Uso do auto preenchimento para inserir dados

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Uso do auto preenchimento para inserir dados
O auto preenchimento é mais um dos poderosos recursos que o Excel oferece de modo a facilitar o
trabalho. Neste caso, a facilidade é oferecida na inserção de dados, para limpar o conteúdo das
células e para inserir ou excluir células linhas ou colunas.
Preenchimento de células com o mesmo valor
Após inserir um dado, pode ser necessário, nas células adjacentes, repetir este dado. Neste caso,
após inserir o dado, usando ícone auto preenchimento ou alça de preenchimento, com o respectivo
apontador, este dado pode ser repetido, como mostrado pelas figuras a seguir.
O dispositivo apontador
assume o formato auto
preenchimento ao apontar
o respectivo ícone (ponto
no canto inferior à direita
de uma seleção). Este
ícone é chamado também
de alça de preenchimento
sendo apresentado pela
figura ao lado.
Nesta condição, clicando,
segurando e arrastando,
um contorno anuncia as
células que serão
preenchidas.
Ao liberar o botão do
mouse, o Excel executa o
preenchimento das células
selecionadas. O auto
preenchimento somente
pode ser feito na linha ou
coluna.
Celso Lemos Ferreira

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Preenchimento de células com seqüências
Quando o auto preenchimento é feito como descrito no item anterior, o Excel analisa o conteúdo ou
conteúdos selecionados fazendo o preenchimento das células. Quando o valor ou valores iniciais
criarem ambiente para gerar uma seqüência, o auto preenchimento será feito com a respectiva
seqüência.
Os valores que permitem a criação de seqüências são: horas, datas completas ou não, meses e dias
da semana por extenso ou abreviados, textos seguidos por numeral, numeral seguido por texto e
outras seqüências definidas pelo usuário.
Criação de seqüências com incremento unitário
Quando a seleção inicial contém um único valor, a seqüência é criada com incremento unitário e
crescente, como mostrado pela referida tabela a seguir.
Seleção inicial Seqüência expandida
11:00 12:00, 13:00, 14:00, 15:00, 16:00 ...
11:15 12:15, 13:15, 14:15, 15:15, 16:15 ...
21/04/95 22/04/95, 23/04/95, 24/04/95, 25/04/95, 26/04/96 ...
21/abr 22/abr, 23/abr, 24/abr, 25/abr, 26/abr, ...
Abr/95 Abr/95, Mai/95, Jun/95, Jul/95 ...
Janeiro Fevereiro, Março, Abril, Maio, Junho ...
Jan Fev, Mar, Abr, Mai, Jun ...
Segunda Terça, Quarta, Quinta, Sexta ...
Seg Ter, Qua, Qui, Sex, Sáb, Dom, Seg ...
Produto 1 Produto 2, Produto 3, Produto 4, Produto 5 ...
Prod 1 Prod 2, Prod 3, Prod 4, Prod 5 ...
1º Trimestre 2º Trimestre, 3º Trimestre, 4º Trimestre, 1º Trimestre ..
1º Trim 2º Trim, 3º Trim, 4º Trim, 1º Trim ...
T1 T2, T3, T4, T1 ....
A figura ao lado
apresenta exemplo
para alguns casos,
com a seleção
inicial única e as
seqüências criadas
em colunas.
Celso Lemos Ferreira

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Criação de seqüências com qualquer incremento
Quando for necessário obter uma seqüência com incremento diferente do unitário ou negativo, há
que declarar os valores com o incremento necessário para a seqüência (em geral os dois primeiros),
para compor a seleção inicial. Ao executar o auto preenchimento, a partir de uma seleção inicial
com mais de um valor, o Excel analisa o incremento destes valores, baseando a seqüência no
referido incremento, como mostrado pela tabela a seguir.
11:00, 13:00 15:00, 17:00, 19:00, 21:00, 23:00 ...
13:00, 11:00 09:00, 07:00, 05:00, 03:00 01:00
21/04/95, 24/04/95 27/04/95, 30/04/95, 03/05/95, 06/05/95, 09/05/96 ...
21/04/95, 20/04/95 19/04/95, 18/04/95, 17/04/95, 16/04/95, 15/04/95 ...
Janeiro, Abril Julho, Outubro, Janeiro, Abril, Julho, ...
Dez, Set Jun, Mar, Dez, Set, Jun, ...
Segunda, Quarta Sexta, Domingo, Terça, Quinta, Sábado ...
Seg, Dom Sáb, Sex, Qui, Qua, Ter ...
Prod 1, Prod 3 Prod 5, Prod 7, Prod 9, Prod 11 ...
1º Trim, 3º Trim 1º Trim, 3º Trim, 1º Trim, 3º Trim ...
A figura a seguir, apresenta exemplo para alguns casos, com a seleção inicial de dois valores, e as
seqüências criadas em colunas.
Celso Lemos Ferreira

