Découvrez ce qu'est la culture projet et la culture produit, ce qui les différencie et à travers l'illustration d'un produit fictif à la MAIF, découvrez une mi...
2. Grégory Alexandre
Coach Agile chez Coactiv
Agiliste depuis plus de 8 ans
@gregalexandre
http://www.coactiv.fr
@hellocoactiv
Viviane Taccori
Responsable du Pôle Support
Projet à la MAIF
En charge de la mise en place
d’une démarche Agile à la MAIF
3. Un projet Un produit
Un produit, désigne le
résultat d'une activité
humaine sous la forme d'un
bien ou d'un service
Stricto sensu, un bien est
une chose utilisable pour
combler un besoin ou un
désir
Wikipedia
On appelle projet un
ensemble finalisé d’activités
et d’actions entreprises dans
le but de répondre à un
besoin défini dans des
délais fixés et dans la limite
d'une enveloppe budgétaire
allouée
Wikipedia
7. 2 démarches
2 res ultats
Aujourd’hui et demain
Une démarche
produit
Avant
Une démarche
projet
8. Lancer
Définition du
périmètre
Définition du budget
Définition d’une date
Date
Cadrer Réaliser
Mettre à
disposition
Le processus projet à la MAIF
Revue
du budget
Revue
de la date
Revue
du périmètre
… des fois
9. Lancer Cadrer
Mettre à
disposition
Définition du périmètre
Définition du budget
Définition d’une date
Définir la vision
Définir le contexte
produit
Définir l’organisation
du projet
Partager la vision
Comprendre les
utilisateurs
Récolter, prioriser et
estimer les besoins
Identifier les
solutions, les coûts,
les risques et les
opportunités
Réaliser
Des changements dans le processus
13. Des hypothèses de solution
portées par la DSI
Un recueil des
besoins primordiaux
Une expression
de besoin
Un périmètre
Identification des
utilisateurs
L’analyse de journées types
L’identification d’objectifs
14. Faire appel aux utilisateurs
Ateliers co-localisés
Interviews, concertation en
visio conférence
16. Définition d’une date
en fonction de la sortie
de l’offre
Définition du
budget de
départ
Définition d’un
périmètre macroDate
17. Vision en 30 secondes
POUR : [public concerné par le
produit]
QUI : [formulation du HU des cibles]
QUOI : [ce qu’est le produit]
DONT : [le bénéfice majeur, utilité de
la solution]
CONTRAIREMENT : [pratique actuelle,
concurrence]
Utilisateurs / clients
Sponsors
Bénéfices attendus
Activités
Échéances
[date limite de la mise à
disposition]
Atouts
[utilisation possible de l’outil
Product Box]
Freins / risques
[utilisation possible de l’outil
Speed Boat]
Critères de succès
[ce qui permet de dire que le
projet/produit est une réussite]
19. Définir la valeur– Impact Mapping
20 000
souscriptions
en 6 mois
Jérémy
Vois facilement
Ne demande plus
d’aide
Infobulles
Aide à la saisie
Rosette
Proposition en 3
clics
Ne recommence
plus à 0
Carine
N’utilise plus Excel
Impacte le
processus
Possibilité de reprioriser les offres
Gestionnaires
sinitres
WHY WHO HOW WHAT
20. Cartographie produit et MVP – Story Map
Accueillir Proposer Vendre Conclure
R3
R1
R2
Voir le
nombre de
ventes
C
Saisir de
manière
simple
J
Associer au
sociétaire
J
Lister les
offres
R
Gérer le cas
extrême
R
Visualiser une
fiche produit
R
Valider une
fiche R
Exporter le
reporting
C
R1
Vision en 30
secondes
POUR : [public concerné par le produit]
QUI : [formulation du HU des cibles]
QUOI : [ce qu’est le produit]
DONT : [le bénéfice majeur, utilité de la solution]
CONTRAIREMENT : [pratique actuelle, concurrence]
Utilisateurs /
clients
Sponsors
Bénéfices
attendus
Activités
Échéances
[date limite de la mise à
disposition]
Atouts
[utilisation possible de l’outil
Product Box]
Freins / risques
[utilisation possible de l’outil
Speed Boat]
Critères de succès
[cequi permet de dire que le
projet/produit est une
réussite]
21. Définir la valeur– Impact Mapping
20 000
souscriptions
en 6 mois
Jérémy
Vois facilement
Ecrans peu chargés
Couleurs distinctes
Ne demande
plus d’aide
Infobulles
Aide à la saisie
Rosette
Proposition en
3 clics
Liste des offres à l’accueil
