaikki voivat uutisoida/tiedottaa
Kirpputori/Kierrätyspalsta
Henkilökohtaiset/Käyttäjien
blogit
Käyttäjä voi personoida
työpöytänsä

16. 16

17. 17

18. Ylpeyden aiheita
viestinnällisestä intranetistä ja sisäisestä somesta
18
Asioiden jakaminen ja
yleinen keskustelun
tunnelma on noussut
ihan uudelle tasolle.
Yammerin avulla on
tuotu oivallusta
organisaatioon siitä,
että jokainen voi olla
sisällöntuottaja.
Intran myötä ihmiset jakavat
osaamistaan yhteisesti ja
saavat myös avoimesti
kysymällä vastauksia omiin
pulmiinsa, usein nopeasti.
Henkilöstön rima
pientenkin asioiden
kertomiseen selvästi
laskee jatkuvasti. Ja
se on hienoa!
Intranetia pidetään tärkeimpänä
viestintäkanavana ja jos jokin asia on
tiedotettu jonkin luvattoman
"rinnakkaiskanavan" kautta, tulee siitä
nopeasti henkilöstöltä palautetta.
Intranet on vakiintunut
yli 10 vuoden aikana
keskeiseksi henkilöstön
tietolähteeksi.
Viestintä on avointa – kuka
tahansa voi tehdä intraan uutisia
ja tapahtumia ja kaikki voivat
kommentoida niitä – tästä olen
erityisen ylpeä.

19. Johtopäätös:
Digitaalinentyöympäristöedistääjaettuaviestintävastuuta
→ Viestinnällinen intra kapenee.
Aiemmin viestinnällisen intran osana olleet vuorovaikutteiset ominaisuudet siirtyvät
sisäiseen someen ja työtiloihin. Viestinnällisen intran rooliksi jää toimiminen
organisaation yhteisen virallisen tiedon välityskanavana.
→ Sisäisessä somessa ja työtiloissa jokainen on vastuussa tiedonkulusta.
→ Varsinkin sisäinen some ei ole vain tietotyöläisten kanava. Suurin kasvu tulee
operatiivisen henkilöstön työyhteisöviestinnän digitalisoinnista.
→ Työskentely ja ryhmien työyhteisöviestintä tapahtuu tarpeiseen dedikoiduilla
työkaluilla, osana tai mahdollisesti täysin erillään intranetistä.
19

20. 20

21. 21

22. Ylpeyden aiheita
Digitaalisesta työympäristöstä ja ryhmätyötiloista
22
Työtiloja luodaan ja
ylläpidetään varsin
itsenäisesti.
Tiedon jakaminen on
parantunut ja käytännössä on
tullut palautetta, että oman
työn tekeminen on
helpottunut. Päällekkäisen työn
tekeminen vähentynyt.
Ylpeitä olemme
käyttöönottovaiheessa
koulutukseen
panostamisessa sekä
alkupuolen kartoituksesta,
jota voi hyödyntää myös
nyt myöhemmin.
Sähköpostiliikenteen vähentäminen,
asiakirjojen yhteismuokkaus työtiloissa
on nopeuttanut viestintää ja
vähentänyt sähköpostipingistä.
Globaalien tiimien välinen viestintä ja
yhteistyö on lisääntynyt aiemmasta
merkittävästi. Tiimiytyminen tapahtuu
usein itseohjautuvasti, joko lyhyemmäksi
tai pidemmäksi aikaväliksi.
Projekteilla on suuri
vapaus valita
työkaluja.
Työkalujen roolit on määritelty
ja yhteiset pelisäännöt sovittu.
Johto on saatu tukemaan uutta
työtapaa myös omalla
esimerkillään.

