Presentatie van Friso de Jong.

1. EFACTUREN EN CREDIT MANAGEMENT:
EEN GOUDEN KOPPEL?!
Friso de Jong, Voorzitter Platform ELFA, Factuurwijzer
31 oktober 2007, Credit EXPO

2. Wie, wat en waarom?
Directeur Factuurwijzer (www.factuurwijzer.nl)
Oprichter/voorzitter Platform ELFA (www.platformelfa.nl)
Auteur >> Praktijkgids ‘Elektronische Facturen’
Spreker: Sprekerinstituut, Syntens, NVG, KVK, IIR,
Jaarcongres Credit Management, dagvoorzitter Congres
Elektronisch Factureren & Betalen, Europees
Betalingsverkeer, seminar eFactureren, et cetera
2

3. Factuurwijzer
Onafhankelijke deskundigen, met jaren ervaring op het gebied van
elektronisch factureren. We ondersteunen grote en kleine klanten,
aanbieders en gebruikers, zakelijke klanten en overheden en ook
brancheorganisaties, met:
presentaties, workshops (>100), trainingen
demonstraties, business cases, NPV/IRR/ROI calculaties
begeleiding bij selectie en implementatie: PvE, RFI, RFP,
advies
3

4. Platform ELFA wil het gebruik van elektronisch factureren en
geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland versnellen, om
iedereen maximaal te laten profiteren van de voordelen hiervan,
door:
het creëren en communiceren van een eenduidig beeld over
elektronisch factureren
samenwerken bij regulering, standaardisatie en (zelf)certificering
het delen van kennis en leren van ervaringen
het bij elkaar brengen van de belangrijkste spelers op dit gebied
4

5. Rol van de factuur
Financieel:
onderdeel van order, betaling, omzet, winst, cash/credit
management
Communicatie:
contactmoment met de klant (consument, bedrijf, overheid)
marketingmogelijkheden
Bewijs:
handelsrechtelijk: einde van leveringsproces
fiscaalrechtelijk: recht op verrekening van BTW en aftrek van
kosten
Informatie- en documentmanagement
5

6. Traditioneel factuurproces
6

7. Traditioneel factuurproces: nadelen
Opstelfouten (leverancier) en invoerfouten (klant)
Gegevens uit meerdere systemen en afdelingen
Hoge kosten per factuur: gemiddeld € 2 - € 4
Nog hogere kosten bij een dispuut: € 25 - € ∞
Geen koppeling aan marketing, betalen of document
management of credit management
Archiefkosten
Veel, heel veel handelingen per document!
‘Compliance’ inspanningen
7

8. Huidige generatie elektronisch
factureren Efacturen & document
management =
Elektronisch
factureren
Geautomatiseerd
verwerken van
facturen
8

9. Elektronisch factureren: fiscale varianten
Er zijn vier fiscale varianten:
het toepassen van een digitale handtekening op het bericht, het document,
of op de datastructuur
gebruik maken van gestructureerd dataverkeer (EDI)
sommige andere elektronische vormen om elektronische facturen te
verzenden en ontvangen
automatische incasso
Alleen als u de derde variant gebruikt, moet u dit melden
Ook al is het Europese regelgeving, vrijwel elke Lidstaat heeft
elektronisch factureren anders geregeld
9

10. Elektronisch factureren: technisch
De fiscale varianten kunnen aan de hand van diverse
technische aspecten ‘ingeregeld’ worden:
seller direct, buyer direct, consolidator, four corner [SEPA]
‘application service providing’ en ‘in house’
documenten en/of gestructureerd dataverkeer
intelligente documenten of gewoon in PDF
koppeling aan betaalmogelijkheden
Hierin zijn diverse combinaties mogelijk, afhankelijk van de
aard van de factuur en de aard van uw klant(en)
10

11. Voordelen elektronisch factureren
Optimaliseren factuurverwerkingsproces:
vermindering van operationele verkoopproceskosten
kortere doorlooptijd (koppelen van systemen, bestanden)
betere controle en terugkoppeling
Vermindering procesfouten en bijbehorende kosten:
fouten en conflicten sneller oplosbaar
betere en betrouwbare betaling
11