Liste triée par potentiel
Ne
recommence
plus à 0
Sauvegarde en brouillon
Gestion d’historique
Carine
N’utilise plus
Excel
Export de reporting
Manipulation des données
Impacte le
processus
Possibilité de reprioriser les
offres
Acteur gestion
sinitres
WHY WHO HOW WHAT
22. Plan projet et specs
8 mois
400 JH
Fin
septembre
2600 JH
31
septembre
Date fixée par le
plan projet
Date fixée par la
mise en marché
Liste priorisée de besoins
Estimation et projection sur les
versions
26. Des ressources moins cher
et ajustable
Une équipe performante,
collaborative et
challengeante
L’équipe
27. Gestion des orientations produit
Hier : Vérification de l’avancement du produit
Parties prenantesDocumentation
Produit Utilisateurs
A LA FIN
28. Validation de
la conformité au plan
Gestion des orientations produit
1ère étape : Démonstration du produit aux personnes
liées au projet
Démo
2
semaines
Parties prenantes
29. Gestion des orientations produit
Objectif : Revue testable avec des utilisateurs
Utilisateurs
Parties prenantes
2
semaines
30. 520 JH
investis
Mi mars 2014
L’accompagnement
au changement a
commencé
Mise à disposition d’un MVP
Trottis pro
Trottis
enfants
Tro
34. 30 cas livrés, 18 cas utilisés
3 mois d’accompagnement au
changement
Des déphasages par rapport au
quotidien des conseillers
19 cas prévus, 18 utilisés
Accompagnement au fil de l’eau, pas de
dispositif de déploiement important
En adéquation avec leur pratique, gestion
adaptée au quotidien des conseillers
Février 2015 pour Trottis
Trottis pro
Trottis
enfants
Trottis
------------
-----------
-
______
________
--------
-------
-------
-------
-------
-------
-------
-------
-------
36. L’équipe de
maintenance avec
l’équipe de
développement
Responsabilisation
Continue la gestion des
versions
Corrige ses anomalies
Trottis pro
Trottis
enfants
Trottis
------------
-----------
-
______
________
--------
38. Un produit tiré du
besoin utilisateur et
du marché
Une solution portée
par le centre de
réalisation ou la DSI
Démo
Une revue permettant
d'obtenir du feedback
Une démonstration de
l'avancement du
produit
+ -
+ -
+ -
+ -
Equipe performante,
solitaire et
interchangeable
Un produit émergent Le suivi d'un plan
Une équipe soudée,
engagée et
sensibilisée
PRODUIT PROJET
Bonjour et bienvenue à la session DE LA CULTURE PROJET A LA CULTURE PRODUIT avec la MAIF
Nous n’allons pas faire un retour d’expérience de la MAIF, nous allons illustrer nos concepts avec la MAIF c’est pourquoi ça ne s’appelle pas «… à la maif »
Greg
Lire juste et pointer la distinction
Viviane
Il était une fois à la MAIF … nous allons vous raconter l’histoire d’un projet qui s’est passé à la MAIF
Viviane
Il était une fois « Un nouveau besoin », le besoin exprimé par la Direction commerciale était de créer un outil commercial performant pour vendre un nouveau produit d’ assurance dans nos délégations
Viviane
Ce nouveau produit c’est Trottis, c’est un produit qui couvre l’usage d’une trottinette, vous comprenez bien que cette offre est totalement fictive mais qu’elle va nous servir d’exemple pour la présentation,
Trottis devait être mis sur le marché le 1er novembre 2014
Greg
Nous allons étudier ce nouveau projet sous deux démarches et les comparer entre elles, qu’est-ce qui distingue une démarche projet telle qu’existante en partie dans les grandes entreprises type MAIF et une démarche produit vers laquelle l’entreprise tente d’aller
Viviane
Décrire le cycle projet : Lancer / cadrer /réaliser / MAD
Souvent comme on cadre tout de manière prédictive, il devient difficile d’en enlever et on veut tout garder ce qui nécessite assez régulièrement de revoir à la hausse le budget ou de repousser les délais, le périmètre est revu exceptionnellement et souvent la révision est subie faut d’argent ou de temps
Viviane
Comment s’organisait un projet en mode classique :
Commanditaire exprime les attentes au pilote qui va monter son organisation projet.
