Obecna sytuacja biznesowa skłania do poszukiwania oszczędności w działach finansowo-księgowych. Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług księgowych firm zewnętrznych.

1. Obecna sytuacja biznesowa wymusza poszukiwanie
oszczędności i zwiększanie marży w każdej organizacji.
przygotowane zestawienie aktualnych
profesjonalnych dostawców usług rachunkowych
Firmy rozwijają tzw. strategię pozyskania funkcjonujących na rynku. Powinno ono obejmować
zasobów,analizując pełen zakres posiadanych wiele miarodajnych elementów, takich jak zakres
oraz dostępnych w otoczeniu zasobów, których zadań, materialna odpowiedzialność za wykonywane
zdobycie jest niezbędne do redukcji kosztów. zadania, kwalifikacje personelu, posiadane przez
Najczęściej zadaniem tym zajmuj się Chief dostawcę uprawnienia i certyfikaty, stosowana
Financial Officer (CFO), gdyż decyzje dotyczące metodologia z uwzględnieniem wymagań nadzoru
wzrostu produktywności organizacji działów nad procesami (np. międzynarodowych standardów
FK mieszczą się w zakresie ich odpowiedzialności. kontroli – ISAE 3402), innowacyjność i technologia
CFO, szukając wzrostu korzyści z funkcji FK, dostawy, warunki Service Level Agreement, w tym
dostrzegają duże szanse w rozwoju technologicznym, elastyczność i szybkość działania, renoma na rynku
automatyzacji i nowoczesnej organizacji zadań (swoista polisa gwarantująca jakość) oraz cena,
oraz częściej stawiają pytanie, jaki jest rynek która jest wypadkową wszystkich elementów
dostawców outsourcingu rachunkowości. (także tych niewymienionych) ważnych dla każdego
Tradycyjnie decyzje dotyczące optymalizacji klienta. Obecnie, np. w USA, rozwija się też rynek
działów FK zatrudniających co najmniej profesjonalnych doradców benchmarkingowych.
kilkudzięsięciu księgowych wymagają Metoda oceny rozwiązań restrukturyzacyjnych
przeprowadzenia procesu oceny inwestycji (w tym stosowana przez benchmarking wymaga
przypadku w reorganizację działu księgowego doprowadzenia organizacji działu FK do
firmy). Wskaźnikami służącymi do oceny porównywalności z opcjonalnymi rozwiązaniami
produktywności inwestycji są Internal Rate outsourcingowymi, należy więc zgromadzić
of Return (IRR), Returns on Invested Capital kompletne dane dotyczące działu FK. Większość
(ROIC) lub Net Present Value (NPV). Eksperci z nich została ujęta w planach budżetowych.
szacują koszty działów FK w przyszłej organizacji Równolegle z „oficjalnymi” kosztami działalności
i porównują je z istniejącymi kosztami w planach działu FK występują tzw. „koszty ukryte”, które
budżetowych oraz z oczekiwaniami kierownictwa znajdują się w budżetach innych działów.
dotyczącymi progu zwrotu z inwestycji. By zrozumieć istotę tych kosztów i uniknąć
Strategie pozyskania zasobów kierują CFO rozczarowań wywołanych ich niedoszacowaniem,
ku alternatywnym źródłom zasobów zewnętrznych. należy je przede wszystkim zlokalizować.
Strategicznym substytutem działu FK jest Przykładowymi kosztami ulokowanymi w innych
outsourcing rachunkowości. Proces podejmowania działach mogą być koszty windykacji należności
decyzji opiera się wówczas na porównywaniu lub koszty działu IT (aplikacja FK, komputery,
kosztów działu FK z cenami ofert dostawców serwery, koszty pracowników). Stosowaną w branży
/outsourcerów rachunkowości. Metoda stosowana outsourcingowej miarą kosztów pracy jest FTE
w tym przypadku to benchmarking, czyli specjalne (full-time equivalent).
9