23. 23
Digitaalinentyöympäristö
onarvontuottaja

24. 24
Johtoryhmätason
"Champion" puuttuu
Pilviympäristö tekee digitaalisesta
työympäristöstä paljon enemmän kuin
viestintää. Sitä pitäisi johtaa liiketoiminnan
tarpeita vastaavaksi, mutta organisaatiossa
kukaan ei vastaa kokonaiskuvasta.
Uusien
toimintatapojen
johtaminen
Henkilöstön motivointi
aktiivisiksi viestijöiksi, jotka
osaavat hyödyntää eri
järjestelmiä itsenäisesti.
Vanhojen
työtapojen
muuttaminen.
Tyypillisiä tuskia siirryttäessä
nykyaikaiseen pilvipohjaiseen
digitaaliseen työympäristöön

25. 25
Omistajuuden ja
yhteistyön
puuttuminen
Yhteistyön haasteet
eri yksiköiden välillä
(tietohallinto,
tietotekniikka,
viestintä, HR).
Uhka: kehittämisen pysähtyminen.
Nyt olemme tyytyväisiä, mutta miten
pysyä nykyisen kanssa helposti ajassa
mukana?
Viestinnällisen intran omistaa viestintä,
mutta O365-kokonaisuudella ei ole
omistajaa/kehittäjää. Tämä puute tulee
esiin ihan päivittäisessä työssä ongelmina,
kun pitäisi linjata joitain asioita.
Hajanaisuus. Uusia
järjestelmiä otetaan käyttöön
hallitsemattomasti.
Kanavien rooleja on
hankalaa määritellä ja
vielä hankalampi
jalkauttaa määrittelyjä
käytäntöön
Eri välineiden
roolitukset
Sisällön hallintaan ei
ole tarpeeksi
resursseja. Päivittäin
tuotettavan tiedon
tallentamiseen ei löydy
yhteisiä ratkaisuja.
Tyypillisiä
tuskia, kun
pilvipohjainen
digityö-
ympäristö on
ollut jo
jonkun aikaa
käytössä…
Tiedon
elinkaarta ei
ole määritelty.
Resurssipula
Budjetin
löytyminen intran
päivittämiseen.
Mikä on
intranet-
uudistamisen
business case?

26. 26

27. Viestinnällinen intranet
68 % Viestintä
10 % Johto
8 % Muu
6 % Tietohallinto/IT
3 % Ei mikään taho
3 % Henkilöstöhallinto
3 % Markkinointi
0 % En tiedä
Ryhmätyötilat
42 % Tietohallinto/IT
20 % Viestintä
12 % Ei mikään taho
10 % Muu
9 % En tiedä
5 % Johto
1 % Henkilöstöhallinto
1 % Markkinointi
”Sisäinen some”
57 % Viestintä
13 % Ei mikään taho
12 % Tietohallinto/IT
8 % En tiedä
4 % Johto
3 % Henkilöstöhallinto
3 % Muu
1 % Markkinointi
Omistajat

28. Viestinnällisen intranetin
roolin murros
28

29. 29
SharePointin kärkisijojen jälkeen
markkinassa on laaja hajonta hyvin
erilaisia alustoja uusimmista
sosiaalisista työkaluista aivan
elinkaarensa loppupäässä oleviin CMS-
järjestelmiin.
Muut-kategoriassa vähintään kaksi
kertaa mainittiin:
Drupal, Fujitsu NetCommunity,
Google G Suite, IBM Connections,
itse kehitetty, P4, Wordpress,
Workplace by Facebook.

30. 31

31. 32

32. Neljä vallitsevaakonseptia
33
1. OOTB
ekosysteemi.
Digitaalisen
työympäristön
ekosysteemi
out-of-the-box.
Viestin-
nällinen
intranet
Sisäinen
some
Ryhmätyö-
tilat
2. Hub.
Ekosysteemin osat
yhdistävä räätälöinti
tai tuotteistus.
Viestin-
nällinen
intranet
Sisäine
n some
Ryhmätyö-
tilat
3. Intranet on
kuollut.
Perinteisen intran
tehtävät hoituvat
toisaalla.
Täsmäsovelluksia
ketterästi digityöhön.
Sisäinen
some
Ryhmätyö-
tilat
4. Employee
experience
-intra.
Intra koko
henkilöstölle;
digityövälineet vain
tietotyöläisille.
Viestin-
nällinen
intranet
Sisäinen
some
Ryhmätyö-
tilat

