Tämä on diapaketti pöytäkirjanpitäjien muistilistasta.

2. Tiivistetty
pöytäkirjanpitäjän
muistilista

3. Tehtävät ja vastuut kokouksissa
•Esittelijä
• Vastaa käsiteltävien asioiden
valmistelusta ja esittelystä
• Laatii päätösehdotuksen
• Riippumaton ja itsenäinen asema
•Jokaisen tehtävä
• Vastaa päätöksistä omalta osaltaan
• Vastaa kokousilmapiiristä
• Vastaa puheenvuoroistaan ja
asiallisesta käytöksestä
•Puheenjohtaja
• Kokouksen järjestyksenpito
• Kokousmenettelyn ja päätösten lainmukaisuuden
valvonta
• Hyvien kokoustapojen noudattaminen
• Puheenjohtaminen ja puheenvuorojen rajoittaminen
• Tasapuolisuus
• Vastaa pöytäkirjan laatimisesta – allekirjoittaa
• Sihteeri, pöytäkirjanpitäjä
• Pöytäkirjaaminen
• Vastaa teknisistä toimista, sujuvuudesta osaltaan
• Puheenjohtajan apu

4. Vastuunjako ja kokouksen roolit
• Toimielimen puheenjohtaja
• Muut toimielimen (äänivaltaiset) jäsenet
• Muut läsnäolijat (puhe- ja läsnäolo-oikeus), esim. valtuuston puheenjohtajisto
kunnanhallituksessa
• Esittelijä (esim. kunnanjohtaja kunnanhallituksessa)
• Pöytäkirjanpitäjä (toimielimen sihteeri)
• Erikseen kutsuttuna mahdolliset asiantuntijat ja asianosaiset

5. Milloin olen hoitanut kokouksen
pöytäkirjan pitämisen hyvin?
❖Olen ollut tarkka ja kirjannut kokouspöytäkirjan kokouskulun mukaisesti
❖Olen täyttänyt hallintosäännössä vaaditut kirjaukset pöytäkirjasta
❖Olen lisännyt pöytäkirjaan oikeat liitteet (tärkeää, jos tulee muutoksia)
❖Olen lisännyt ja täyttänyt pöytäkirjaan oikean muutoksenhakuosoituksen
❖Olen huolehtinut, että pöytäkirja tarkastetaan määräaikaan mennessä
❖Olen julkaissut pöytäkirjan nettiin tietosuoja-asiat huomioiden
❖Varmistan, että päätökset laitetaan täytäntöön

6. Pöytäkirjan laatiminen
kokoustilanteena
•Pöytäkirja lopettaa ja raportoi ehkä pitkällisenkin valmistelun tulokset -> Ei ole yhtä
oikeaa tapaa pöytäkirjata, vaan on oleellista, että pöytäkirjasta ilmenee lain vaatimien
asioiden toteutuminen JA se vastaa kokouksen kulkua
•Jokainen valmistelija/kunta/organisaatio rakentaa oman päätösvalmistelu- ja
pöytäkirjaamistapansa,
-> asiallisesti, selkeästi ja ymmärrettävästi kirjoitettu: sanavalintojen selkeyttä,
täsmällisyyttä, lyhyyttä ja tiiviyttä -> myös salassapito rakennettu päätökseen niin, ettei
lukija kärsi
•Kokoustilanteiden kirjaamisen merkitys pöytäkirjaan on suuri! (oikeusturva,
todistaminen, pöytäkirjan julkinen luotettavuus)

