1. Manual de Capacitación para
proceso de recepción de
documentos y pago a
proveedores Carozzi
Enero 2013
2. Glosario
Portal de Proveedores:
Sitio Web donde los proveedores deben acceder para ver la información disponible para emitir
facturas.
Código de Proveedor:
Es un número que asigna el sistema de Empresas Carozzi al proveedor cuando inicia la relación
comercial, este número será el identificador en nuestro sistema y usted debe conocerlo.
Orden de Compra (O/C):
Es el documento numerado que emite Empresas Carozzi al proveedor para comprar, indicando
cantidad, precio y condiciones de pago. Este número debe ser indicado en la factura del
proveedor, de lo contrario será rechazada.
Recepción de Materiales u Hoja de Entrada de servicios (HES):
Es la entrada a bodega de la mercadería o la aceptación del servicio en el sistema de Empresas
Carozzi que está disponible para que el proveedor emita una factura.
Número de atención:
Es un número que asigna el portal de Proveedores de Empresas Carozzi al proveedor una vez
que marca las entradas o servicios disponibles para facturar, simulando los valores que debe
facturar, este número de atención debe ser indicado en la factura. Es importante considerar
que debe existir sólo un número de atención por factura emitida y viceversa.
3. Estimado/a proveedor/a:
Empresas Carozzi S.A. pone a su disposición, un portal de proveedores al que se puede acceder a través
de nuestra página web www.carozzi.cl, o directamente desde el siguiente link
http://200.29.137.23/carozzi_extranet/Paginas/Proveedores/Inicio.aspx donde podrá obtener
información relevante para su facturación y pago, este portal de consultas y selección de entregas de
materiales y hojas de entradas de servicios permitirá optimizar el proceso de ingreso y pago de sus
documentos.
En él, podrá informarse de:
a.- Pagos emitidos.
b.- Documentos registrados por pagar.
c.- Materiales o servicios aceptados por Carozzi.
d.- Notas de Crédito por emitir.
Cualquier consulta adicional puede efectuarla al teléfono 2-3776400, y solicitar la comunicación con
nuestra Mesa de atención al proveedor.
4. Proceso de Pago de documentos
Orden de
Compra
Orden de
Compra
Recepción Material/
Aceptación de
Servicios
Recepción Material/
Aceptación de
Servicios
Portal de ProveedoresPortal de Proveedores
Recepción
Documento físico
Recepción
Documento físico
Recepción documento
electrónico
Recepción documento
electrónico
Ingreso Factura v/s
Nº atención y O/C
Ingreso Factura v/s
Nº atención y O/C
PagoPago
Inicio Relación
Comercial
Inicio Relación
Comercial
Obtener Nº
Atención
Obtener Nº
Atención
1
Correo
confirmación
Correo
confirmación
5. Consideraciones del Proceso
Cada vez que Empresas Carozzi le compre material o servicio, debe entregarle un número
de O/C que es necesario para el ingreso de factura por tanto debe indicarlo.
Cuando se haya recepcionado la entrega de material y/o la prestación de servicio, debe
ingresar al nuestro portal de proveedores para obtener un Número de atención. Para revisar
el proceso de ingreso y obtención del número de atención, revise el siguiente documento:
Ya obtenido el Número de atención, el proveedor recién puede emitir la factura.
En caso que se emita una factura convencional, se debe indicar el número de O/C y número
de atención en el documento físico.
En caso que se emita factura electrónica, deben venir indicados los número de O/C y número
de atención en los campos personalizados del archivo xml 801 y 802. Para más detalles favor
revisar el siguiente documento:
Una vez emitida la factura electrónica y es enviada a nuestra casilla de correo usted debe
recibir un correo de ”recepción conforme” a su casilla de correo. Si no recibe este correo
Empresas Carozzi no ha recibido la factura.
Documento de
Microsoft Office Word 97-200
Presentación de
Microsoft PowerPoint 97-2
6. Datos exigibles en las facturas
Rut
Razón Social
Dirección
Número de factura
Fecha de emisión
Nº de Orden de compra
Número de atención
Tipo de cambio, en caso de facturas que estén en monedas distintas a
Pesos.
7. Razones más Frecuentes de Rechazo de Facturas
No menciona orden de compra La O/C es necesaria para procesar la factura. Si la O/C no se menciona en la factura,
esta no podrá ser procesada .
Falta indicar número de
atención en la Factura
El número de atención es utilizado para comparar que la O/C y la factura coincidan
línea por línea. Si el número de atención no es indicado, la factura no podrá ser
procesada.
Diferencia de Precio Es cuando se genera por diferencia entre el valor de la O/C y el valor de la factura. Si
éste número no coincide, la factura no podrá ser procesada.
Orden de Compra con
Procesos Pendientes
Para procesar la factura, la O/C debe estar autorizada en el sistema por Empresas
Carozzi. Para verificar la autorización, ver en el portal de proveedores. Si no está ,
debe comunicarse con su contacto de Empresas Carozzi.
Cobro Duplicado La factura hace referencia a una O/C que ya se encuentra facturada Empresas Carozzi
rechazará y devolverá la factura.
En los siguientes casos Empresas Carozzi, rechazará y devolverá las facturas al proveedor:
