Ce document est réalisé dans le cadre d'un projet de fin d'études

1. ECOLE DES SCIENCES DE L’INFORMATION
Année universitaire : 2011/2012 N°…………
Etude archivistique et mise en place d’une application
GED : Cas du Département des Aménagements de l’Office
Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb
Projet de fin d’études
Cycle des informatistes
Réalisé par :
CHKIRI Zhor EL KARCHOULI Ghizlane
Encadré par :
Dr.FAYAD El Mustapha
Co-Encadré par :
Mme. RHANOUI Meryam
Tuteur :
Mr. EL YAAGOUBI Redouane

2. Fiche bibliographique
CHKIRI, Zhor
Etude archivistique et mise en place d’une application GED : Cas de l’Office
Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb, département des
aménagements/ CHKIRI Zhor, ELKARCHOULI Ghizlane.-[S.L] : [S.N] :
2012.- 70p. : Tab. ; 30 cm.
Projet de fin d’études : sc.inf. : Rabat, ESI, 2012.
Bibliogr.
Annexes
T.
ELKARCHOULI, Ghizlane
ELKARCHOULI, Ghizlane
Etude archivistique et mise en place d’une application GED : Cas de l’Office
Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb, département des
aménagements/ CHKIRI Zhor, ELKARCHOULI Ghizlane.-[S.L] : [S.N] :
2012.- 70p. : Tab. ; 30 cm.
Projet de fin d’études : sc.inf. : Rabat, ESI, 2012.
Bibliogr.
Annexes
T.
CHKIRI, Zhor
II

3. Dédicaces
Je dédie ce modeste travail :
 A ALLAH le Tout Puissant, le Clément le Très Miséricordieux
qui a guidé mes pas depuis l'aube de ma vie, loué soit ALLAH.
 A ma très chère maman GHAMMAM Souad, raison de mon existence. Pour tes
sacrifices, ton soutien, ta générosité et ta tendresse. Tu étais toujours là près de moi
pour me soutenir, m’encourager et me guider avec tes précieux conseils. Aucun mot
ne saurait exprimer ma grande reconnaissance, ma gratitude et mon profond amour.
Qu’ALLAH te garde et te procure une bonne santé et une longue vie. Je t’aime Omi.
 A mon cher père ElHaj EL KARCHOULI Ahmed, source de sacrifice. Pour ta
tendresse, ton soutien, tes conseils et tes encouragements. Veuillez trouver dans ce
travail l’expression et le témoignage de mon attachement, ma reconnaissance et mon
respect. Qu’ALLAH t’accorde la santé et la longue vie. Je t’aime Abi.
 A ma chère deuxième mère EL YACOUBI Fatima, source de tendresse. Pour tes
prières, ton soutien et ta générosité. Aucun mot ne saurait exprimer mon immense
attachement que je te témoigne, ma reconnaissance et mon profond amour envers toi.
Qu’ALLAH te procure la santé et la longue vie. Je t’aime Omi Fatima.
 A ma chère sœur et amie EL KARCHOULI Ikram. Qu’ALLAH soit à tes côtés et
te procure la réussite et le bonheur. Je t’aime ma petite.
 A mon cher frère EL KARCHOULI Hamza. Qu’ALLAH te garde, je te souhaite
tout le bonheur que tu mérites. Je t’aime mon cher.
 A mes grands-parents : GHAMMAM Allal, RACHADI Fatima, BOUSSAJRA
Fatima et à la mémoire de mon grand-père EL KARCHOULI M’Hamed.
 A ma tante GHAMMAM Aicha et sa petite famille, pour leur soutien et leur
générosité durant ses quatre années. Merci énormément.
 A la famille EL KARCHOULI, GHAMMAM, EL YACOUBI. Que je ne pourrais
nommer de peur d’oublier quelqu’un. Veuillez trouver dans ce travail l’expression de
mon attachement et mes affections les plus sincères.
 A ma sœur d’âme, mon amie et mon binôme CHKIRI Zhor, Merci amie et veuillez
trouver dans ce projet l’expression de mon profond attachement.
 A mes deux sœurs d’âme : TAIYMI Afafe et MATAICH Fatima Zahra.
 A toutes mes amies surtout le groupe « Best friend for ever ». Je vous aime toutes.
 A toute promotion « ESI Promo 2008-2012 ».
Ghizlane
III

4. Dédicaces
 A mon très cher père Ahmed, le premier et le dernier homme de ma vie, source
d’amour, d’affection, de générosité et de sacrifices. Tu étais toujours là près de moi
pour me soutenir, m’encourager et me guider avec tes précieux conseils. Que ce
travail soit le témoignage des sacrifices que vous n’avez cessé de déployer pour mon
éducation et mon instruction. Aucune dédicace ne saurait exprimer l’amour et
l’admiration que je porte au grand homme que vous êtes. Puisse Dieu le tout puissant,
vous préserver et vous accorder santé, longue vie et bonheur.
 A ma très chère mère Fatima, source de ma vie, d’amour et de tendresse qui n’a pas
cessé de m’encourager et de prier pour moi. Vous m’avez toujours aidé par vos
conseils et vos sacrifices. Puisse Dieu le tout puissant t’accorder meilleure santé et
longue vie.
 A mes sœurs Zineb et Meryem pour leur patience, soutien et leurs sentiments d’amour
aux moments les plus difficiles. Je vous souhaite plein de succès, de joie et de
bonheur. Que dieu vous garde et illumine vos chemins.
 A mon frère Jamal, que Dieu te garde, je te souhaite tout le bonheur que tu mérites.
 A ma tante Chrifa, merci pour tous les sacrifices et les efforts que vous a avez fait
pour nous.
 A ma tante Nadia et ses filles Ibtissam, Meryam, et Sanae merci pour votre accueil,
votre soutien et votre aide durant toute la période de mon stage.
 A ma grande mère Rahma, mon oncle Mohammed et ma tante Aicha pour leur
soutien, amour et générosité.
 A mes cousins et cousines
 A ma chère amie et sœur Ghizlane EL KARCHOULI, merci pour ta patience, ta
tolérance, et pour les bons moments qu’on a partagé, afin de donner naissance à ce
projet.
 A mes meilleures amies, le groupe « Best friends for ever ». Merci pour les très bons
moments qu’on avait partagé ensemble. Je vous aime toutes.
Je dédie ce travail.
Zhor
IV

5. Remerciements
En préambule à ce travail, nous souhaitons adresser nos remerciements les plus
sincères aux personnes qui nous ont apporté leur aide et leur soutien et qui ont contribué à
l’élaboration de ce projet de fin d’études.
Nos premiers remerciements à ALLAH le Tout Puissant.
Nous tenons à remercier notre professeur et encadrant Dr.FAYAD El Mustapha qui s’est
montré à l’écoute et disponible, ainsi pour l’inspiration, l’aide et les conseils fructueux qu’il
nous a prodiguées tout au long de la réalisation de ce travail.
Nous adressons nos remerciements aussi à notre professeur et encadrante Mme. RHANOUI
Meryam pour qui nous a accueillies avec toute simplicité, bonté et gentillesse. Vous serez
pour nous l’exemple de droiture et de sérieux.
Nous remercions également Mr. EL YAAGOUBI Redouane, qui nous accompagné en la
qualité du tuteur tout au long de la période du stage, par ses services, expériences et
orientations, et sans qui, cette période de stage n’aurait pu être aussi enrichissante.
Nous remercions aussi tout le personnel de l’Office Régional de Mise en Valeur agricole du
Gharb, surtout le personnel du département des aménagements pour leur disponibilité et leur
collaboration durant toute la période de stage.
Nous saisissons cette occasion pour exprimer notre profonde gratitude en vous témoignant
notre reconnaissance et notre respect.
Zhor & Ghizlane
V

6. Résumé
Le département des aménagements de l’Office Régional de Mise en Valeur Agricole
du Gharb a pour mission la généralisation de l’irrigation et l’aménagement des zones Bour et
les Souks, pour ce faire le DAM nécessite des études d’aménagement, des plans, des cartes et
des calques qui ne cessent de s’accroître.
Notre travail a pour objectif de concevoir une politique d’archivage et de mettre en place une
application de gestion électronique des documents reposant sur un logiciel Open Source,
permettant la gestion de l’ensemble des études réalisés par le DAM.
Pour y parvenir, trois objectifs ont été fixés :
 Etudier l’existant en matière de gestion, d’organisation, de conservation et
d’exploitation des études du département d’aménagement(DAM) de l’ORMVAG.
 Proposer des solutions pour résoudre les problèmes relatifs à l’archivage des études
réalisées par l’office, et des différents plans et calques y afférents.
 Choisir un échantillon et en appliquer les règles et normes d’archivage et mettre en
place une application GED qui facilitera d’avantage l’exploitation du patrimoine
archivistique de l’ORMVAG, notamment les études.
Les méthodes de recherche utilisées afin de répondre aux objectifs ci-dessus sont l’interview
informelle auprès au personnel du DAM et l’observation directe.
La combinaison entre les méthodes nous a permis de collecter des informations qui ont servi
à atteindre les deux premiers objectifs du travail. Les résultats et les recommandations issues
de la revue de la littérature ont contribué à aboutir au troisième objectif.
De ce fait, l’étude propose des éléments d’une politique de gestion rationnelle de
l’information pouvant perfectionner l’organisation du travail et assurer ainsi une bonne prise
de décision.
VI

7. Liste des abréviations
Abréviation Développement
ORMVAG Office Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb
DAM Département des Aménagements
SAM Service des aménagements
TTI Troisième tranche d’irrigation
PTI Première tranche d’irrigation
STI Seconde tranche d’irrigation
GED Gestion électronique des documents
GEIDE Gestion électronique d'informations et de documents de
l'entreprise
ISO Organisation internationale de normalisation
UNESCO Organisation des nations unies pour l’éducation, la
science et la culture
GED Cold GED Computer Output LaserDisc
Microfiches COM Microfiches Computer Output Microfilm
OCR Reconnaissance Optique des Caractères
ANCFCC Agence Nationale de la Conservation Foncière, de
cadastre et cartographie
APS Avant-projet Sommaire
DSA Diagnostic de la situation actuelle
APD Avant-projet détaillé
PO Projet d’exécution
PC Plan de classement
CC Calendrier de conservation
SAE Système d’archivage électronique
ECM Entreprise content management
AOP Programmation Orientée Aspects
VII