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Auto preenchimento para múltiplas seqüências
O auto preenchimento também pode ser executado para criar vária seqüências. Para tanto os
elementos iniciais devem estar selecionados, como mostrado pela próxima figura.
A figura ao lado apresenta
uma seleção com dados
preparados para o auto
preenchimento pelas linhas
da planilha.
Observe o dispositivo
apontador no formato auto
preenchimento.
A figura ao lado apresenta
o contorno anunciando o
auto preenchimento.
Nesta figura é possível
observar o resultado obtido
ao executar o auto
preenchimento criando
várias seqüências.
Celso Lemos Ferreira

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Controle de seqüências
O Excel permite combinar o auto preenchimento coma tecla <Ctrl> de modo a evitar que valores
incrementados automaticamente não sejam incrementados ou que valores não incrementados
automaticamente passem a ser.
Quando o auto preenchimento é combinado com a tecla <Ctrl>, o formato do dispositivo apontador
é acrescido de um sinal mais ao lado.
A figura ao lado apresenta
o auto preenchimento
combinado com a tecla
<Ctrl>.
Observe que a seleção
inicial Jan que sem a
combinação com a tecla
<Ctrl> gera a seqüência,
não gerou tal seqüência.
Note também que a
seleção inicial com o
valor 1 que não gera
seqüência, gerou pois foi
feita combinando a tecla
<Ctrl>
Celso Lemos Ferreira

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Uso do menu de atalho do auto preenchimento
Para usar o menu de atalho, o auto preenchimento deve ser executado pelo botão direito do mouse.
O referido menu é apresentado ao liberar o botão do mouse depois de selecionar um intervalo para o
auto preenchimento.
A figura ao lado mostra o
menu de atalho exibido para
o intervalo com a referência
B1:B4 e a seleção inicial
com a data 21/04/95.
Copiar células
A execução deste comando simplesmente copia o conteúdo da seleção inicial, sem gerar uma
seqüência, mesmo que os valores da seleção inicial sejam naturalmente geradores de seqüência.
No caso apresentado pelo exemplo anterior, as quatro células são preenchidas com a mesma data e
não com a seqüência.
Esta forma de preenchimento é obtida também, sem usar o referido comando do menu de atalho,
quando o auto preenchimento é feito com o botão esquerdo do mouse mantendo a tecla <Ctrl>
pressionada.
Preencher seqüência
O uso deste comando força o preenchimento com seqüência a partir de valores simples como
conteúdos numéricos.
Por exemplo: quando a seleção inicial é um conteúdo numérico com 1, o auto preenchimento feito
pelo botão esquerdo do mouse simplesmente copia o valor da seleção inicial. Já, usando este
comando, a seleção é preenchida com a seqüência 2, 3, 4 etc.
Esta mesma condição pode ser obtida pelo botão esquerdo do mouse desde que o auto
preenchimento seja feito mantendo a tecla <Ctrl> pressionada.
Celso Lemos Ferreira

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Preencher formatos
A execução deste comando, formata as células do intervalo selecionado com o ou os formatos da
seleção inicial.
Por exemplo: se seleção inicial tiver o conteúdo formatado com negrito e itálico, as células do
intervalo selecionado para preenchimento serão formatadas da mesma maneira ao executar este
comando.
A figura a seguir apresenta dois exemplos para o uso deste comando.
O intervalo com a referência A1:A7 foi copiado para o intervalo B1:B7 assim como D1:D12 para
E1:E1 de modo que os intervalos B1:B7 e E1:E12 possam mostrar o resultado deste comando,
como descrito a seguir.
O referido comando foi executado para a seleção inicial B1, expandida para o intervalo B1:B7 e
também para seleção inicial foi E1:E2, expandida para o intervalo E1:E12. Note que o formatação
da célula B1 (negrito itálico) foi aplicada ao intervalo selecionado para preenchimento B1:B7 e a
formatação do intervalo E1:E2 (somente negrito para E1 e somente itálico para E2) foi aplicada ao
intervalo selecionado para preenchimento E1:E12.
Celso Lemos Ferreira