7. Toimielimen pöytäkirja
⮚ Pöytäkirjasta säädetään kuntalaissa
⮚ Toimielimen kokouksista on laadittava pöytäkirja, laissa ei ole säännöksiä pöytäkirjan sisällöstä, mutta siitä
otetaan tarpeelliset määräykset hallintosääntöön
⮚Pöytäkirjan arkistointi suoritetaan arkistolainsäädännön mukaisesti, eikä kuntalain säännöksellä poiketa
arkistolain mukaisista velvoitteista.
⮚ Pöytäkirjan laatii puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä, jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä, laaditaan
pöytäkirja puheenjohtajan näkemyksen mukaan
⮚ Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä
⮚ Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla
• Seuraava kokous tarkastaa, jos pöytäkirjantarkastajat eivät ole hyväksyneet
• Tarkastamiseen liittyy oikeusvaikutuksia eli päätös syntyy vasta sitä koskevan pöytäkirjan tarkastamisella.
• Päätöksen täytäntöönpanon edellytyksenä on, että pöytäkirja on tarkastettu. Kiireellisissä tapauksissa pöytäkirja on
syytä tarkistaa heti kokouksessa.

8. Tiivistys: mitä ihmisen pitää voida
lukea päätöksestä?
❖Toimivalta: kellä oli oikeus tehdä päätös ja miksi?
❖Valmistelu/prosessi: Miten ratkaisuun on päädytty?
❖Mitä kokouksessa tapahtui, ketkä asiasta päättivät, oliko poikkeuksia/äänestyksiä tms.
❖Mitä minun pitää tehdä? : Kuka on oikeutettu tai velvoitettu mihinkin?
❖Kunnan kanta ja perusteet: Miksi asia on ratkaistu niin kuin on ratkaistu?
❖Lopputulos: Miten asia on ratkaistu?
❖”Tekniset tiedot”, allekirjoitus, muutoksenhakuohjaus ja tiedoksianto
❖Keneen olla yhteydessä?

9. Hyvä otsikointi
• Otsikon merkitys:
• Hyvä otsikko kertoo asianosaiselle oikeasti sen, mistä päätetään
• Hyvä otsikko rajaa kokouskeskustelun vain ydinasiaan (toimielinpäätöksissä)
• Hyvä otsikko helpottaa löydettävyyttä
• Hyvä otsikko tiedottaa kuntalaiselle, mitä käsitellään, mistä asiassa on kyse
• Otsikon tulee kertoa lyhyesti, mistä tekstissä on kyse 🡪 Olennainen esiin!
• Otsikon jokaisen sanan on oltava perusteltu. 🡪 Käytä avainsanoja!
• Suosi lyhyttä ja yksinkertaista otsikkoa
• Sekä: vältä henkilötietoja, ikuisuuskeskustelu; nimi otsikossa?

10. Hyvä selostusosa tiivistää valmistelun
tulokset
Asian selostusosassa tiivistetään asian valmistelun tulokset:
- selvitys vireilletulosta,
- asian aiempi käsittely,
- käsittelyn prosessi,
- vastaavien asioiden aiempi ratkaisukäytäntö,
- lainsäädäntö, johtosäännöt (hallintosääntö) - toimivalta,
- yhteys talousarvioon ja/tai taloussuunnitelmiin ja
- ratkaisuvaihtoehdot ja niiden vaikutukset.
- perustelut

11. Hyvä päätös:
• heti otsikosta käy ilmi selvästi se, mistä on päätetty
• selvitetty tosiseikat, joille asian ratkaisu perustuu
• selkeästi ilmoitettu, mitkä seikat ja selvitykset ovat vaikuttaneet asian ratkaisuun.
• mainittu säännökset, joihin ratkaisu perustuu.
• annettu riittävästi tietoa, jotta päätöksen kohteena oleva yksilö voi pyrkiä toteuttamaan oikeuksiaan
• Vältetty kapulakieltä, hankaluutta…
• Osoitettu, että asia on tullut riittävästi ja asianmukaisesti selvitetyksi ennen päätöksentekoa.

12. Pöytäkirja
- liitteet ja oheismateriaali
• Hyvin valmistellussa päätösesityksessä (esityslistassa) ei ole liitteitä, on vain
esityslistan mukana jaettavaa lisäinformaatiota (= oheismateriaalia)
• Oheismateriaalia ei säilytetä pöytäkirjan päätösliitteenä, vaan omassa kohdassaan
• Päätösliitteet ovat niitä asiakirjoja, joihin viitataan päätöksessä ja jotka esittelevät,
selventävät tai täsmentävät päätöstä.
• Pääsääntö: vain sellaiset asiakirjat, joiden tietoja ei voida ottaa pykälän
tekstiosaan, voidaan ottaa päätösliitteeksi.

