PP Hệ thống thông tin - Hệ thống quản lý khách sạn

1. GVHD: Hồ Thanh Trí
Nhóm: 2
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

2. “Thay thế văn bản này bằng
văn bản chính thức của bạn.”
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ VIỆC
PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM
QUY TRÌNH XỬ LÝ
PHÒNG KHÁCH SẠN
NỘI DUNG CHÍNH
CÁC NHIỆM VỤ CƠ BẢN

3. 3
I . CÁC NHIỆM VỤ CƠ BẢN:
• Tiếp nhận thu thập, lưu trữ thông tin khách hàng có nhu cầu đặt
phòng.
• Quản lý nhận, trả phòng, cập nhật tình trạng phòng.
• Báo cáo thống kê theo ngày, tháng, năm về tình trạng phòng, doanh
thu của khách sạn.
• Quản lý thu, chi.

4. II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ
VIỆC PHÂN CÔNG TRÁCH
NHIỆM TRONG VIỆC
QUẢN LÝ PHÒNG KHÁCH
SẠN :

5. 5
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ VIỆC PHÂN CÔNG TRÁCH
NHIỆM TRONG VIỆC QUẢN LÝ PHÒNG KHÁCH SẠN :
QUẢN LÝ
PHÒNG
KHÁCH SẠN
Bộ phận quản
lý thông tin
(Tiếp tân)
Quản lý
phòng
Bộ phận dịch
vụ, kế toán

6. 6
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ VIỆC PHÂN CÔNG TRÁCH
NHIỆM TRONG VIỆC QUẢN LÝ PHÒNG KHÁCH SẠN :
 Nhiệm vụ chính của bộ phận này là
đón tiếp và nhận yêu cầu từ khách
hàng và chuyển thông tin của khách
hàng đến các bộ phận liên quan.
 Lưu trữ thông tin khách hàng lên hệ
thống song song với việc truyền tải
thông tin mà khách hàng cần (hoặc gợi
ý những thông tin có ích cho khách
hàng và khách sạn) và báo cáo cho
quản lý về tình hình hoạt động.
1. Bộ phận quản lý thông tin (tiếp tân)

7. 7
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ VIỆC PHÂN CÔNG TRÁCH
NHIỆM TRONG VIỆC QUẢN LÝ PHÒNG KHÁCH SẠN :
Quản lý cập nhật
tình trạng phòng, kiểm tra,
kiểm kê các thiết bị trong
phòng, bảo dưỡng
phòng.....
2. Quản lý phòng

8. 8
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ VIỆC PHÂN CÔNG TRÁCH
NHIỆM TRONG VIỆC QUẢN LÝ PHÒNG KHÁCH SẠN :
Nhiệm vụ của bộ phận này là
thu tiền phòng và phí của khách
hàng nếu khách hàng sử dụng
những sản phẩm khác trong khách
sạn, lập hóa đơn, kiểm soát tình
trạng thu chi, ghi nhận thông tin ký
quỹ của khách hàng.
3. Bộ phận dịch vụ, kế toán:

9. III . QUY TRÌNH XỬ LÝ VIỆC QUẢN LÝ
PHÒNG KHÁCH SẠN

10. 10
(1)Tiếp nhận, thu thập thông tin khách hàng
(2)Kiểm tra tình trạng phòng
(3)Lập thủ tục đặt phòng
(4)Tạo cơ sở dữ liệu cho khách hàng mới
(5)Cung cấp các thông tin khi khách hàng yêu cầu( biểu phí cho từng loại phòng…)
(6) Lưu trữ thông tin chi tiết đặt phòng
(7)Nhận tiền ký quỹ của khách hàng
(8)Hủy thủ tục đã đặt phòng
(9)Hoàn trả trong trường hợp khách hàng hủy đặt phòng
(10)Cập nhật tình trạng của phòng lại
(11)Kiểm tra thông tin khách hàng
(12)Cập nhật thông tin

11. 11
(13) Lập phiếu nhận phòng
(14) Kiểm tra lại vật tư trang trong phòng trước khi cho khách thuê
(15) Cập nhật thông tin khi khách có nhu cầu gia hạn phòng
(16) Ghi nhận thông tin của người ở trong phòng
(17) Theo dõi cho chi phí phát sinh
(18) Kiểm tra thông tin khách hàng
(19) Lập phiếu trả phòng
(20) Lập hóa đơn thanh toán
(21) Kiểm kê đồ dùng và thiết bị
(22) Theo dõi cho các chi phí phát sinh
(23) Lập báo cáo và thống kê theo ngày, tháng, năm về tình trạng phòng, danh sách phòng đặt trước,
danh sách phòng trống, danh sách khách ở trong phòng, danh sách phòng sẽ nhận, danh sách phòng sẽ
trả,......
(24) Báo cáo doanh thu