8. Liste des tableaux
N° de tableau Description Page
1 Mesure de température et de l’humidité des 40
archives
2 Inventaire physique des calques 43
3 Inventaire physique des études 44
4 Etude comparative des outils GED Open source 50
5 Rôles attribués dans l’espace Alfresco 61
Liste des figures
N° de figure Description Page
1 Définition du document 22
2 Définition du document électronique 23
3 Décomposition d’un système GED 28
Liste des captures
N° de capture Description
1 Etapes 1, 2, 3et 4 de l’installation
2 Etapes 5, 6, 7et 8 de l’installation
3 Etapes 9, 10, 11et 12 de l’installation
4 L’emplacement du fichier de commande Startup
5 Page d’accueil d’Alfresco
6 Tableau de bord dans l’espace Alfresco
7&8 Création d’un site dans Alfresco
9 Accéder à l’espace documentaire d’un site
10 Création d’un nouveau dossier dans l’espace documentaire
11 Ajouter un fichier à un dossier
12 Création d’un nouvel utilisateur
13 Rejoindre un site dans Alfresco
14 Attribuer un rôle à un utilisateur
VIII

9. Liste des annexes
N° d’annexe Description
1 Organigramme de l’ORMVAG
2 Périmètre d’étude de département des aménagements
3 Exemple de bordereau de versement
4 Exemple de formulaire d’inventaire des études
5 Exemple de formulaire d’inventaire des calques
6 Exemple de bordereau d’élimination
7 Exemple de calendrier de conservation
8 Exemple de fiche de prêt
9 Exemple de fiche fantôme
IX

10. Table des matières
Fiche bibliographique ................................................................................................................II
Dédicaces ..................................................................................................................... III
Remerciements ......................................................................................................................... V
Résumé .................................................................................................................................... VI
Liste des abréviations ............................................................................................................. VII
Liste des tableaux ................................................................................................................. VIII
Liste des figures ................................................................................................................... VIII
Liste des captures ................................................................................................................. VIII
Liste des annexes ..................................................................................................................... IX
Table des matières .................................................................................................................... X
Introduction .........................................................................................................................- 12 -
Enoncé de la problématique ................................................................................................- 13 -
Première partie : Contexte d’étude, méthodologie de recherche et concept de l’étude .....- 14 -
Chapitre 1 : Présentation du contexte de l’étude ............................................................- 14 -
I. Présentation de l’Office Régional de Mise en Valeur Agricole Gharb (ORMVAG)
- 14 -
II. Présentation du département d’aménagement ..................................................- 18 -
Chapitre 2 : Revue de la littérature .................................................................................- 21 -
I. Concepts de base ...............................................................................................- 21 -
II. Gestion électronique des documents (GED) .....................................................- 23 -
Chapitre 3 : Méthodologie de recherche.........................................................................- 31 -
I. Objectifs de la recherche ...................................................................................- 31 -
II. Questions de recherche .....................................................................................- 31 -
III. Population cible .............................................................................................- 32 -
IV. Méthodes et instruments de recherche ..........................................................- 33 -
V. Envergure de la recherche .................................................................................- 33 -
VI. Définitions opérationnelles ...........................................................................- 33 -
VII. La valeur de l’étude .......................................................................................- 35 -
VIII. Contraintes et limites de la recherche ........................................................- 36 -
Chapitre 4 : Etude de l’existant ......................................................................................- 37 -
I. Les structures organisationnelles ......................................................................- 37 -
II. Identification des archives ................................................................................- 37 -
III. Gestion et l’organisation des archives ...........................................................- 38 -
IV. Identification des problèmes liés à la gestion des archives ...........................- 39 -
V. Analyse des besoins ..........................................................................................- 40 -
VI. Proposition et suggestion de solutions ..........................................................- 40 -
X

11. Deuxième Partie: Mise en place d’une politique d’archivage .............................................- 42 -
Chapitre 1 : Elaboration d’un système d’archivage des documents physiques ..............- 42 -
I. Versement des documents................................................................................- 42 -
II. L’inventaire physique .......................................................................................- 43 -
III. Tri et élimination ...........................................................................................- 44 -
IV. Plan de classement ........................................................................................- 45 -
V. Calendrier de conservation ...............................................................................- 46 -
VI. Communication des documents ....................................................................- 48 -
Chapitre 2 : Conception d’un système de gestion électronique des documents .............- 49 -
I. Grille d’évaluation des solutions GED .............................................................- 49 -
II. Présentation du logiciel Alfresco ......................................................................- 53 -
III. Installation et configuration de la solution ....................................................- 55 -
Conclusion ...........................................................................................................................- 62 -
Bibliographie & webographie .............................................................................................- 63 -
ANNEXES ..........................................................................................................................- 65 -
XI

12. Introduction
L’agriculture était toujours un secteur stratégique pour le développement socio-
économique du Maroc. Ce secteur connait de nombreux programmes de développement
agricole et de réformes structurelles afin de contribuer dans la croissance économique du
pays et d’assurer sa sécurité alimentaire. En effet, l’office régional de mise en valeur
agricole a pour mission d’encadrer et d’organiser professionnellement les agriculteurs, gérer
et maintenir les équipements hydro-agricoles, aménager des terres agricoles et aider au
développement rural.
L’information est une ressource indispensable à la performance et au développement des
organisations quelles que soient leurs tailles, leurs missions, et leurs sphères d’activité.
Ainsi, la bonne gestion d’un tel secteur nécessite une bonne prise de décision, pour atteindre
les objectifs prédéfinis et accomplir les missions de l’organisme. Toutefois la prise d’une
bonne décision repose sur la disponibilité des informations fiables dans le moment opportun.
Par ailleurs, l’absence d’un système adéquat de gestion des informations, constitue une
entrave devant l’existence et le bon fonctionnement des entreprises, ce qui implique une
connaissance des nouvelles technologies et spécialement une maitrise des outils et techniques
de traitement documentaire.
De nos jours, on constate une croissance exponentielle de la masse des archives et des
informations et une diversité qualitative des supports qui ont considérablement modifié les
données de l’archivage dans les administrations et les entreprises. D’où la nécessité d’un
système d’archivage qui permet une bonne maitrise des documents et une utilisation
optimale pour une prise de décision performante. Un système de gestion informatisée des
archives a pour but d’apporter plus de clarté et de transparence dans l’exercice de la
profession archivistique, la diminution du temps d’attente et donc l’amélioration de la qualité
du service. Il est à noter que l’informatisation ne concerne pas seulement les documents
d’archives mais aussi les instruments de recherche notamment les plans de classement et les
index.
Pour ce faire, la mise en place d’une politique d’archivage soutenue par une application
GED est une solution efficiente qui peut aider à gérer tous les besoins concernant les
documents, leur gestion et leur utilisation.
En effet notre travail s’est étalé sur deux parties, la première comprend le contexte de
l’étude, la méthodologie de recherche, la revue de littérature ainsi que l’étude de l’existant. Et
la deuxième présente la stratégie suivie pour la mise en place de la politique d’archivage afin
de résoudre les problèmes liés à la gestion des archives du DAM.
- 12 -

13. Enoncé de la problématique
L’information et la prise de décision sont en étroite relation dans la mesure où les
décideurs ou bien les acteurs de toute organisation ne peuvent jamais accomplir une activité
sans que l’information soit pénétrable et à la portée au bon moment. Cependant, les archives
du Département des Aménagements de l’ORMVAG notamment les études et les calques ne
font l’objet d’aucune activité de gestion et de traitement, ceux-ci sont stockées dans un local
qui ne dispose pas des conditions adéquates de conservation d’un fonds d’archives qui
s’accroit de plus en plus. Ainsi les usagers perdent leur temps et énergie en passant des
heures et parfois des jours dans la recherche d’un dossier. Donc, on constate l’absence totale
d’une politique d’archivage qui se concrétise dans l’absence :
 D’une procédure de traitement, de gestion et de circulation des documents.
 Des instruments de recherche de repérage et de consultation de ces documents.
 Des conditions favorables de conservation et de préservation des études et des
calques.
 Des normes et règles de conservation, de traitement, et de communication.
Devant cette situation, il est primordial d’implanter un système d’archivage qui va assurer
une gestion rationnelle des documents au sein du DAM pour pallier ces entraves en vue
d’accroître sa productivité et son rendement en réduisant de façon tangible le temps de
recherche, de repérage, d’accès, et de partage de l’information.
- 13 -