La MOA prend le sujet et travaille avec des représentants qui, potentiellement peuvent faire appel aux utilisateurs
La MOA fourni l’expression de besoin au CPI, le CPI travaille avec des architectes pour concevoir une solution, une fois le cadrage arbitré sur la totalité du périmètre, les concepteurs réalises les specifications sur la totalité du périmètre, les développeurs codent selon les specs et livrent la solution qui mis à dispo des utilisateurs après des recettes globales
Comme vous le voyez, ce processus est très séquentiel, chacun adresse un livrable à une autre personne (commande d’un client) et l’autre réalise (fournisseur) relation client/fournisseur
Les utilisateurs sont quasi inexistants dans ce dispositif, ils peuvent consulter au début et ils réceptionnent le produit à la fin sans ne l’avoir jamais vu (sauf en accompagnement), Entre ces deux moments, il peut se passer de nombreux mois
Viviane
Comment s’organisait un projet en mode classique :
Commanditaire exprime les attentes au pilote qui va monter son organisation projet.
La MOA prend le sujet et travaille avec des représentants qui, potentiellement peuvent faire appel aux utilisateurs
La MOA fourni l’expression de besoin au CPI, le CPI travaille avec des architectes pour concevoir une solution, une fois le cadrage arbitré sur la totalité du périmètre, les concepteurs réalises les specifications sur la totalité du périmètre, les développeurs codent selon les specs et livrent la solution qui mis à dispo des utilisateurs après des recettes globales
Comme vous le voyez, ce processus est très séquentiel, chacun adresse un livrable à une autre personne (commande d’un client) et l’autre réalise (fournisseur) relation client/fournisseur
Les utilisateurs sont quasi inexistants dans ce dispositif, ils peuvent consulter au début et ils réceptionnent le produit à la fin sans ne l’avoir jamais vu (sauf en accompagnement), Entre ces deux moments, il peut se passer de nombreux mois
Viviane
Dans une organisation agile oriénté produit, on supprime les silots et le séquencement entre acteurs, on rassemble les acteurs dans une équipe et on les regroupe de préférence dans un même lieu (plateau projet) ce qui crée une dynamique collective, des échanges, du challenge, un esprit d’équipe, un niveau d’information constant pour tous, une vision partagée , etc
Viviane (partie de gauche)
Jusqu’à présent dans une démarche de gestion de projet classique, dès le lancement du projet, la DSI demandait une expression des besoins fonctionnelle exhaustive aux MOAs pour identifier la portée du périmètre fonctionnel et applicatif et pour identifier les impacts et chercher comment intégrer ce nouveau produit dans le processus de vente existant.
A partir des besoins émis par la MOA, la DSI proposait une solution que laquelle elle avait estimée le coût et la durée de réalisation alors que les utilisateurs finaux n’avaient toujours pas été consultés
Greg : droite
Viviane
La consultation des utilisateurs finaux n’est pas simple à organiser quand vous avez un réseau de vente ou de gestion éclaté au 4 coins de la France, il faut donc trouver des moyens de contact et d’échange pour organiser des rendez-vous à distance (webex, conf cal, etc) ou des échanges en en présentiel sur des sites éloignées ou au siège…
Il est indispensable et important d’impliquer les utilisateurs finaux car ce sont eux qui réalisent les activités et qui connaissent le mieux le processus métier (cf. le premier slide avec journée type)
Créer une dynamique collective de co-construction avec les utilisateurs est un facteur majeur de satisfaction et de réussite d’un projet
Dans le cadre d’une nouvelle offre, on peut également impliqué les sociétaires dans une démarche de co-création dès la conception de l’offre
Greg
Revenir à la def projet : repondre au besoin, date définit, coût fixé.
Triangle de fer, quand une contrainte bouge, les autres aussi
Réalité le périmètre ne bouge pas car si on ne fait pas tout, le produit n’a pas de valeur
Greg
En gestion de produit, on étudie ce triangle
Il s’avère qu’on est dans le scénario le moins prédictible
On inverse le triangle, contrôle budget et date définie par le marché, périmètre évolutif
Comment s’assurer que dans un périmètre mouvant, on fait les bonnes choses ?