12. 12
Sửa đổi thay thế từ ngữ
 Tiếp nhận, thu thập thông tin và nhu cầu của khách hàng
 Lập thủ tục đặt phòng và phiếu nhận trả phòng
 Tạo cơ sở dữ liệu cho khách hàng mới
 Kiểm tra, cập nhật thông tin khách hàng
 Cung cấp các thông tin khi khách hàng yêu cầu( biểu phí cho từng loại phòng…)
 Cập nhật thông tin
 Lặp thủ tục đặt phòng
 Kiểm tra tình trạng phòng
 Cập nhật thông tin khi khách có nhu cầu gia hạn phòng
 Kiểm tra lại vật tư trang trong phòng trước khi cho khách thuê
 Cập nhật tình trạng phòng
 Kiểm kê đồ dùng và thiết bị
 Lập hóa đơn thanh toán
 Khách có thể thanh toán bằng cách trực tiếp hoặc gián tiếp (qua chuyển khoản )
 Nhận tiền ký quỹ của khách hàng và hoàn trả trong trường hợp khách hàng hủy đặt
phòng
 Theo dõi cho các chi phí phát sinh

13. 13
Tiếp nhận, thu thập thông tin và nhu cầu của khách hàng
QUẢN LÝ
THÔNG TIN
KHÁCH
HÀNG
HỆ
THỐNG
ĐẶT
PHÒNG
KHÁCH
SẠN
Lập thủ tục đặt phòng và phiếu nhận trả phòng
Tạo cơ sở dữ liệu cho khách hàng mới
Kiểm tra, cập nhật thông tin khách hàng
Cung cấp các thông tin khi khách hàng yêu cầu( biểu phí cho từng loại phòng…)
Cập nhật thông tin
Lặp thủ tục đặt phòng
Kiểm tra tình trạng phòng
QUẢN LÝ
PHÒNG
Cập nhật thông tin khi khách có nhu cầu gia hạn phòng
Kiểm tra lại vật tư trang trong phòng trước khi cho khách thuê
Cập nhật tình trạng phòng
Kiểm kê đồ dùng và thiết bị
Lập hóa đơn thanh toán
QUẢN LÝ
THANH TOÁN
Khách có thể thanh toán bằng cách trực tiếp hoặc gián tiếp (qua chuyển khoản )
Nhận tiền ký quỹ của khách hàng và hoàn trả trong trường hợp khách hàng hủy đặt phòng
Theo dõi cho các chi phí phát sinh
Báo cáo BÁO CÁO VÀ
THỐNG KÊThống kê

14. 14
III . QUY TRÌNH XỬ LÝ VIỆC QUẢN LÝ
PHÒNG Ơ KHÁCH SẠN
HỆ THỐNG ĐẶT
PHÒNG KHÁCH
SẠN
QUẢN LÝ
THÔNG TIN
KHÁCH
HÀNG
QUẢN LÝ
PHÒNG
QUẢN LÝ
THANH
TOÁN
BÁO CÁO
VÀ THỐNG
KÊ

15. 15
QUẢNLÝTHÔNGTINKHÁCHHÀNG
• Tiếp nhận, thu
thập thông tin và
nhu cầu của khách
hàng
• Lập thủ tục đặt
phòng và phiếu
nhận trả phòng
• Tạo cơ sở dữ liệu
cho khách hàng
mới
• Kiểm tra, cập nhật
thông tin khách
hàng
• Cung cấp các
thông tin khi
khách hàng yêu
cầu
• Cập nhật thông tin
• Lặp thủ tục đặt
phòng
QUẢNLÝPHÒNG
• Kiểm tra tình
trạng phòng
• Cập nhật
thông tin khi
khách có nhu
cầu gia
• hạn phòng
• Kiểm tra lại
vật tư trang
trong phòng
trước khi cho
khách thuê
• Cập nhật tình
trạng phòng
• Kiểm kê đồ
dùng và thiết
bị
QUẢNLÝTHANHTOÁN
• Lập hóa đơn
thanh toán
• Khách thanh
toán
• Nhận tiền và
hoàn trả ký
quỹ
• Theo dõi
cho các chi
phí phát sinh
BÁOCÁOVÀTHỐNGKÊ
• Báo cáo
• Thống
kê

16. Cảm ơn Thầy và Các bạn
đã lắng nghe