14. Première partie : Contexte d’étude, méthodologie de
recherche et concept de l’étude
Chapitre 1 : Présentation du contexte de l’étude
Pour être en mesure de mener un projet quel que soit sa taille et sa nature, il importe
d’acquérir une excellente connaissance de l’environnement interne et externe de l’organisme,
ainsi tous les partenaires censés produire ou utiliser les documents dans le cadre de leurs
fonctions.
C’est pour cette raison qu’on commence notre projet par une analyse en profondeur du
Ministère d’Agriculture et de la Pêche Maritime, l’Office Régionale de Mise en Valeur
Agricole du Gharb et le département des aménagements l’objet de notre étude.
I. Présentation de l’Office Régional de Mise en Valeur Agricole
Gharb (ORMVAG)
L’ORMVAG est un établissement public doté de de personnalité civile et de
l’autonomie financière. Sa création est régie par le Décret royal n° 830-66 du 07 Rajab 1386
(22 octobre 1966) et placé sous tutelle technique du Ministère de l’agriculture et des pêches
maritimes et sous tutelle financière du Ministère des finances.
1. Politique et missions
L’ORMAVG est habilité à promouvoir ou de poursuivre dans sa zone d’action les
aménagements hydro-agricoles et de mise en valeur. Il entreprend d’une manière générale les
actions qui visent à améliorer la productivité agricole et le développement du monde rural. Il
est chargé de favoriser la mise en valeur des exploitations agricoles. Il réalise les opérations
décidées par le Gouvernement en matière foncière et de mise en valeur, en particulier sur le
patrimoine de l’Etat et des collectivités.
D’une manière générale, l’office a la responsabilité de l’ensemble des actions de mise en
valeur dont principalement l’équipement hydro-agricole, l’aménagement des terres,
l’encadrement des agriculteurs, la vulgarisation des techniques modernes de production, la
promotion des productions végétales et animales et des actions de développement socio-
économique. L’office s’occupe également de la gestion de l’exploitation et de la maintenance
des ouvrages hydrauliques et des réseaux d’irrigation.
2. Axes d’intervention
Les interventions de l’office sont axées principalement sur :
 L’aménagement foncier;
 L’amélioration des structures foncières;
 La mise en œuvre des projets de mise en valeur en zones Bour;
- 14 -

15.  La lutte contre l’analphabétisme;
 Le développement de projets générateurs de revenus au profit de la femme rurale;
 La promotion des entreprises de prestation de services agricoles et encouragement
des investissements dans le périmètre.
3. Organisation et structure de l’ORMVAG
L’Office Régional de Mise en Valeur Agricole du Gharb comprend, outre la
Direction, le Service de l’Audit Interne et de Contrôle de Gestion et le Service des Moyens
Généraux, Cinq Départements au niveau du siège et des Arrondissements au niveau local.
L’Administration centrale est composée des structures suivantes:
Au siège de l’office, outre le Secrétariat et le Bureau d’Ordre ;
3.1.Service de l’Audit Interne et du Contrôle de Gestion
Ce service est placé sous l’autorité du directeur de l’Office Régional de Mise en
Valeur Agricole du Gharb et en conformité avec les textes en vigueur, il est chargé de :
 Examiner et évaluer le système de contrôle interne en vue d’améliorer le
fonctionnement global de l’Office en étroite collaboration avec l’ensemble des
responsables ;
 Détecter les forces et les faiblesses apparentes de l’organisation, et établir le
programme de vérification portant sur les faiblesses constatées ;
 Etablir le rapport d’audit sur les insuffisances constatées et les recommandations
d’amélioration et suivre la mise en place de ces recommandations, et mettre à jour, en
liaison avec les différents responsable, le manuel de procédure ;
 Participer et coordonner les opérations d’inventaire du patrimoine en liaison avec les
responsables des différentes fonctions ;
 Etablir périodiquement les indicateurs de gestion et les tableaux de bord destinés à la
Direction et à la tutelle ;
 Etablir périodiquement les rapports de contrôle de gestion avec recommandation
d’actions ;
 Analyser les résultats et les performances des différents départements ;
 Etablir les rapports d’activités de l’Office destinés au Conseil d’Administration de
l’Office.
3.2.Service des Moyens Généraux
Ce service est chargé sous l’autorité du directeur de l’Office Régional de Mise en
Valeur Agricole du Gharb et en conformité avec les textes en vigueur de :
 Satisfaire les besoins des différentes fonctions en moyens de fonctionnement dans les
conditions optimales de prix, de qualité et de délais ;
 Connaître en permanence et suivre l’évaluation de l’état des stocks des différentes
matières, pièces de rechange, fournitures et matières consommables, et déclencher le
processus de commande en fonction de l’état des stocks ;
- 15 -

16.  Contrôler les opérations immobilières instituées par les textes en vigueur, instruire les
dossiers d’expropriation, gérer les affaires administratives de l’Office et, tenir à jour
l’inventaire du patrimoine de l’Office ;
 Gérer les moyens généraux de l’Office : la documentation, le reprographie des
documents, l’atelier de reproduction, et le standard téléphonique ;
 Assurer l’entretien des bâtiments administratifs, des logements, des véhicules, des
matériels et mobilier de bureau.
3.3.Département des Ressources Humaines
Ce service est chargé sous l’autorité du directeur de l’Office Régional de Mise en
Valeur Agricole du Gharb et en conformité avec les textes en vigueur concernant la gestion
du personnel de :
 Concevoir et coordonner la mise en œuvre de la politique de gestion des ressources
humaines de l’Office sous tous ses aspects (politiques salariale, formation,
recrutement, licenciements …) ;
 Suivre et évaluer le personnel en liaison avec l’ensemble des services, préparer et
gérer les plans de formation annuels et les plans de carrière ;
 Veiller à l’utilisation optimale du personnel dans les différents services et de proposer
toutes les mesures favorisant leurs conditions de travail.
3.4.Département de la Planification et des Finances
Ce service est chargé de l’amélioration de l’information comptable et financière. A ce
titre il est chargé de :
 Planifier les actions qui découlent des missions globales assignées à l’Office dans le
cadre du plan de développement et en assurer leurs budgétisation ;
 Suivre et évaluer les actions développées par les différents départements ;
 Appliquer la politique financière et comptable et assurer la gestion financière de
l’Office ;
 Coordonner et assurer les travaux d’arrêtés comptables et de consolidation des états
financiers ;
 Concevoir et assurer le fonctionnement du système d’informations comptables et
financières ;
Assurer l’harmonisation et la mise en œuvre du système informatique.
3.5.Département des Aménagements
Le département d’aménagement est un département opérationnel qui prévoit : La
généralisation de l’irrigation, l’aménagement des zones Bour, l’équipement communal
concernant l’adduction d’eau potable ; réseaux de pistes et d’électrification ; ainsi que
l’aménagement des souks, de plus l’organisation de l’habitat dans la zone d’action concernée.
Ce travail nécessite un certain nombre de documents de différents types et natures à savoir :
 Des plans (plan des zones d’action) ;
 Des cartes, des calques ;
 Des rapports d’étude de terrain….
- 16 -

17. 3.6.Département de la Gestion des Réseaux d’Irrigation et de Drainage
Ce service est chargé d’assurer le service de l’eau dans les meilleures conditions
techniques et économiques au bénéfice des usagers, conformément aux objectifs initiaux du
projet d’aménagement, et la pérennité du patrimoine hydro-agricole. A ce titre il est chargé
de :
 Gérer les ressources en eau allouées aux périmètres d’irrigation et assurer le service
de l’eau aux usagers en fonction des disponibilités ;
 Veiller sur la maintenance des ouvrages des équipements des réseaux et à leur
utilisation optimale.
3.7.Département du Développement Agricole
Ce service a comme objectifs, dans la zone de l’Office de :
 Transférer le « savoir-faire » de l’Office en matière de Développement Agricole aux
exploitants agricoles ;
 Appliquer les orientations de politique générale du Ministère de l’Agriculture et de la
Réforme Agraire ;
 Développer la mise en valeur des exploitations agricoles en aidant à améliorer leur
gestion technique et leur rentabilité ;
 Développer la production animale et assurer la protection sanitaire du cheptel ;
 Développer l’accès des exploitants agricoles aux techniques modernes de culture,
d’élevage et de gestion, aux encouragements et subventions procurés par l’Etat ;
 Assurer le suivi-évaluation des évolutions essentielles des exploitations agricoles ;
 Assurer le suivi continu des conditions de commercialisation des productions
animales et végétales, notamment des prix des produits agricoles, pratiqués au niveau
des différents marchés et les communiquer aux exploitations agricoles ;
 Développer des conventions avec l’enseignement et la recherche agricole portant sur
le développement de la recherche agricole appliquée, des techniques de productions,
et l’organisation des stages mutuels ;
 Développer la communication et la diffusion de l’information agricole par radio au
profit des exploitations agricoles.
3.8.Arrondissements et les Centres de Développement Agricole
Ils sont en nombre de Cinq Arrondissements ils gèrent l’exécution des programmes
assignés par le département et le budget de fonctionnement correspondant. Les spécialistes
matières, constituant les équipes pluridisciplinaires, encadrent et forment les conseillers
agricoles, ils assurent des visites fréquentes des exploitations agricoles et prennent le relais
des conseillers dans les cas des exploitations à bon niveau de technicité. De même qu’ils sont
tenus d’assurer les contacts requis avec les établissements de l’enseignement et de la
recherche agricoles, dans le cadre de conventions établies par le département en vue de
s’informer de l’évolution des techniques et de la technologie agricoles. Ces contacts
revêtiront plusieurs formes notamment des stages et des visites mutuelles au profit des
agriculteurs. Il s’agit des arrondissements de :
- 17 -

18.  SIDI KACEM
 SIDI ALLAL TAZI
 SOUK EL ARBAA
 KSIRI
 SIDI SLIMANE
3.9.Arrondissements et les Centres de la Gestion des Réseaux d’Irrigation et
de drainage
Ils sont en nombre de Quatre Arrondissements ils entreprennent des actions visant
l’amélioration des conditions d’utilisation de l’eau et le coût de sa mise à disposition. Ils
veillent à la protection de la qualité des eaux et de l’environnement en général. Il s’agit des
arrondissements de :
 BEHT
 MECHRAA BEL KSIRI
 SOUK EL ARBAA
 SIDI ALLAL TAZI
II. Présentation du département d’aménagement
1. Missions et attributions
Le département des aménagements est chargé de la mise en œuvre des programmes
d’équipement hydro-agricole, de viabilisation du milieu rural en zone Bour notamment, et de
l’amélioration foncière en vue de lever un certain nombre de contraintes physiques au
développement de l’agriculture. A ce titre il est chargé de :
 Entreprendre et superviser les études de base et de détail des projets d’aménagement
dans la zone d’action de l’Office ;
 Réaliser les travaux d’équipement hydro-agricole, d’améliorations foncières et
d’infrastructure rurale selon les règles de l’art. et conformément au programme
retenu ;
 Entreprendre et superviser les travaux de réhabilitation des ouvrages et des
équipements ;
 Assurer le rôle de conseil et d’assistance aux agriculteurs et aux collectivités locales.
2. Organisation et services
Le département se compose outre du secrétariat, d’un bureau administratif et des
marchés, de deux services et d’un arrondissement d’aménagement des secteurs récemment
équipés Est1 et Est4. Les attributions de chaque entité peuvent être résumées comme suit :
2.1.Bureau administratif et des marchés (BAM)
Ce bureau est Chargé de :
- 18 -