Greg
Pour approfondir le contexte et l’objectif, définition de la vision, utilisateurs types et hypothèse du business model
----- Notes de la réunion (09/06/15 12:34) -----
Retravailler cette slide
Tout ce qui est fait ici a pour objectif de fournir le plus de valeur possible aux utilisateurs et c'est globalement l'objectif de la culture produit
Viviane
Comme le précisait Grégory, la culture produit c’est apporter de la valeur aux utilisateurs, il s’agit donc de maximiser la valeur métier et de délivrer aux utilisateurs ou aux sociétaires ce qui apporte le plus de valeur, le plus rapidement
Ainsi plus la valeur d’un élément ou d’une fonctionnalit est importante, plus sa priorité est élevée et, comme la priorité définit l'ordre dans lequel les éléments produit sont réalisés, les éléments avec le plus de valeur sont développés en premier.
Nous parlons de Valeur, mais c’est quoi la valeur ? ? C’est une notion qui peut sembler flou ! » la valeur, ça veut tout dire et rien dire tout dépend des attendus, on peut apporter de la valeur financière à une entreprise mais aussi de la valeur d’usage ou d’utilité à un utilisateur ou de la productivité, ou de l’ergonomie, etc, Comment peut on les mettre en balance ? Pour définir tout ça il y a des outils (diapo suivant par Greg)
Et comment peut on les mesurer ? On vous en reparle un peu plus tard
Greg
Outil d’aide à la décision
Etude des impacts d’une fonctionnalité sur un objectif de valeur
Greg
Evoluer tout au long du projet
Greg
Outil d’aide à la décision
Etude des impacts d’une fonctionnalité sur un objectif de valeur
Viviane
Du côté orange, le projet est piloté en suivant scrupuleusement le plan projet :
Durée de réalisation prévue sur 8 mois, le contenu correspond à ce qui a été prédit et on « embarque » toutes les fonctionnalités
La date de fin de réalisation Fin septembre est planifié selon les travaux à réaliser et en considérant qu’il faut garder du temps pour les recettes, les corrections, l’intégration et l’ accompagnement au changement des utilisateurs….
Le coût global du projet est estimé à 2600 JH
De l’autre côté, le projet est piloté par la valeur c’est-à-dire avec un objectif prioritaire qui est de réaliser un produit minimum viable qui délivre rapidement des fonctionnalités vitales qui apportent de la valeur métier (valeur d’usage/utilité),
Dans l’approche produit, un 1er investissement de départ est estimé à 400 jh, le budget correspond au produit minimum, il permet de livrer la première version du produit et la liste des fonctionnalités priorisées par les métiers et d’aller chercher leur feedback
En fonction du budget et du temps restant, ce produit minimal pourra être complété ou ajusté pour ajouter de la valeur au MVP si besoin (prise en compte de feedback, de changements, d’imprévus…) jusqu’au 31 septembre
Est-ce un problème si le produit coûte moins cher que le budget accordé ?
Greg
Quand on a définit les 3 points du cadre, roadmap
produit de A à Z
Greg
Evoluer tout au long du projet
Greg
Quelles sont les différences entre une équipe projet et une équipe produit ?
Pour maximiser la rentabilité, l’équipe projet a préféré faire appel à une équipe constituée d’un sénior et de juniors. L’équipe fonctionnait en Scrum avec un tableau de suivi et un burndown chart et s’assignait les tâches. L’équipe confirmait ou non le carnet d’itération prévu au planning via un chiffrage.
De son côté, l’équipe produit a mis beaucoup d’importance dans la meilleure équipe possible. La meilleure équipe pour l’équipe produit, c’est une équipe performante, on veut quand même que ça envoi du pâté hein mais aussi une équipe engagée dans le produit, qui comprenne le besoin et challenge le Product Owner pour lui proposer la meilleure solution. Après tout comme l’équipe projet, l’équipe a produit son management visuel et ses indicateurs
Ca prend du temps : C’est sur, la question à se poser c’est de savoir si vous allez le gagner derrière. Avoir une équipe comme celle ci peut permettre de décharger les concepteurs fonctionnels qui, avant devaient arriver la meilleure solution fonctionnelle, l’équipe s’occupant de produire le plus vite possible et avec la meilleure qualité en espérant déjà que ce soit faisable.