13. Pöytäkirjan laatiminen ja julkisuus
Kun päätöksen tiedoksiantoa, julkisuutta, julkaisua lähtee miettimään heti valmistelun alkuvaiheesta ja
yksittäiset valmistelijat ottavat sen osaksi koko valmistelun prosessia, voidaan monelta loppuvaiheen
tulkintaongelmalta välttyä. -> palvelee pöytäkirjanpitäjääkin
Voi pohtia mm:
• Onko tämä välttämätön tieto / asia päätökseen tulevassa tekstissä?
• Mitä voi pistää erilliseen liitteeseen, jota ei julkaista netissä?
• Mitä kannattaa pistää viralliseksi päätösliitteeksi? -> tulee julkiseksi
• Milloin tarvitsee mainita nimillä ja milloin riittää esimerkiksi ”20 hakijaa”… Kunnilla hyviä käytäntöjä.
• -> Tietosuojavaltuutettu suosittaa; salassa pidettävät tiedot liitteisiin tai henkilön tietojen ”kiertäminen”
mm. hakija, valittaja jne

14. Salassapito
• Salassapito muodostaa poikkeuksen julkisuusperiaatteesta
• Julkisuuslaissa käytetty salassapidon käsite sisältää asiakirjasalaisuuden, vaitiolovelvollisuuden ja salassa
pidettävien tietojen hyväksikäyttökiellon.
• Viranomaiset eivät saa paljastaa salassa pidettäviä tietoja sivullisille, ts. kenellekään, jolla ei ole laissa
säädettyä tiedonsaantioikeutta. Viranomaistoiminnan yhteydessä saatuja salassa pidettäviä tietoja ei saa
käyttää omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi.
• Salassapidettäviä tietoja ei suositella merkittäväksi pöytäkirjaan, mikäli mahdollista
• Voidaan laittaa salassapidettäviin liitteisiin, jolloin julkinen pöytäkirja voidaan julkaista vaivatta.
• Asiaa työnsä puolesta hoitavilla sekä toimielimen jäsenillä on oikeus saada tieto salassa pidettävistä
liitteistä

15. Esimerkkejä salassa pidettävistä asioista
Salassapito koskee julkisuuslain 24 §:ssä säädettyjä tietoja.
Asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaasta sekä tämän saamasta etuudesta tai
tukitoimesta taikka sosiaalihuollon palvelusta
Asiakirjat, jotka sisältävät tietoa henkilön terveydentilasta tai vammaisuudesta taikka hänen
saamastaan terveydenhuollon kuntoutuksen palvelusta
Asiakirjat, jotka sisältävät tietoa henkilölle tehdystä psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta
Oppilaitoksen antamat todistukset, jotka sisältävät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien
sanallista arviointia koskevia tietoja
Liike- ja ammattisalaisuudet
Asiakirjat, jotka sisältävät tiedon henkilön ilmoittamasta salaisesta matkapuhelinnumerosta

16. Millainen on hyvä kokous?
.
Asiat on valmisteltu hyvin ja selkeästi
Jokainen käyttäytyy rakentavasti 🡪 vaikka oltaisiin eri mieltä, ei mennä
henkilökohtaisuuksiin
Kokous etenee ripeästi, muttei sisällön kustannuksella. Pysytään asiassa.
Yleensä noin kahden tunnin jälkeen keskittymiskyky laskee
Tehdään selkeitä päätöksiä ja jokainen ymmärtää, mitä on päätetty ja
miksi
Selkeät päätökset kirjataan tarkasti pöytäkirjaan, joka vastaa kokouksen
kulkua
Jokainen ajattelee kokouksen jälkeen, että ”saatiin jotakin aikaan”

17. Kiitos!
www.hallintoakatemia.fi
info@hallintoakatemia.fi