19.  Des tâches administratives liées à l’exercice de la fonction ;
 Du suivi des procédures de l’élaboration des marchés, de leur lancement et de leur
jugement ;
 Du suivi des procédures de l’élaboration des marchés, de leur approbation et de leur
exécution (ordres de service, cautions, décomptes, situation etc.)
 De l’archivage de tous les documents se rapportant à chaque marché.
2.2.Service Ingénierie (SIG)
Ce service est chargé de :
 De planifier, programmer et superviser les études d’aménagements hydro-agricoles
conformément aux orientations de la politique d’aménagement arrêtée par le
Ministère de l’Agriculture ;
 D’instruire les dossiers de qualification des entreprises intervenant dans le secteur de
l’aménagement hydro-agricole.
Pour l’accomplissement de ces missions outre le secrétariat, le service comprend 3 bureaux :
 Bureau des Etudes ;
 Bureau des Travaux ;
 Bureau de Topographie.
Le chef du bureau des travaux fait partie de la commission permanente chargée de l’examen
des dossiers d’irrigation localisée.
2.3.Service des Aménagements (SAM)
Ce service est chargé de :
 De conduire toutes les opérations de remembrement et les projets de mise en valeur
en Bour ;
 D’examiner les demandes de construction en milieu rural et les documents et projets
d’urbanisme et ce pour les localités entrant dans la zone d’action de l’ORMVAG. Son
rôle consiste à veiller sur la protection et la sauvegarde du potentiel agricole contre
des usages non agricoles et ce conformément à la réglementation en vigueur. Dans ce
cadre, l’office est représenté par deux techniciens au niveau du guichet unique
instauré au niveau de l’Agence Urbaine Kenitra/Sidi Kacem ;
 D’établir les dossiers techniques d’expropriation pour cause d’utilité publique et
d’occupation temporaire ;
 D’élaborer les états d’indemnisation inscrits dans le cadre des interdictions de mise en
cultures des secteurs à aménager ;
 D’instruire les demandes de plans de constructions d’élevage.
3. Périmètre des études
Les études réalisées par le DAM porte sur un périmètre divisé en quatre tranches :
- 19 -

20.  Première tranche d’irrigation ;
 Deuxième tranche d’irrigation ;
 Beht ;
 Troisième tranche d’irrigation ;
Dans le but de faciliter les études et mieux cerner le périmètre, chacune de ces tranches se
compose de parties appelées zones et ces zones sont devisées en secteurs. Pour chaque
secteur, le DAM mène un ensemble d’études, ces études peuvent porter sur une ou plusieurs
de composantes d’aménagement, à savoir :
 Station de pompage (électromécanique/ génie civil) ;
 Adduction ;
 Canal principal ;
 Réseau d’irrigation ;
 Réseau d’assainissement ;
 Drainage ;
 Nivellement ;
 Pistes agricoles.
Ainsi ces études sont réalisées sur des étapes ou phases appelées aussi missions, notamment :
 Diagnostic de la situation actuelle
 Projet de mise en valeur agricole
 Avant-projet sommaire
 Avant-projet détaillé
 Projet d’exécution
 Dossier de consultation des entreprises
 Equipement hydro-agricole
Tous les renseignements recueillis facilitent le processus d’évaluation des besoins en matière
de gestion des documents de l’ORMVAG en général, des études et des calques du DAM en
particulier, ainsi que l’identification des solutions appropriées.
- 20 -

21. Chapitre 2 : Revue de la littérature
Dans le présent projet, on est appelé à bien déterminer les concepts sur lesquels on va
travailler à travers des définitions précises et concises. Une attention particulière devrait être
accordée aux concepts relatifs à l’archivistique en prenant en compte les notions de
l’information, du document, d’archives, et du document électronique. Ainsi les termes,
principes, méthodes et techniques liés à la gestion électronique des documents, à la
conception et à la mise en place d’une application GED au sein d’un organisme.
I. Concepts de base
1. Notion de l’information
L’information est un élément de base, on doit le définir et étudier ses sources, ses
types et les supports de cette information.
L’information est une donnée, transformée et structurée sous une forme conventionnelle et
intelligible pour être insérée dans une dynamique de diffusion et/ou d’échange (pour être
communiquée).
L’information seule n’est pas un savoir, pour qu’elle le devienne, il lui faut des structures
conceptuelles qui la supportent et lui donnent du sens. L’information n’est pas neutre, elle
est toujours chargée d’intentions déterminées tant par la volonté consciente de celui qui
l’emploi que par sa culture, sa morale, son idéologie, les moyens physiques, institutionnels,
les compétences et capacités humaines mises à contribution pour la créer, l’échanger et la
diffuser (elle est donc influencée par la communication).
L’information n’est pas figée. Le temps et le contexte dans lesquels elle est échangée et
analysée peuvent modifier sa valeur et l’interprétation qu’on en donne, de même que les
diverses influences évoquées précédemment.
2. Notion du document
Selon la définition donnée par l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO),
un document est un ensemble formé par un support et une information, généralement
enregistrée de façon permanente et tel qu'il puisse être lu par l'homme et la machine. Le
document est un objet autonome permettant de diffuser des informations dans le cadre d’un
processus identifié sur un support donné.1
Les documents sont représentés sous plusieurs représentations :
 Papier
 Electronique : lisible sur un écran. Soit créé initialement sous une forme numérique
ou résulte d’un processus de numérisation à partir d’un document papier.
 Multi média : regroupe plusieurs type de média tels que : son, image, texte, vidéo.
1
Diffusion de contenus et de documents sur Internet - Thomas Dechilly –« Publier sur Internet » - ADBS
éditions.
- 21 -

22. Figure 1: Définition du document
3. Notion d’archives
3.1.Définition des archives
La définition des archives se doit d’être assez large pour englober les archives quelle
que soit leur présentation matérielle, tant au niveau de la forme qu’au niveau du support.
Ainsi la définition admise par la profession et normalisée par l’UNESCO définit les archives
en fonction de l’objet ou de la provenance. C’est ainsi qu’elles sont définies comme
« l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel,
produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme
public ou privé, dans l’exercice de leur activité. La conservation de ces documents est
organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des
droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation
historique de la recherche ».
3.2.Rôle des archives dans l’entreprise
Les archives constituent la mémoire de l’entreprise, elles représentent les activités
réalisées dans le cadre d’une affaire ou d’un ensemble d’affaires. Les définitions données par
la littérature incitent sur la nécessité de la conservation des archives pour la justification des
droits, la recherche scientifique et historique et pour la sauvegarde du patrimoine. La
conservation des archives permet une bonne gestion et organisation de l’ensemble des
données et informations circulant dans ces archives et par conséquent une prise de décision
efficace et efficiente.
L’archiviste américain Theodore R.Sechellenberg définit deux valeurs essentielles des
archives : la valeur primaire et la valeur secondaire, la première correspond aux valeurs
administratives, légales et financières autrement dit les raisons pour lesquelles ces archives
existent. La deuxième valeur reflète les valeurs d’information, du témoignage et de recherche
c’est-à-dire la finalité des documents d’archives.
- 22 -

23. 4. Notion du document électronique
Le document électronique est :
 Un lieu de composition et d’assemblage de fragments documentaires divers
 Une plate-forme à partir de laquelle peuvent être dérivés de nombreux supports
matériels.
Le document électronique est un fichier :
 Codé en binaire
 Non lisible directement (nécessite un PC + logiciel)
Obtenu par numérisation (dématérialisation), par saisie au clavier (fichier natif) ou bien par
édition de sortie (facturation, reporting, …).
Figure 2: définition du document électronique
II. Gestion électronique des documents (GED)
La présente partie a pour but de clarifier les notions et les concepts relatifs à la GED,
d’approfondir les connaissances liées à un système GED, à sa conception et sa mise en
œuvre.
1. Définition de la GED
La GED, gestion électronique des documents, ou GEIDE gestion électronique
d’informations et de documents existants, est un ensemble d’outils et de techniques
permettant la dématérialisation, le classement, la gestion et le stockage des documents à
partir d’applications informatiques dans le cadre normal des activités d’une entreprise.
La GED peut être définie comme étant le « système informatique composé de matériels et
logiciels qui permet de traiter, de consulter et de diffuser des documents non matérialisés sur
un support classique ».
- 23 -

24. 2. Objectifs de la GED 2
2.1.Objectifs liés au stockage
 Réduction du volume de transactions et de l’encombrement ;
 Accroissement de charge ;
 Diminution des risques (vols, incendie, pertes) ;
 Diminution des duplications.
2.2.Objectifs liés à la gestion
 Diminution des délais de recherche ;
 Accès à l’information par critères multiples ;
 Amélioration de la confidentialité ;
 Réduction des coûts de consultation et restitution.
2.3. Objectifs liés à la diffusion
 Diffusion interne ou externe ;
 Amélioration de l’accès à l’information et de sa pertinence ;
 Sécurité d’accès ;
 Accès partagé ;
 Accès distant ;
 Décentralisation du traitement.
2.4.Objectifs de communication et de coopération
 Travail collaboratif ;
 Communication, structure des échanges ;
 Procédures d’orchestration des échanges.
3. Applications GED
Les solutions GED peuvent faire l’objet de différentes classifications mais par souci
de simplification, nous n’avons retenu que cinq grandes catégories reconnues par les
spécialistes, notamment :
 GED Bureautique ;
 GED documentaire ;
 GED image ;
 GED COLD ;
 GED administrative.
3.1.GED Bureautique
La GED bureautique permet la gestion des documents bureautiques « vivants » de
l’entreprise, sous leur forme d’échange et de flux entre les postes de travail producteurs.
Les solutions de GED de cette catégorie doivent présenter les caractéristiques suivantes :
 Intégration forte de l’environnement de productivité, tant en terme d’architecture
technique que fonctionnelle, l’outil GED peut être perçu comme l’élément fédérateur
des échanges documentaires au sein du groupe de travail : gestion de la traçabilité des
2
Prax, Jean-Yves. Larcher, Simon. La gestion électronique documentaire. Paris : Dunod,
2004.
- 24 -