33. Yhteenveto selvityksestä
1. Digitaalisen työympäristön peruspalikat ovat viestinnällinen intranet, sisäinen some ja ryhmätyötilat.
– Varsinkin sisäinen some ei ole vain tietotyöläisten kanava. Suurin kasvu tulee operatiivisen henkilöstön
työyhteisöviestinnän digitalisoinnista.
2. Sisäisen somen ja digitaalisten ryhmätyötilojen käyttö tuottaa yksilöille oivalluksia siitä, että jokainen
yhteisön jäsen on vastuussa tiedonkulusta yhteisössä.
3. Digitaalinen työympäristö on osa organisaation sisäistä digitaalisen tiedonvälityksen ”perusinfraa”. Se
on työkalupakki, joka tuottaa arvoa.
– Sisäinen some ja ryhmätyötilat ovat luonteeltaan valmiita työkaluja, joita ei muokata teknisesti, vaan ihmisten ja
organisaation toimintatavat sovitetaan työkalujen mahdollisuuksiin.
– Haasteena on sovittaa mahdollisuudet tiedonkulun tarpeisiin, tapaan toimia, kulttuuriin ja asenteisiin. Oikeasti toimiva
työympäristö muodostuu vasta, kun organisaatiossa osataan kehittää tätä kokonaisuutta holistisesti. Yhteistyön,
johtajuuden ja resurssien puute tähän on suurin selvityksestä ilmenevä tuska.
4. Viestinnällisen intranetin tehtävät ja rooli kapenevat, kun yhteisön sosiaalinen vuorovaikutus keskittyy
sisäisen somen kanavaan.
5. Huolestuttavaa on, että viestinnällisiä introja on jäänyt unohduksiin ”maatumaan” elinkaarensa päässä
olevien alustojen päälle, joiden saavutettavuus mm. mobiililaitteilla on huono. Näissä tapauksissa
virallisen viestinnän ja organisaation ohjeiden välityksen kanavaratkaisut kaipaavat välitöntä
uudistamista ja mahdollisesti myös uudelleenkonseptointia.
34

34. Kehittämisestä
35

35. 36

36. 37
Vanhasta pitää
uskaltaa luopua!

37. 38

38. Digitaalisen työympäristön uudistaminen
ei ole vain teknologiahanke.
39
…eikä edes hanke.

39. 40
Evoluutio-
polku
Tunnista nykytila
Käyttäjät ja
liiketoiminta
Tunnista haasteet
Tunnista käyttäjät,
käyttäjäryhmät ja
käyttäjien tarpeet
Tunnista käyttötilanteet
→ Mitä tietoa hallitaan ja
miten sen tulisi kulkea?
Teknologia-
ekosysteemi
Tieto ja
informaatio
Omistajat,
päätöksen-
tekijät
Tunnista
liiketoimintatarpeet ja
-prosessit
Viestin-
nällinen
intranet
Sisäinen
some
Ryhmätyö-
tilat
Tunnista
sidosryhmät
Muodosta
yhteistyön mallit
Määrittele tavoitetila
(ja sen mittarit)
Osallista käyttäjät
suunnitteluun ja
protoiluun.
Tunnista ekosysteemi
ja sen mahdollisuudet.

40. 41

41. Hankkeenaikainen tuki ja fasilitointi
Esiselvitys ja konseptointi
Määrittely ja kilpailutus
Palvelukokonaisuutemme
intranet-uudistuksentueksi
42
KONSEPTIN
KIRKAS-
TAMINEN
HANKKEEN
SUUNNITTELU
VAATIMUSTEN
TARKEMPI
MÄÄRITTELY
TARJOUS-
PYYNTÖ
TARJOUS-
VERTAILU
TEKNOLOGIA-
ANALYYSI JA
-VALINTA
HANKKEEN JOHTAMISEN TUKI
TARVE-
KARTOITUS JA
IDEOINTI
SISÄLLÖNSUUNNITTELUN TUKI
KÄYTTÖÖNOTON JA MUUTOSJOHTAMISEN TUKI

42. 43
Twitter: @intranetblogi
Facebook: facebook.com/intranetblogi
Seuraa meitä:

43. 44
Yhteystiedot
Hanna P. Korhonen
Digital Workplace Strategist, Partner
050 563 2508
hanna.korhonen@northpatrol.com
North Patrol Oy
Y-tunnus: 2493483-6
www.northpatrol.com