2. Zakres zadań
Kategorie kosztowe Razem Rejestr Rejestr Środki Księga Płace Raportowanie
zobowiązań należności twałe główna i kadry i zarządzanie Inne
kapitałem
FTE razem 9,8 0,5 1,0 0,3 3,0 2,0 1,0 2,0
Koszty pracy $385,00 $19,64 $39,29 $11,79 $117,86 $78,57 $39,29 $78,57
Sprzęt IT $150,00 $7,65 $15,31 $4,59 $45,92 $30,61 $15,31 $30,61
Aplikacja księgowa $150,00 $7,65 $15,31 $4,59 $45,92 $30,61 $15,31 $30,61
Telekomunikacja $35,00 $1,79 $3,57 $1,07 $10,71 $7,14 $3,57 $7,14
Szkolenia, książki $22,00 $1,12 $2,24 $0,67 $6,73 $4,49 $2,24 $4,49
Ubezpieczenia koszty reklamacji, szkód $8,00 $0,41 $0,82 $0,24 $2,45 $1,63 $0,82 $1,63
Razem zmienne koszty bezpośrednie $750,00 $38,27 $76,53 $22,96 $229,59 $153,06 $76,53 $153,06
Bezpośrednie koszty usług _ _ _
zewnętrznych (doradcy, prawnicy, IT) $65,00 $30,00 $20,00 $5,00 $5,00
Pośrednie koszty stałe _ _
$110,00 $30,00 $20,00 $20,00 $15,00 $20,00
(zarząd, administracja)
Zasoby podstawowe $925,00 $98,27 $96,53 $42,96 $264,59 $178,06 $81,53 $153,06
Podstawowe koszty jednostkowe $94,39 $196,53 $96,53 $143,20 $88,20 $89,03 $81,53 $76,53
10

3. Należy uwzględnić również koszty zatrzymane, kontraktowych oferowanych przez konkurentów.
które nie są bezpośrednio związane z działem Rozwiązania „inhouse” nie podlegają
FK, np. koszty administracji, zarządzania czy wymienionym mechanizmom rynkowym
doradztwa zewnętrznego. Tworzenie skutecznego z racji rzadko spotykanego nadzoru CFO
rozwiązania biznesowego w celu optymalizacji nad efektywnością działu FK (np. ilość FTE/
działu FK przy użyciu zasobów wewnętrznych dokument) i stosowania benchmarkingu.
(insourcing) lub zewnętrznych (outsourcing) Elastyczność w dopasowaniu się do bieżących
jest skomplikowane i czasochłonne. Można się potrzeb firmy (ilość FTE) jest istotnie mniejsza
posłużyć przykładowym arkuszem kalkulacyjnym w przypadku działu FK, rzadko bowiem zwalania
gromadzącym dane o kosztach (tabela 1). się pracowników, gdy okresowo firma redukuje
ilość dokumentów (co oznacza mniej pracy).
Powodem mniejszej elastyczności są również
konsekwencje zwolnień pracowniczych wynikające
Ostatnim etapem analizy rozwiązań z kodeksu pracy (odprawy pracownicze itp.),
usprawniających dział FK jest przyjrzenie się atmosfera niepokoju przed potencjalnymi
cenom za usługi i porównanie ich z wewnętrznym, zwolnieniami, a także niższa jakość pracy
oczekiwanym progiem zwrotu z inwestycji. Obok i brak zaufania do pracodawcy.
brenchmarkingu i przeglądania prasy zawodowej,
na portalach outsourcerów (np.szukając hasła F&A
outsourcing) można znaleźć oferty interesujących,
Konkurencja rynkowa pomiędzy
renomowanych dostawców outsourcingu dostawcami outsourcingowymi
rachunkowości. Badania opublikowane w 2011
roku na stronach WWW przez firmę Alsbridge jest motorem napędzającym
wskazują, że na rynku amerykańskim ceny usług
FAO w sposób nieprzerwany obniżają się. Dane spadek cen za usługi rachunkowe,
z kolejnych lat ukazują spadek na poziomie 6 ‒ 8%
w okresie 2008 ‒ 2011. Ta interesująca obserwacja
pomimo rosnących kosztów
może skłonić CFO do wysłania zapytania wynagrodzeń pracowników.
ofertowego na usługi księgowe.
Konkurencja rynkowa pomiędzy dostawcami
outsourcingowymi jest motorem napędzającym
spadek cen za usługi rachunkowe, pomimo
rosnących kosztów wynagrodzeń pracowników.
Źródła utrzymania lub spadku cen na omawiane
usługi to: obniżka marż dostawców obsługujących
bardzo duże kontrakty outsourcingowe (Business
Process Outsourcing), ciągły rozwój technologiczny
dostawców, automatyzacja procesów oraz rosnąca
wiedza kupujących na temat warunków
11