25. flux sur un réseau, archivage automatique avec gestion des versions successives d’un
document (versioning), filtres d’inter-compatibilité des fichiers, sécurité ;
 Très grande facilité d’utilisation au moment de la production : l’indexation doit se
faire en quelques secondes, et au moment de la recherche : critères simples,
consultation par viewer universel ;
 Gestion de document vivants : liens dynamiques vers le document natif, versioning ;
Intégration de fonctions de messagerie, annotations, workflow qui permettent d’enrichir
le document, de le faire vivre au sein d’un flux du travail.
3.2.GED documentaire
La GED documentaire gère les documents de référence de l’entreprise. L’objectif est
de constituer une mémoire organisationnelle qui prend en compte les acteurs et les contextes.
A cet effet la GED documentaire doit élaborer un langage d’indexation généralement au
travers d’un thesaurus, qui soit à la fois générique pour que la sémantique soit partagée par
tout le monde, et spécifique pour que le moteur de recherche soit précis et pertinent.
Le processus d’indexation des documents étant plus lourd que dans le cas de la GED
bureautique, il est souvent nécessaire d’organiser une fonction de collecte qui nécessite des
compétences de documentaliste, à savoir la conception de thesaurus, liste permutée de mots-
clés, sélection des documents référentiels…
La recherche et la consultation se font, en revanche, depuis les postes « clients » et doivent
être assez simples.
3.3.GED Cold
Sous l’appellation GED-Cold (Computer Output LaserDisc) sont regroupés les
programmes et les applicatifs conçus pour gérer des fichiers spools générés par des
ordinateurs centraux ou des systèmes transactionnels. Il s’agit de factures, de bons de
livraison, de fiches de paie, etc.
La GED-Cold complète ou remplace les éditions traditionnelles de microfiches COM
(Computer Output Microfilm) ou les listings.
Une solution de GED-Cold comprend plusieurs modules logiciels permettant l’extraction de
données de fichiers spools(en connexion directe avec un ordinateur central ou par lecture
d’un support de stockage temporaire).
Le logiciel de GED-Cold indexe les données du fichier spool selon les critères propres à
l’application. Ces données enrichissent une base de données sur laquelle l’usager pourra
ensuite effectuer des recherches multicritères.
Les applications de GED-Cold sont d’un usage beaucoup plus souple que les
microfilms/microfiches COM ou les listings. Elles rendent possibles la consultation sélective
d’information en quelques secondes et le partage des fichiers entre plusieurs utilisateurs.
3.4.GED image
Le terme GED-image regroupe toutes les applications de GED gérant des images ou
des documents numérisés.
- 25 -

26. Cette segmentation est purement formelle car un même logiciel est en général capable de
gérer à la fois des images et des fichiers issus de traitement de textes, de tableurs, etc.
Pour capturer les images, il existe plusieurs méthodes qui dépendent de la nature des
documents et des besoins de l’application. On peut numériser des documents à l’aide de
scanners, importer des fichiers déjà existants (exemple de photo-CD) ou capture des images à
partir d’une caméra vidéo couplée à une carte de numérisation placée dans le micro-
ordinateur.
3.5.GED administrative
La GED administrative permet de procéder au classement de documents
administratifs les plus divers (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires,
devis...) sous forme de fichiers numérisés qui pourront être éventuellement diffusés via le
réseau interne de l'entreprise. Elle est souvent associée à une LAD (Lecture Automatique des
Documents).
4. Infrastructure d’un système GED
L’infrastructure d’un système GED comprend les éléments suivant :
 Un réseau informatique et des moyens de communication : c’est un réseau général
d’entreprise avec des outils de communication internes (accès aux applications
informatiques et émulation de terminaux, transferts de fichiers, messagerie interne,
etc.) et externes (passerelles fax, télex, accès à des messageries publiques, accès à des
banques de données externes, etc.);
 Des dispositifs matériels et/ou logiciels appelés serveurs dont l’objet est d’offrir des
services à l’ensemble des usagers internes et externes de l’entreprise (services
d’impression, de sauvegarde de données, de bureautique, d’applications
informatiques, de bases de données, etc.) ;
 Des postes client spécialisés en fonction de l’utilisateur, ce sont les postes de travail
dont l’entreprise est équipée. Cette infrastructure est organisée selon des choix et des
règles d’architecture par exemple une architecture de type « client- serveur ».
5. Etapes fonctionnelles de la GED
5.1.L’acquisition des documents
Le premier maillon de la chaîne de GED est l’acquisition numérique afin de gérer
l’information par ordinateur, elle doit être disponible sous forme numérique (suite de bits à 0
ou 1). Nous nous retrouvons devant trois possibilités d’acquisition des documents:
 Acquisition directe de l’information en mode numérique : soit une façon plus
simple (saisie directe de texte sur traitement de texte) soit une façon plus
sophistiqués (acquisition graphiques sur table traçante);
 Conversion en numérique de documents analogiques : il s’agit là d’effectuer
une conversion en faisant appel à différentes technologies : scanner, carte de
numérisation… et ce selon les supports analogiques concernés.
 Collecte et assemblage de documents déjà numériques : il s’agit d’une
information numérique mais souvent éparpillée sur différents postes et
serveurs, et surtout disparate dans son format et dans sa forme. Le travail est
axé sur la conversion de format.
- 26 -

27. 5.2.Enregistrement des documents
Une fois acquis, les documents doivent être enregistrés en leur attribuant une
référence (nom de fichier, numéro, cote alphanumérique, dates extrêmes…) en fonction des
règles de gestion de l'organisme et en répondant à des utilisations différenciées du document
(création de copie révisable, de copie de diffusion).
5.3.Classement des documents
Lorsqu'un document est enregistré dans le système de gestion, il doit pouvoir être
facilement récupéré. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d'ajout,
responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intégral ou par descripteur).
5.4.Indexation des documents
L’indexation d’un document consiste à décrire le document dans le but de permettre
une exploitation rapide et facile sans nécessairement recourir à la consultation du document
lui-même. On distingue :
 L'indexation par type en utilisant les métadonnées (catégorie, auteur, titre, date...) du
document ;
 L’indexation par mots-clés : Il s'agit de sélectionner et de répertorier les termes qui
apparaissent le plus souvent et qui se rapportent au document dans une liste de mots
prédéfinie appelée thesaurus ;
 L’indexation en full text (ou texte intégral) consiste à lire les documents numérisés
dans leurs intégrité par des logiciel d’OCR (reconnaissance optique des caractères).
5.5.Stockage et conservation des documents
Le stockage et la conservation sont impératifs pour garantir l'intégrité, la sécurité et la
sauvegarde des documents dans un système GED. Ils doivent être étudiés avec minutie avant
de choisir le type du périphérique du stockage. Le stockage s’effectue en fonction des types
des documents, de leur fréquence d’utilisation, de la durée de conservation et aussi de
l’importance stratégique de l’information circulée dans ces documents.
5.6.La recherche et la consultation des documents
L’une des finalités essentielles d’un système GED est de rechercher des documents
dans le but d’une restitution, d’une consultation ou d’une modification. La qualité et la
rapidité de la recherche dépendent de la qualité de l’indexation et de l’acquisition.
La recherche dans un système GED peut se faire soit par :
 Le biais d’une requête de recherche ;
 Le biais d’un navigateur ou technique hypertextuelle ;
 Le biais d’une navigation en plein texte (en texte intégrale).
La recherche est soumise aux contrôles d’accès, un système GED doit offrir une gestion forte
des droits d'accès (lecture, modification, suppression, création). Ces droits sont alors attribués
à des personnes et à des groupes de personnes prédéfinis en fonction de leurs tâches et leurs
postes administratifs.
- 27 -

28. 5.7.La diffusion des documents
Les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après
impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion.
La diffusion des documents recouvre plusieurs technologies, pouvant être combinés selon le
besoin. Elles comprennent l’affichage écran, l’impression et les différentes formes de
communication sur réseau, comme la messagerie ou le Workflow.
Figure 3 : la décomposition d’un système GED3
6. Phases d’implantation d’un projet GED
La réussite d’un projet GED repose essentiellement sur une démarche
méthodologique suivie, rationnelle et rigoureuse.
Les phases de la mise en place d’un système GED peuvent être résumées comme suit :
 L’étude de l’existant ;
 Critique et analyse de l’existant ;
 Réalisation du diagnostic ;
 Choix de la solution (l’outil) ;
 Installation de la solution (le logiciel) ;
 Paramétrage du logiciel afin de l’adapter aux besoins de l’organisme ;
 Tester la solution pour vérifier les fonctionnalités du logiciel et leurs adaptations aux
besoins ;
 Formation de l’ensemble des usagers (utilisateurs et administrateurs) ;
3
Cours de Mme. Daoudi : ECM. 4ACI.
- 28 -