Je ne peux pas me passer de cet expert : Il arrive que lors de la constituion de votre équipe, vous preniez un constructeur ultra performant mais incapable de travailler en équipe. Pour créer la meilleure équipe produit possible, il faut savoir se passer d’une personne pour sauvegarder la dynamique d’équipe afin de bénéficier des avantages du collectif.
Viviane
Classiquement dans la plupart des grandes entreprises non agiles, on réalise beaucoup de documentation. Cette documentation est souvent appelée livrable (EDB, dossier de solution, stratégie de recette, dossier de cadrage, spec, etc), Ces livrables finalisent des étapes du projet et servent à suivre l’avancement du projet et surtout à valider ou à contractualiser la suite. Tout le cycle projet est ponctué par la livraison de documentation et c’est qu’à la toute fin qu’on livre le produit et que les utilisateurs le voient
GREG
Toutes les deux semaines, l’équipe projet réalisait une démo de leur produit aux acteurs du projet (commerciaux, marketing…) l’objectif était de présenter le produit pour créer une dynamique positif autour du travail réaliser et de rassurer les parties prenantes plus ou moins éloignées de l’opérationnel.
L’objectif de la cérémonie était de bien valider ensemble la conformité du produit par rapport au plan défini dans la roadmap et le cahier de besoin.
Greg
« Mais je ne vais pas faire essayer un produit non fini ! » c’est une grande crainte des équipes, montrer un travail en cours, risquer d’être critiqués en montrant un brouillon. Une grande croyance est de penser que les utilisateurs sont incapables de se projeter. Pour rappel, lorsqu’on construit un produit en agile, tout ce qui est produit est sensé être fonctionnel.
Soyez pédagogues, présentez la démarche auprès des métiers, des utilisateurs et désamorcez leur incompréhension de devoir faire un retour sur quelque chose en cours.
« Et s’ils veulent tout changer ?» vous avez normalement construit le plan initial avec eux, vous avez étudié leurs besoins en amont et vous construisez au fur et à mesure. Il y aura des changements c’est sur mais s’il advient que les utilisateurs décident que ce que vous leur montrez est à refaire à 0 c’est qu’il faut repenser votre analyse utilisateur. Quoiqu’il en soit, le produit n’est pas dans le marché. Plus tôt vous remontez les problèmes plus vous serez en capacité de réagir.
Viviane
La mise à disposition du MVP arrive, le MVP est livré après 3 mois de réalisation, l’équipe a pu finaliser son MVP et le proposer en bêta test à un panel d’utilisateurs de confiance
Ainsi bout de 3 mois, pour un investissement de 520 jh, l’équipe a été en capacité de livrer les fonctionnalités prioritaires, de prendre en compte des changements d’où l’investissement plus important et surtout le produit est présenté aux utilisateurs et l’accompagnement peut également commencé
Viviane
La mise à disposition du MVP aux utilisateurs a permis de prendre en compte leur retour et de réinvestir sur le produit
Viviane
Ca y est, les deux produits sont sortis, c’est l’heure de faire un bilan :
l’équipe du mode projet est satisfaite car les engagements sont quasiment respecté, seulement 1 mois ½ de retard alors qu’il y a eu pas mal de problèmes et de perturbation, coût est un peu supérieur mais le principal c’est que le plan projet soit respecté et que le produit sorte, avec un bon niveau de qualité
L’équipe du mode produit est également très satisfaite, et, le produit est totalement adapté aux besoins des utilisateurs car les changements demandés ont été intégré au fur et à mesure, la date a été décalée de 2 jours et au final le budget est de 2400 jh mais le résultat apporte tellement de satisfaction et de valeur aux utilisateurs que le projet est une véritable réussite.
Viviane
Greg
Après la fin du projet, la Bananache est allé au mains de l’équipe maintenance qui a dû gérer les anomalies restantes en attendant un nouveau projet d’évolution.
Greg
De son côté, la BananaQueen est restée aux mains de l’équipe qui l’avait créé, le projet est peut être terminé mais le produit continue de vivre. C’est le produit de l’équipe qui continue sa gestion, corrige ses anomalies et crée de nouvelles évolutions tous les jours en attendant la prochaine release.