En esta sesión estaremos compartiendo como utilizar Office 365 y SharePoint Online para gestión de contenido empresarial. Conozca los componentes arquitectónicos a considerar para el establecimiento de un centro de registros que funcione como su propio archivo digital de contenido empresarial. Si su empresa necesita cumplir con regulaciones gubernamentales relacionadas con la retención de documentos transaccionales como facturas, pedimentos y documentos oficiales; y de forma segura exponer la información a clientes o proveedores

2. #SPSMX #SPSMX
Como aprovechar SharePoint
Online y Office 365 para
gestión de registros
empresariales
Haaron Gonzalez
Consultor Asociado, B-Logic IT Services
Office Server and Services MVP
@haarongonzalez
http://blogs.msmvps.com/haarongonzalez
https://www.youtube.com/user/haarongo

3. #SPSMX #SPSMX
Adopción de Office 365
• Planea utilizar Office 365 ahora o en el próximo año?
• 63% de las empresas planean
• Planea utilizar ambiente híbridos ya sea indefinida o
permanentemente?
• 76% de las empresas no tienen planes de dejar de utilizar SharePoint on-
premise
• Fuente: Cryptzone Office 365 Security Survey
https://www.cryptzone.com/forms/cryptzone-office-365-security-
survey

4. 99.99%
Historia de la disponibilidad los últimos 4 meses
Office 365: El banco para sus datos
1PB Tenants
1TB Coleccióndesitios
Almacenamiento atractivo

5. #SPSMX #SPSMX
Arquitectura de la información típica en
SharePoint
Granja Aplicación Web Colección de sitios Sitios Bibliotecas
Tipos de
contenido
Base de datos de
contenido

6. #SPSMX #SPSMX
Producción Intranet Colección de sitios
Ventas Documentos
Presentaciones (Fecha,
Cliente, Producto)
Correspondencia del
cliente
Recursos Humanos Documentos
Política (Fecha, Tópico,
Aprobador)
Formas (Tema, fecha
efectiva)
IT Documentos
Contrato (Proveedor,
Fecha de vencimiento)
Política (Fecha, Tópico,
Aprobador)
Legal Documentos
Contrato (Proveedor,
Fecha de vencimiento)
Política (Fecha, Tópico,
Aprobador)
Base de datos de
contenido

7. Que es la
gestión
registros
Es la practica de identificar,
clasificar, archivar, preservar y
destruir registros de acuerdo a un
conjunto de estándares pre
definidos

8. Porque
administrar
registros
Crece la presión por gestionar posible
riesgos de manera efectiva mediante
cumplimiento basado en regulaciones
y políticas
Regulaciones de gobierno e
industria
U.S. Sarbanes-Oxley Act (SOX)
SEC 17-a/b
DOD 5015.2, MoReq, ISO, and
HIPAA

9. #SPSMX #SPSMX
Estrategia de solución para gestión de registros
Reglas de organización
Centro de Registros A Centro de Registros B
Biblioteca de
Registros A1
Biblioteca de
registros A2
Biblioteca de
registros B2
Biblioteca de
registros B1
Sitio de colaboración A
Biblioteca
de Doc A1
Concentrador de
tipo de
contenido
Publica los
tipos de
registros

10. Paso 1: Estandarizar
la taxonomía
Paso 2: Aplicar políticas
de administración de
la información
Paso 3: Configura
los tipos de
contenidos
Paso 4: Aplicar
reglas de
organización del
contenido
Pasos para la Gestión de Registros
Almacén
de
términos
Concentra
dor de
tipos de
contenido
Reglas de
organizació
n de
contenido
Bibliotecas
de
registros y
temporales