29.  Exploitation et maintenance.
L’implantation d’un système GED exige la constitution de deux comités :
 Comité du pilotage : prend les décisions, pilote et conduit toutes les phases du
projet ;
 Comité de suivi : exécute le projet, planifie le travail des exécutants.
7. Les outils d’échange
7.1.Workflow
La GED (gestion électronique de documents) rationalise les processus de traitement
des documents. Elle est un partenaire du développement de workflows formalisés dans
l'entreprise.
Un workflow (ou flux de travail) décrit et formalise toutes les étapes d'un processus et les
flux d'informations associés. Un workflow n'est pas nécessairement linéaire. Il peut contenir
des embranchements et des boucles accompagnées de conditions.
Par abus de langage, le terme de « workflow » peut aussi désigner le logiciel permettant
d'exécuter ces flux.
Il est considéré comme un enchainement de tâches, initié par un événement déclencheur,
possédant des boucles et des tests conditionnels et visant à la production d’un produit final.
Le processus est compatible aux structures et aux fonctions de l’entreprise.
Les workflows sont applicables à de nombreux niveaux dans une entreprise :
 Workflow pour l'écriture d'un rapport : écriture, corrections, validation des
corrections, validation du document, signature, diffusion,
 Workflow pour la gestion d'une non-conformité : déclaration de la non-conformité,
validation, correction, validation de la correction,
 Workflow pour la GED : création, stockage, diffusion, archivage, destruction.
7.2.Groupware
Le Groupware est un concept qui désigne à la fois le processus humain et
organisationnel du travail en groupe et les outils technologiques nécessaires pour
l’accomplissement de ce travail.
L’AFCET4 parle de « collecticiel » qu’elle définit ainsi :
Un ensemble de techniques et de méthodes qui contribuent à la réalisation d’un objectif
commun à plusieurs acteurs, séparés ou réunis par le temps et l’espace, à l’aide de tout
dispositif interactif faisant appel à l’informatique, aux télécommunications et aux méthodes
de conduite de groupe.
Le Groupware est donc un concept polymorphe, c’est-à-dire qui vise plusieurs objets, et
utilise plusieurs outils, les principaux étant :
 La messagerie,
 L’agenda de groupe,
4
AFCET : Association française pour la cybernétique économique et technique
- 29 -

30.  Le partage d’information,
 La conférence électronique.
Les outils du Groupware apportent au travail en groupe une somme de bénéfices :
 Le travail asynchrone ;
 Le travail à distance ;
 La réutilisation des données échangées ;
 La communication de n personnes à n personnes.
Ces bénéfices qui les démarquent des outils traditionnels du travail de groupe réunion
physique (contraintes de lieu et de temps), téléphone (synchrone, limite en nombre de
personnes et sans réutilisabilité), télécopie (non réutilisabilité).
- 30 -

31. Chapitre 3 : Méthodologie de recherche
I. Objectifs de la recherche
Notre travail a pour objectif la mise en place d’une politique d’archivage ainsi que
l’intégration d’un module de gestion électronique pour les dossiers d’archives au sein du
département d’aménagement de l’ORMVAG.
Les objectifs de la présente étude s’articulent autour des axes suivants :
 Etudier l’existant en matière de gestion, d’organisation, de conservation et
d’exploitation des études du département d’aménagement(DAM) de l’ORMVAG.
 Proposer des solutions pour résoudre les problèmes relatifs à l’archivage des études
réalisées par l’office, et des différents plans et calques y afférents.
 Choisir un échantillon et en appliquer les règles et normes d’archivage et mettre en
place une application GED qui facilitera d’avantage l’exploitation du patrimoine
archivistique de l’ORMVAG, notamment les études.
II. Questions de recherche
L’atteinte des objectifs précités et la bonne conduite de ce projet reposent sur la
réponse à un certain nombre de questions, notamment :
 Questions relatifs au premier objectif :
 Etudier l’existant en matière de gestion, d’organisation, de conservation, et
d’exploitation des études du département d’aménagement (DAM) de l’ORMVAG.
 Existe-t-il des normes ou des textes réglementaires régissant l’organisation et
la gestion des études réalisées pour le département d’aménagement au sein de
l’ORVAG ?
 Quels sont les moyens humains affectés à la gestion des études et des plans du
point de vue nombre et profil ?
 Comment se présente le local de conservation des études et des plans et
calques ?
 Quel équipement de classement et de conservation des études et plans utilise-
t-on ?
 Est-il adéquat pour le rangement des études et des plans et calques ?
 Quel est le volume des études conservées au sein du local ?
 Quelles sont les opérations de traitement effectuées sur les études et les plans
et calques ?
 Quel est le type de classement adopté ?
 Quels sont les instruments utilisés pour le repérage de l’information contenue
dans les études ?
 Comment se fait la communication des études et des plans et calques ?
 Quels sont les opérations de tri et d’élagage effectuées sur les dossiers des
études ?
 Quelles sont les conditions de conservation des études et des plans et calques ?
- 31 -

32.  Questions relatifs au deuxième objectif :
 Proposer des solutions pour résoudre les problèmes relatifs à l’archivage des études
réalisées pour l’office, et des différents plans et calques produits dans le cadre de ces
études.
 Quelles sont les suggestions formulées par les utilisateurs pour une meilleure
gestion des études et des plans et calques ?
 Quels sont les moyens humains indispensables pour la gestion des études et des
plans et calques ?
 Quelles sont les procédures de traitement à mettre en place ?
 Quel serait le plan de classement le plus adéquat à une gestion rationnelle des
études et des plans et calques ?
 Quelles stratégies de sélection, d’analyse, de tri et d’élimination à appliquer
aux études et aux plans et calques ?
 Quel est le système de communication qui serait le plus adéquat et le plus
performants pour la gestion des études et des plans et des calques ?
 Quelles sont les conditions nécessaires à la bonne conservation des études et
des plans et calques ?
 Quels sont les producteurs et utilisateurs de l’information et des pièces
constituant les études ?
 Quelles sont les catégories d’utilisateurs des études et des plans et calques ?
 Quelles sont les procédures administratives de création et d’utilisation des
études et des plans et calques ?
 Quelle est la fréquence d’utilisation des études et des plans et calques ?
 Quels sont les obstacles utilisés lors de leur utilisation ?
 Questions relatifs au deuxième objectif :
 Choisir un échantillon et en appliquer les règles et normes d’archivage et mettre en
place une application GED qui facilitera d’avantage l’accès à ces documents.
 Quels sont les critères de choix de l’échantillon ?
 Quels sont les règles et les normes choisies pour appliquer la politique
d’archivage pour les archives du département de l’aménagement ?
 Quels sont les critères de choix de la solution GED ?
III. Population cible
La population objet de notre étude est représenté par le personnel du département des
aménagements y compris le service chargé d’archiver les études et les plans réalisés par le
DAM, aussi les partenaires de l’ORMVAG notamment les sociétés qui s’occupent de la
réalisation des études et des calques, ainsi qu’autres organismes publiques telle l’Agence
National de la Conservation Foncière ,du Cadastre et de la Cartographie ( ANCFCC), sans
oublier les agriculteurs qui demandent régulièrement les plans et les calques auprès du
département.
- 32 -

33. IV. Méthodes et instruments de recherche
Pour répondre aux questions de recherche, nous avons commencé par une visite du
département des aménagements (DAM), et on a pu relever les différentes carences qui
existent au niveau des moyens matériels et humains. Deux moyens ont été utilisés pour cette
fin :
1. L’observation directe
L’observation directe permet de focaliser l’attention sur le personnel, le matériel et les
moyens disponibles dans le département, elle permet de recueillir les informations utiles
pour répondre aux questions de recherche.
Dans notre cas, il s’agit d’une simple visite aux deux salles d’archives (Salle des calques, et
celle des études) où l’observation est le seul moyen qui permet l’obtention de l’information
sur l’existent en ce qui concerne l’état des documents, l’état des locaux, l’état du matériel de
rangement et le classement des documents.
2. Enquête par entretien
L’entretien est une technique permettant d’élaborer un rapport de communication
verbale entre deux personnes, l’enquêteur et l’enquêté, afin de recueillir des informations
relatives à un objet précis.
L’entretien a été mené auprès du chef de département DAM, du chef du service des
aménagements (SAM) et des fonctionnaires responsables du dépôt d’archives. Cet entretien
nous a permis de compléter l’information, recueillie par le biais de l’observation directe, sur
l’état des documents, les moyens de rangement, les moyens de repérage des documents et les
modalités de communication.
V. Envergure de la recherche
Ce projet vise la conception et la mise en place d’une application solide de gestion
électronique des documents qui va prendre en charge les études produites par le
département des aménagements de l’ORMVAG.
Le projet comporte plusieurs étapes complémentaires :
 Une étude de l’existant, il s’agit d’un diagnostic du fonds d’archives afin de détecter
les informations sur la structure des archives, les types des documents, et le système
d’archivage actuel suivi par le DAM.
 Une étude archivistique qui est indispensable pour mettre en valeur les documents (les
études et les calques) du DAM, concevoir un plan de classement approprié et un
calendrier de conservation évolutif et conforme avec les besoins et le système de
l’ORMVAG
 La conception et la réalisation de l’application GED reposant sur une solution
adéquate aux besoins du DAM.
VI. Définitions opérationnelles
Notre projet fait appel à un certain nombre de termes techniques de l’archivistique
classique ainsi que l’archivage électronique et le traitement électronique des archives, c’est
pour cela, qu’on est censé définir les termes opérationnels, à savoir :
 Archives ;
- 33 -

