Dokumen tersebut membahas tentang pertemuan praktek arsip elektronik yang mendiskusikan perkembangan sistem pengarsipan digital, proses penciptaan arsip elektronik melalui penciptaan secara elektronik atau transformasi digital, serta tahapan konversi arsip konvensional menjadi elektronik yakni pemilihan, pemindaian, penyesuaian, pendaftaran, dan pembuatan berita acara. Dokumen tersebut juga menjelaskan manfaat pengel

1. Judul : Resume Perkuliahan
Pertemuan 1 Praktek Arsip Elektronik
Perkembangan Teknologi begitu cepat, yang memiliki banyak sekali manfaat terhadap
segala kegiatan manusia. Salah satunya dalam sistem pengarsipan yang sekarang sudah
menjadi sistem digital atau elektronik. Arsip elektronik biasa disebut juga arsip digital
merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi
sebuah data elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran
elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang
dibantu dengan perangkat seperti scanner.
Proses penciptaan arsip elektronik dibagi menjadi dua yakni:
1. Penciptaan secara elektronik atau otomasi
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan
menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara,
perekam video dan khususnya komputer yakni dengan menggunakan mesin scanner
2. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi,
dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip
elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional
dari kerusakan secara fisik.
Tahap penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik yakni:
1. Tahap Pemilihan , dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain :
Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan.
2. Tahap Pemindaian , arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan
pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja,
sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan
untuk mendapatkan master arsip elektronik.
3. Tahap Penyesuaian, Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama
default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Dalam tahap
pemindaian ini perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip,
fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

2. 4. Tahap pendaftaran , setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya,
maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar.
5. Tahap pembuatan berita acara, dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses
digitalisasi dari arsip konvensional kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini
mencantumkan penanggung jawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang
berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang
digunakan.
Arsip elektronik atau pengelolaan arsip harus digitalisasi seiring perkembangan dan
kemajuan teknologi dan informasi karena dengan pengelolaan arsip elektronik akan lebih
baik dan banyak sekali keuntungan atau kelebihan manfaat dari arsip elektronik yakni :
1. Proses penemuan dan penyajian informasi dapat dilakukan dengan cepat dan lengkap
2. Akses informasi dapat dilakukan dengan cepat
3. Tidak memakan banyak ruangan untuk meyimpan arsip
4. Penyimpanan informasi dapat dilakukan secarater pusat
5. Informasi arsip yang dibutuhkan dapat diakses secara oleh banyak pihak dalam waktu
bersamaan
Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu suatu pekerjaan , dengan
adanya informasi dan melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan proses informasi
sehingga banyak sekali manfaat teknologi dalam kehidupan sehari-hari.
 Berikut manfaat teknologi yang kita alami sehari-hari :
1. Menambah ilmu pengetahuan
2. Mempermudah mengerjakan tugas sehari-hari
3. Lebih praktis
4. Menambah jaringan teman
5. Mendapatkan informasi secara mudah dan gampang.
 Berikut manfaat teknologi dalam bisnis:
1. Teknologi informasi dapat memperluas pangsa pasar.
2. Teknologi informasi dapat meningkatkan efisiensi operasional dan waktu.
3. Teknologi informasi dapat mengurangi biaya produksi dan operasional.
4. Teknologi informasi dapat memberikan keunggulan kompetitif.

3. 5. Teknologi informasi dapat memberikan peluang bisnis baru.
Hana Khaerunisya, Mahasiswa Pendidikan Ekonomi Semester 6 Bidang Keahlian
Administrasi Perkantoran Universitas Muhammadiyah Prof.Dr.Hamka,Jakarta