12. Voordelen elektronisch factureren
Financiële voordelen:
kostenbesparing op factureren, creditmanagement, lagere DSO
wellicht: meer rendement door intelligente documenten/bestanden
Betere archivering, informatievoorziening en marketing
Hogere klanttevredenheid
Reduceren arbeidsintensieve handelingen
12

13. Wat is uw mening?
Factuurmonitor
13

14. Maakt u gebruik van eFactureren?
Van plan binnen een tot
drie jaar
Van plan binnen twaalf
maanden
Van plan binnen zes
maanden
Nee, ook niet van plan
Ja
0,00 10,00 20,00 30,00 40,00
14

15. Waarom eFactureren?
Besparing voor de verzender
Facturen eerder betaald krijgen
Besparing ook voor de ontvanger
Voldoen aan wens van klant
Klantenbinding
Voldoen aan eis/verplichting van klant
Meer verkeer naar de website
Overgaan tot cashmanagement
Meer verkoopmogelijkheden
Positie in de keten willen bew aren
Overig
0,00 10,00 20,00 30,00
15

16. Belemmeringen eFactureren?
Complexiteit
Onduidelijke wetgeving
Overig
Geen standaard(en)
Andere pakketten voor factureren
Daar zijn w e te klein voor
Geen (na)controle van de factuur
Geen controle op ontvangst
Factureren in eigen hand houden
Specificaties/bijlages bijvoegen
Te duur
Vertrouw elijk/Privacy
Levert amper voordeel op
Accountent laat het niet toe
0,00 10,00 20,00
16

17. Langs welk kanaal eFactureren?
Per e-mail met een
digitale handtekening
Door gebruik te maken
van EDI (Electronic Data
Interchange
Presenteren via een
webportal
Presenteren via online
omgeving van de bank
Per gewone post
0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00
17

18. In welk formaat eFactureren?
PDF
E-mailbericht zonder
attachment
EDI formaten
XML
Per post
Word
Excel
Overig
0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00
18

19. Terugkoppeling eFactureren?
Ontvangen door de klant
Gelezen door de klant
Geopend door de klant
Geen terugkoppeling
Gedow nload in een
specifiek formaat
Geprint door de klant
Overig
0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00
19

20. Wanneer betalen?
Nadat er geleverd is aan
de klant (betalen op
basis van de factuur)
Nog voordat er geleverd
wordt (de factuur w ordt
nagezonden)
0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 80,00 90,00 100,00
20

21. Voorkeur betalingsmethode?
Overboeking via internetbankieren
Automatische incasso
Vanuit e-banking pakket
I-Deal betaling
Maakt niet uit
Eenmalige machtiging
Credit card
Contant
Papieren acceptgiro
Micro/Mobile payment
Overig
0,00 10,00 20,00 30,00
21

22. Voorkeur betalingsmethode?
Overboeking via internetbankieren
Automatische incasso
Vanuit e-banking pakket
I-Deal betaling
Maakt niet uit
Eenmalige machtiging
Credit card
Contant
Papieren acceptgiro
Micro/Mobile payment
Overig
0,00 10,00 20,00 30,00
22

23. Welke ontwikkelingen zien we?
De Nederlandse overheid gaat elektronisch factureren actief
promoten en stimuleren
Elektronisch factureren neemt in rap tempo toe, meetbaar
De acceptatie vormt steeds minder problemen, in zowel
juridische zin als in de beleving van mensen
Platform ELFA speelt centrale rol bij het vergroten van de
bekendheid
23

24. Welke ontwikkelingen zien we?
Elektronisch factureren is een strategisch instrument (imago
bedrijf) en een tactisch instrument (marketinginstrument)
De elektronisch factuur wordt een drager voor betaling,
marketing en aanvullende diensten
Elektronisch factureren is onderdeel van een groter proces,
inclusief cash, credit, document en informatie management
24

25. Vragen
Friso de Jong
jong@factuurwijzer.nl
jong@platformelfa.nl
25