34.  Archivage;
 Archivage électronique ;
 Versement ;
 Tri et élimination ;
 Classement ;
 Conservation ;
 Communication.
1. Archive
La définition en langue française du Conseil International des Archives (CIA)
considère les archives comme « un ensemble des documents de toute nature, produits ou
reçus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de son
activité, organisé en conséquence de celle-ci et conservés en vue d’une utilisation
éventuelle. » 5
2. Archivage
L’archivage est considéré comme l’opération qui consiste à assurer la conservation à
moyen ou long terme des documents, dans le but de les exploiter éventuellement et
ultérieurement.
Selon une approche plus pragmatique et plus concrète, l’archivage peut être déterminé
comme suit :
 Conservation : volontaire, organisée, sécurisée et pour une période assez longue,
 D’une information,
 Qui n’a plus nécessairement d’utilité immédiate,
 En vue d’un éventuel usage ultérieur. 6
3. Archivage électronique
A l’ère des technologies de l’information, on parle souvent de l’archivage
électronique au lieu de l’archivage traditionnel. Néanmoins, les deux concepts ont les mêmes
motivations et les mêmes finalités. Mais l’archivage électronique représente des
caractéristiques spécifiques, on cite :
 La simplicité : un système d’archivage électronique permet l’accès à différents
documents en même temps et depuis le poste de travail de l’usager ;
 L’accessibilité de l’information : l’archivage électronique permet l’accès à
l’information quel que soit la localisation de l’utilisateur ;
 Réduction des coûts : les coûts du logistique et du personnel ;
 Réduction des risques : les risques relatifs à la perte des documents, aux catastrophes
naturelles (les sinistres), et ainsi à la sécurité des documents. 7
5
Portail international archivistique francophone, <http://www.piaf-archives.org/espace-
formation/mod/resource/view.php?id=20> consulté le 23/04/2012
6
Livre blanc : « archivage électronique : valeur probatoire » disponible sur le lien : <http://www.group-
sts.com/documents/LivreBlanc_Archivage_valeur%20probatoire.pdf> consulté le 18/04/2012.
7
Idem.
- 34 -

35. 4. Versement
Il s’agit de l’opération matérielle et administrative qui consiste à transférer les
archives d'un service versant vers le centre d'archives. En se référant à un bordereau de
versement.
5. Tri
Le dictionnaire de terminologie archivistique définit l’opération du tri comme étant la
fonction fondamentale qui consiste à déterminer le sort des documents en se basant sur leurs
valeurs, c’est-à-dire séparer les documents qui doivent être conservés de ceux qui sont voués
à l’élimination. C’est une opération à la fois matérielle et intellectuelle.
6. Elimination
La fonction de l’élimination est une procédure réglementaire qui consiste à soustraire
un document, un dossier de l’ensemble des dossiers auquel ils appartiennent parce qu’ils
sont dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique.
7. Classement
En archivistique, le classement est définit comme étant l’opération à la fois matérielle
et intellectuelle qui consiste à ordonner l’ensemble des documents crées ou reçus selon des
critères bien déterminés, qu’il s’agit de classement des documents à l’intérieur des dossiers
ou de l’organisation des dossiers entre eux.
On entend par classement les opérations de classification, de codification et de rangement des
dossiers sur les rayonnages.
8. Conservation
Le dictionnaire de terminologie archivistique considère la conservation comme étant
la fonction principale des archives qui permet d’assurer le stockage et la gestion des
archives dans des magasins adaptés aux conditions de sécurité et en fonction de la nature des
archives. Ainsi elle peut être définit comme étant l’ensemble de procédés et des mesures
destinés à assurer d’une part la protection physique et d’autre part, la remise en état des
documents endommagés.
9. Communication
La communication est une opération matérielle et administrative, qui régisse à une
réglementation en fonction de l’organisme et selon la typologie et la nature des documents,
de sortie d’archives d’un centre ou dépôt d’archivage vers un utilisateur.
VII. La valeur de l’étude
Le présent travail s’inscrit dans le cadre du projet de fin d’étude du cycle des
informatistes. Il vise l’élaboration d’un système de gestion électronique des dossiers
iconographiques du département d’aménagement de l’ORMVAG, la mise en place d’un tel
système est une solution efficiente qui peut aider à gérer tous les besoins concernant les
documents, leur gestion et leur utilisation en facilitant le traitement, le repérage, et la
communication de l’ensemble des documents du département pour un bonne prise de
décision.
- 35 -

36. VIII. Contraintes et limites de la recherche
La contrainte majeure de ce travail réside dans l’absence d’une politique d’archivage
qui régisse la gestion des documents du DAM, ainsi le manque d’une réglementation de tri et
d’élimination des documents et par conséquent on constate un encombrement des documents
sur les rayonnages.
Une autre contrainte relative au personnel chargé des deux locaux d’archives, qui n’ont pas
assez de connaissance en matière des normes et des règles d’archivage et la gestion des
archives et donc la non compréhension du jargon archivistique utilisé.
Face à ces contraintes, on a opté à une sensibilisation du personnel notamment le chef du
département et le chef du service des aménagements pour penser à des solutions à long terme.
- 36 -

37. Chapitre 4 : Etude de l’existant
L’étude de l’existant qu’on a mené au sein du DAM a révélé l’absence d’un système
de gestion des archives.
En effet, la situation actuelle des archives du DAM est le résultat de plusieurs facteurs :
 L’absence de moyens humains ;
 Problèmes liés aux locaux ;
 Problèmes de procédures de traitement des dossiers ;
 L’inapplication et la négligence de la réglementation qui régit la gestion des archives.
I. Les structures organisationnelles
1. Les ressources humaines
Les ressources humaines affectées pour la gestion des archives du DAM dans les deux
locaux sont deux personnes qui détiennent les clés et quelques registres dans lesquels sont
enregistrés les calques reçus par le DAM. Ces personnes n’ont aucune connaissance en
matière des normes et règles d’archivage.
2. Les ressources matérielles
Le DAM dispose de deux salles d’archives, la première est occupée par les boîtes
contenant les études réalisées par des sociétés partenaires du DAM, et la deuxième et
occupée par les calques qui sont produits au cours du projet d’exécution.
Durant notre visite à la salle dans laquelle sont stockées les études on a pu dégager les
observations suivantes :
 La diversité du matériel de conditionnement (boîte en plastique, boîte cartonnée,
carton…) : chaque société chargée de réaliser une étude utilise son propre matériel
de conditionnent, ce n’est que dernièrement que l’office a imposé aux sociétés un
matériel uniforme pour la conservation des dossiers (à partir de 2011) ;
 Présence d’études « provisoire », qui ne sont pas consultés et utilisés, avec les autres
études dans le même local ;
 Rayonnages saturés ;
 Certains dossiers sont posés sur terre dû à la saturation des rayonnages et de la salle ;
 Présence de calques et de cartes qui ne sont pas classés ;
 Certains dossiers ne sont pas apparents, ils se trouvent derrière d’autres dans des
rayonnages métalliques, tandis que les calques sont rangés dans des rayonnages en
bois ;
 Rangement de dossiers dont on ne connaît pas le contenu et jugé d’inutile dans le
local.
II. Identification des archives
1. Typologie des archives
En faisant l’inventaire des archives du DAM, on a remarqué que les dossiers des
études peuvent comporter des rapports, des plans, des albums photo, et des calques
(documents cartographiques). Ces derniers sont conservés dans une salle d’archives à part.
- 37 -

38. 2. Volume des archives
L’inventaire des archives du département des aménagements a fait ressortir un
volume de 71.72 répartis dans les deux salles comme suit : La 1ère salle qui est réservée aux
dossiers des études comporte 49.22 ml, et la deuxième réservée aux calques comporte 22.5
ml.
III. Gestion et l’organisation des archives
1. Le classement
L’organisation et le classement est un élément fondamental pour une gestion efficace
et efficiente d’un fonds d’archives. Cela consiste à ranger les documents selon un ordre
précis afin de pouvoir accéder à l’information rapidement. Cependant, les archives du DAM
sont rangées dans les rayonnages sans aucun plan de classement ou moyen de repérage, par
exemple, les dossiers appartenant à la même zone peuvent se trouver dans différents
emplacements. Il n’y a qu’une petite partie de ces études qui sont classées par zone mais qui
n’ont aucune côte ou indice pour les repérer facilement.
2. Les instruments de recherche
Les instruments de recherche sont l’élément essentiel et la clé de voûte du système de
gestion des archives et de la communication de l’information qu’elles contiennent.
Cependant aucun instrument n’est produit ou utilisé pour récupérer les dossiers des études,
d’ailleurs on ne peut pas élaborer un instrument de recherche si les études ne sont pas déjà
classées et traitées puisque l'instrument de recherche est l'aboutissement du travail de
classement fondé sur le principe de respect des fonds. Ce qui rend la gestion des archives et
leur communication une opération très délicate. Le personnel responsable sur les deux salles
d’archives n’a que des registres dans lesquels ils inscrivent les numéros des calques reçus.
3. La communication
Tout document conservé est ou sera un jour communiqué. Mais il n'est pas toujours
immédiatement communicable. Selon la réglementation établie dans chaque pays, des délais
sont à observer avant que certains documents, certains fonds, puissent être librement portés à
la connaissance du public.
L’interview avec l’un des responsables dans le DAM a révélé qu’il y a une réglementation
qui régit la communication des archives et qui dit qu’il faut remplir une fiche pour avoir la
possibilité de consulter une étude, et il faut payer 50DH pour avoir une copie.
4. L’évaluation, le tri et l’élimination
Le tri est l’une des fonctions les plus difficiles en archivistique, mais surement celle
qui permet de contrôler et maitriser l’augmentation hypertrophique du volume des archives
dans les administrations.
Pour les archives du DAM aucune politique ou opération d’évaluation, de tri ou d’élimination
n’est réalisée. Ils gardent même les exemplaires et les versions provisoires des études qui
n’ont aucune utilité pour le département et qui occupent un espace très important dans le
local.
- 38 -

39. IV. Identification des problèmes liés à la gestion des archives
1. Au niveau de la réglementation
Aucune norme ou règle d’archivistique n’est appliquée dans la gestion des archives
du DAM. En effet, une anarchie et une diversification en matière de traitement des archives
apparaissent dans leur organisation. Cependant la réglementation sur les archives est un
préalable essentiel à la mise en place d’un système de gestion des archives entre autres la
réglementation doit aborder toutes opérations relatives au traitement archivistique (le
classement, le tri, les versements etc.)
2. Au niveau des ressources humaines
L’élément humain est un facteur clé dans la réussite d’un système de gestion des
archives. En effet, la mise en place d’un système de gestion des archives nécessite,
l’existence d’un effectif humain suffisant et compétent, et une formation spécialisée du
personnel qui lui permet de faire face aux exigences du traitement des archives.
Cependant, le personnel responsable sur les archives du DAM n’est pas formé en sciences
de l’information et l’archivistique. De plus ils n’ont aucune connaissance sur les règles et les
normes archivistiques et sur l’importance des archives, et aucune politique d’archivage n’est
appliquée. Dans la salle occupée par les calques la recherche se fait par numéro, même si
quelques calques ne disposent pas de numéro. Pour la salle des études Ils connaissent
seulement l’emplacement de quelques boites d’archives, sinon pour le reste aucun moyen de
repère n’est utilisé. La recherche d’une étude prend des heures et parfois des jours.
3. Au niveau des locaux
Les locaux destinés à la conservation des archives du DAM souffrent de plusieurs
problèmes qui les rendent inadéquat et insuffisant pour la bonne conservation et préservation
des dossiers des études et des calques :
 Matériel de conditionnement inadéquat ;
 Conditions de conservation qui peuvent entrainer la dégradation des dossiers
d’archives et parfois la perte de ceux-ci ;
 Rayonnages insuffisant et inadéquats pour le rangement des études ;
 Rangement des calques dans des rayonnages en bois ce qui entrainera le
développement de plusieurs facteurs de dégradation ;
 Apparences des fils électriques et de canaux d’eaux qui peuvent causer des incendies.
4. Au niveau du repérage
Parmi les problèmes épineux de la gestion des archives du DAM on trouve celui du
repérage. En effet, le personnel du DAM passe des heures sinon des jours dans la recherche
d’un dossier, cela est dû à l’absence d’un instrument de recherche, le déclassement des
dossiers ou bien la perte totale de ceux-ci qui sont encombrés dans le local.
Seules les deux personnes responsables qui peuvent localiser et repérer certains dossiers et
non pas tous. De plus, certains dossiers ne comportent aucune fiche qui décrit leur contenu,
ce qui impose l’ouverture de la boite pour identifier le contenu et donc cela entraine plus
d’énergie et de temps.
- 39 -

40. V. Analyse des besoins
Ainsi, l’étude de l’existant et l’analyse de la situation des archives du DAM nous ont
permis d’identifier et de déterminer les besoins et les attentes des utilisateurs des produits
documentaire du département (études et calques) et qui sont :
 Un personnel constitué de professionnels de l’information spécialisé dans le domaine
des archives, pour élaborer une politique d’archivage et un plan d’action afin de
reconstituer le fonds d’archives et de le rendre disponible et accessible aux usagers.
 Un local adapté et qui dispose des conditions adéquates pour la bonne préservation et
conservation des études et des calques. En effet, la majorité des archives conservées à
ce jour sont des documents sur papier. Toutefois les documents sur nouveaux support
exigent des conditions climatiques qui lui sont propres. Ces conditions doivent être
prises en compte lors de la construction d’un bâtiment neuf puisqu’elles sont plus
difficiles à obtenir dans les bâtiments anciens. D’ailleurs, il importe de respecter dans
toute la mesure du possible les températures et pourcentage d’humidité relative
indiqués dans les normes climatiques et hygrométriques internationales.
Support Température Humidité relative
Papier 18°C (+ ou – 2°C) 55% (+ ou – 5%)
Photographies
Noir et blanc 12°C (+ ou – 1°C) 35% (+ ou – 5%)
Couleurs 5°C (+ ou – 1°C) 35% (+ ou – 5%)
Tableau 1 : Mesure de température et de l’humidité des archives8
De plus, il faudra prendre toutes les mesures nécessaires pour la protection contre les
agresseurs des archives et qui sont : les animaux nuisibles, les insectes, et les
champignons ou moisissures. Et aussi, il faudra dresser un plan de prévention et
d’action en cas de sinistres ou cataclysmes.
 Un outil de gestion électronique des documents qui facilitera la gestion, l’accès et la
communication des archives du DAM. Cet outil doit remplir les critères suivants :
 La gratuité : le DAM ne dispose pas d’un budget qui favorisera l’utilisation
d’un outil payant. L’open source est une solution optimale pour le DAM.
 La possibilité de la gestion de l’ensemble du cycle de vie des documents.
 Une interface conviviale et facile à utiliser et manipuler pour l’ensemble des
utilisateurs du logiciel.
 La possibilité de configurer l’outil et de l’adapter aux besoins du département.
VI. Proposition et suggestion de solutions
Afin de faire face et de résoudre l’ensemble des problèmes cités relatives au système
d’archivage du DAM, il faudra mettre en place un programme d’action qui s’articulera sur les
éléments suivantes :
 L’inventaire des archives du DAM.
 L’élaboration d’un calendrier de conservation.
8
Favier, Jean. La pratique archivistique française. Paris, 1993 .
- 40 -

41.  L’élaboration d’un plan de classement.
 La conception d’une application qui permettra la gestion informatisée du fonds
d’archives, et donc faciliter le traitement, la conservation, la sauvegarde, la recherche
et la consultation des documents.
Il est à noter que l’ORMVAG étudie la possibilité de numériser toutes les archives de l’office
et de mettre en place un système de gestion électronique des documents, c’est pour cette
raison qu’il a appelé un certain de nombre de sociétés spécialisées en la matière pour
résoudre ces problèmes.
- 41 -

42. Deuxième Partie: Mise en place d’une politique
d’archivage
Chapitre 1 : Elaboration d’un système d’archivage des documents
physiques
Dans la présente étude, nous allons traiter toutes les étapes de la chaîne archivisti-
que : la collecte et le versement, l’inventaire physique des documents, le tri et l’élimination,
le plan de classement, le calendrier de conservation et la communication au public. Cette
étude a pour objectif de mettre en valeur les documents du département vu leur importance
dans la gestion des projets (construction de nouvelles infrastructures, aménagement d’un
nouveau terrain, relation avec les prestataires extérieurs…) et la prise de décision.
C’est pour cette raison, qu’on propose dans ce chapitre les procédures à respecter pour bien
mener et gérer les archives du DAM depuis leur réception jusqu’à leur communication en
proposant des outils de gestion à savoir : bordereau de versement, fiche sommaire, plan de
classement, calendrier de conservation, fiche de prêt.
I. Versement des documents
Le département des aménagements reçoit après chaque étude un document qui résume
et présente les données, les procédures et les résultats de cette étude. Ce document se
compose dans la plupart des cas de plans, rapports, albums photos et de calques. Une fois
reçue et contrôlée, l’étude est versée au dépôt d’archivage, qui dépend du département,
accompagné d’une lettre appelé « lettre d’envoi » qui servira de preuve que le département a
envoyé l’étude et que le personnel responsable du dépôt l’a reçue.
La maîtrise et l’organisation des versements est la condition du bon fonctionnement du
département pour :
 Planifier l’entrée des documents au dépôt d’archives,
 Ne pas encombrer les magasins par des dossiers inutiles,
 Préparer les classements futurs.
En principe, tout versement à un dépôt d’archives doit être accompagné d’un bordereau de
versement rédigé par le service versant, ce bordereau permet de retrouver le document à coup
sûr et sert de répertoire. Il est rédigé en deux exemplaires :
 L’un est remis au service versant à titre de décharge et pour qu’elle ait la cote donnée
aux archives.
 L’autre est rangé par numéro de versement, c’est-à-dire par ordre chronologique
d’arrivée.
Le bordereau de versement contient plusieurs informations dont une partie est réservée au
service versant et une deuxième réservée au dépôt d’archives.
La partie réservée au service versant comprend les éléments suivants :
 Nom de l’unité versante (ministère, direction, division…),
 N° de téléphone de l’agent responsable du versement,
 Le nombre total d’articles,
 Type de documents (dossiers, plans, cartes…),
 Date de versement.
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43. La partie réservée au dépôt d’archives comprend :
 N° d’ordre de l’article (contenant),
 La description de l’article (contenu des dossiers),
 Les dates extrêmes,
 La communicabilité des documents : les modalités de communication seront fixées
par le service versant en collaboration avec le dépôt d’archives,
 L’année d’élimination,
 La cote des archives (dépôt d’archives)
Le bordereau de versement doit être signé par le service versant et le dépôt d’archives.
II. L’inventaire physique
L’inventaire physique des documents a sa raison d’être dans la mesure où il aide à
recueillir des données permettant :
 De compléter l’évaluation des besoins,
 De formuler les recommandations visant l’amélioration des pratiques en matière de
gestion des documents.
Pour pouvoir exploiter de manière dynamique les données d’un inventaire, il est fortement
recommandé de se doter d’un formulaire d’inventaire uniforme pour l’ensemble des
documents et cela pour :
 Gagner du temps au moment de la collecte,
 Obtenir des données facilement comparables,
 Et surtout faciliter l’analyse des résultats.
(Voir annexe : Exemple formulaire d’inventaire).
L’inventaire physique consiste à faire le relevé exhaustif, et sur les lieux même de leur
conservation, de tous les documents et dossiers du département, il sert à faciliter
l’identification des problèmes affectant les documents, ainsi le repérage de l’information
nécessaire à la création d’outils de gestion adaptés.
Dans notre cas, l’inventaire a couvert deux dépôts d’archives :
 Dépôt réservé aux calques obtenus lors de l’étape d’exécution du projet,
 Et dépôt réservé aux études (rapports, plans, cartes, photos…)
N° d’ordre Nomenclature des calques N° du calque
18 Régulation N1 grilles de protection batardeaux 327
19 Régulation N1 bassin de dissipation coffrage 324
20 Régulation N1 convergent divergent coffrage 321
21 Pont-type coffrage 326
22 Régulation N1 coffrage Plan I 322
23 Régulation N1 coffrage Plan II 323
24 Régulation N1 Plan d’ensemble coffrage 320
25 Plan d’implantation des ouvrages 305
Tableau 2: Inventaire physique des calques
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